文/湖北省十堰市城區(qū)公路管理局　王新安

交通檔案管理信息化建設研究

文/湖北省十堰市城區(qū)公路管理局王新安

【摘要】近年來我國經(jīng)濟、科技等的發(fā)展進步速度在世界上也是有目共睹的，已經(jīng)開始不斷由科技大國向科技強國轉(zhuǎn)變。電子化信息技術的應用在眾多工作領域之中顯得尤為重要與普遍。本文主要針對闡述信息化在檔案管理中的重要意義，以及目前我國交通檔案信息化管理中存在的一些問題，提出幾點初步探討性的建議建設措施。

【關鍵詞】交通檔案；信息化；檔案管理

一、交通檔案管理信息化簡介

檔案信息化指的是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一管理下，應用現(xiàn)代網(wǎng)絡信息科學技術，所有的機關事業(yè)單位的檔案信息實行全面聯(lián)網(wǎng)狀態(tài)，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化進程。交通檔案指的是交通系統(tǒng)中的文字資源數(shù)據(jù)庫，是交通相關材料的記錄的一種媒介，在信息化系統(tǒng)辦公的要求下，交通檔案信息化也成了一項必不可少的參與者之一。主要是通過收集和整理一些相關的檔案信息資源，組建成立一個完成的數(shù)據(jù)信息庫，利用網(wǎng)絡服務平臺進行范圍內(nèi)、權限內(nèi)的信息的傳輸與共享，在一定程度上大大節(jié)約了使用和查找時間，而且數(shù)字信息化的管理信息，可以不受時間、空間、距離、地域上的限制。在不發(fā)生網(wǎng)絡病毒入侵的危害的前提下，只要是系統(tǒng)內(nèi)容自身已經(jīng)存在的檔案信息會一直存在的，甚至可以輕松快捷地調(diào)用歷史資料，極大地節(jié)約了使用成本，提高了信息資源的利用率。

二、信息化建設對交通檔案管理的重要意義

目前在工作行業(yè)的各個領域內(nèi)，對于信息管理的電子化已經(jīng)非常普遍，并被廣泛應用于很多地方。對于交通檔案管理采取的信息化建設，對于整體交通事業(yè)的發(fā)展具有重要的意義。

（一）適應時代需求，滿足發(fā)展需要。隨著現(xiàn)代化發(fā)展水平的越來越快，只有對檔案信息資源的有效管理才能更好地為廣大人民服務，也才能使交通系統(tǒng)內(nèi)的檔案管理工作不斷走向正規(guī)化的正規(guī)中來。檔案管理信息化的科技手段的使用符合高科技時代對于工作發(fā)展的需求。只有這種方式才能有效地保障信息的完整性和持續(xù)長久性，減少不必要的由于信息處理帶來的人員上的經(jīng)費投入，也才能保證在檔案信息的歸檔和使用過程中是正確而有效的，才能避免一些不必要的錯誤的出現(xiàn)，為以后的交通發(fā)展打下良好的基礎。

（二）創(chuàng)新管理模式，提高管理的科學化。檔案管理的信息化建設，可以提高檔案的管理水平和質(zhì)量，促進科學化管理體系的形成。通常意義上檔案管理都是系統(tǒng)繁雜的工作，需要大量的人力、物力、財力的投入才能夠真正開展起來的，但是使用檔案管理信息系統(tǒng)，可以更方便地將所有材料進行歸檔、整理，快速地按照一個新的標準形成新的研究理論。這里它相當于一個巨大的信息資源數(shù)據(jù)庫，內(nèi)部的所有資源都是按照一定的標準收錄進去的，可以在完整化的基礎上進行全面，從而進一步提高管理的科學化。

（三）促進檔案服務體系多樣化、寬層次發(fā)展。任何檔案都十分珍貴，一旦損毀后果將不可估量。采用信息化的檔案管理辦法，可以對整個電子資源形成共享式的多樣化服務，需要查看相關資料的人員只需要到指定的系統(tǒng)網(wǎng)站上自行查看即可，一改往日紙質(zhì)檔案只能固定借給一個或者幾個人員并且還要限定歸還日期的工作模式，使用信息化檔案管理，不同的人可以不同時間、不同地點的同時查看同一個內(nèi)容，而且還可以通過增添一些其他的項目在上面，讓沒有目的性查看的讀者也能夠從檔案中收獲一些不一樣的內(nèi)容，用戶可以查閱的范圍更加寬泛，從而可以更好地促進檔案管理服務體系的多樣化和寬層次的發(fā)展。

三、交通檔案管理信息化建設途徑

（一）監(jiān)管交通檔案系統(tǒng)信息的完整有效性?？梢约哟筚Y金的扶持力度，引入一些需要的軟硬件系統(tǒng)設備，并且定期地對系統(tǒng)進行更新和維護，形成一個統(tǒng)一的計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)，并要設立密級保護，加強對網(wǎng)站系統(tǒng)的建設力度，提高系統(tǒng)的安全和穩(wěn)定性，避免由于黑客后者病毒的侵入導致系統(tǒng)數(shù)據(jù)的損壞和癱瘓。要明確整個交通檔案管理體系的各板塊內(nèi)容有專業(yè)的管理人員的整理和歸檔，有明確的崗位職責，要對多有的電子文件進行檢查，要按照一定的抽查審核制度考核下鞭策，可以保證內(nèi)容的準確無誤性，要能夠有專人對所管轄文檔負責上，避免帶有夸大的愚弄大眾的虛假信息出現(xiàn)以損害交通部門在社會輿論環(huán)境下的形象。交通檔案管理信息的完整性還表現(xiàn)多收入的檔案信息要經(jīng)過層層的刪選科學的管理，而不是雜亂無章的隨意性的堆積在移動數(shù)據(jù)平臺之上。

（二）配備檔案管理專業(yè)化儀器設備。應該引入一批檔案信息化所需要的專業(yè)儀器設備，比如高配置的計算機、性能良好的掃描儀、光盤刻錄機器、互聯(lián)網(wǎng)信息審核工具等現(xiàn)代化的辦公設備，只要是了解到有利于實現(xiàn)檔案管理的科學和規(guī)范化的儀器都可以引進使用，當然還要有專門的熟悉操作的工作人員進行指導培訓，避免購置回來不用造成資源閑置的浪費。現(xiàn)代化儀器設備的引用可以最大限度地促進辦公自動化過程的實現(xiàn)，避免之前由于“巧婦難為無米之炊”的尷尬局面的出現(xiàn)，從而徹底實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)路化、智能化、專業(yè)化。充分發(fā)揮現(xiàn)代高科技手段在實際工作中的應用。通過及時反映整個交通系統(tǒng)的發(fā)展動態(tài)，來實現(xiàn)辦公的透明化管理水平。

（三）提高檔案管理員的綜合素質(zhì)的職業(yè)素養(yǎng)。檔案是一個部門最重要的辦公資源，具有一定的保密性，分為公開、半公開和不公開三個不同層級，因此要定期對檔案管理人員進行宣講重申檔案的重要性，要引起工作人員的足夠重視，不能夠損公肥私更不能因小失大，要提高自身的職業(yè)素養(yǎng)，嚴格遵守國家關于檔案管理的相關的法律和法規(guī)。由于檔案管理已經(jīng)實現(xiàn)信息化，完全是采用現(xiàn)代化信息技術，因此檔案管理人員的專業(yè)水平要能跟得上發(fā)展的步子。

四、總結

綜上所述，在信息化高度發(fā)展的今天，交通檔案管理信息化已經(jīng)成為適應時代發(fā)展的一項正確且必要的選擇，它的建設改變了傳統(tǒng)的檔案管理與查閱方式，為交通信息的檢索提供了很大的便利，很大程度上促進了交通運輸管理事業(yè)的發(fā)展與進步。

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