文/昆明公交集團有限責任公司檔案室　藍玉超

淺談國有企業(yè)檔案管理工作存在的問題及對策

文/昆明公交集團有限責任公司檔案室藍玉超

【摘要】檔案管理工作是國有企業(yè)管理各項基礎(chǔ)工作的重要組成部分，對于指導生產(chǎn)活動、改善經(jīng)營管理、加快技術(shù)進步有著重要的意義。國有企業(yè)檔案管理工作存在一些不容忽視的問題，本文以昆明公交公司檔案管理工作為例，闡述國有企業(yè)檔案管理工作存在的問題并提出一些解決對策。

【關(guān)鍵詞】國有企業(yè)；檔案管理；存在問題；解決對策

檔案管理工作是國有企業(yè)管理各項基礎(chǔ)工作的重要組成部分，是維護國有企業(yè)經(jīng)濟效益、合法權(quán)益和反映歷史真實面貌的一項重要工作，對于指導生產(chǎn)活動、改善經(jīng)營管理，加快技術(shù)進步有著重要的意義。隨著國有企業(yè)的改革和發(fā)展，檔案的數(shù)量日益增多，對檔案管理工作的要求也更高。本人從2004年至今一直從事國有企業(yè)檔案管理工作，在十年實踐經(jīng)驗中發(fā)現(xiàn)國有企業(yè)檔案管理工作存在一些不容忽視的問題，本文以昆明公交公司檔案管理工作為例，闡述國有企業(yè)檔案管理工作存在的問題并提出一些解決對策。

一、國有企業(yè)檔案管理工作存在問題及原因

（一）檔案材料分散，移交不全。維護檔案的齊全和完整，是檔案工作的重中之重。然而國有企業(yè)檔案材料比較分散，難以收集齊全。以昆明公交公司為例，昆明公交集團屬于國有大型二類企業(yè)，截至2014年5月，昆明公交共有員工12303人，其中在職9142 名,下設16個機關(guān)部門、7個營運公司、2個修理廠、1個駕駛員培訓站、7個全資子公司、1個控股公司,產(chǎn)生的檔案數(shù)量非常龐大，檔案分散在各個部門和人員的手中，由于部分人員檔案意識不強，沒有檔案移交的概念，認為檔案材料在自己手里更方便本部門工作，不愿上交檔案室集中管理，時間一長就導致一些重要的檔案資料損毀、丟失。

（二）檔案管理員更換頻繁，缺乏檔案專業(yè)人才。在國有企業(yè)，檔案管理員更換比較頻繁，管理人員的頻繁更換嚴重制約國有企業(yè)檔案的發(fā)展。為加強檔案的管理，昆明公交各分公司都配備兼職檔案管理人員，一般由行政秘書兼任，由于秘書本人不是檔案專業(yè)畢業(yè)，檔案專業(yè)知識欠缺，檔案工作基本從頭學，工作量相當大的秘書崗位也沒有足夠時間整理檔案，再加上我司人員崗位更換頻繁，導致這個秘書干一兩年就換崗，另一個接手的秘書又得重新熟悉檔案工作，管理人員的頻繁更換導致檔案整理、管理混亂，檔案管理質(zhì)量不高。

（三）檔案重復保存。檔案重復保存現(xiàn)象在國有企業(yè)比較嚴重，原因是隨著國有企業(yè)的發(fā)展壯大，成立的分公司也越來越多，檔案實行的是分級管理原則，各分公司都成立相應的檔案室以便分級管理，總公司收到的上級文件和總公司擬定的文件都會發(fā)到各個分公司，由于分公司檔案管理員不熟悉檔案的歸檔范圍，把總公司下發(fā)的文件不管跟本單位有沒有關(guān)系一并的都保存下來，每個分公司都把總公司下發(fā)的文件保存，這就導致檔案重復保存的情況，耗費人力物力財力，導致資源的浪費。

（四）檔案的現(xiàn)代化建設不強。國有企業(yè)受經(jīng)費和人力等因素的影響，在檔案的現(xiàn)代化管理方面重視不夠，檔案管理工作仍以手工管理為主，較少運用現(xiàn)代化管理手段，致使檔案管理質(zhì)量較低，查找速度慢，使用效率低。

（五）企業(yè)檔案的開發(fā)利用程度不夠。國有企業(yè)受人力、物力、財力的影響，在檔案開發(fā)的力度上不夠，隨著企業(yè)的發(fā)展壯大，檔案數(shù)量與日俱增，面對檔案人員少，檔案工作量大的情況，檔案工作者只能把更多的精力投放到檔案的收集和保管上面，檔案只限制于整理保存借閱階段，沒有進行更深層次的開發(fā)，只限制于平時各個部門的借閱利用，加上企業(yè)檔案工作者的素質(zhì)普遍不高，科班專業(yè)出生的工作者所占的比例很少，從而忽略了檔案信息的開發(fā)和提供利用。

二、解決問題的對策

（一）制定和完善檔案制度，加大對檔案管理工作的宣傳力度。

國有企業(yè)要解決檔案材料分散、移交不全的情況，首先要根據(jù)企業(yè)實際制定出各項檔案規(guī)章制度，并根據(jù)公司的發(fā)展需要不斷進行補充和完善，使檔案的各項工作有章可循，有法可依。其次加大對檔案管理工作的宣傳力度，讓企業(yè)各級部門充分認識到該項管理工作的重要性，提高全體職工的檔案管理意識，通過各種渠道宣傳《檔案法》及公司制定的檔案規(guī)章制度，使公司領(lǐng)導、職工都充分認識檔案的重要性，更好地支持檔案管理工作，促使其在日常工作中形成的檔案及時向檔案室移交，保證檔案的齊全與完整。

（二）穩(wěn)定檔案管理人員隊伍，提高檔案管理人員素質(zhì)。保持檔案管理人員隊伍穩(wěn)定性，是檔案管理工作順利開展的人力保障，國有企業(yè)要多選擇一些細心、有耐心、檔案專業(yè)畢業(yè)熱愛檔案管理工作的人員充實到檔案管理員的崗位上來，在崗位調(diào)整時，要考慮到保持檔案管理員隊伍穩(wěn)定的重要性，盡量不調(diào)整檔案管理人員。另一方面，定期不定期地安排專兼職檔案管理員參加省檔案局、市檔案局、市城建檔案館舉辦的各種培訓學習，提高他們的事業(yè)心和責任感，組織專兼職檔案人員學習檔案管理的有關(guān)文件，進行業(yè)務培訓，提高大家的檔案意識和工作能力。針對檔案管理工作中存在的問題，邀請上級檔案部門的專家進行具體指導或主動到檔案主管部門向?qū)＜艺埥?，主動向先進單位學習，通過學習開闊眼界、拓寬思路、尋找差距、取長補短。

（三）嚴格按歸檔范圍歸檔，在全司內(nèi)實現(xiàn)檔案資源共享。避免檔案重復保存，可以從以下兩方面入手，一是國有企業(yè)各分公司要根據(jù)各自的實際情況，制定、完善和健全各類檔案的保管期限和歸檔范圍，文件歸檔時嚴格按照各類檔案保管期限和歸檔范圍的規(guī)定收集文件材料，把不涉及本單位的收文不列入歸檔范圍，并對已經(jīng)歸檔的檔案進行全面清理，對不涉及本單位的收文進行清理，統(tǒng)一銷毀。二是實現(xiàn)檔案資源的共享工作，企業(yè)投入資金，在全司建立一個專門的檔案局域網(wǎng)，把不涉密的檔案通過局域網(wǎng)向內(nèi)部開放，實現(xiàn)內(nèi)部檔案信息資源聯(lián)網(wǎng)，全司的檔案各個分公司都能在局域網(wǎng)上查到，實現(xiàn)檔案資源共享，這樣同一份文件只需一個檔案室保存并共享就行，其他檔案室需要利用時可以在內(nèi)部局域網(wǎng)中查閱利用，這樣可以避免檔案的重復保存。

（四）加強檔案的現(xiàn)代化建設。加強檔案的現(xiàn)代化管理，是為了提高檔案利用效率，為企業(yè)經(jīng)濟效益服務，企業(yè)要高度重視檔案的現(xiàn)代化管理，并把檔案現(xiàn)代化建設列入公司領(lǐng)導議事日程，在人力、物力、財力上給予支持。一方面投入足夠的資金，改善檔案硬件設施，為檔案部門配備計算機、掃描儀、打印機、碎紙機、吸塵器、溫濕度自動記錄儀、裝訂機、目錄柜等硬件設備，并不斷進行更新?lián)Q代。另一方面，購買檔案管理軟件并根據(jù)需要進行更新升級，運用現(xiàn)代化手段對檔案進行管理，實現(xiàn)檔案的目錄級檢索，逐步實現(xiàn)檔案的全文檢索，為迅速、準確和全方面的檔案信息服務奠定基礎(chǔ)。

（五）加強企業(yè)檔案的開發(fā)利用。企業(yè)檔案是企業(yè)寶貴的信息資源，它可以發(fā)揮檔案自身的價值，為企業(yè)帶來了憑證依據(jù)作用，提高企業(yè)的決策能力和經(jīng)濟效益。因此，企業(yè)要解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，把企業(yè)檔案的開發(fā)利用工作提上工作日程，在人力物力財力上給予支持。檔案室根據(jù)室藏情況，積極開展檔案編研工作，挖掘檔案信息資源，對檔案進行更深層次的開發(fā)，為公司各方面工作提供了大量的檔案信息資料。

三、總結(jié)

國有企業(yè)檔案管理工作是一項長期重要基礎(chǔ)性工作，為規(guī)范國有企業(yè)檔案工作，必須提高檔案意識，加大資金投入，加強檔案的現(xiàn)代化建設，才能更好地為企業(yè)各項生產(chǎn)經(jīng)營服務，檔案工作人員要不斷的與時俱進，與企業(yè)同步發(fā)展，才會促進企業(yè)檔案工作迅速發(fā)展。

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