文/山東省膠州市檔案局　徐桂梅

淺析檔案工作現(xiàn)狀及完善的建議

文/山東省膠州市檔案局徐桂梅

【摘要】檔案信息作為記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會(huì)、造福人民的重要載體，在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中的作用和受重視程度得到了不斷提升，這也對(duì)檔案管理工作提出了更新、更高的要求。本文就當(dāng)前檔案工作存在的問(wèn)題提出完善檔案管理工作的建議。

【關(guān)鍵詞】檔案工作；問(wèn)題；建議

近年來(lái)，各級(jí)檔案部門在創(chuàng)新管理模式、實(shí)現(xiàn)資源共享等方面取得了實(shí)質(zhì)性突破，檔案管理日趨規(guī)范化，但是，目前檔案管理中仍不同程度存在一些問(wèn)題，如何做“活”檔案管理工作，力求檔案管理找準(zhǔn)定位、實(shí)現(xiàn)價(jià)值、促進(jìn)發(fā)展，是目前檔案工作亟待破解的難題。

一、當(dāng)前檔案工作存在的問(wèn)題

（一）硬件設(shè)施陳舊，存儲(chǔ)需求得不到滿足。隨著檔案庫(kù)存量的急劇增加，館室緊張、設(shè)備簡(jiǎn)陋的問(wèn)題進(jìn)一步凸顯，已成為制約檔案工作發(fā)展的突出問(wèn)題，目前因庫(kù)房不足、無(wú)處存放而遲遲無(wú)法開(kāi)展檔案接收工作的情況屢見(jiàn)不鮮。同時(shí)，檔案館配備的恒溫恒濕設(shè)備無(wú)法正常使用，達(dá)不到國(guó)家規(guī)定的溫濕度保管條件，也給重要檔案資料的安全保管和依法開(kāi)放利用帶來(lái)了一定程度的隱患。

（二）管理意識(shí)淡薄，信息保管得不到保障。檔案部門作為一個(gè)存史資政的服務(wù)部門，存在投入多、產(chǎn)出少、效益不明顯的問(wèn)題，這使得檔案工作不被重視，普遍存在“說(shuō)起來(lái)重要，做起來(lái)次要，忙起來(lái)不要”的現(xiàn)象，檔案人員配備、制度保障等方面的問(wèn)題尤為突出。在具體工作中，由于缺乏必要的制約手段，許多單位和部門不按時(shí)歸檔、歸檔材料不齊、數(shù)據(jù)錄入不準(zhǔn)確、報(bào)送不及時(shí)，直接影響了檔案信息資源的完整性。

（三）信息化水平較低，服務(wù)質(zhì)量得不到提升。檔案信息化建設(shè)是提高檔案管理效率、整合檔案管理資源的重要手段。目前，由于人員缺乏、設(shè)備欠缺、經(jīng)費(fèi)不足等問(wèn)題，檔案數(shù)字化工作進(jìn)展緩慢，地區(qū)間差距較大，制約了檔案管理工作的高效、有序開(kāi)展，影響了服務(wù)質(zhì)量。

二、進(jìn)一步完善檔案管理工作的建議

做“活”檔案管理工作要堅(jiān)持以人為本，把握新形勢(shì)，適應(yīng)新變化，用改革的精神，積極探索規(guī)律，努力改進(jìn)方法。

（一）強(qiáng)化保障，加大檔案設(shè)施建設(shè)專項(xiàng)投入。要加大檔案設(shè)施建設(shè)投入力度，改變傳統(tǒng)檔案館作為檔案保管基地的單一作用，按照國(guó)家一級(jí)檔案館的標(biāo)準(zhǔn)，秉承超前的規(guī)劃設(shè)計(jì)理念，增加庫(kù)房容量和建筑面積，建成集開(kāi)放性、服務(wù)性于一體的現(xiàn)代化公共檔案館，有效解決各部門存放難題，避免保管設(shè)備重復(fù)建設(shè)。注重安全體系建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案整合，統(tǒng)一入駐“檔案信息開(kāi)放大廳”，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中保管、統(tǒng)一對(duì)外服務(wù)，建章明責(zé)，切實(shí)提升檔案安全水平。同時(shí)，將檔案數(shù)字化專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)列入財(cái)政預(yù)算，檔案集中掃描，實(shí)現(xiàn)政府辦公網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)互通，基層鎮(zhèn)辦建立開(kāi)放式檔案信息查閱室，開(kāi)設(shè)政府公開(kāi)信息查閱點(diǎn)，進(jìn)一步方便群眾對(duì)公開(kāi)信息的查詢。注重人才隊(duì)伍建設(shè)，適時(shí)開(kāi)展檔案人員上崗培訓(xùn)和專業(yè)技能培訓(xùn)，堅(jiān)持“能者上、平者讓、庸者下”的用人導(dǎo)向，打牢檔案從業(yè)人員業(yè)務(wù)根基，有效激活檔案隊(duì)伍的干事創(chuàng)業(yè)活力，確保檔案信息管理工作扎實(shí)有效開(kāi)展。

（二）突出重點(diǎn)，提升檔案管理服務(wù)大局水平。服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展是檔案事業(yè)發(fā)展的根本目的，要堅(jiān)持從服務(wù)發(fā)展、服務(wù)民生、服務(wù)文化建設(shè)三個(gè)層面發(fā)力，著力加大監(jiān)管力度，實(shí)現(xiàn)由檔案部門參與負(fù)責(zé)各類檔案基礎(chǔ)資料的完整歸檔和業(yè)務(wù)監(jiān)管、市級(jí)檔案館接收保管的一體化管理流程，保證檔案資料不流失。

1.對(duì)重大項(xiàng)目?？蓞⒄漳z州市的做法，按照“主動(dòng)介入、科學(xué)引導(dǎo)、尊重選擇、依法規(guī)范”的工作思路，為企業(yè)提供檔案技術(shù)上的指導(dǎo)和培訓(xùn)服務(wù)，由檔案部門參與協(xié)助其主管部門，負(fù)責(zé)項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)檔案資料的收集、保管、歸檔，項(xiàng)目竣工后，其檔案資料可以由主管部門自行管理，對(duì)達(dá)不到保管要求的，可由市級(jí)檔案部門代管。

2.對(duì)重大活動(dòng)。指派檔案部門配備專業(yè)設(shè)備、專業(yè)人員全程參與攝錄存檔，也可以采取部門協(xié)作的辦法，責(zé)成市新聞宣傳部門每年定期向市檔案館移交，防止其聲像檔案資料散失。

3.對(duì)城市記憶工程?？梢劳袣v史文獻(xiàn)和實(shí)物資料，由檔案部門牽頭，聯(lián)合相關(guān)單位以對(duì)城鄉(xiāng)建設(shè)、風(fēng)景名勝、文化古跡等進(jìn)行搶救性拍攝存檔、編纂村志村史等形式進(jìn)行檔案留存，有效發(fā)揮檔案文化存貯和傳播的作用。

4.對(duì)社會(huì)管理工作。將人民群眾最關(guān)心、最直接、最現(xiàn)實(shí)、最敏感的利益問(wèn)題作為建檔重點(diǎn)，通過(guò)開(kāi)展“遠(yuǎn)程零距離、服務(wù)面對(duì)面”送政策進(jìn)村入企、檔案服務(wù)進(jìn)社區(qū)、設(shè)立檔案便民服務(wù)臺(tái)、現(xiàn)行政策文件公開(kāi)等活動(dòng)，充分發(fā)揮民生檔案聯(lián)民、為民、助民的基礎(chǔ)服務(wù)作用，充分保障民生權(quán)益、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。

（三）創(chuàng)新管理，加強(qiáng)檔案資源開(kāi)發(fā)利用。要深入挖掘檔案信息資源的潛在價(jià)值，真正讓檔案“活”起來(lái)。1.加強(qiáng)檔案信息資源開(kāi)放力度。遵循“開(kāi)放檔案范圍最大化，檔案保密范圍最小化”的原則，加快經(jīng)濟(jì)、民生、科技等檔案的開(kāi)放進(jìn)程，在符合《檔案法》及有關(guān)條例規(guī)定的前提下向社會(huì)開(kāi)放。積極探索鎮(zhèn)村檔案管理新模式，采取編印館藏、文件目錄、舉辦展覽等多種形式，搭建信息共享平臺(tái)，完善檔案檢索體系，為檔案信息的開(kāi)發(fā)開(kāi)放創(chuàng)造良好環(huán)境。例如農(nóng)業(yè)技術(shù)推廣過(guò)程中，可充分發(fā)揮挖掘檔案資源，建立“一網(wǎng)三站”（“一網(wǎng)”即檔案信息網(wǎng)，“三站”即網(wǎng)上建檔用檔服務(wù)站、農(nóng)業(yè)科技信息傳遞站、文檔和政府公開(kāi)信息查閱咨詢站），為廣大人民群眾共享政府已公開(kāi)信息搭建起開(kāi)放式平臺(tái)，使檔案利用工作變“被動(dòng)”為“主動(dòng)”，利用方式由單一變多樣，信息共享水平顯著提升。

2.建立檔案信息利用預(yù)測(cè)制度。通過(guò)對(duì)檔案信息利用進(jìn)行分析預(yù)測(cè)，進(jìn)一步掌握社會(huì)各行業(yè)對(duì)檔案信息的需求動(dòng)向和發(fā)展趨勢(shì)，有針對(duì)性地收集匯總原始、客觀、真實(shí)的檔案，不斷豐富充實(shí)館藏檔案，為最大限度滿足檔案開(kāi)發(fā)利用打好基礎(chǔ)。

3.加快檔案資料編研工作步伐。改變傳統(tǒng)的以文件匯編為重點(diǎn)的編研方式，通過(guò)深入了解用戶需求，確定具有普遍性需求的編研題目，提高檔案編研成果質(zhì)量，提升檔案信息利用價(jià)值，把館藏檔案中具有地方特色、富有利用價(jià)值的檔案資料按專題集中編排起來(lái)，最大限度地滿足各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)以及廣大檔案利用者的信息需求。