文/包頭機械工業(yè)職業(yè)學(xué)校　宋月紅

檔案管理對中職整體工作的有效性

文/包頭機械工業(yè)職業(yè)學(xué)校宋月紅

【摘要】本文針對中職學(xué)校檔案管理工作的重要性進行了分析，并就提高中職學(xué)校檔案管理工作有效性提出了建議。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;中職;有效性

在中職學(xué)校發(fā)展中，檔案資料是學(xué)校進行教研和管理工作的重要信息來源，能夠有效提高教師的工作效率以及學(xué)校的競爭力。由于檔案管理在中職學(xué)校的教育教學(xué)、發(fā)展改革、教師隊伍建設(shè)中起著越來越多的作用，因此，中職學(xué)校必須加強對檔案管理工作的重視，讓檔案管理工作在學(xué)校改革中發(fā)揮更多的推動優(yōu)勢。

一、檔案管理在中職整體工作中的作用

（一）檔案管理促進了教學(xué)工作的發(fā)展。學(xué)校的檔案管理工作主要是收集教學(xué)工作中的教學(xué)課件或錄像、課堂實踐總結(jié)、教學(xué)研究成果等材料。這些材料是學(xué)校在教研和管理等活動中形成的文字、圖表等，對學(xué)校和社會有一定的保存價值和參考價值。檔案管理人員通過收集整理、鑒定保管，為學(xué)校提供反饋信息；而教師通過資料，掌握和借鑒好的教育方法和教育經(jīng)驗，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)則可以參考資料設(shè)計校本培訓(xùn)活動，進而促進學(xué)校教育教學(xué)活動的發(fā)展。

（二）檔案管理保證了教育評估的進行。開展教育評估是學(xué)校改進工作、開展教育改革、提高教學(xué)質(zhì)量的一項重要工作。而檔案能為評估學(xué)校教育、評估學(xué)校工作提供可靠的依據(jù)，增加評估過程的準(zhǔn)確性和真實性。檔案管理記錄的檔案信息全面而準(zhǔn)確，學(xué)校根據(jù)檔案材料對教育內(nèi)容、教學(xué)程序等進行評價判斷，進而對學(xué)校做出全面客觀的評估，因此，實行檔案管理有力地保證學(xué)校教育評估的進行。

（三）檔案管理全面記錄了學(xué)校的發(fā)展歷程。學(xué)校的檔案管理通過兩個方面記錄學(xué)校的發(fā)展歷史：一方面對學(xué)校的每一次發(fā)展都做了記錄：包括學(xué)校的教學(xué)改革及教育演變，通過對教育教學(xué)經(jīng)驗的總結(jié)，推動教學(xué)工作的不斷發(fā)展；另一方面記錄了學(xué)校自身的演變情況：通過總結(jié)學(xué)校建設(shè)中的經(jīng)驗教訓(xùn)，為新時期的學(xué)校建設(shè)提供了合理有效的依據(jù)。因此，中職學(xué)校的檔案管理是對學(xué)校發(fā)展情況的總結(jié)和反思，能夠幫助學(xué)校樹立良好的校風(fēng)，檔案管理也成為了推動中職學(xué)校發(fā)展的重要工作，在維護歷史的真實面貌方面起到了重要作用。

（四）檔案管理促進了學(xué)校教師的隊伍建設(shè)。教育主管部門經(jīng)常下發(fā)大量的教育文件和政策法規(guī)，學(xué)校的檔案管理工作負(fù)責(zé)收集這些文件，作為學(xué)校組織教師學(xué)習(xí)的材料，讓教師通過學(xué)習(xí)領(lǐng)會文件精神，了解教育政策及教育法規(guī)，從而提高思想政治覺悟和職業(yè)道德，使教師更加愛崗敬業(yè)。此外，檔案管理中全面記錄了教師的發(fā)展歷程，對全面考察教師資質(zhì)起著重要的參考作用，不但能幫助教師制定合理的職業(yè)規(guī)劃，在進行教師聘任或職稱評定時，還能發(fā)揮檔案管理的資源優(yōu)勢，為學(xué)校提供充分的參考依據(jù)。因此，檔案管理工作促進了中職學(xué)校教師的隊伍建設(shè)。

二、加強中職學(xué)校檔案管理有效性的建議

（一）加強對檔案管理工作的重視，完善檔案管理制度。中職學(xué)校應(yīng)提高對檔案管理工作重要性的認(rèn)識，在檔案管理工作中加入創(chuàng)新理念，開發(fā)檔案管理的新途徑，建立并完善檔案管理制度，保障檔案管理工作的開展。同時，加強對檔案管理法律法規(guī)的宣傳力度，強化教師的檔案意識，讓檔案工作人員轉(zhuǎn)變工作理念，完成教學(xué)任務(wù)的同時還要加強教學(xué)檔案的管理，并及時解決檔案管理工作中遇到的問題，確保檔案管理工作的順利進行，使檔案管理工作能逐步適應(yīng)中職學(xué)校的教學(xué)體制改革。

（二）提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，加強檔案室硬件建設(shè)。中職學(xué)校的檔案管理普遍存在管理人員不足，人員專業(yè)技術(shù)不強、專業(yè)素質(zhì)低的問題。因此，必須加強檔案管理的隊伍建設(shè)，擴充檔案管理人員數(shù)量，并對管理人員進行專業(yè)技能的培訓(xùn)，使其快速掌握辦公應(yīng)用軟件和檔案管理軟件等現(xiàn)代管理技術(shù)。

同時，還要加強對檔案管理人員法律法規(guī)和管理制度方面的培訓(xùn)，提高其責(zé)任意識和政治素養(yǎng)，使其能夠嚴(yán)格遵守各項管理制度、查閱制度和保密制度，保證檔案管理工作的有效開展。另外，中職學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案室，并配備完整的檔案管理設(shè)施，對不同的檔案進行編檔并分類存放，落實防火、防潮、防盜、防蟲等各項工作措施，使檔案材料的管理符合安全規(guī)范且便于查詢。

（三）加強檔案信息化建設(shè)，提高現(xiàn)代化管理水平。中職學(xué)校的檔案管理工作必須要樹立現(xiàn)代化觀念，制訂科學(xué)的現(xiàn)代化管理體系和管理制度，并在檔案管理工作中推廣計算機、掃描儀和信息檢索終端等現(xiàn)代化設(shè)備的使用，從而加快信息的收集、處理和傳遞，提高檔案管理工作的效率，使中職院校的檔案管理工作更加適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展。

（四）強化檔案的收集和整理，提高學(xué)校競爭力。當(dāng)前，中職學(xué)校正處于高職、高校雙面夾擊的環(huán)境當(dāng)中，各學(xué)校間的競爭非常激烈。中職學(xué)校想要在教育市場上立足，必須重視宣傳本校在教育教學(xué)方面的優(yōu)勢，檔案管理工作能為學(xué)校宣傳提供真實的資料。

中職學(xué)校應(yīng)重視并加強檔案的收集和整理，重點收集在學(xué)校直接形成的文件材料，包括：上級部門針對學(xué)校下發(fā)的文件材料和學(xué)校公務(wù)活動中的協(xié)議書、重要會議材料和校園建設(shè)材料等，收集完成后根據(jù)類別和日期進行歸檔整理，保證學(xué)校歷史檔案的完整和便于查閱，提高中職學(xué)校在教育市場中的競爭力。

三、結(jié)束語

檔案管理是中職學(xué)校管理工作中重要的組成部分，對中職學(xué)校的發(fā)展建設(shè)有著重要的意義。中職學(xué)校必須不斷完善檔案管理工作，加強檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，使自身能夠適應(yīng)激烈的競爭環(huán)境和新時代的發(fā)展要求。

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