翟玉紅

科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案是指科技計(jì)劃中安排的、由財(cái)政資金支持的科學(xué)技術(shù)研究開(kāi)發(fā)活動(dòng)，在其管理和實(shí)施全過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。就其形成領(lǐng)域而言可以分為科技計(jì)劃項(xiàng)目管理活動(dòng)檔案和科技計(jì)劃項(xiàng)目研究開(kāi)發(fā)活動(dòng)檔案。前者是由科技計(jì)劃項(xiàng)目管理部門(mén)形成的，反映科技計(jì)劃項(xiàng)目立項(xiàng)、實(shí)施、驗(yàn)收等科技管理工作內(nèi)容的檔案;后者是由科技計(jì)劃項(xiàng)目承擔(dān)單位在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中形成的，反映科技計(jì)劃項(xiàng)目的研發(fā)過(guò)程、研究條件及資金運(yùn)轉(zhuǎn)等內(nèi)容的檔案。

一、現(xiàn)狀

《河北省省級(jí)科技計(jì)劃項(xiàng)目管理辦法》規(guī)定，項(xiàng)目組織管理的主體包括省科技廳、項(xiàng)目歸口管理部門(mén)和項(xiàng)目承擔(dān)單位。其在科技計(jì)劃項(xiàng)目管理過(guò)程中形成的文件材料主要有河北省中長(zhǎng)期科技發(fā)展規(guī)劃和年度科技計(jì)劃，科技計(jì)劃項(xiàng)目管理的規(guī)定和規(guī)范，年度項(xiàng)目指南，項(xiàng)目任務(wù)書(shū)，項(xiàng)目立項(xiàng)、調(diào)整、終止和撤銷(xiāo)工作形成的文件材料，項(xiàng)目驗(yàn)收、績(jī)效評(píng)價(jià)、統(tǒng)計(jì)等資料。

從現(xiàn)有歸檔情況看，科技計(jì)劃項(xiàng)目管理檔案未列為單獨(dú)門(mén)類(lèi)，是隨文書(shū)類(lèi)檔案一同收集管理。目前歸檔的文件材料主要有三類(lèi)：一是科技中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃和年度計(jì)劃、科技計(jì)劃項(xiàng)目管理的辦法規(guī)定以及下達(dá)科技計(jì)劃項(xiàng)目、經(jīng)費(fèi)的通知。鑒于其在科技管理工作中的重要性，經(jīng)辦處室、部門(mén)對(duì)這類(lèi)文件材料的歸檔都較重視，歸檔率可達(dá)100%。二是承擔(dān)單位與省科技廳、歸口管理部門(mén)簽訂的科技計(jì)劃項(xiàng)目任務(wù)書(shū)。從2001年開(kāi)始收集歸檔，現(xiàn)在每年的歸檔率已達(dá)99%以上。三是科技計(jì)劃項(xiàng)目立項(xiàng)評(píng)審過(guò)程和實(shí)施、管理過(guò)程的文件材料。由于《河北省省級(jí)科技計(jì)劃項(xiàng)目管理辦法》未對(duì)相應(yīng)產(chǎn)生的文件材料的收集歸檔做出規(guī)定，而檔案部門(mén)對(duì)該過(guò)程中形成的文件材料的內(nèi)容和數(shù)量都不掌握，所以目前這部分文件材料的歸檔處于被動(dòng)接收狀態(tài)?？萍加?jì)劃項(xiàng)目管理部門(mén)交什么就存什么，交多少就存多少，歸檔率無(wú)從考證。

此外，科技計(jì)劃項(xiàng)目實(shí)行驗(yàn)收結(jié)題制度，即項(xiàng)目必須通過(guò)驗(yàn)收的方式結(jié)題。這個(gè)階段形成的文件材料目前主要散存于省科技廳各相關(guān)處室，未統(tǒng)一收集歸檔。

從科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案利用情況看，查檔率呈逐年上升趨勢(shì)。一是省科技計(jì)劃項(xiàng)目管理部門(mén)日常工作中的查考利用;二是計(jì)劃項(xiàng)目主研人對(duì)項(xiàng)目立項(xiàng)通知及合同書(shū)、任務(wù)書(shū)的查閱利用。特別是近年來(lái)，人事部門(mén)在職稱(chēng)評(píng)聘工作中要求申報(bào)人必須提供其承擔(dān)科技計(jì)劃項(xiàng)目的原始憑證材料，使這部分檔案的查閱利用越來(lái)越多;三是隨著國(guó)家和省有關(guān)部門(mén)對(duì)財(cái)政資金監(jiān)管力度的加大，財(cái)政科技資金的使用也受到社會(huì)各界的關(guān)注，有關(guān)部門(mén)加強(qiáng)了對(duì)科技計(jì)劃項(xiàng)目管理工作的各項(xiàng)檢查、審計(jì)，體現(xiàn)在科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的利用方面，對(duì)涉及計(jì)劃項(xiàng)目立項(xiàng)評(píng)審及實(shí)施管理過(guò)程檔案材料的查閱利用也日益增多。

二、問(wèn)題

首先，科技計(jì)劃項(xiàng)目管理工作與其檔案工作脫節(jié)。目前，科技計(jì)劃項(xiàng)目管理工作已逐步建立起一整套相對(duì)完整、運(yùn)行高效的制度體系和管理體系，無(wú)論是國(guó)家層面科技部出臺(tái)的科技計(jì)劃項(xiàng)目管理法規(guī)性文件，還是省級(jí)層面省科技廳印發(fā)的科技計(jì)劃項(xiàng)目管理的具體辦法和規(guī)定，都對(duì)科技計(jì)劃項(xiàng)目的立項(xiàng)和下達(dá)、對(duì)計(jì)劃進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)督檢查和驗(yàn)收等系列工作提出了明確的程序和要求。相比之下，科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案工作的辦法、規(guī)定極少，而且多是對(duì)科技計(jì)劃項(xiàng)目承擔(dān)單位的檔案工作進(jìn)行規(guī)范，并沒(méi)有就科技管理部門(mén)在科技計(jì)劃項(xiàng)目管理過(guò)程中形成的檔案提出具體歸檔要求。

河北省近年制定的科技計(jì)劃管理文件中很少對(duì)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案提出具體歸檔要求，如2007年印發(fā)的《河北省重大技術(shù)創(chuàng)新項(xiàng)目管理暫行辦法》提出，河北省重大技術(shù)創(chuàng)新項(xiàng)目管理采取省科技廳和省財(cái)政廳、項(xiàng)目組織單位、項(xiàng)目承擔(dān)單位分級(jí)管理的方式。其中，僅對(duì)項(xiàng)目承擔(dān)單位提出“進(jìn)行檔案歸檔”的原則要求，對(duì)省科技廳和省財(cái)政廳、項(xiàng)目組織單位都沒(méi)有歸檔要求;2009年印發(fā)的《河北省科技支撐計(jì)劃項(xiàng)目驗(yàn)收管理暫行辦法》、《河北省應(yīng)用基礎(chǔ)研究計(jì)劃重點(diǎn)基礎(chǔ)研究項(xiàng)目驗(yàn)收管理暫行辦法》、《河北省科技基礎(chǔ)條件平臺(tái)建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收管理暫行辦法》、《河北省軟科學(xué)研究計(jì)劃項(xiàng)目驗(yàn)收管理暫行辦法》和《河北省國(guó)際科技合作計(jì)劃項(xiàng)目驗(yàn)收管理暫行辦法》中對(duì)歸檔只提出驗(yàn)收證書(shū)及驗(yàn)收會(huì)議全套資料的紙質(zhì)文件在省科技廳項(xiàng)目主管處（單位）留存一份歸檔，沒(méi)有具體歸檔范圍規(guī)定。而其他科技計(jì)劃管理文件則沒(méi)有對(duì)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案提出歸檔要求，如2012年印發(fā)的《河北省省級(jí)科技計(jì)劃項(xiàng)目管理辦法》、《河北省自然科學(xué)基金資助項(xiàng)目驗(yàn)收管理辦法》沒(méi)有相應(yīng)的歸檔要求。

其次，檔案部門(mén)長(zhǎng)期以來(lái)形成的檔案收集方式不能適應(yīng)新形勢(shì)下科技計(jì)劃項(xiàng)目管理工作的需要。長(zhǎng)期以來(lái)，檔案部門(mén)進(jìn)行檔案收集的方式往往是被動(dòng)接收，即業(yè)務(wù)部門(mén)交什么，檔案部門(mén)就收什么、存什么，缺乏主動(dòng)參與意識(shí)?！犊茖W(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》提出：科研工作和建檔工作實(shí)行“四同步”管理，“下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出科研文件材料的歸檔要求同步;檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查科研文件材料形成情況同步;驗(yàn)收、鑒定科研成果與驗(yàn)收、鑒定科研檔案材料同步;上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)科技成果以及科技人員提職考核與檔案部門(mén)出具專(zhuān)題歸檔情況證明材料同步?！薄秶?guó)家科技重大專(zhuān)項(xiàng)檔案管理規(guī)定》也提出“重大專(zhuān)項(xiàng)組織實(shí)施中的科研工作和建檔工作應(yīng)實(shí)行同步管理。在下達(dá)專(zhuān)項(xiàng)任務(wù)時(shí)，要同時(shí)提出科研文件材料的歸檔要求;在跟蹤檢查時(shí)，要同步檢查科研文件材料歸檔的情況;在評(píng)估驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)先進(jìn)行檔案的驗(yàn)收，沒(méi)有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的科研檔案材料，不予驗(yàn)收。項(xiàng)目驗(yàn)收后的相關(guān)檔案要及時(shí)移交至重大專(zhuān)項(xiàng)檔案管理平臺(tái)?！钡诤颖笔】萍加?jì)劃項(xiàng)目管理工作的各個(gè)階段，缺少對(duì)檔案的同步歸檔要求、檢查和監(jiān)督。在項(xiàng)目驗(yàn)收中，更鮮有檔案專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收。結(jié)果是檔案人員不了解科技計(jì)劃項(xiàng)目?jī)?nèi)容，不能及時(shí)掌握科技計(jì)劃項(xiàng)目管理中文件材料的形成情況，工作中又缺少具體、可操作的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理辦法和歸檔范圍，使得檔案人員在科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理工作中缺乏主動(dòng)參與的膽量與底氣。

第三，科技計(jì)劃項(xiàng)目管理檔案未完全實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理。對(duì)檔案實(shí)行“集中統(tǒng)一管理”是我國(guó)檔案工作的基本原則，也是多年來(lái)檔案工作行之有效的一個(gè)經(jīng)驗(yàn)。集中管理檔案，不僅有利于檔案的日常保管與安全，也有利于檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用。如前所述，我省科技計(jì)劃項(xiàng)目驗(yàn)收階段形成的文件材料，絕大部分散存于省科技廳各相關(guān)處室，由于種種原因沒(méi)有統(tǒng)一收集歸檔。這種情況顯然不符合檔案工作的有關(guān)規(guī)定。

與其他省市相比，科技計(jì)劃項(xiàng)目管理檔案工作還存在一定差距。北京市科委、天津市科委的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案都作為一個(gè)獨(dú)立門(mén)類(lèi)進(jìn)行管理。如北京市科委早在2008年就制定印發(fā)了《北京市科技計(jì)劃項(xiàng)目（課題）檔案管理辦法》，明確了北京市科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的管理部門(mén)、職責(zé)、要求及歸檔范圍和保管期限表，規(guī)范了科技計(jì)劃項(xiàng)目（課題）檔案工作。

三、對(duì)策

隨著科技創(chuàng)新作為國(guó)策，各級(jí)財(cái)政對(duì)科技的支持力度越來(lái)越大。對(duì)于投入了大量人力、物力、財(cái)力的科技計(jì)劃項(xiàng)目而言，其形成的檔案無(wú)論是科技計(jì)劃項(xiàng)目研發(fā)檔案還是管理檔案，都應(yīng)該收集歸檔。只有這樣才能客觀記錄和反映該項(xiàng)活動(dòng)的全貌，才能對(duì)科技活動(dòng)的后續(xù)跟進(jìn)和不斷發(fā)展發(fā)揮重要作用。2006年國(guó)家檔案局發(fā)布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》，將科技計(jì)劃項(xiàng)目的審批（核準(zhǔn)）、管理、驗(yàn)收等文件材料定為永久保管期限，也充分說(shuō)明科技計(jì)劃項(xiàng)目管理檔案的重要性?？萍加?jì)劃項(xiàng)目管理檔案工作作為服務(wù)于科技管理和決策的一項(xiàng)基礎(chǔ)條件，它不僅是檔案問(wèn)題，也是科技計(jì)劃項(xiàng)目管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，是科技管理工作的重要組成部分。加強(qiáng)對(duì)科技計(jì)劃項(xiàng)目管理檔案的研究與開(kāi)發(fā)工作，使其在經(jīng)濟(jì)、社會(huì)和科技發(fā)展中發(fā)揮越來(lái)越大的作用，應(yīng)該是河北省科技管理部門(mén)檔案工作的應(yīng)有之責(zé)。

1、制定科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理工作的相關(guān)制度

針對(duì)省科技計(jì)劃項(xiàng)目管理中未對(duì)計(jì)劃項(xiàng)目檔案提出歸檔要求的現(xiàn)實(shí)，當(dāng)務(wù)之急，一是抓好國(guó)家有關(guān)規(guī)定的落實(shí)。如參照《國(guó)際科技重大專(zhuān)項(xiàng)檔案管理規(guī)定》，做好河北省科技重大專(zhuān)項(xiàng)檔案的收集、管理工作。二是根據(jù)《河北省省級(jí)科技計(jì)劃項(xiàng)目管理辦法》和河北省各類(lèi)科技計(jì)劃項(xiàng)目驗(yàn)收辦法，在學(xué)習(xí)和調(diào)研其他省市相關(guān)經(jīng)驗(yàn)（如《北京市科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理辦法》、《天津市科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理實(shí)施方案》）的基礎(chǔ)上，制定出臺(tái)河北省科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理的辦法或規(guī)定。

從國(guó)家和部分省市出臺(tái)的相關(guān)規(guī)定看，更多的是規(guī)定了科技計(jì)劃項(xiàng)目承擔(dān)單位在項(xiàng)目立項(xiàng)、實(shí)施、驗(yàn)收各階段的歸檔要求。筆者認(rèn)為，我省在制定科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理規(guī)定時(shí)，歸檔范圍既要明確計(jì)劃項(xiàng)目立項(xiàng)、實(shí)施、驗(yàn)收各階段的歸檔要求，也要明確項(xiàng)目組織管理各主體（省科技廳、項(xiàng)目歸口管理部門(mén)和項(xiàng)目承擔(dān)單位）的歸檔要求，突出其可操作性。

2、建立職責(zé)明確的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理工作機(jī)制

科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理工作是科技計(jì)劃項(xiàng)目管理工作的重要組成部分，貫穿于科技計(jì)劃項(xiàng)目管理的全過(guò)程，涉及到參與項(xiàng)目管理、實(shí)施的多主體，必須建立職責(zé)明確的計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理工作機(jī)制。省科技廳計(jì)劃管理部門(mén)要把科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案工作納入計(jì)劃項(xiàng)目管理工作體系，負(fù)責(zé)同省科技廳檔案部門(mén)一起制定有關(guān)管理辦法，并監(jiān)督檢查其執(zhí)行情況;項(xiàng)目管理部門(mén)和項(xiàng)目承擔(dān)單位負(fù)責(zé)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確，并按規(guī)定向檔案部門(mén)移交;檔案部門(mén)要按照科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的歸檔范圍審查歸檔文件是否符合歸檔要求，保證歸檔文件的齊全完整，為科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的資源建設(shè)和開(kāi)發(fā)利用打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3、明確科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的管理方式

如前所述，已歸檔的部分科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案是隨文書(shū)類(lèi)檔案一同收集管理，未列為單獨(dú)門(mén)類(lèi)。筆者認(rèn)為，在確定今后科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理方式時(shí)，可考慮保持該部分檔案歸檔范圍和管理方式的連續(xù)性，方便查詢(xún)利用。這樣做，也符合國(guó)家檔案局頒布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》。而目前散存于各經(jīng)辦處室的科技計(jì)劃項(xiàng)目驗(yàn)收階段形成的文件材料，要按照規(guī)定統(tǒng)一收集歸檔，可作為一個(gè)新門(mén)類(lèi)—科技計(jì)劃項(xiàng)目驗(yàn)收檔案管理。

4、加強(qiáng)計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)

《河北省省級(jí)科技計(jì)劃項(xiàng)目管理辦法》第十一條規(guī)定：省科技廳建立科技計(jì)劃管理系統(tǒng)，項(xiàng)目申請(qǐng)、任務(wù)書(shū)簽訂、執(zhí)行情況報(bào)告、績(jī)效評(píng)價(jià)、結(jié)題驗(yàn)收等環(huán)節(jié)均通過(guò)管理系統(tǒng)在線(xiàn)填報(bào)、審核，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目全過(guò)程網(wǎng)絡(luò)信息化管理，提高管理效率和水平。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，各種檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用越來(lái)越普遍。應(yīng)盡快激勵(lì)河北省科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案信息系統(tǒng)，與河北省科技計(jì)劃管理信息系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)計(jì)劃項(xiàng)目檔案接收、利用等工作的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，建立檔案資源共享機(jī)制，充分發(fā)揮計(jì)劃項(xiàng)目檔案價(jià)值。

5、提高科技檔案工作人員的綜合素質(zhì)

科技檔案工作者在科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理工作中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。隨著科技工作的不斷發(fā)展，大量的新知識(shí)、新信息不斷涌現(xiàn)并快速更新?？萍紮n案工作者必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不僅要熟練掌握檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，積極運(yùn)用檔案管理的先進(jìn)技術(shù)，還要了解科技計(jì)劃項(xiàng)目管理過(guò)程中文件材料的形成、積累情況，研究科技工作規(guī)律，努力提高自身綜合素質(zhì)，才能為科技工作發(fā)展提供有效服務(wù)。

（作者單位：河北省科技檔案館）