齊淑霞

上海華誼（集團(tuán)）公司（上?！?00025）

化工管理

化工公司存貨內(nèi)部控制的研究

齊淑霞

上海華誼（集團(tuán)）公司（上海200025）

結(jié)合華誼集團(tuán)下屬B公司存貨管理現(xiàn)狀，系統(tǒng)分析了B公司存貨內(nèi)部控制缺陷，提出了具體的改進(jìn)意見，并就如何構(gòu)建科學(xué)、合理的存貨內(nèi)部控制體系進(jìn)行系統(tǒng)研究。

內(nèi)部控制存貨B公司

1　存貨及存貨內(nèi)部控制簡(jiǎn)述

存貨是指企業(yè)在日常生產(chǎn)活動(dòng)中持有以備出售的產(chǎn)成品或商品、處于生產(chǎn)過程中的產(chǎn)品、在生產(chǎn)過程或提供勞務(wù)過程中耗用的材料、物料等，主要包括原材料、在產(chǎn)品、產(chǎn)成品、半成品、商品及周轉(zhuǎn)材料等。企業(yè)代銷、代管、代修、受托加工的存貨雖不歸企業(yè)所有，但也要納入存貨管理的范疇。存貨是企業(yè)一項(xiàng)重要的非貨幣流動(dòng)資產(chǎn)，存在減值的可能性。

根據(jù)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的規(guī)定，企業(yè)的存貨一般分為外購(gòu)的存貨、加工取得的存貨以及其他方式取得的存貨。本文中存貨指外購(gòu)原材料。

存貨內(nèi)部控制是企業(yè)內(nèi)部控制中非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，其主要通過對(duì)存貨管理的各個(gè)環(huán)節(jié)（例如采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)保管、領(lǐng)用發(fā)出等）進(jìn)行嚴(yán)格的管理和控制，達(dá)到提高存貨管理水平和效率的目的。存貨內(nèi)部控制的水平直接關(guān)系到企業(yè)流動(dòng)資金的占用水平以及資產(chǎn)運(yùn)作能力，并且最終會(huì)影響企業(yè)的盈利能力、風(fēng)險(xiǎn)管理能力以及流動(dòng)性等綜合水平，對(duì)于企業(yè)的生產(chǎn)和管理起著不可忽視的作用。[1]

2　華誼集團(tuán)B公司存貨現(xiàn)狀及原因分析

2.1B公司存貨現(xiàn)狀

華誼集團(tuán)下屬B公司的存貨現(xiàn)狀見表1（數(shù)據(jù)截止日期為2013年12月底）。

器材存貨主要包括機(jī)電儀類物資備品備件，鋼材、閥門、管配件等物資，庫(kù)存金額為3298萬元。器材存貨的成因主要有：一些供應(yīng)商的送貨單中沒有標(biāo)注訂單號(hào)，無法確認(rèn)提出需求的車間，導(dǎo)致貨物積壓在倉(cāng)庫(kù)中；車間申報(bào)需求后，采購(gòu)的器材未及時(shí)領(lǐng)用，時(shí)間一長(zhǎng)導(dǎo)致遺忘，然后又重新提報(bào)申購(gòu)計(jì)劃，因重復(fù)采購(gòu)導(dǎo)致之前采購(gòu)的貨物積壓在倉(cāng)庫(kù)中?；瘜W(xué)品倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存金額為2482萬元，庫(kù)存物資主要為長(zhǎng)期不用且占用大量空間的化學(xué)品、塔配件、鐵桶等，形成原因主要為采購(gòu)計(jì)劃錯(cuò)誤導(dǎo)致采購(gòu)的化學(xué)品無法使用或長(zhǎng)時(shí)間未領(lǐng)用導(dǎo)致化學(xué)品過期。勞防用品庫(kù)存金額為39萬元，主要由重復(fù)請(qǐng)購(gòu)導(dǎo)致。賬外物資為由于工藝改變等原因而造成的部分閑置物資。閑置物資種類較多，需分開存放，故占用面積較大，由于時(shí)間久遠(yuǎn)，部分已無法辨別物料，且已查無帳存。

表1　B公司存貨現(xiàn)狀

從采購(gòu)業(yè)務(wù)流程對(duì)B公司存貨原因進(jìn)行分析。采購(gòu)業(yè)務(wù)流程主要涉及請(qǐng)購(gòu)、選擇供應(yīng)商、確定采購(gòu)價(jià)格、訂立框架協(xié)議或采購(gòu)合同、管理供應(yīng)過程、驗(yàn)收、退貨、付款、會(huì)計(jì)控制等環(huán)節(jié)。

（1）請(qǐng)購(gòu)環(huán)節(jié)

請(qǐng)購(gòu)是指企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)部門根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃和實(shí)際需要提出采購(gòu)申請(qǐng)。B公司勞防用品存在重復(fù)請(qǐng)購(gòu)、化學(xué)品存在請(qǐng)購(gòu)錯(cuò)誤等現(xiàn)象，導(dǎo)致存貨增加。B公司在該環(huán)節(jié)的主要問題是缺乏采購(gòu)申請(qǐng)制度，請(qǐng)購(gòu)未經(jīng)適當(dāng)審批或超越授權(quán)審批導(dǎo)致采購(gòu)物資過量。具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員在審批采購(gòu)申請(qǐng)時(shí)，未能對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整，是否符合生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要，是否符合采購(gòu)計(jì)劃，是否在采購(gòu)預(yù)算范圍內(nèi)等問題進(jìn)行核查；對(duì)不符合規(guī)定的采購(gòu)申請(qǐng)，未能要求請(qǐng)購(gòu)部門調(diào)整請(qǐng)購(gòu)內(nèi)容或拒絕批準(zhǔn)。

（2）驗(yàn)收環(huán)節(jié)

驗(yàn)收是指企業(yè)對(duì)采購(gòu)物資的檢驗(yàn)接收，以確保其符合合同相關(guān)規(guī)定或產(chǎn)品質(zhì)量要求。

B公司器材類物資采購(gòu)業(yè)務(wù)在該環(huán)節(jié)的主要問題是：驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)不明確、驗(yàn)收程序不規(guī)范。驗(yàn)收人員未能根據(jù)采購(gòu)合同及質(zhì)量檢驗(yàn)部門出具的質(zhì)量檢驗(yàn)證明，重點(diǎn)關(guān)注采購(gòu)合同、發(fā)票等原始單據(jù)與采購(gòu)物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號(hào)等的一致性，對(duì)驗(yàn)收中存在的異常情況未作處理，造成存貨增加。

（3）倉(cāng)儲(chǔ)保管環(huán)節(jié)控制

因倉(cāng)儲(chǔ)保管方法不適當(dāng)、監(jiān)管不嚴(yán)密等導(dǎo)致部分貨物損壞變質(zhì)，不能使用。

服務(wù)管理平臺(tái)的開發(fā)、建設(shè)和應(yīng)用，不僅有效提升了信息中心IT基礎(chǔ)環(huán)境的管理水平，也顯著改善了信息中心在開展服務(wù)外包時(shí)的管理能力，主要功能和作用如下：

（4）存貨處置

對(duì)于由于裝置關(guān)停等原因而不再使用的設(shè)備備件、原材料，過期變質(zhì)的化學(xué)品以及賬外物資未能及時(shí)進(jìn)行處置，導(dǎo)致存貨增加。

3　B公司存貨內(nèi)部控制方案設(shè)計(jì)

針對(duì)B公司存貨存在的問題，制訂存貨業(yè)務(wù)流程。主要控制環(huán)節(jié)為采購(gòu)、驗(yàn)收入庫(kù)、倉(cāng)儲(chǔ)保管、領(lǐng)用發(fā)出、盤點(diǎn)清查、存貨處置?？刂浦攸c(diǎn)和目標(biāo)為采用先進(jìn)的存貨管理技術(shù)和方法，充分利用SAP信息系統(tǒng)，強(qiáng)化會(huì)計(jì)、出入庫(kù)等相關(guān)記錄，確保存貨管理全過程的風(fēng)險(xiǎn)得到有效控制；建立考核機(jī)制，對(duì)存貨原因進(jìn)行分析，并對(duì)造成存貨增加的責(zé)任方進(jìn)行處罰，對(duì)積極消耗存貨的部門進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)。

（1）健全企業(yè)存貨內(nèi)部控制制度

B公司總金額逾6000萬元的存貨積壓情況比較嚴(yán)重，不僅影響了企業(yè)的正常周轉(zhuǎn)，還給企業(yè)帶來了巨大的存貨管理壓力，提高了資金的使用成本。針對(duì)存貨內(nèi)部控制比較薄弱的情況，B公司應(yīng)建立科學(xué)高效的存貨內(nèi)部控制制度，并根據(jù)其內(nèi)部存貨變化的具體情況不斷予以完善，以提高存貨管理的效率，降低企業(yè)的成本，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。在日常管理和控制過程中，采用分級(jí)管理責(zé)任制，使存貨的管理效率進(jìn)一步提升。使用部門要根據(jù)實(shí)際需要提報(bào)采購(gòu)計(jì)劃并及時(shí)領(lǐng)用；采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃采購(gòu)滿足要求的物資；倉(cāng)儲(chǔ)部門對(duì)驗(yàn)收合格的物資做好入庫(kù)工作；財(cái)務(wù)部門應(yīng)結(jié)合公司存貨本期的情況，參照歷史數(shù)據(jù)，將存貨資金指標(biāo)予以統(tǒng)計(jì)分析，并將相關(guān)的指標(biāo)下達(dá)給其他部門，從而協(xié)調(diào)企業(yè)各個(gè)部門做好內(nèi)部控制工作。另外，B公司應(yīng)該建立定期的存貨稽核制度，同時(shí)財(cái)務(wù)部門要參與存貨稽核工作，對(duì)于存貨的實(shí)物變動(dòng)、盤盈、盤虧等情況進(jìn)行詳細(xì)的記錄，做到賬實(shí)相符。

（2）加強(qiáng)采購(gòu)環(huán)節(jié)的控制

采購(gòu)環(huán)節(jié)導(dǎo)致存貨積壓的主要風(fēng)險(xiǎn)是具體采購(gòu)計(jì)劃不合理、采購(gòu)錯(cuò)誤。主要管控措施為：第一，建立采購(gòu)申請(qǐng)制度，依據(jù)購(gòu)買物資的類型，確定歸口管理部門，授予相應(yīng)的請(qǐng)購(gòu)權(quán)，明確相關(guān)部門或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請(qǐng)購(gòu)程序。第二，具有請(qǐng)購(gòu)權(quán)的部門對(duì)于預(yù)算內(nèi)采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請(qǐng)購(gòu)手續(xù)，并根據(jù)市場(chǎng)變化提出合理的采購(gòu)申請(qǐng)；對(duì)于超預(yù)算和預(yù)算外采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)先履行預(yù)算調(diào)整程序，由具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批后，再行辦理請(qǐng)購(gòu)手續(xù)。第三，具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批采購(gòu)申請(qǐng)時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注采購(gòu)申請(qǐng)內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整，是否符合生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要，是否符合采購(gòu)計(jì)劃，是否在采購(gòu)預(yù)算范圍內(nèi)等，對(duì)不符合規(guī)定的采購(gòu)申請(qǐng)，應(yīng)要求請(qǐng)購(gòu)部門調(diào)整請(qǐng)購(gòu)內(nèi)容或拒絕批準(zhǔn)。最后，需要建立采購(gòu)計(jì)劃審核制度，對(duì)于采購(gòu)計(jì)劃的提報(bào)和領(lǐng)用進(jìn)行績(jī)效考核。

（3）加強(qiáng)驗(yàn)收入庫(kù)環(huán)節(jié)控制

驗(yàn)收入庫(kù)環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)為驗(yàn)收程序不規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)不明確，可能導(dǎo)致采購(gòu)物資數(shù)量克扣、以次充好、賬實(shí)不符。企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視存貨驗(yàn)收工作，規(guī)范存貨驗(yàn)收程序和方法，對(duì)入庫(kù)存貨的數(shù)量、質(zhì)量、技術(shù)規(guī)格等進(jìn)行查驗(yàn)，驗(yàn)收無誤方可入庫(kù)。主要管控措施為：第一，制定明確的采購(gòu)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合物資特性確定必檢物資目錄，規(guī)定該類物資出具質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告后方可入庫(kù)。第二，驗(yàn)收人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)采購(gòu)合同及質(zhì)量檢驗(yàn)部門出具的質(zhì)量檢驗(yàn)證明，重點(diǎn)關(guān)注采購(gòu)合同、發(fā)票等原始單據(jù)與采購(gòu)物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號(hào)等，對(duì)驗(yàn)收合格的物資，填制入庫(kù)憑證，加蓋物資“收訖章”，登記實(shí)物賬，及時(shí)將入庫(kù)憑證傳遞給財(cái)務(wù)部門。物資入庫(kù)前，采購(gòu)部門須檢查質(zhì)量保證書、商檢證書或合格證等證明文件。驗(yàn)收時(shí)涉及技術(shù)性較強(qiáng)，大宗和新、特物資，還應(yīng)進(jìn)行專業(yè)測(cè)試，必要時(shí)可委托具有檢驗(yàn)資質(zhì)的機(jī)構(gòu)或聘請(qǐng)外部專家協(xié)助驗(yàn)收。第三，對(duì)于驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況（如無采購(gòu)合同或大額超采購(gòu)合同的物資、超預(yù)算采購(gòu)的物資、毀損的物資等），驗(yàn)收機(jī)構(gòu)或人員應(yīng)當(dāng)立即向企業(yè)相關(guān)機(jī)構(gòu)報(bào)告，相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)查明原因并及時(shí)處理；對(duì)于不合格物資，采購(gòu)部門應(yīng)依據(jù)檢驗(yàn)結(jié)果辦理讓步接收、退貨、索賠等事宜；對(duì)延遲交貨造成生產(chǎn)建設(shè)損失的，采購(gòu)部門要按照合同約定索賠。

（4）倉(cāng)儲(chǔ)保管環(huán)節(jié)控制

倉(cāng)儲(chǔ)保管方法不適當(dāng)、監(jiān)管不嚴(yán)密等導(dǎo)致B公司化學(xué)品損壞變質(zhì)，無法使用。倉(cāng)儲(chǔ)物資需要按照所要求的儲(chǔ)存條件妥善貯存，并健全防火、防洪、防盜、防潮、防病蟲害、防變質(zhì)等管理規(guī)范；生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)的在加工原料、周轉(zhuǎn)材料、半成品等要按照有助于提高生產(chǎn)效率的方式擺放。倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)當(dāng)詳細(xì)記錄存貨入庫(kù)、出庫(kù)及庫(kù)存情況，做到存貨記錄與實(shí)際庫(kù)存相符，并定期與財(cái)會(huì)部門、存貨管理部門進(jìn)行核對(duì)。

（5）盤點(diǎn)清查環(huán)節(jié)控制

B公司的存貨盤點(diǎn)清查制度不完善、計(jì)劃不可行，可能導(dǎo)致盤點(diǎn)清查工作流于形式、無法查清存貨真實(shí)狀況。應(yīng)當(dāng)建立存貨盤點(diǎn)清查制度，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況確定盤點(diǎn)周期、盤點(diǎn)流程、盤點(diǎn)方法等相關(guān)內(nèi)容，定期盤點(diǎn)與不定期抽查相結(jié)合，分類盤點(diǎn)與全面清查相結(jié)合，應(yīng)至少于每年年終開展一次全面盤點(diǎn)清查，盤點(diǎn)清查結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告；盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧、損毀、閑置以及需要報(bào)廢的存貨，應(yīng)當(dāng)查明原因、落實(shí)并追究責(zé)任，按照規(guī)定權(quán)限批準(zhǔn)后處理。

（6）存貨處置

存貨報(bào)廢處置責(zé)任不明確、審批不到位等可能導(dǎo)致企業(yè)利益受損。B公司應(yīng)定期對(duì)存貨進(jìn)行檢查，及時(shí)充分了解存貨的存儲(chǔ)狀態(tài)，對(duì)于存貨變質(zhì)、損毀、閑置、報(bào)廢或流失等狀況，要分清責(zé)任、分析原因，編制存貨處置單，報(bào)批后予以處置。此外，對(duì)于帳外物資也要進(jìn)行相關(guān)處置。

（7）提高存貨內(nèi)部控制的信息化水平

B公司要充分利用SAP系統(tǒng)，根據(jù)需要對(duì)采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)訂單、入庫(kù)單、領(lǐng)料單等相關(guān)信息設(shè)定權(quán)限，使存貨信息能夠及時(shí)顯示并被各部門共享，從而有利于企業(yè)根據(jù)信息及時(shí)地作出決策。[2]

目前B公司SAP系統(tǒng)中MRP（自動(dòng)平衡庫(kù)存）功能未能啟用，因?yàn)镸DM（主數(shù)據(jù)管理）物料主數(shù)據(jù)存在一物多碼現(xiàn)象，導(dǎo)致存貨數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，不能自動(dòng)平衡庫(kù)存，而人工平衡庫(kù)存工作量很大，因此存貨不能很好地被利用。針對(duì)該問題，公司已經(jīng)組織相關(guān)人員對(duì)MDM進(jìn)行修正。存貨數(shù)據(jù)修正后，利用MRP功能可以很大程度上提高存貨控制水平。

4　結(jié)論與展望

存貨內(nèi)部控制是企業(yè)內(nèi)部控制的重要組成部分，直接關(guān)系到企業(yè)流動(dòng)資金的占用水平和資產(chǎn)運(yùn)作能力，對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)和管理起著不可忽視的作用。企業(yè)應(yīng)重視存貨內(nèi)部控制中存在的問題，采取措施加強(qiáng)存貨的內(nèi)部控制。結(jié)合華誼集團(tuán)下屬B公司的存貨現(xiàn)狀，提出加強(qiáng)存貨內(nèi)部控制的有效措施，即通過制訂規(guī)范的工作程序和控制重點(diǎn)來加強(qiáng)存貨的內(nèi)部控制，在明確分工、落實(shí)責(zé)任的基礎(chǔ)上，從采購(gòu)、驗(yàn)收入庫(kù)、保管等環(huán)節(jié)入手，建立完善的內(nèi)部控制體系，同時(shí)在具體執(zhí)行中實(shí)施嚴(yán)格的控制和監(jiān)督，確保內(nèi)控體系得到有效執(zhí)行，只有這樣才能真正建立科學(xué)、合理的存貨內(nèi)部控制體系，堵塞管理漏洞，實(shí)現(xiàn)存貨管理精細(xì)化。

[1]李繼梅.如何實(shí)現(xiàn)企業(yè)存貨有效管理[J].商場(chǎng)現(xiàn)代化, 2010(26):23-24.

[2]趙團(tuán)結(jié).ERP環(huán)境下存貨的內(nèi)部控制要點(diǎn)[J].國(guó)際商務(wù)財(cái)會(huì).2011(2):71-73.

Study on Inventory Control of A Chemical Company

Qi Shuxia

Combined with the status of inventory management of Company B,a subsidiary of Huayi Group,the paper systematically analyzes the internal control defects of inventories,puts forward specific improvements,and researches on how to build a scientific and rational internal control system for inventories.

Internal control;Inventory;Company B

F 27

齊淑霞女1980年生本科會(huì)計(jì)碩士在讀工程師目前主要負(fù)責(zé)集中采購(gòu)工作

2015年6月