張曉偉

吉林省洮南市干部檔案室，吉林洮南 137100

新媒體技術(shù)在推動(dòng)檔案管理信息化進(jìn)程中的應(yīng)用分析

張曉偉

吉林省洮南市干部檔案室，吉林洮南 137100

隨著科技和社會(huì)的發(fā)展，我們已經(jīng)走進(jìn)了信息時(shí)代。在這樣的一個(gè)時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理工作面臨著巨大的挑戰(zhàn)，這就需要將新媒體、信息化、大數(shù)據(jù)……一個(gè)個(gè)新理念新技術(shù)和檔案管理工作逐步結(jié)合，提升檔案數(shù)字化水平，采用電子錄入，查找，促進(jìn)檔案管理工作水平提升，以新媒體技術(shù)為基礎(chǔ)，開展建立網(wǎng)站，微博，微信公眾號(hào)以及建立官方APP，提升電子化檔案管理工作的活力，方便受眾群體可以隨時(shí)普及知識(shí)，使其獲得新的動(dòng)力，讓其能夠在新的時(shí)代發(fā)揮新的作用。

檔案管理；新媒體技術(shù)；信息時(shí)代

1 新媒體時(shí)代下我國(guó)信息化檔案管理工作現(xiàn)狀

從史書記載來(lái)看，從古開始我國(guó)就很注重檔案保存。近年來(lái)，隨著社會(huì)發(fā)展，我國(guó)檔案管理工作也隨著電腦、網(wǎng)絡(luò)的更廣泛運(yùn)用逐步系統(tǒng)化、信息化、規(guī)范化。但在自動(dòng)化方面仍有不足之處，與新技術(shù)、新媒體結(jié)合仍舊不夠緊密。對(duì)個(gè)別珍貴文檔的保存仍舊僅停留在依靠計(jì)算機(jī)進(jìn)行目錄整理的階段，對(duì)資料的掃描、錄入仍有欠缺。信息技術(shù)在檔案管理中目前絕大部分僅是在充當(dāng)索引作用，未有效利用檔案信息化進(jìn)行更多的服務(wù)。在新媒體時(shí)代的今天，我們更加要注重改革，要將更多的媒體技術(shù)引入到檔案管理中，積極有效地推動(dòng)檔案管理信息化進(jìn)程。

2 新媒體技術(shù)時(shí)代下電子化檔案工作的優(yōu)勢(shì)

2.1 采用電子技術(shù)查閱，拓展檔案管理方式并加強(qiáng)宣傳

傳統(tǒng)的檔案管理方式，即人力整理方式是一種原始、粗放的管理方式。費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效率不高，同時(shí)也不利于檔案內(nèi)容的共享。而新媒體技術(shù)的應(yīng)用正改善了這一狀況，能有效提升檔案管理效率，更快捷方便的傳播其內(nèi)容，打破傳統(tǒng)模式下的局限性。使不方便查閱檢索的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成更方便傳播查閱的電子檔案，讓更多用戶可以更簡(jiǎn)單獲取自己需要的信息。

2.2 電子錄入和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)展示，提高檔案管理效率

傳統(tǒng)檔案工作效率低下，紙質(zhì)檔案全程過(guò)于依賴工作人員的收錄整理，而在檢索過(guò)程中依靠工作人員逐步查找，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。而電子化檔案完全克服了這些缺陷，不僅錄入信息更方便快捷，而且展示方式、管理方式均更高效更明了。多個(gè)途徑展示檔案內(nèi)容，多方式展示卷宗，讓資料成為無(wú)圍欄檔案，使用著無(wú)需費(fèi)時(shí)費(fèi)力就可獲得所需信息。并借此提高使用者對(duì)獲取相關(guān)信息的積極性，并降低管理人員工作強(qiáng)度與難度。

2.3 利用網(wǎng)絡(luò)、微博、微信等媒體，擴(kuò)大檔案宣傳影響力

在過(guò)去檔案管理工作中，主要交流方式是檔案管理部門創(chuàng)辦的內(nèi)部刊物、索引資料等。雖然是由檔案管理部門殫精竭慮做出的宣傳刊物，但是影響范圍較小，且整理難免有疏漏，而且僅憑介紹資料難免不夠直觀向人展示其內(nèi)容。而如今結(jié)合新媒體技術(shù)，開展網(wǎng)絡(luò)宣傳，微博，建立微信公眾號(hào)等，能擴(kuò)大檔案宣傳影響區(qū)域，掙脫地域束縛，向更多地區(qū)人民宣傳珍貴檔案的內(nèi)容，提高社會(huì)影響力，提升信息開放性及公共性，提升其社會(huì)價(jià)值。

3 新媒體技術(shù)在檔案信息化管理中的現(xiàn)狀問(wèn)題

3.1 數(shù)字化程度不足

在目前社會(huì)信息化的背景下，我國(guó)眾多檔案管理機(jī)構(gòu)都在積極推進(jìn)檔案數(shù)字化改革，并且為此制作了許多網(wǎng)站及在線檔案場(chǎng)館，為檔案信息更好的傳播與使用提供了優(yōu)秀的平臺(tái)，用戶可以更簡(jiǎn)便更準(zhǔn)確的找到自己需要的。但仍有許多不足之處存在。1）當(dāng)前檔案機(jī)構(gòu)網(wǎng)站制作較差，頁(yè)面布局不夠美觀、人性化，內(nèi)容較空泛，信息更新不及時(shí)，檢索不準(zhǔn)確，服務(wù)器較差，不能給用戶優(yōu)良的體驗(yàn)。2）檔案信息管理系統(tǒng)不夠成熟，檢索方式較單一，不能人性化、自由自主的檢索，因而影響電子檔案使用效率。3）宣傳力度不夠，方式不合適，公眾難以了解到，網(wǎng)站沒(méi)有足夠訪問(wèn)量。4）各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)重視度不夠，僅僅將信息傳播平臺(tái)視為不重要的點(diǎn)綴，使得檔案信息化及網(wǎng)站建設(shè)、制作得不到應(yīng)有重視，得不到足夠的人力、財(cái)力支持[3]。

3.2 檔案工作者思想及技術(shù)落后

近年來(lái)我國(guó)檔案業(yè)從業(yè)者科學(xué)文化水平有所提高，但相比于其他行業(yè)仍舊存在不小的差距，尤其是對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)及新媒體技術(shù)的理解應(yīng)用能力較差，不能跟上時(shí)代進(jìn)步的速度。沒(méi)有足夠的人才來(lái)建設(shè)，是檔案數(shù)字化進(jìn)步的一大難題。不少?gòu)臉I(yè)者感覺再學(xué)習(xí)較難，使一部分人產(chǎn)生了畏懼情緒，這也是檔案業(yè)難以在數(shù)字化建設(shè)方面有所建樹的原因之一。

4 新媒體時(shí)代下建立信息化檔案管理工作的對(duì)策

4.1 注重提升自我，優(yōu)化檔案管理水平

檔案管理工作水平的高低，從根源上來(lái)講是由自身技術(shù)水平、建設(shè)水平、認(rèn)知水平?jīng)Q定的。且不提過(guò)去，在當(dāng)今新媒體普及的背景下，檔案資源的質(zhì)量以及其管理工作的效率都決定了檔案管理工作本身的品質(zhì)與水準(zhǔn)。因此，在這個(gè)信息化時(shí)代，檔案管理不僅要提高工作的技術(shù)水準(zhǔn)，完善業(yè)務(wù)建設(shè)，更應(yīng)當(dāng)豐富檔案資料庫(kù)內(nèi)容。采用的技術(shù)也好，宣傳工作也罷，都只是“面子”，“面子”只能吸引人，要留住人靠的還是豐富的內(nèi)容，方便、快捷、準(zhǔn)確的使用體驗(yàn)，這些才是工作的“里子”。只有不斷的豐富資料庫(kù)，收藏更多有價(jià)值的檔案資料，采用更先進(jìn)的檢索管理系統(tǒng)，讓使用者能帶著希望而來(lái)，抱著滿意而去。對(duì)于珍貴的一些文獻(xiàn)資料，也應(yīng)有次序有準(zhǔn)備的展示給公眾，并利用新媒體技術(shù)強(qiáng)化編輯分類，對(duì)收藏內(nèi)容進(jìn)行有效的宣傳，才是新時(shí)代取勝之道。

如圖，就是一個(gè)典型的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)軟件結(jié)構(gòu)圖。我們要從新媒體技術(shù)入手，多采用多了解新媒體技術(shù)，不僅要了解新媒體技術(shù)，更應(yīng)該明白用什么，怎么用，為什么用。

4.2 以新媒體為介，擴(kuò)大宣傳力度

技術(shù)上的問(wèn)題很多時(shí)候并不是主要問(wèn)題，意識(shí)問(wèn)題才是最根源、最主要的問(wèn)題。我們首先要從自身入手，改變自己之前對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作觀念，改變檔案信息獲取方式，進(jìn)而改變讀者們的理念。目前的讀者們?nèi)耘f傾向使用傳統(tǒng)方式獲取所需要信息，譬如去圖書館檢索紙質(zhì)資料，從電臺(tái)電視獲取需要信息等。在新媒體時(shí)代，我們要突破這一傳統(tǒng)觀念，應(yīng)該更多地了解、應(yīng)用新媒體技術(shù)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)等新媒體形式去宣傳報(bào)道所藏資料信息以及工作的進(jìn)展與動(dòng)態(tài)，讓民眾了解更多、接觸更多、使用更多。促進(jìn)檔案信息在民眾中的傳播率、使用率、普及率。

4.3 提高工作人員業(yè)務(wù)水平

信息時(shí)代背景下，檔案管理工作不可避免的要和新媒體技術(shù)互相結(jié)合。因而，檔案管理從業(yè)人員應(yīng)及時(shí)了解并學(xué)習(xí)時(shí)代的變化、發(fā)展趨勢(shì)，著重需要注意其如何與檔案工作相結(jié)合。注重知識(shí)更新以適應(yīng)其發(fā)展。

5 結(jié)束語(yǔ)

檔案數(shù)字化是隨著當(dāng)前信息技術(shù)的發(fā)展所產(chǎn)生的一種新的檔案管理方式。數(shù)字化檔案在對(duì)檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、傳播、統(tǒng)計(jì)、檢索等工作中有這較傳統(tǒng)方式極大的優(yōu)勢(shì)。利用新媒體技術(shù)是當(dāng)前大勢(shì)所趨，也是更優(yōu)方案。我們應(yīng)從全新的角度看問(wèn)題，站在科技的前端，開展全體工作人員學(xué)習(xí)新知識(shí)，新技術(shù)，提高服務(wù)水平，跟上新媒體時(shí)代步伐，通過(guò)開展建立網(wǎng)站、微博、微信、手機(jī)APP等，在滿足人人在家也能隨時(shí)隨地閱讀和查找，讓民眾享受到更好的全新的體驗(yàn)，做不懈的努力！

[1]尹寶君.大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理中新媒體與傳統(tǒng)紙媒的融合研究[J].蘭臺(tái)世界，2015（23）：114-115.

[2]魏紅.新媒體背景下檔案管理工作職業(yè)發(fā)展研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（17）：211，213.

[3]張占武，史慧.檔案數(shù)字化、媒體化建設(shè)探析[J].圖書館理論與實(shí)踐，2014（11）：29-31.

G2

A

2096-0360（2015）14-0041-02

張曉偉，工作單位為吉林省洮南市干部檔案室。