湯慧

摘要：未來的社會(huì)發(fā)展是全面信息化的時(shí)代，落后的低效率的人事管理難以滿足信息化時(shí)代的需要，人事檔案管理是人事管理的重要組成部分，改革人事檔案管理的相關(guān)措施，能夠?yàn)樽畲笙薅鹊貙?shí)現(xiàn)人事檔案的價(jià)值。

關(guān)鍵詞：人事檔案；信息化；管理；挑戰(zhàn)；對(duì)策

中圖分類號(hào)：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2015）19-0040-02

人事檔案保存完整全面是考核員工最重要的依據(jù)，人事檔案主要包含有以下內(nèi)容：?jiǎn)T工的個(gè)人經(jīng)歷；員工的個(gè)人學(xué)歷等等。人事檔案中包含信息的特殊性也就決定了人事檔案必須在單位中得到妥善管理，妥善管理人事檔案是保證人事檔案真實(shí)可靠的保障，也能夠更好地利用人事檔案，將檔案視作錄用、提升員工職務(wù)的重要依據(jù)，不再是無用的廢紙。未來的社會(huì)是科技和效率的競(jìng)爭(zhēng)，一個(gè)單位如何快速有效的選用恰當(dāng)?shù)娜瞬?，就必須依賴于信息化管理的人事檔案。信息化人事檔案管理值得就是利用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，對(duì)人事檔案的管理流程全面進(jìn)行計(jì)算機(jī)化操作，操作便捷迅速，而且在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，人事檔案的公開化，也能夠保證人事檔案的真實(shí)性。

人事檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，主要體現(xiàn)在現(xiàn)實(shí)單位的管理中，主要表現(xiàn)為計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的成熟以及計(jì)算機(jī)防毒技術(shù)的程度，從技術(shù)層面上確保人事檔案信息不會(huì)遭到破壞，保證了人事檔案信息的隱秘性。除人事檔案管理人員可以憑借身份驗(yàn)證對(duì)人事檔案進(jìn)行查詢之外，任何人不能接觸到真實(shí)人事檔案，防止人為惡意破壞。

1人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化的重要意義

人事檔案管理實(shí)現(xiàn)全面信息化的優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在這幾個(gè)方面。

第一，利用率高。相比于傳統(tǒng)的對(duì)人事紙質(zhì)檔案管理的手段，人事檔案信息化管理能夠一次錄入，終身查詢，對(duì)于檔案的增加只要利用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)就能夠完成，傳統(tǒng)的人工管理方式，需要檔案管理人員對(duì)檔案信息進(jìn)行搜集、歸類以及存放，解放出了大量的人力勞動(dòng)，而且傳統(tǒng)的人工管理方式，如果有需要，查找檔案時(shí)，需要多次翻閱原始紙質(zhì)檔案。檔案管理人員的任務(wù)量相對(duì)較大。實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理之后，除在初期錄入時(shí)需要大量人力之外，之后的查詢只是點(diǎn)擊鼠標(biāo)的事情，而且主要在身份驗(yàn)證明確的情況下，擁有檔案管理權(quán)限的人員都可以對(duì)檔案進(jìn)行查詢。檔案信息的利用率明顯升高。

第二，有效保護(hù)紙質(zhì)原始檔案。人事檔案因?yàn)槠鋬?nèi)容的特殊性是單位應(yīng)用率較高的信息。如果需要查詢員工的人事檔案時(shí)，檔案管理人員需要對(duì)人事檔案經(jīng)常性的進(jìn)行拆裝，時(shí)間一久，人事檔案的原始文件會(huì)遭到破壞。實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理之后，人事檔案全部在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中備份，查找所需的信息時(shí)只需在數(shù)據(jù)庫(kù)中完成查詢即可，不再完全依賴于原始檔案，原始檔案能夠很好地存放。

第三，改變單位工作方式。隨著社會(huì)信息化程度的進(jìn)一步提高，員工的基本信息在網(wǎng)上都能夠查到，單位在聘用員工時(shí)，不再單純地依靠員工的簡(jiǎn)歷，而是可以在網(wǎng)上直接查詢員工的學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷，能夠更全面的考查員工。而且對(duì)于錄用員工的表現(xiàn)，即使錄入到檔案信息中，信息化檔案管理新增檔案條例比紙質(zhì)檔案更加容易，而且錄入信息的范圍更加廣泛，全面記錄考核員工的表現(xiàn)，從側(cè)面也激勵(lì)了員工的工作態(tài)度。

2人事檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)

即使快速發(fā)展的計(jì)算機(jī)技術(shù)為檔案管理信息化提供了技術(shù)保障，但是在現(xiàn)實(shí)應(yīng)用中，僅僅依靠技術(shù)進(jìn)步是不夠，還包含其他的因素。這些因素結(jié)合起來造成人事檔案管理難以推行信息化的“罪魁禍?zhǔn)住薄?/p>

首先，信息化檔案管理普及率較差。國(guó)內(nèi)目前的人事檔案管理主要還是人工管理方式為主，計(jì)算機(jī)管理方式為輔的管理方式。而且人事檔案管理的工作流程涉及檔案的接受、檔案的整理、檔案的鑒定、檔案的保管以及檔案的利用等等。這些流程中實(shí)現(xiàn)信息化管理的僅僅是檔案的利用階段，對(duì)于前期檔案的接受以及整理，主要還是人工為主。造成之一現(xiàn)象的主要原因是因?yàn)?，人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理首先需要一定的資金支持，其次需要強(qiáng)有力的技術(shù)支持，包括計(jì)算機(jī)的配套設(shè)施、檔案處理軟件、檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)以及操作系統(tǒng)等等。

其次，數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用落后。人事檔案信息化主要依靠數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)檔案進(jìn)行有效管理，這些數(shù)據(jù)庫(kù)的引進(jìn)以及應(yīng)用都應(yīng)該與檔案的管理流程一致，包含檔案信息的接收、歸檔、整理、存儲(chǔ)、更新、查詢、使用和銷毀等等。在現(xiàn)實(shí)檔案管理中，由于人事檔案多且雜，使得人事檔案在錄入數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)存在著存檔數(shù)據(jù)不完整、數(shù)據(jù)更新不及時(shí)以致查詢不到所需信息等等問題。人事檔案信息化管理過程中除這些人為的影響因素，還存在很多難以抗拒的影響因素，例如火災(zāi)、計(jì)算機(jī)病毒等。人事檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化在全社會(huì)沒有統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)，人事檔案管理也沒有明確的標(biāo)準(zhǔn)，因此在人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)引進(jìn)過程中，各大單位的都不相同，很難實(shí)現(xiàn)信息共享，限制人事檔案的利用范圍。

再次，人事檔案管理人員難以適應(yīng)信息化辦公。傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已經(jīng)完全不能夠適應(yīng)計(jì)算機(jī)辦公環(huán)境下的工作方式。而且人事檔案信息化管理中，要求工作人員不僅具備傳統(tǒng)的人事檔案管理的相關(guān)知識(shí)，還需要具備深厚的計(jì)算機(jī)專業(yè)化知識(shí)，后者甚至較前者更重要。人事檔案管理人員年齡層不一，中老年層對(duì)于計(jì)算機(jī)這一新興辦公技術(shù)的掌握需要一個(gè)長(zhǎng)期的過程，但是不斷更新?lián)Q代的計(jì)算機(jī)技術(shù)卻不能滿足管理人員的這一需求，而是需要學(xué)習(xí)能力更快更強(qiáng)的管理人員。

最后，人事檔案信息安全難以保證。在傳統(tǒng)檔案管理工作模式的影響下，檔案管理工作人員對(duì)于信息化檔案的安全意識(shí)模糊，主要表現(xiàn)在，第一，檔案管理工作人員操作不當(dāng)，對(duì)于歸檔以及公開發(fā)布的信息審查不夠嚴(yán)格，出現(xiàn)信息漏洞。第二，信息檔案比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案更容易修改，這就需要對(duì)檔案管理人員作出嚴(yán)格要求，嚴(yán)禁檔案管理人員修改檔案。第三，檔案管理信息化是建立在計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展的基礎(chǔ)之上的，計(jì)算機(jī)黑客和計(jì)算機(jī)病毒是檔案管理需要防范的重點(diǎn)之一，稍有不慎，就會(huì)造成檔案管理的巨大損失。

3人事檔案信息化管理的對(duì)策研究

實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化需要從以下幾個(gè)方面同時(shí)人手，綜合解決人事檔案信息化過程中存在的問題。

3.1統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

面對(duì)檔案管理信息化過程中標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一造成的困局，需要政府制定明確的標(biāo)準(zhǔn)，將這些制度法制化，確保檔案管理在政策法規(guī)的指導(dǎo)下，實(shí)現(xiàn)信息化管理下檔案的高度利用率。

信息化檔案管理的法制建設(shè)包含的內(nèi)容相對(duì)較多，首先是針對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的法律規(guī)范，明確規(guī)定信息化檔案管理中所使用到的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)協(xié)議、數(shù)據(jù)權(quán)限以及查詢網(wǎng)絡(luò)，保證檔案管理在技術(shù)層面上實(shí)現(xiàn)信息共享。其次是針對(duì)電子化的檔案信息的法律法規(guī)，規(guī)范電子檔案歸檔和利用的工作流程以及嚴(yán)禁事項(xiàng)，防止在檔案信息電子化中存在的“貓膩”。確保電子檔案真實(shí)有效，發(fā)揮檔案應(yīng)有的功效。完善的法規(guī)，明確的標(biāo)準(zhǔn)是人事檔案信息化發(fā)展的保障。

3.2更新檔案管理的信息技術(shù)

法律是全面實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理的外部基礎(chǔ)，除此之外，更重要的還是信息技術(shù)的更新與聯(lián)合。目前在信息化發(fā)展過程中，不同的科技公司“各自為政”，例如有專門研究數(shù)據(jù)庫(kù)的公司、有專門研究殺毒軟件的公司等等。但是在檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化中，需要多個(gè)技術(shù)相互聯(lián)合，提供全面的技術(shù)保障。

3.3提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理工作人員水平高低不一，因此，亟須引進(jìn)高素質(zhì)綜合性人才滿足檔案信息化建設(shè)的需要。除了人才引進(jìn)計(jì)劃之外還需要對(duì)在職員工進(jìn)行培訓(xùn)，制定層次化的培訓(xùn)機(jī)制，針對(duì)中青年工作人員的知識(shí)層次，制定個(gè)性化差異化的培訓(xùn)內(nèi)容以及培訓(xùn)項(xiàng)目。逐步提高工作人員的工作能力和工作水平。

除此之外，還需要提高人事檔案在社會(huì)服務(wù)體系中的服務(wù)作用，強(qiáng)化檔案管理工作人員的服務(wù)意識(shí)，在全社會(huì)層面實(shí)現(xiàn)人事檔案資源共享，促進(jìn)人事檔案市場(chǎng)化發(fā)展。進(jìn)一步拓寬人事檔案信息的服務(wù)功能，將人事檔案按照文字、圖形多種形式實(shí)現(xiàn)有效加工，在不同的檔案系統(tǒng)中進(jìn)行存儲(chǔ)，按照現(xiàn)實(shí)需要的不同提取不同類型的檔案形式資料，提高人事檔案的服務(wù)層面和服務(wù)范圍。

4結(jié)束語

人事檔案信息化管理是未來社會(huì)發(fā)展的需要，人事檔案想要做好輔助工作，實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值，勢(shì)必不斷實(shí)現(xiàn)信息化。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的日益發(fā)展，信息化管理滲透到社會(huì)的各行各業(yè)，傳統(tǒng)的人事檔案管理已經(jīng)不適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的要求，實(shí)現(xiàn)人事檔案高度信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理勢(shì)在必行。信息化的過程是挑戰(zhàn)與機(jī)遇并存的過程。需要檔案管理相關(guān)部門堅(jiān)定信心，逐步推行檔案管理的信息化進(jìn)程。