張清云

摘 要：隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理工作在生產(chǎn)、教育、服務(wù)等行業(yè)中發(fā)揮著重要的作用。與此同時(shí)，在新的發(fā)展時(shí)期，人事管理也需要與時(shí)俱進(jìn)，不斷加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)。只有這樣，才能保證人事檔案的真實(shí)性、可靠性。然而，當(dāng)前人事檔案管理信息化程度明顯比較低，在很大程度上阻礙了檔案管理信息化水平的發(fā)展。本文主要對(duì)人事檔案的信息化管理進(jìn)行了簡(jiǎn)單的分析與探討。

關(guān)鍵詞：人事檔案；信息化；管理

一、人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性

檔案管理的信息化指的是：采用信息化管理理念、方式，快速、高效的對(duì)龐雜的檔案信息進(jìn)行篩選、分類(lèi)、儲(chǔ)存、檢索等，從而轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的人工檔案管理方式，最終提高資源的利用效率。在當(dāng)前的檔案信息化建設(shè)中，加快了電子檔案的應(yīng)用與推廣，它以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為支撐，極大地方便了檔案的及時(shí)保存、修改與檢索等。與傳統(tǒng)檔案管理方式相比，電子檔案具有成本低、工作效率高的優(yōu)勢(shì)。同時(shí)，在網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代，信息技術(shù)極大地促進(jìn)了行業(yè)的改革，并且創(chuàng)造了更大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。對(duì)于我國(guó)人事檔案管理來(lái)講，同樣需要實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化?？梢哉f(shuō)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化是時(shí)代發(fā)展的必然，是提高人事管理各項(xiàng)工作效率的剛性需求?？偠灾?，在未來(lái)領(lǐng)域的發(fā)展中，加快人事檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)是一件刻不容緩的工作，人力資源管理部門(mén)的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員必須引起高度的重視。

二、人事檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中存在的問(wèn)題

（一）人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化程度低

在人事檔案管理工作中，標(biāo)準(zhǔn)化是現(xiàn)代化檔案管理的重要組成。一直以來(lái)，對(duì)于人事檔案的管理工作國(guó)家制定了相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)化文件，而且逐漸形成了一個(gè)科學(xué)的管理體系。但是因?yàn)槿耸聶n案本身復(fù)雜多樣，所以導(dǎo)致檔案的管理工作缺乏系統(tǒng)性，檔案的管理大多是分散性的。由于各個(gè)單位在檔案管理工作中都會(huì)依據(jù)自身的情況來(lái)選擇適合自己的檔案管理硬件設(shè)備，導(dǎo)致人事檔案管理的水平也參差不齊。此外因?yàn)榧夹g(shù)水平的限制，檔案管理軟件設(shè)施也沒(méi)有嚴(yán)格遵循國(guó)家統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，管理功能比較單一。

（二）缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員

雖然目前我國(guó)對(duì)人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求，但是人事檔案管理人員的水平依舊比較低，對(duì)檔案管理的先進(jìn)理念及專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平都掌握不足。管檔人員業(yè)務(wù)不熟、檔案管理制度執(zhí)行差。對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔和裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，難以適應(yīng)干部檔案管理工作。個(gè)別管理人員在接、轉(zhuǎn)調(diào)出、轉(zhuǎn)入或退休手續(xù)時(shí)需要查檔案時(shí)，未嚴(yán)格按規(guī)定辦事，部門(mén)與管檔單位缺乏協(xié)調(diào)和溝通。需要用檔案時(shí)，大都由本人自己提取，造成在接轉(zhuǎn)檔案時(shí)不密封，借出不按時(shí)歸還等現(xiàn)象。個(gè)別人趁機(jī)鉆空子，抽取個(gè)人檔案材料進(jìn)行造假、銷(xiāo)毀或涂改等，嚴(yán)重影響了檔案的真實(shí)性。

（三）人事檔案管理投入不足

在人事檔案管理工作中，經(jīng)費(fèi)的短缺也是制約檔案管理順利開(kāi)展的一個(gè)重要方面。而經(jīng)費(fèi)的不足主要是因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理的重視度不夠，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，人事檔案管理資金投入不足。這種現(xiàn)象尤其體現(xiàn)在基層單位，對(duì)干部檔案管理必備的條件解決落實(shí)。個(gè)別單位沒(méi)有專(zhuān)用檔案室；有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設(shè)備不配套，造成檔案材料霉變、蟲(chóng)蛀等現(xiàn)象；有些單位的檔案夾都被蟲(chóng)蛀多處小孔，影響了檔案的美觀和完整；有些單位連檔案整理必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾都無(wú)法購(gòu)置齊備。管理經(jīng)費(fèi)的不足，導(dǎo)致人事檔案管理工作與標(biāo)準(zhǔn)化管理的要求相差太遠(yuǎn)。

三、如何提高人事檔案的信息化管理水平

（一）改變觀念，知難而進(jìn)

人事檔案管理工作是按照國(guó)家政策，在工作中形成的記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)和工資待遇等內(nèi)容的文件材料，是人力資源管理與開(kāi)發(fā)利用的重要依據(jù)，對(duì)個(gè)人成長(zhǎng)起著重要作用。認(rèn)識(shí)人事檔案管理的作用，分析存在的問(wèn)題和不足，切實(shí)做好人事檔案管理工作，對(duì)于人力資源開(kāi)發(fā)利用，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的健康發(fā)展具有重要的積極意義。目前，我國(guó)人事檔案信息化的發(fā)展已進(jìn)入成熟期，傳統(tǒng)的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用和編研等工作已不能適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展，因此各級(jí)各部門(mén)要更新觀念，改變對(duì)人事檔案管理工作的傳統(tǒng)認(rèn)識(shí)，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)。要對(duì)人事檔案管理的各種軟件產(chǎn)品進(jìn)行全面的更新?lián)Q代，利用各種技術(shù)手段，以人事檔案信息為管理對(duì)象，將檔案進(jìn)行數(shù)字化加工。

（二）嚴(yán)格制度，推行責(zé)任追究制

隨著政治經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深化，干部的考察、考核、學(xué)歷、培訓(xùn)、聘任和專(zhuān)業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集與整理帶來(lái)了新的要求。為了確保人事檔案的安全與完整，避免檔案材料的丟失與改動(dòng)，必須建立健全檔案工作管理制度和責(zé)任追究制度。嚴(yán)格檔案的轉(zhuǎn)遞、借閱和查閱等手續(xù)；做到轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出和接收材料有登記；查閱、借閱檔案有登記；信息準(zhǔn)確，利用方便。從而有效地制約干部檔案泄密和涂改等人為因素。對(duì)人事檔案管理中出現(xiàn)問(wèn)題的，嚴(yán)格實(shí)行責(zé)任追究。

（三）建設(shè)高素質(zhì)的人事檔案管理人才隊(duì)伍

在信息化時(shí)代下，人事檔案管理的技術(shù)不斷發(fā)展與成熟。為了推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，必須盡快建立一支綜合素質(zhì)高、專(zhuān)業(yè)能力強(qiáng)的檔案管理人才隊(duì)伍。各級(jí)組織人事部門(mén)要按照《干部檔案工作條例》三十八條規(guī)定，注意加強(qiáng)干部檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的共產(chǎn)黨員從事干部檔案工作；要定期組織人事檔案管理人員參加專(zhuān)業(yè)技術(shù)知識(shí)培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任心，不斷學(xué)習(xí)新的檔案管理知識(shí)，特別是現(xiàn)代化的檔案管理手段，熟練掌握收集、整理、鑒別、裝訂歸檔材料的技術(shù)和能力，培養(yǎng)一支熱愛(ài)檔案工作，熟練檔案業(yè)務(wù)，安心本職工作，具有奉獻(xiàn)精神的檔案管理干部。同時(shí)，在檔案日常工作維護(hù)工作中，要加大研究力度，針對(duì)出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題要及時(shí)解決。使檔案工作適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的需要，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。

（四）完善電子檔案管理體系，確保其正常運(yùn)行

隨著計(jì)算機(jī)、光盤(pán)、縮微、多媒體等技術(shù)的發(fā)展，為電子檔案系統(tǒng)的建立提供了良好的物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)支持，國(guó)內(nèi)多家大型的人事檔案部門(mén)已建立了電子檔案系統(tǒng)，但到目前為止還不夠完善，針對(duì)存在的問(wèn)題還需要做好以下方面工作：

1、對(duì)計(jì)算機(jī)條件下的人事檔案信息流程進(jìn)行改進(jìn)、規(guī)范，采用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化管理。首先將系統(tǒng)的電子信息全部進(jìn)行憑證化處理，將人事檔案電子信息同其他信息系統(tǒng)中獨(dú)立出來(lái)，形成具有原始性、完整性和不可抵賴(lài)性，符合法律要求的數(shù)據(jù)文件，使電子信息檔案系統(tǒng)平臺(tái)更加完善。

2、電子人事檔案的形成要經(jīng)過(guò)歸檔處理，這個(gè)過(guò)程主要是將所有的檔案信息封裝成為以卷為單位的檔案基本單位，每個(gè)卷都有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的子數(shù)據(jù)（電子封面），這也是系統(tǒng)平臺(tái)管理的需要，只有符合要求才能實(shí)現(xiàn)共享。

3、對(duì)采集的電子信息進(jìn)行統(tǒng)一化管理。主要包括登記、歸檔、整理、移交、接收、保管、遷移、鑒定銷(xiāo)毀、查詢(xún)借閱、備份恢復(fù)等覆蓋案卷整個(gè)生命周期的各環(huán)節(jié)管理。同時(shí)保證對(duì)流程運(yùn)行過(guò)程中各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的流轉(zhuǎn)痕跡進(jìn)行記錄查詢(xún)等具有可操作性。

（五）加強(qiáng)電子文件的管理

當(dāng)前，在計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展下，大量的重要文件被傳送到互聯(lián)網(wǎng)中，并以電子文件的方式存在。鑒于此，人事檔案管理人員必須盡快深入到文件工作領(lǐng)域當(dāng)中，接受、出巡大量的電子文件，并加強(qiáng)管理。比如，針對(duì)已經(jīng)歸檔的文件，將其設(shè)置為只讀文件。這種格式的文件只能提供閱讀服務(wù)，具有不可被更改的性質(zhì)。在此基礎(chǔ)上，不僅提高了電子文件的可靠性，而且有效地保護(hù)了原始文件的結(jié)構(gòu)。除此之外，使電子文件與紙質(zhì)文件在人事檔案管理工作中，發(fā)揮著同樣的社會(huì)效應(yīng)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著信息時(shí)代到來(lái)，人事檔案信息化對(duì)我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展顯得越來(lái)越重要，也為人事檔案管理人員的工作提出了更高的要求。作為人事檔案管理人員，一定要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理的知識(shí)和與之相關(guān)的科學(xué)知識(shí)，為我國(guó)檔案管理水平的提高做出貢獻(xiàn)。

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