曹力丹

摘要：隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)也在不斷革新與進(jìn)步，積極改進(jìn)文檔資料數(shù)據(jù)信息的管理，對于提高工作效率、促進(jìn)信息化產(chǎn)業(yè)建設(shè)等具有重要的意義。本文根據(jù)三層體系架構(gòu)的設(shè)計思想，設(shè)計了一套文檔資料管理系統(tǒng)，通過本文的分析研究，希望能實現(xiàn)文檔資料信息簡便管理及資源共享的目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：文檔資料；管理系統(tǒng)；設(shè)計與實現(xiàn)

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2016）02-0053-02

互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，推動了信息技術(shù)的不斷革新與進(jìn)步，信息化日趨成為社會發(fā)展的主要推動力。積極改進(jìn)文檔資料數(shù)據(jù)信息的管理，以提高工作效率，實現(xiàn)文檔資料信息資源的共享，促進(jìn)商務(wù)信息化建設(shè)，變得很有必要。

一、文檔資料管理系統(tǒng)的設(shè)計原則

1.安全可靠性。文檔資料管理系統(tǒng)是一種信息龐大、用戶人數(shù)多、使用頻次高的依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的在線服務(wù)系統(tǒng)，因而必須通過互聯(lián)網(wǎng)對外部提供所需的服務(wù)。互聯(lián)網(wǎng)自誕生以來，給人們生活帶來了巨大的變化，互聯(lián)網(wǎng)作為一個龐大的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，其網(wǎng)點遍布全世界。然而，互聯(lián)網(wǎng)在為人們提供便捷的通信的同時，也存在著安全隱患?；ヂ?lián)網(wǎng)自身所具有的信息資源的共享性、整體的開放性和分布的廣域性[1]，也為信息系統(tǒng)的破壞、重要信息的盜取及黑客非法操作提供了便利的可乘之機(jī)，而信息系統(tǒng)的破壞、重要信息的盜取及黑客非法操作等又很難預(yù)防和控制。因而，文檔資料管理系統(tǒng)的建設(shè)，首先必須要建立安全可靠的信息安全管理機(jī)制，以有效保證文檔資料管理系統(tǒng)在線服務(wù)的穩(wěn)定與安全。

2.靈活便捷性。文檔資料管理系統(tǒng)要求實現(xiàn)的功能很多，其要求滿足的用戶需求也很多，且文檔資料管理系統(tǒng)運行的周期很長，因而，要求文檔資料管理系統(tǒng)具有靈活便捷性，要能夠靈活、便捷和迅速地運轉(zhuǎn)，同時能夠靈活、便捷和迅速地調(diào)整流程，以滿足用戶的需求。

3.擴(kuò)展延伸性。文檔資料管理系統(tǒng)的基本業(yè)務(wù)需求，往往會隨時間及用戶等各種因素的變化而變化。因而，文檔資料管理系統(tǒng)還必須具有擴(kuò)展延伸性。良好的擴(kuò)展延伸性是文檔資料管理系統(tǒng)得以持續(xù)不斷發(fā)展的強大動力，文檔資料管理系統(tǒng)從信息管理平臺的角度去定位，能夠在系統(tǒng)使用前期實現(xiàn)文檔資料管理與分析等基礎(chǔ)功能，而且，其擴(kuò)展延伸性還能夠?qū)崿F(xiàn)信息門戶、綜合事務(wù)、決策分析、知識管理和業(yè)務(wù)流程等功能，滿足系統(tǒng)用戶后續(xù)發(fā)展的需求。

二、文檔資料管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)設(shè)計

1.設(shè)計思路。該文檔資料管理系統(tǒng)的設(shè)計思路，參照了國際咨詢工程師聯(lián)合會（FIDIC）、國際信息系統(tǒng)審計與控制協(xié)會（ISACA）等機(jī)構(gòu)先進(jìn)的項目管理經(jīng)驗和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，此外，還結(jié)合了我國目前信息系統(tǒng)工程建設(shè)特點與要求，將關(guān)系數(shù)據(jù)庫與文檔服務(wù)相結(jié)合，由此設(shè)計了力求滿足用戶需要的文檔資料管理系統(tǒng)。

2.文檔資料管理系統(tǒng)資源分類。文檔資料管理系統(tǒng)資源可以分為很多類，如標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、法律法規(guī)、專業(yè)技術(shù)、電子文獻(xiàn)等。

3.文檔資料管理系統(tǒng)架構(gòu)。文檔資料管理系統(tǒng)架構(gòu)一般有三層，分別包括：表現(xiàn)層、服務(wù)層和數(shù)據(jù)訪問層。表現(xiàn)層又稱View模塊，服務(wù)層又稱Service模塊，而數(shù)據(jù)訪問層則稱Data模塊。之所以這樣分層，主要是為了實現(xiàn)“高內(nèi)聚，低耦合”。

三、文檔資料管理系統(tǒng)主要功能的設(shè)計和實現(xiàn)

文檔資料管理系統(tǒng)主要功能的設(shè)計是依據(jù)文檔部門和廣大用戶的客觀實際需求，一般包含：文檔資料分類管理、文檔資料用戶類型及權(quán)限管理、文檔資料功能使用管理、文檔資料檢索與閱覽管理、文檔資料數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析、文檔資料系統(tǒng)維護(hù)管理。

1.文檔資料分類管理。文檔資料分類系統(tǒng)一般為樹形結(jié)構(gòu)，可以分成很多級：第一級、第二級、等三級、第四級……樹形結(jié)構(gòu)對于級別沒有限制，可隨意添加子節(jié)點。為了確保該系統(tǒng)的擴(kuò)展延伸性，文檔資料分類系統(tǒng)的第一級一般代表“家族”。在文檔資料管理系統(tǒng)中與樹形結(jié)構(gòu)第一級相對應(yīng)的為“文檔資料管理”；從第二級開始，定義文檔資料的分類[2]。

（1）列表格。文檔資料管理系統(tǒng)中的列表是根據(jù)級別、名稱以及上級名稱進(jìn)行查詢、檢索等，并且根據(jù)文檔資料分類全稱予以排序。

（2）資料信息的添加與修改。文檔資料需要添加新的分類時，要先建立相應(yīng)的文件夾；文檔內(nèi)資料需要對分類進(jìn)行修改時，不用修改相應(yīng)的文件夾。按照文檔資料分類代碼、文檔資料分類名稱以及文檔資料排列順序號碼建立相應(yīng)的文件夾，存儲不同分類的文檔資料。

（3）資料信息的刪除。文檔資料分類系統(tǒng)中的某個或者某些節(jié)點需要刪除時，必須按照下面兩條“刪除約束”來進(jìn)行：第一，在進(jìn)行刪除操作時，只能刪去葉子節(jié)點，不可對有子節(jié)點的部分進(jìn)行刪除操作。第二，對于已用過的文檔資料分類節(jié)點，也不可刪去。如何判斷一個或多個節(jié)點是否使用，則要看在文檔資料表中進(jìn)行查詢時是否有對應(yīng)的資料分類分檔。進(jìn)行刪除操作時，將是否有效狀態(tài)改成“無效”，在進(jìn)行文檔資料上傳時，不可選取“無效”的分類。

2.文檔資料用戶類型及權(quán)限管理。文檔資料管理系統(tǒng)的用戶主要有三大類，包含文檔資料管理系統(tǒng)管理員、高級用戶和普通用戶。其中，文檔資料管理系統(tǒng)管理員主要負(fù)責(zé)對系統(tǒng)日常的管理和維護(hù)；高級用戶一般為內(nèi)部管理層領(lǐng)導(dǎo)，是參與此項工作的領(lǐng)導(dǎo)人，通過系統(tǒng)提供的平臺去了解下屬員工對工作的進(jìn)展?fàn)顩r及查閱有關(guān)資料；普通用戶可通過系統(tǒng)提供的平臺查閱與工作相關(guān)的資料，共享工作中積累的經(jīng)驗與成果。

基于開發(fā)框架的權(quán)限管理，基于角色管理，與文檔資料分類系統(tǒng)管理相結(jié)合，實現(xiàn)不同角色可以更新維護(hù)不同分類的文檔資料的功能，相當(dāng)于數(shù)據(jù)權(quán)限管理。文檔資料的管理，即文檔資料的上傳、文檔資料的更新，與文檔資料的檢索分屬于兩個不同的模塊，二者相互獨立。而文檔資料權(quán)限控制均使用其定制的角色與文檔資料分類系統(tǒng)對應(yīng)關(guān)系。其中，文檔資料管理模塊使用“寫權(quán)限”，主要用于更新和維護(hù)各類文檔資料；而文檔資料檢索模塊則使用“讀權(quán)限”，僅用于檢索和瀏覽文檔資料。

3.文檔資料功能使用管理。文檔資料管理模塊的主要功能有：文檔資料的上傳、文檔資料的查看、文檔資料的修改、文檔資料的更新、文檔資料的刪除以及文檔資料的存儲類型與文件路徑等。文檔資料上傳類型一般有：word格式、txt格式、pdf格式、ppt格式、gif格式、jpg格式以及excel格式等等。

文檔資料上傳的步驟：首先，點擊進(jìn)入上傳頁面，然后選擇添加新的文檔資料文件。在文檔資料上傳的過程中，需要先對文檔資料文件實施分類管理操作，確認(rèn)其資料分類，另外還要制定相應(yīng)的屬性分類，一般屬性分類有三個。待文檔資料上傳成功以后，資料狀態(tài)會默認(rèn)為“新增”，其版本數(shù)字會默認(rèn)為一。新上傳成功的文檔資料可進(jìn)行屬性分類，該系統(tǒng)支持其分類，為了方便精確查找，和對文檔資料進(jìn)行進(jìn)一步細(xì)致分類，一份文檔可以分到三個文檔資料分類當(dāng)中去。

4.文檔資料檢索與閱覽管理。文檔資料管理系統(tǒng)通過對文檔資料的檢索，能夠閱覽最新版本的資料文件。當(dāng)文檔資料在文檔資料管理系統(tǒng)中被檢索到之后，系統(tǒng)會自動記錄資料被檢索的次數(shù)，這些會被作為統(tǒng)計分析的數(shù)據(jù)來源之一，而且當(dāng)點擊打開了文檔資料管理系統(tǒng)中的資料文件的詳細(xì)頁面時，檢索記錄都能夠清楚顯示。

5.文檔資料數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析。文檔資料管理系統(tǒng)統(tǒng)計與分析模塊的主要功能為：文檔資料數(shù)據(jù)點擊率排名統(tǒng)計與分析、相關(guān)文檔資料分類統(tǒng)計與分析、文檔資料貢獻(xiàn)情況統(tǒng)計與分析以及屬性分類統(tǒng)計與分析等。其中，屬性分類統(tǒng)計與分析可參照相關(guān)文檔資料分類統(tǒng)計與分析來進(jìn)行，而文檔資料貢獻(xiàn)情況則可依據(jù)責(zé)任人統(tǒng)計、發(fā)布單位統(tǒng)計或者以年為單位進(jìn)行具體分析。

6.文檔資料系統(tǒng)維護(hù)管理。在文檔資料管理系統(tǒng)正常運行前，首先要對文檔資料管理系統(tǒng)執(zhí)行日常維護(hù)與管理操作，文檔資料管理系統(tǒng)維護(hù)一般分成六個部分，分別是文檔資料管理系統(tǒng)設(shè)置、角色權(quán)限維護(hù)、文檔資料數(shù)據(jù)字典維護(hù)、文檔資料數(shù)據(jù)備份、文檔資料數(shù)據(jù)恢復(fù)以及文檔資料系統(tǒng)用戶設(shè)置。

四、結(jié)束語

文檔資料管理系統(tǒng)的設(shè)計與開發(fā)應(yīng)用，對信息化的進(jìn)一步發(fā)展具有重要的意義。筆者希望有更多的有志之士，能夠投身到這個課題的研究之中，并指出筆者在文中的不足之處，同時也為文檔資料管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)這一課題的研究，做出自己應(yīng)有的一份貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]王海龍.行政文檔管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[D].山東大學(xué)，2013.

[2]顧麗娜，宋麗華，張建成.文檔管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[J].山東科學(xué)，2011，（5）：52-55.