李銳

【摘要】現(xiàn)代網(wǎng)絡技術(shù)推動了社會生活各個方面的進步，計算機信息技術(shù)已經(jīng)廣泛應用和普及了，不但改變了人們的生活，也改變了生產(chǎn)管理方式。人事檔案管理是企業(yè)管理中非常重要的組成部分，人事檔案管理工作成敗直接關(guān)系到企事業(yè)單位的生存和發(fā)展。在新的經(jīng)濟形勢和社會環(huán)境下，必須要充分利用計算機信息技術(shù)的優(yōu)勢，加強對人事檔案管理的信息化建設(shè)。本文主要通過對人事檔案管理信息化建設(shè)的意義、人事檔案管理信息化建設(shè)問題入手進行分析，總結(jié)出人事檔案管理信息化建設(shè)對企業(yè)發(fā)展的促進作用。

【關(guān)鍵詞】人事檔案管理；信息化建設(shè)；意義；問題；對策

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）02（b）-0000-00

社會主義現(xiàn)代化建設(shè)步伐的加速，使社會面貌發(fā)生了翻天覆地的變遷，知識經(jīng)濟和信息時代悄悄來臨，我國不論是社會、政治還是經(jīng)濟、文化都發(fā)生著重大變革，各行業(yè)迎來了新機遇，在新的時代和社會背景下，做為管理學中重要環(huán)節(jié)的人事檔案管理，也由傳統(tǒng)的人工手工管理向著信息化管理的方向不斷轉(zhuǎn)化，使得了檔案管理、檔案查詢。人事檔案管理信息化建設(shè)并不長，會管理的不會計算機，會計算機的不懂管理，由于溝通協(xié)調(diào)不暢通，有了技術(shù)，但還是應用軟件開發(fā)不到位、不精確，特別是在實踐操作中，有些軟件不適用，影響了管理的科學系統(tǒng)性，有些合適的軟件，由于操作人員經(jīng)驗少，還不能熟練應用操作，各種原因引起的問題，在人事檔案管理中屢見不鮮，只有相關(guān)部門和人員不斷加強認識，勇于探索、不斷創(chuàng)新，才能有效地促進人事檔案管理工作的健康發(fā)展。

1人事檔案管理信息化建設(shè)意義

1.1有利于實現(xiàn)人事檔案現(xiàn)代化管理

人們生活在強大的信息時代，對各類信息的挖掘并形成資源價值是時代的要求，對人事檔案管理納入信息化建設(shè)，實現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化管理是當前需要解決的重點問題，只有不斷順應時代潮流，才能把笨拙的工作轉(zhuǎn)換成靈活的流程，只有實現(xiàn)檔案管理信息化，才能從根本上提高人事檔案管理工作效率。

1.2有利于實現(xiàn)人事檔案信息資源的共享

信息化加強關(guān)聯(lián)效應，通過不同信息的交叉管理應用，可以轉(zhuǎn)化成不同的商機，可以說，信息資源已經(jīng)提升為現(xiàn)代市場經(jīng)濟條件下的一種重要戰(zhàn)略資源。加強對人事檔案管理的信息化建設(shè)工作，有利于發(fā)揮人才最大價值、有利于實現(xiàn)人事檔案信息資源共享、有利于為現(xiàn)代化建設(shè)服務，通過科學的管理，對人事信息進行加密，推進人才建設(shè)發(fā)展。

1.3有利于方便對人事檔案信息的查閱

以往查詢一個檔案需要很長時間，現(xiàn)在卻不同了，不同的信息通過計算機集成處理，多么復雜的數(shù)據(jù)都迎刃而解，變得簡化起來。數(shù)字化和電子化極大的便利了檔案查詢流程，館藏人事資料和紙質(zhì)檔案信息已經(jīng)被告高數(shù)字化取代，方便人們對人事檔案信息的隨時查閱，更好地發(fā)揮檔案使用價值。

1.4有利于開發(fā)和利用檔案資源

計算機信息技術(shù)使檔案信息資源開發(fā)和利用效率大大增加，在人事檔案管理工作中起到重要作用，這種全新的管理模式，促進了管理方式的轉(zhuǎn)變，特別是推進了人事檔案的利用率，人事檔案就是為人事工作服務的，通過對軟件的開發(fā)應用，可以建立多層次、立體化、全方位的人事檔案資源集成模式，這種科學的管理模式，完全滿足了當今時代對檔案工作的各種需求，符合社會發(fā)展，服務了經(jīng)濟建設(shè)。

2人事檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

2.1基礎(chǔ)設(shè)施的配備不完善

有的地區(qū)不能完全實現(xiàn)電子管理，有的地區(qū)實現(xiàn)了計算機管理，但卻不能聯(lián)網(wǎng)，不同的差異造成我國檔案信息還不夠健全，有的地方或單位，在現(xiàn)代信息這么發(fā)達的情況下，依然保持傳統(tǒng)的人工管理，對現(xiàn)代管理科學持懷疑態(tài)度，不重視電子信息管理，對基礎(chǔ)設(shè)施配備不全，特別是基礎(chǔ)設(shè)施的計算機、掃描儀、網(wǎng)絡等缺失。影響了人事檔案信息的發(fā)展和有效傳輸。

2.2缺乏統(tǒng)一規(guī)范的信息化管理標準

有的單位因為不想公開信息，沒有把人才信息公布出來，或者只通過局域網(wǎng)進行內(nèi)部管理，人事檔案管理信息化建設(shè)不科學，實現(xiàn)信息管理的前提是標準和依據(jù)，只有標準完善了，才能確保人事檔案信息的質(zhì)量，實現(xiàn)作用功能?，F(xiàn)實是，有些單位從自身利益出發(fā)進行管理，并沒有形成統(tǒng)一規(guī)范的管理標準，造成檔案信息網(wǎng)絡不夠通暢，無法實現(xiàn)檔案資源的共享，使現(xiàn)代檔案管理不能充分展示其強大的功能。

2.3檔案管理人員的綜合素質(zhì)較低

檔案管理的好壞關(guān)鍵在人，管理人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)是決定檔案管理的重要因素。我國還沒有人事檔案管理高素質(zhì)專業(yè)人才，許多管理人員都是臨時的，或者是不夠?qū)I(yè)，整體維持在一個較低的水平內(nèi)，在現(xiàn)代信息手段高度發(fā)達的今天，遠無無法滿足人事檔案信息化管理要求。有些管理人員粗心大意，檔案輸入信息，為人事檔案資源的管理和使用帶來較大的風險。

3人事檔案管理的信息化建設(shè)對策

3.1配備先進的技術(shù)設(shè)備

要想很好的進行科學管理，就要不斷加大投入力度，購買先進的技術(shù)設(shè)備，實現(xiàn)技術(shù)設(shè)備的快速更新，建立一套完整健全的網(wǎng)絡信息管理系統(tǒng)，這是人事檔案信息化管理的重要硬件設(shè)備，也是信息化管理的物質(zhì)基礎(chǔ)，也是進行檔案信息傳輸和共享的主要方式。通過科學的管理，提高人事檔案信息化管理工作的效率，推動人事檔案管理向現(xiàn)代化發(fā)展。

3.2實現(xiàn)人事檔案信息資源的數(shù)據(jù)化

目前，我國各級人事檔案管理不完全是電子化的，還有紙質(zhì)材料的存在，這是我國現(xiàn)行體制決定的。檔案管理部門要同時對兩者進行收集并形成管理系統(tǒng)，通過信息維護將原始檔案信息和檔案資料錄入微機，最終建立一個全國范圍的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫。

3.3確保人事檔案信息的安全

實現(xiàn)信息資源共享與信息安全是共存的，二者相互協(xié)調(diào)統(tǒng)一。只有不斷強化檔案信息安全，才能保證信息不泄漏。在檔案信息真實性的前提下，需要各級檔案管理部門一定要加強網(wǎng)絡權(quán)限建設(shè)，加大安全保護措施，對違法泄漏使用信息的情況，要做到嚴格執(zhí)法，加大打擊層面，保證網(wǎng)絡安全可靠。檔案管理人員要做到嚴格按照規(guī)章制度辦事，不能隨意泄漏相關(guān)人員的信息，為實現(xiàn)人事檔案信息的安全提供多重保護。

3.4提高人事檔案管理服務水平

利用計算機將文字、圖像、聲音、視頻等檔案信息資料進行分類、提取和加工，通過不同載體實現(xiàn)數(shù)字存儲，形成遠程傳輸和交流，滿足人們對人事檔案信息的各種需求，提高人事檔案管理工作的服務水平。這就需要進一步提高人事檔案管理工作的服務水平，不斷開發(fā)創(chuàng)新各項環(huán)節(jié)流程，使人事檔案發(fā)揮更大的作用。

4總結(jié)

計算機技術(shù)普及到了人事檔案管理工作的各個方面，已經(jīng)完全實現(xiàn)了由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向電子檔案管理的轉(zhuǎn)化，提高了管理工作效率。今后要進一步加強對計算機和軟件的應用熟練程度，提升素質(zhì)，加強安全管理，提速人事檔案信息化建設(shè)步伐，使人事檔案信息管理工作能夠在社會和人們生產(chǎn)、生活中發(fā)揮更大的積極促進作用。

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