徐李寧（桂林市地方志編纂委員會辦公室，廣西　桂林，541001）

市縣級方志機構資料建設探析

徐李寧
（桂林市地方志編纂委員會辦公室，廣西桂林，541001）

指出了市縣級方志機構資料建設困境和地方志資料建設的現(xiàn)實意義，提出了市縣級方志機構資料建設階段性目標，即在未來5年內(nèi)，市縣級方志機構成為擁有本地方方面面歷史與現(xiàn)狀最權威、最全面、最系統(tǒng)的資料，成為本地地域文化的百科檢索中心。認為，要達到這個目標，就要依法收（征）集地方志資料，加強資料制度建設和規(guī)范化管理。

市縣級方志機構；地方志資料建設；目標與方法

2015年4月，中國地方志指導小組組長王偉光在全國地方志機構主任工作會議上部署下一步工作時，緊隨在“修志”“編鑒”之后提出要“大力加強資料建設”。2015年8月，國務院辦公廳印發(fā)《全國地方志事業(yè)發(fā)展規(guī)劃綱要（2015—2020年）》（以下簡稱《規(guī)劃綱要》）。《規(guī)劃綱要》提出今后5年的主要任務，其中之一是“強化地方志資料建設”?？梢娰Y料建設于方志機構的重要性和緊迫性。資料工作是方志界常論話題，但方志界所探討的“資料收集、整理、考證、管理、使用”，大多圍繞修志而談。對尚未設立方志館的市縣級方志機構來說，地方志資料建設的目標是什么，以及如何建設，并不夠清晰。本文試對市縣級方志機構的資料建設作一粗淺探討，以期拋磚引玉。

一、市縣級方志機構資料建設困境

資料是地方志工作的基礎。地方志資料建設，即地方志資料收（征）集的方法、手段、渠道、機制的設立與創(chuàng)新，以及資料保存管理、整理加工、綜合利用等各個環(huán)節(jié)的制度建設與操作實踐活動。

市縣級方志機構在全國方志機構總數(shù)中占了絕大部分，是地方志資料建設的主體。經(jīng)濟發(fā)達地區(qū)的市縣級方志機構，與不發(fā)達或不夠發(fā)達地區(qū)的市縣級方志機構，各方面條件差距很大，資料建設的困境也不盡相同。根據(jù)中指組在2015年4月全國地方志機構主任工作會議上提供的數(shù)據(jù)，全國市縣級方志館已建成的有300多個。即是說，有條件設立方志館的市縣級方志機構，僅占全國市縣級方志機構十分之一左右。絕大部分市縣級方志機構，在未來可以預見的若干年內(nèi)，只有資料室。總體上來說，這些方志機構資料建設的困境，主要有以下幾個方面：

（一）知名度低，職能形象模糊

2014年下半年，筆者所在的城市由市政府組織文化局、文物局、住建局、市委政研室、市宗教局、市委黨史研究室等部門，分別就史前文化專題、古代水利文化專題、古代城池（堡寨）文化專題、古代石刻文化專題、靖江藩王文化專題、古街區(qū)古鎮(zhèn)古村和名人故居專題、古代宗教文化專題、民國文化專題、非物質(zhì)文化遺產(chǎn)專題等，展開調(diào)查（復核）工作。之后形成了12個專題共17冊、配套數(shù)據(jù)容量120 G的調(diào)查成果。11月18日，調(diào)查領導小組舉辦儀式，正式將成果移交市檔案館和圖書館保存。而自稱具有最全面、最系統(tǒng)地情資料的方志部門，本該成為地情資料接收方之一，卻被人遺忘了。

這樣的情況，在市縣級方志機構中并非孤例。

方志機構，在方志漫長的發(fā)展歷史中，一直是為修志而存在，與學術不搭界，與研究不沾邊，與收藏更不相干。修完志，方志機構就完成了歷史使命。方志機構收集資料，自古以來就是為修志服務。普通百姓不知方志機構；知道方志機構的官員和學者，對方志機構的認知也大抵如此。

從20世紀80年代開始，各地為新編地方志而設立方志機構。方志機構的工作內(nèi)容逐漸豐富：修志書，辦刊物，編年鑒，成立方志協(xié)會，出版各類地情書，舉辦地情宣傳活動，開展方志理論研究，整理舊志，開發(fā)利用方志資源，在各種媒體上開辟地方志知識專欄，建立網(wǎng)站和地情資料數(shù)據(jù)庫，立項和建設方志館?？傊?，方志機構不再實行“一本書主義”，而是努力拉近與現(xiàn)實社會的距離，努力挖掘為現(xiàn)實經(jīng)濟社會服務的潛能。與過去相比，方志事業(yè)的發(fā)展取得巨大成就，方志機構公共服務能力和水平日益提高，涌現(xiàn)出不少類似余杭區(qū)志辦等社會認可度較高的市縣級方志機構。

然而，不可否認的是，很多市縣級方志機構，全年的所有工作依然還是修志編鑒并沉陷于此，極少主動與相關單位團體合作開展活動，以此提高知名度，確立自身形象。在這些地方，許多人并不知方志機構；或知道方志機構修志，并不知道方志機構除修志編鑒之外還承擔何種職能，以及能夠為現(xiàn)實經(jīng)濟社會提供何種服務。因而，社會各界舉辦資料捐贈或類似文化活動時，鮮有人會記起該通知方志機構參加。

（二）資料收藏定位不清，地位尷尬

就收藏保存資料而言，原始憑證有檔案館，資料成果有圖書館，物質(zhì)遺存有博物館，藝術作品有美術（展覽）館，還有各類專題紀念（陳列）館。這些館的功能和作用早已深入人心。從地方志資料建設的資料地位來看，市縣級方志機構是圖書館、檔案館、博物館以及各類專題紀念（陳列）館之間的尷尬存在。

（三）經(jīng)費不足，資料采購和保存受限

對于許多沒有方志館的市縣級方志機構來說，所謂最全面、最系統(tǒng)的地情資料，其實就是資料室書架上的幾本志書。經(jīng)費不足，許多必須的資料采購受到限制；資料存儲所要求的溫度、濕度、光線、防污染、防霉、防蟲等條件也難以滿足。田嘉在其《大力加強資料建設》講話中指出，地方志資料建設，要擴大范圍，“搜集的資料種類應當包括：檔案、文獻、圖表以及調(diào)查記錄，有重要史料價值的圖書和報刊等文字資料；歷史圖像、照片、圖章、票據(jù)、家譜、契約、證書、紀念章以及錄音、錄像帶、光盤、磁盤等實物資料；歌謠、諺語、時尚流行的手機短信、網(wǎng)絡語言、當事人的口述史等口碑資料”。［1］田嘉.大力加強資料建設［J］.中國地方志，2013，（5）.但是，對沒有方志館的大部分市縣級方志機構來說，這樣大范圍的資料收集工作，主要是在開展修志工作時由承編單位進行，資料為修志服務。很多市縣級方志機構本身，并不具備收藏原始資料的條件。

（四）人才缺乏，素質(zhì)參差不齊

從20世紀80年代新編地方志成立方志機構，迄今已逾30年。不少市、縣如今仍然把方志機構當成安排人的去處，無論是否適合方志崗位都調(diào)入方志機構。在不發(fā)達地區(qū)的市縣級方志機構，下面這種情況尤為常見：滿編的方志機構，卻找不到幾個真正能承擔修志編鑒的人，只能聘人完成修志任務。筆者所在市，5個城區(qū)方志辦全部是掛靠區(qū)政府辦的臨時機構；12個轄縣僅有6個縣有獨立的方志機構。無編制或編制少，經(jīng)費不足，人員素質(zhì)參差不齊，缺少專業(yè)研究人員，資料建設服務修志編鑒尚嫌吃力，遑論服務方志事業(yè)發(fā)展和方志文化建設。

在知名度不高，職能形象未確立，地情研究專業(yè)人員缺乏，資料保存收藏條件不具備的情況下，市縣級方志機構應如何定位自身的資料建設，才能脫穎而出？

二、地方志資料建設的現(xiàn)實意義

《規(guī)劃綱要》提出強化地方志資料建設，建立能夠全方位適應地方志編纂、地方志事業(yè)發(fā)展和方志文化建設需要的地方志資料保障機制。地方志資料建設的核心環(huán)節(jié)是資料收（征）集工作，而地方志資料收（征）集工作起源于志書編纂。離開了志書編纂，地方志資料建設必然是無源之水，無本之木。地方志是資料性著述，其資政作用、存史價值、教化功能的實現(xiàn)，均取決于地方志資料。所以，服務修志、滿足修志工作需要必然是地方志資料建設的首要目的。

然而，地方志資料收（征）集的范圍若只定位于編纂志鑒所需要資料，地方志資料建設的目的若只局限于為修志服務，則方志機構將始終遠離火熱的社會生活，方志事業(yè)的繁榮發(fā)展將永遠只是一個美好的愿景。

2008年11月，中共中央政治局委員、國務委員劉延東在第四次全國地方志工作會議上的講話指出：“推動地方志事業(yè)的發(fā)展，既能展示中華文化的博大精深和無窮魅力，也能體現(xiàn)現(xiàn)代文明與歷史文明的一脈相承。在建設中國特色社會主義偉大實踐中，進一步推進地方志事業(yè)的發(fā)展繁榮，對于促進社會主義文化大發(fā)展大繁榮，提高國家文化軟實力具有十分重要的意義。”①《第四次全國地方志工作會議在北京召開》，人民網(wǎng) www.people.com.cn，2008年11月6日。方志界已經(jīng)逐步認識到，服務經(jīng)濟社會發(fā)展是方志事業(yè)發(fā)展的出發(fā)點和落腳點。從20世紀90年代首輪修志基本完成之后，各地方志機構編纂出版年鑒和各類地情書，為當?shù)仡I導收集編撰每月大事記；建立方志館，通過實物、文字、照片配以聲、光、電和多媒體技術全面展示地情；開發(fā)設立地情網(wǎng)和數(shù)據(jù)庫，為社會提供服務，等等，都是方志機構想方設法拉近本職工作與現(xiàn)實的距離，努力為現(xiàn)實經(jīng)濟社會發(fā)展服務的成果，也是方志界認識到地方志在發(fā)展中國特色社會主義文化和提升國家文化軟實力中的地位和作用，努力推進地方志事業(yè)發(fā)展繁榮的結果。地方志工作中的志書、年鑒、地情書編纂，數(shù)據(jù)庫、方志館、地情網(wǎng)建設，方志理論研究、地情開發(fā)利用、地域文化研究，方志對外宣傳等，無一不建立在地方志資料的基礎之上。地方志資料建設的成就，決定了方志事業(yè)各個組成部分的基石堅實與否，是地方志事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的生命所系和活力所在，也是方志機構服務現(xiàn)實的立足之本。

三、市縣級方志機構資料建設階段性目標

資料建設工作做得比較好的市縣方志機構，如廣東、江蘇、浙江、山東、四川和陜西的一些市縣級方志機構，其所屬方志館已建設成為地方文獻收藏、地情展示與教育、地情研究與咨詢、地情檢索與服務、地方文化交流與活動的中心，能夠全方位適應地方志編纂、地方志事業(yè)發(fā)展和方志文化建設的需要。這是所有方志機構資料建設要達到的總體目標。而目前，經(jīng)濟、文化不夠發(fā)達地區(qū)的方志機構，尤其是縣級方志機構，編制、經(jīng)費、人員都不足，若是提出在未來5年內(nèi)都要建設成為地情展示中心、地情教育中心、地情研究中心，顯然是不切實際的。那么，市縣級方志機構，應該制訂一個什么樣的資料建設目標才是具有一定挑戰(zhàn)性又現(xiàn)實可行？古人云“法乎其上，則得其中；法乎其中，則得其下”。筆者認為，未來5年之內(nèi)，市縣級方志機構資料建設可實現(xiàn)的階段性目標是：擁有本地方方面面歷史與現(xiàn)狀最權威、最全面、最系統(tǒng)的資料，成為本地地域文化的百科檢索中心。

“擁有本地方方面面歷史與現(xiàn)狀最權威、最全面、最系統(tǒng)的資料”。通過兩輪修志與歷年地方綜合年鑒編纂的資料積累，一般的市縣級志方志機構，都應該有了達到這個目標的基礎。在未來的若干年內(nèi)，只要逐年進行有計劃的補充完善，這個目標是可以實現(xiàn)的。

“成為本地地域文化的百科檢索中心”。沒有條件設立方志館的市縣級方志機構，無需與圖書館競爭圖書集納，不必與博物館、檔案館以及各類專題紀念（陳列）館比拼原始文檔和實物的收藏。方志機構應該成為全市（縣）地情文化部門合作的橋梁，整合全市（縣）地情信息資源與資源共享，打造權威性的地情信息檢索中心，最起碼是本地特色文化、地域文化百科檢索中心，夯實地方志系統(tǒng)的地情信息服務基礎，為將來進一步發(fā)展志、鑒、庫、館、網(wǎng)并舉，全方位推進的工作新格局奠定基礎。市縣級方志機構的資料建設，至少應達到這樣的水準：社會所需要的任何地情信息，方志機構都可以檢索到，或者是系統(tǒng)完備的，或者是線索。如清末臨桂詞人王鵬運，方志機構有其生平資料介紹，有其今存主要著述目錄以及著述保存處索引，有其親屬及后代的現(xiàn)狀情況，有其墓葬詳細資料，還可提供本地的王鵬運資深研究人士聯(lián)系方式?？傊灰搅朔街緳C構，就一定有收獲。即使方志機構未存有想要查找的地情資料，也一定可以提供線索。當方志機構建立了這樣的知名度，社會各界凡要找資料，首先就會想到方志機構。

四、依法收（征）集地方志資料

地方志資料建設的最基礎環(huán)節(jié)、最核心的工作是資料的收（征）集。《地方志工作條例》第十一條：“縣級以上地方人民政府負責地方志工作的機構可以向機關、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位、其他組織以及個人征集有關地方志資料，有關單位和個人應當提供支持。負責地方志工作的機構可以對有關資料進行查閱、摘抄、復制……”這賦予了方志機構征集資料的法定權力。方志機構要充分利用條例賦予的職能，依法開展資料的社會收（征）集工作。相比圖書館、博物館和其他專題陳列館等文博系統(tǒng)，地方志資料收（征）集工作自上而下、由政府組織推動，具有涉及面廣、社會影響較大等特點。做好這項工作，一是有助于更好更有效地收集到滿足修志、滿足地方志事業(yè)可持續(xù)發(fā)展、滿足地域文化為現(xiàn)實服務的需要資料，達到地方志資料建設的目標；二是有助于強化方志機構的行政職能，使之區(qū)別圖書館、博物館及各類專題陳列（展示）館的純公益性事業(yè)單位的職能定位；三是有助于提高方志機構的知名度。方志機構提高了知名度，反過來將有利于社會各界為地方志資料建設提供幫助。通過開展社會各界資料收（征）集，地方志資料征集的目的是什么，征集的范圍是什么，征集的內(nèi)容是什么，方志機構將以此為基礎可為社會提供的服務是什么，這些將在逐年開展的、制度化的征集工作中慢慢深入人心，從而確立方志機構的職能形象。同時，方志工作機構應當發(fā)揮自身資源優(yōu)勢，有計劃地每年開展能夠直接服務現(xiàn)實又能夠引起社會關注的活動。與相關部門加強橫向聯(lián)系與合作，共同開展有關地域文化方面的項目，擴大影響，提高知名度，強化職能形象。假以時日，必有成效。本文開頭提到的方志機構在捐贈地情資料活動中被忽略的尷尬事，將會減少。

（一）建立資料征集保障機制

建立保障機制是保證地方志資料收（征）集質(zhì)量和效果的關鍵。市縣級方志機構要制定地方志資料建設規(guī)劃，以政府名義印發(fā)全市（縣）社會各界；同時應努力爭取將年度地方志資料收（征）集工作納入政府部門的目標管理，列入目標考核。

在進行農(nóng)業(yè)機械設備的推廣過程中，很多的機械設備沒有一個很好的推銷渠道，而造成這種原因的主要因素就是機械在推廣過程中，沒有專門的機構進行推廣宣傳，導致很多設備要想應用到農(nóng)業(yè)生產(chǎn)中，必須要經(jīng)過長時間的等待，才能夠獲得一些先進機械設備的各項參數(shù)等。雖然，我國目前已經(jīng)建立了農(nóng)機推廣體系，并對農(nóng)業(yè)技術服務站進行政策扶持，但是還是不能夠真正的發(fā)揮出其自身的作用。此外，在進行農(nóng)機推廣過程中，因為缺乏專業(yè)的技術人才也是阻礙農(nóng)業(yè)機械設備普及的一個主要問題。

（二）合理設置資料收（征）集方案

市縣級方志機構，應根據(jù)自身確定的資料建設目標，逐年調(diào)整綱目，有計劃地制訂資料收征集方案。

1.資料年報。

地方志資料年報有利于促進地情資料搜集的制度化和規(guī)范化，防止資料散失，保持地情資料的連續(xù)性。2006年1月廣州市率先開展地方志資料年報制度，此后國內(nèi)有十幾個省、市亦相繼進行地方志資料年報制度的探索實踐。2009年8月，廣西地方志編纂委員會印發(fā)《廣西壯族自治區(qū)地情資料年報規(guī)定》。2014年，桂林市開展地方志資料年報試點。由于各地開展資料年報的目的不同，對需要報送的資料要求也不一樣。如《廣西壯族自治區(qū)地情資料年報規(guī)定》要求報送的是出版的三級志書、年鑒及其裝訂成冊的資料長編或匯編、評議稿、送審稿、付印稿；志類書籍、歷代方志整理本；黨史、文史資料、專題史、大事記等；各類資料匯編、調(diào)查報告；地方名人傳記、著作、回憶錄等。而廣東省的各市縣，所實施的地方志資料年報制度，年報資料分為概況資料、大事記資料、專題資料、人物資料、文獻資料、圖片音像資料及其他具有存史價值的資料，以資料長編形式為主，各個板塊的資料如何整理和撰寫都有規(guī)范要求。這樣的資料年報工作有一定難度，方志機構需要對各部門資料員進行培訓。但這樣的地情資料逐年積累下來，不僅能夠很好地滿足將來的續(xù)修地方志的需要，并且整理加工事半功倍，能夠最大限度地實現(xiàn)擁有當?shù)刈匀?、政治、?jīng)濟、文化和社會歷史與現(xiàn)狀最全面、最系統(tǒng)資料的目標。

2.各類專題資料收（征）集。

為了逐年完善和補充今后修志所需要資料，為了建立特色資料庫，為了構建地域文化的百科搜索引擎資料基礎，為了從地情文獻中提取開發(fā)服務現(xiàn)實相關資料進行精加工形成方志文化產(chǎn)品，無論是要達成哪一個目標，專題資料收（征）集都是需要的，社會調(diào)查甚至于田野調(diào)查都是可以采用的有效手段。市縣方志機構限于人力物力，不可能組織類似人口普查或經(jīng)濟普查這樣大規(guī)模的社會調(diào)查，但根據(jù)需要和自身條件，每年組織若干中、小規(guī)模的社會調(diào)查（特別是對特色、重點資料），完善專題資料的深度和廣度，卻是完全可行的。首輪修志時，某市志辦曾聯(lián)合宗教局，將城區(qū)內(nèi)所有寺、廟、道、觀都進行了一次全方面普查，弄清了它們的建立年代、修繕情況、建筑面積、住寺（廟、道、觀）人員現(xiàn)狀等等，還利用自身的力量，將市區(qū)所有大大小小幾十座石山的海拔高度、相對高度測量了一遍，使首輪志書的相關篇章資料豐滿、系統(tǒng)和全面。

把握一地地域文化的特色是市縣方志機構應具備的基本功。要實現(xiàn)“成為本地地域文化的百科搜索引擎”的目標，方志辦每年都應梳理出本地地域文化若干專題，特別是特色地域文化專題，通過專題資料收（征）集以及社會調(diào)查、田野調(diào)查補充完善資料，提高其資料的系統(tǒng)性和完備性。市縣級方志機構，應充分利用地方志資料收征集的法定權力，爭取政府支持，與相關部門單位合作展開，既可彌補自專業(yè)知識和人才實力的不足，也可享受所獲成果。有些市縣級方志機構往往會因編纂工作繁忙，對編纂工作之外的專題資料收征集活動不愿操作。其實，專題資料收（征）集活動，并非每次都要傾全辦公室之力。某些專題資料收（征）集活動，規(guī)模和范圍并不需要太大，確定若干專人，花費數(shù)周或數(shù)月即可完成。方志辦只要堅持每年運作幾個專題，形成制度，月積年累，收獲必豐。

（三）建立專業(yè)人員培訓培養(yǎng)機制

由于地方志資料收（征）集的目的是為修志服務、為方志事業(yè)可持續(xù)發(fā)展和方志文化建設服務，地方志資料收（征）往往有許多專業(yè)要求，資料員必須具有一定的文字能力和專業(yè)知識，方可勝任。因此，方志辦應定期對部門資料員進行培訓，根據(jù)每年調(diào)整的資料收集綱目，有針對性地舉辦培訓班。印發(fā)工作指導資料，對資料員進行業(yè)務指導。并要求各單位不得隨意調(diào)換資料員，確保相對穩(wěn)定，避免影響工作銜接和資料質(zhì)量。

（四）提前介入與事后跟蹤相結合

方志機構應安排專人，平時特別關注當?shù)匕l(fā)生的大事、要事和新生事物，注意采集各種媒體播發(fā)的文字和圖片資料。并借鑒中國古代史官記事制度，采用提前介入和事后跟蹤的方法，及時收集，系統(tǒng)記載，形成制度。如崇州市方志辦，爭取市委和政府的同意，對即將發(fā)生的大事要事，安排志辦人員提前介入第一現(xiàn)場搜集一手資料。對已經(jīng)發(fā)生的大事要事，方志機構應積極聯(lián)系相關部門和具體工作人員，落實資料收集工作。如成都錦江區(qū)方志辦，在這些方面做得比較好，文化部門開展活動常常首選到志辦了解情況，索要文字和照片資料。

五、加強資料制度建設和規(guī)范化管理

地方志資料的規(guī)范化、制度化管理，能夠確保資料的及時收藏、安全保護、有效利用，有利于方志資料信息化以及方志機構為現(xiàn)實社會提供服務的效率。資料保管方面，已有眾多論述，此處不贅言。

資料整理，關系到方志辦能否最有效率的利用資料。有些市縣方志機構，將收（征）集到的資料按部門（單位）裝入一個個資料盒便了事。雖然資料盒在資料架上擺放得整整齊齊，但這樣管理的資料難以滿足“成為本地地域文化的百科搜索引擎”的要求。目前，方志辦已普遍實現(xiàn)電腦辦公。即使沒有能力建立數(shù)字資料庫，也應該可以利用電腦將資料分類建檔，建立索引。應盡可能地多建立不同要素、不同類型的索引，如人名索引、地名索引、機構索引、圖照索引、表格索引、特色地情索引、專題索引、重大事項索引、主題分析索引等等，以方便查閱使用。

制度建設方面，對外，方志機構應制定針對社會各界的捐贈地方志資料的獎勵制度，并爭取財政經(jīng)費支持，特別是對所捐贈的重大事件親歷者、本地著名人士的日記、書信、手稿、筆記、講話稿、回憶錄、自傳以及照片、影像的原件或復制件，應有獎勵制度。比如河北省方志館于2015年公開向社會征集地方志資料，規(guī)定：“凡無償捐贈或提供資料的單位和個人，均會獲得由河北省地方志辦公室頒發(fā)的收藏證書，符合入志條件的將錄入《河北省志·方志志》，傳之后人。對個人捐贈舊志、家譜家訓和有價值資料的給予一定的物質(zhì)獎勵?！雹?/p>

對內(nèi)，方志機構也應制訂針對志辦個人資料移交的所有權保障制度。不少市縣方志機構都有這樣一些同志：個人手上掌握了大量的、甚至是獨有的地情信息資料，包括照片、文獻資料、書籍以及資料卡片等，有歷年工作積累，更多的也許是個人出于興趣愛好多方主動搜集的成果。但遺憾的是，資料始終是個人所有，不能成為單位資料建設的有機組成部分。尤其是他們調(diào)走或退休時，資料也帶走了。方志機構應制訂相應的制度，保障資料擁有者在資料使用（如出版和對外宣傳）時的署名權，以及獲取適當資料費的權利，以此鼓勵這些同志移交資料，以豐富和完善方志機構的資料建設。

此外，資料審查、接收、保管都應建立有完善的制度，如此才能保障資料建設長效穩(wěn)定地進行。

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