文/張曉兵 蘇永波 孫熙博 Zhang Xiao-bing Su Yong-bo Sun Xi-bo

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EPC總承包商施工現(xiàn)場文檔管理研究

文/張曉兵 蘇永波 孫熙博 Zhang Xiao-bing Su Yong-bo Sun Xi-bo

摘要：EpC總承包施工現(xiàn)場文件類型多、處理方式差異大、信息傳遞要求高，這就要求EpC總承包商結(jié)合現(xiàn)場文檔管理的要求及特點，借助微軟操作系統(tǒng)下的數(shù)據(jù)庫的SQL Server的SSIS操作平臺，建立現(xiàn)場文檔管理的業(yè)務模型和數(shù)據(jù)模型。這種模型對數(shù)據(jù)結(jié)果進行展現(xiàn)、分析和評估，可以對現(xiàn)場文件進行整體有效的管理，實現(xiàn)文件高效流轉(zhuǎn)和多個文檔管理信息系統(tǒng)集成，滿足施工現(xiàn)場各項業(yè)務要求。

關(guān)鍵詞：EPC；總承包商；施工現(xiàn)場；文檔管理

EpC總承包代表著當今工程項目管理的主流，而文檔管理貫穿于設計、采購、施工等項目運作的全過程，是決定總承包商經(jīng)營成敗的關(guān)鍵因素。［1］文檔管理需要健全、科學的管理機制，隨著信息化的發(fā)展，這種機制必須通過計算機及相應管理系統(tǒng)才能高效運行，凸顯價值。

一、EPC總承包商現(xiàn)場文檔管理的特點

（一）文件類型多樣性

EpC總承包現(xiàn)場文檔類型多樣，主要分為施工文件、設計文件、行政文件、程序文件和圖書文件五大類。施工文件是工程建設過程中形成的各種信息記錄；設計文件是各個階段形成的圖樣及技術(shù)資料的總稱；行政文件是由參建單位或相關(guān)部門發(fā)布的、并具有普遍約束力的公文性質(zhì)的文件；程序文件是維護質(zhì)量管理體系并保證具體工作程序而編制的文件；圖書文件包括參考書和標準手冊等。

（二）處理方式差異性

不同類型文件根據(jù)相應屬性需要采取不同的處理方式。施工文件通常要采取紙質(zhì)和電子系統(tǒng)兩種處理方式。設計文件由總承包商將紙質(zhì)文件分發(fā)至現(xiàn)場各相關(guān)單位，并進行版本控制。行政文件總承包商除了要及時分發(fā)，還要對文件格式、編制日期和簽發(fā)情況進行監(jiān)督。程序文件由總承包商將紙質(zhì)文件分發(fā)至現(xiàn)場各相關(guān)單位并建立版本控制。圖書文件由總承包商負責采購、借閱管理，并及時對舊有標準規(guī)范進行作廢處理。

（三）文檔管理復雜性

現(xiàn)場文檔管理的復雜性表現(xiàn)在兩方面：第一，總承包商現(xiàn)場文檔管理中接口單位多，涉及土建和安裝施工承包單位、材料供應單位、設計單位、監(jiān)理單位、公司總部以及業(yè)主等多個部門；第二，現(xiàn)場文檔管理文件資料傳遞方式復雜，通常包含多個管理子系統(tǒng)，分別承擔不同部門間的文件傳遞、查詢、歸檔等功能，文件在多系統(tǒng)間的處理復雜度呈倍數(shù)增長。［2］（p63）

（四）信息流轉(zhuǎn)中樞性

總承包商在施工現(xiàn)場的文件流轉(zhuǎn)中起著承上啟下的中樞作用，總承包商在現(xiàn)場負責將業(yè)主和監(jiān)理的指令和細則及時傳達給施工承包商，同時將施工信息及時匯報給監(jiān)理和業(yè)主，也肩負著將設計信息和施工信息在現(xiàn)場和設計單位之間溝通的任務，這些信息溝通的載體和最終依據(jù)就是現(xiàn)場各種類型的文檔資料。

二、EPC總承包商現(xiàn)場文檔管理的業(yè)務模型

基于EpC總承包商現(xiàn)場文檔管理工作的內(nèi)容及特點，整個業(yè)務模型由五個體系組成：文件收發(fā)體系、文件存放體系、文件借閱體系、文件監(jiān)督體系、文件歸檔體系。

（一）文件收發(fā)體系

文件收發(fā)體系是整個業(yè)務模型的核心，建立文件接收管理數(shù)據(jù)庫，記錄工程文件的自然屬性、時間屬性和空間屬性。自然屬性包含文件編碼、類型、日期、版本、份數(shù)和頁數(shù)等信息；時間屬性包含文件每次處理的時間等信息；空間屬性包含文件接收或分發(fā)單位，文件處理人等信息。為了保障文件可追溯性并避免文件因為各種因素導致的損失，每次文件處理時要包含文件的掃描電子信息，并且定期自動執(zhí)行異地增量備份。

（二）文件存放體系

文件存放體系是整個業(yè)務模型的基礎，結(jié)合歸檔要求和現(xiàn)場工作環(huán)境的特點，現(xiàn)場文件要信息齊備，電子文件實現(xiàn)多重備份。根據(jù)結(jié)構(gòu)化的思想，施工現(xiàn)場可采用檔案室、檔案柜、檔案盒和文件四級存放體系，針對某些特殊文件如超規(guī)格圖紙、圖書或者曬圖形成的硫酸底圖可提出虛擬盒的概念。［3］

（三）文件借閱體系

文件借閱體系是總承包商針對項目部和相關(guān)參建單位借閱文檔的管理，該體系可有效管理文件借閱記錄，及時通知相關(guān)人員對舊版文件采取作廢處理，還可通過文件信息和借閱人信息的屬性集成分析，實施有針對性的文件、信息的推送和提醒功能。

（四）文件監(jiān)督體系

文件監(jiān)督體系目的是展現(xiàn)總承包商現(xiàn)場文檔總體管理的要求，主要通過管理程序的制定，對承包商文件進行監(jiān)督（包括常規(guī)監(jiān)督、不定期抽查、日常文件跟蹤等方式），對特定信息進行共享，及時發(fā)現(xiàn)和糾正施工承包商的文檔管理問題，實現(xiàn)總承包商的管理要求和管理思想。

（五）文件歸檔體系

文件歸檔對保障工程的順利實施至關(guān)重要，EpC總承包商雖然不是工程檔案的實施主體，但是要承擔工程文件流轉(zhuǎn)、檢查和監(jiān)督等工作，所以需要通過文件歸檔體系實現(xiàn)過程的記錄和監(jiān)督。

三、EPC總承包商現(xiàn)場文檔管理的數(shù)據(jù)模型

本文以信息技術(shù)為基本手段，借助微軟操作系統(tǒng)下的數(shù)據(jù)庫SQL Server的SSIS操作平臺，建立一個可靠、開放、高效的數(shù)據(jù)模型。該數(shù)據(jù)模型主要建立在文件收發(fā)數(shù)據(jù)庫、文件存放數(shù)據(jù)庫和文件借閱數(shù)據(jù)庫三個基礎數(shù)據(jù)庫之上，通過SSIS將三個基礎數(shù)據(jù)庫每天新增的數(shù)據(jù)，進行抽取、轉(zhuǎn)換和裝載等一系列操作，按照業(yè)務需求生成相應的數(shù)據(jù)集合，提供最終的數(shù)據(jù)展現(xiàn)。整個數(shù)據(jù)模型由四部分組成：數(shù)據(jù)獲取、數(shù)據(jù)預處理、數(shù)據(jù)生成和結(jié)果展示。

（一）數(shù)據(jù)獲取

數(shù)據(jù)獲取主要是對三個基礎數(shù)據(jù)庫進行數(shù)據(jù)采集，由不同專業(yè)文檔工程師負責數(shù)據(jù)錄入，數(shù)據(jù)存儲載體是Excel，所有文件的存放路徑統(tǒng)一為：固定盤符名+年月日+文件名，再由專門的備份軟件將數(shù)據(jù)同步到同一個服務器上。數(shù)據(jù)獲取是通過在SQL Server Business Intelligence Development Studio 中配置Integration Services 項目，建立Excel源和OLEDB目標，完成數(shù)據(jù)的遷移。［4］（p43）因為源文件的格式是Excel，數(shù)據(jù)記錄全部是手工完成，數(shù)據(jù)記錄可能出現(xiàn)錯誤，影響正常的數(shù)據(jù)遷移，為保證數(shù)據(jù)獲取過程順利執(zhí)行，可采取兩條措施：第一，初步手工檢查是否有數(shù)據(jù)缺失。第二，利用系統(tǒng)檢查數(shù)據(jù)格式，對于數(shù)字，可使用T-SQL數(shù)字函數(shù)遍歷檢查數(shù)據(jù)；對于日期，可利用T-SQL日期函數(shù)遍歷檢查數(shù)據(jù)；對于文件名和文件備注信息，可利用字符長度函數(shù)進行文本長度的校驗。

（二）數(shù)據(jù)預處理

數(shù)據(jù)預處理工作包含數(shù)據(jù)清理、過濾和轉(zhuǎn)換等一系列的操作，它們是提高數(shù)據(jù)質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。具體的實施過程包括：

1. 數(shù)據(jù)類型轉(zhuǎn)化。因為Excel是以文本方式存放記錄，如文檔份數(shù)、頁數(shù)等信息都是文本文件，如果不將類型轉(zhuǎn)換，很可能導致查詢和分析錯誤。

2. 文本字符長度轉(zhuǎn)化。在SQL數(shù)據(jù)庫中，文本字符長度超長，一般超過255個，在數(shù)據(jù)庫處理時，系統(tǒng)會出現(xiàn)“文本被截斷”的錯誤提示。針對這些錯誤，在處理數(shù)據(jù)時，除前期人工處理方式，也可以使用數(shù)據(jù)庫腳本方式，截斷多余字符。

3. 時間維度表轉(zhuǎn)化。文檔處理中很多記錄都是時間屬性，在分析數(shù)據(jù)時經(jīng)常要對有關(guān)年、月、日、時信息進行聚集、匯總和分析，對應的數(shù)據(jù)處理函數(shù)依次為：Datename（yy，docdate），Datename （mm，docdate），Datename（dd，docdate），Datename（hh，docdate）。

4. 聚合數(shù)據(jù)實現(xiàn)。借助SSIS聚合工具，可將各類聚合條件利用數(shù)據(jù)流中聚合組件實現(xiàn)，也可借助T-SQL語句聚合函數(shù)實現(xiàn)。數(shù)據(jù)模型可針對文檔編制對象、種類、處理時間等開展數(shù)據(jù)聚合操作，如對收文數(shù)據(jù)可按單位、年、月，計算收文次數(shù)，收文份數(shù)，收文頁數(shù)等。

（三）數(shù)據(jù)生成

數(shù)據(jù)生成是根據(jù)業(yè)務需求對數(shù)據(jù)進行的抽取和集中，主要是通過對SSIS中SQL腳本的調(diào)用來實現(xiàn)。以設計澄清單數(shù)據(jù)為例，現(xiàn)場文檔模型要定期產(chǎn)生文件的處理情況監(jiān)測數(shù)據(jù)，該數(shù)據(jù)包含設計澄清文件的施工單位上報時間、總承包商審查完成時間、上報設計部門時間、設計部門審批返回時間、返回施工單位時間。根據(jù)上述時間屬性，具體分析文件處理過程，可能出現(xiàn)以下四種狀態(tài)：正常審批完成、非正常審批完成、審批過程中以及審批退回。

（四）結(jié)果展示

結(jié)果展示可以采用Excel數(shù)據(jù)表格并輔助圖表的方式，利用SSIS編制Integration Services項目部package包，設置OLEDB數(shù)據(jù)源（OLEDB Source）和目標數(shù)據(jù)源（Excel目標文件）。數(shù)據(jù)分析人員可用圖表進行數(shù)據(jù)展示，如按時間維度月、并按單位維度生成匯總數(shù)據(jù)，為總承包商提供優(yōu)質(zhì)的信息文檔服務。

四、結(jié)語

在充分研究檔案管理理論和數(shù)據(jù)挖掘理論的基礎上，構(gòu)建EpC總承包商現(xiàn)場文檔管理模型。該模型利用SQL Server SSIS技術(shù)實現(xiàn)數(shù)據(jù)挖掘，對數(shù)據(jù)結(jié)果進行展現(xiàn)、分析和評估，可以對現(xiàn)場文件進行整體有效的管理，實現(xiàn)文件高效流轉(zhuǎn)和多個文檔管理信息系統(tǒng)集成，滿足施工現(xiàn)場各項業(yè)務要求。同時在文件的傳遞、歸檔、信息跟蹤、結(jié)果展現(xiàn)、文件查詢過程中體現(xiàn)出簡潔、方便和高效的特點，可以為項目管理人員提供有效信息和數(shù)據(jù)支持。

（本文系2015年河南省教育廳人文社會科學研究一般項目“韓國永租房制度對我國保障住房形式的啟示”的研究成果，項目編號：2015-QN-021；2015年安陽師范學院大學生創(chuàng)新基金項目“安陽市新農(nóng)村建設規(guī)劃調(diào)研與實踐”的研究成果，項目編號：ASCX/2015-Z148）

（責任編輯：李淑芳）

參考文獻：

［1］王珍珍，武軼楠.工程總承包在工程承包領域中的應用［J］.合作經(jīng)濟與科技，2010，（6）.

［2］王黎平.建設項目檔案工作實務［M］.北京：中國檔案出版社，2009.

［3］徐國際.淺談施工單位工程檔案的管理［J］.蘭臺世界，2013，（3）.

［4］王曉剛.國網(wǎng)基建施工電子文檔管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)［D］.成都：電子科技大學碩士學位論文，2012.

中圖分類號：G272.4

文獻標識碼：A

文章編號：1005-9652（2016）03-0085-03

作者簡介：

張曉兵（1983—），男，河南鞏義人，安陽師范學院建筑工程學院講師，碩士。

蘇永波（1983—），男，河南南陽人，安陽師范學院建筑工程學院講師，碩士。

孫熙博（1990—），男，河南駐馬店人，安陽師范學院建筑工程學院助教，碩士。

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