劉 榮/中國人民解放軍特種作戰(zhàn)學(xué)院

1 引言

文檔一體化是檔案管理的一種重要思想，隨著檔案信息化建設(shè)的不斷深入，文檔一體化不但沒有因為管理環(huán)境和信息技術(shù)的發(fā)展而過時，反而在當(dāng)今的檔案信息化管理中煥發(fā)出更為蓬勃的活力，特別是政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位以及社會團(tuán)體等以辦公自動化和網(wǎng)絡(luò)化為主導(dǎo)的辦公環(huán)境中，更加強(qiáng)調(diào)和注重電子文件生成、流轉(zhuǎn)和歸檔過程的文檔一體化管理。與此同時，在實踐中人們已認(rèn)識到對歸檔電子文件的有效管理也不再是傳統(tǒng)檔案室能夠長期承擔(dān)的任務(wù)，因此專門針對數(shù)字文檔管理的數(shù)字檔案室建設(shè)的理論研究和實踐探索取得了一些進(jìn)展[1]。

在基層開展檔案管理信息化建設(shè)過程中文檔一體化與數(shù)字檔案室建設(shè)是兩個十分關(guān)鍵并且聯(lián)系緊密的問題，文檔一體化是數(shù)字檔案室建設(shè)的重要前提與核心管理要求，數(shù)字檔案室建設(shè)是文檔一體化管理的重要表現(xiàn)形式和實現(xiàn)手段之一。然而，當(dāng)下在探討文檔一體化或數(shù)字檔案室建設(shè)時，多數(shù)學(xué)者從二者各自的管理特點和建設(shè)情況出發(fā)，很少將二者系統(tǒng)地聯(lián)系起來作為兩個對應(yīng)的問題進(jìn)行研究。因而，從比較研究的視角理順和厘清文檔一體化與數(shù)字檔案室在管理和建設(shè)上的共性與差別，對于節(jié)約管理成本，認(rèn)清建設(shè)重點，進(jìn)一步提高數(shù)字文檔一體化管理效率和效果，引導(dǎo)并規(guī)范數(shù)字檔案室建設(shè)，具有一定的理論和現(xiàn)實意義。

2 文檔一體化與數(shù)字檔案室建設(shè)的共性分析

數(shù)字時代文檔一體化管理采用計算機(jī)操作，數(shù)字檔案室是執(zhí)行文檔一體化管理的重要途徑，文檔一體化是數(shù)字檔案室建設(shè)的原則之一。開展文檔一體化管理或是進(jìn)行數(shù)字檔案室建設(shè)，二者在管理理念、技術(shù)規(guī)范和管理目標(biāo)上存在共性。

2.1 管理理念相同

文檔一體化與數(shù)字檔案室建設(shè)的管理理念都包含了對數(shù)字檔案進(jìn)行管理的管理思想和管理原則，反映出對于電子文件和數(shù)字檔案管理的核心價值取向和管理導(dǎo)向。文檔一體化與數(shù)字檔案室建設(shè)的管理理念均涵蓋了文件生命周期理論這一核心內(nèi)容，結(jié)合了文件連續(xù)體理論和電子文件生命周期理論的要點，突出表現(xiàn)了前端控制和全程管理的管理思想和管理原則。

數(shù)字時代，做好文檔一體化管理顯得非常重要，它是對數(shù)字檔案管理的一種有效手段。信息化條件下文檔一體化管理的實質(zhì)就是對電子文件進(jìn)行全程管理，其中包括文件和檔案生成一體化、管理一體化以及利用一體化在內(nèi)的從現(xiàn)行文件到館藏檔案整個運(yùn)動過程的全面控制[2]，有別于傳統(tǒng)檔案管理的階段性管理方式，需要深入到檔案管理的前端，從源頭控制數(shù)字檔案信息的生成、流轉(zhuǎn)、發(fā)布、歸檔、移交、保管、利用。數(shù)字檔案室是承接新型檔案載體管理任務(wù)的重要機(jī)構(gòu)，在建設(shè)檔案信息資源管理模式時為了更好地維護(hù)數(shù)字檔案的歷史聯(lián)系和本質(zhì)屬性，同樣需要在其管理過程確定對數(shù)字檔案的前端控制和全程管理思想，只有這樣數(shù)字檔案室才能保證電子文件從產(chǎn)生伊始到之后電子文件運(yùn)行的每一階段都能根據(jù)檔案管理的要求進(jìn)行控制和管理，從而保證電子文件在歸檔、移交時符合檔案管理的要求，電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案后依然具有原始憑證性。

2.2 技術(shù)規(guī)范相一致

為了實現(xiàn)對電子文件和數(shù)字檔案的全程控制和管理，更為高效、規(guī)范、安全地對數(shù)字檔案進(jìn)行長期保存，文檔一體化與數(shù)字檔案室建設(shè)均離不開數(shù)字檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)規(guī)范，并且二者在系統(tǒng)平臺的技術(shù)應(yīng)用上有很高的一致性和很大的重疊部分。

2.2.1 標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)要求相一致

文檔一體化與數(shù)字檔案室建設(shè)在技術(shù)框架的搭建過程中均需要依照國際和國家電子文件管理信息系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。目前在文檔一體化與數(shù)字檔案室建設(shè)的技術(shù)選擇上需要共同參照執(zhí)行的包括國際標(biāo)準(zhǔn)化組織（ISO）推出的開放檔案信息系統(tǒng)（OAIS）參考模型，國家標(biāo)準(zhǔn)化委員會發(fā)布的《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》《基于文件的電子信息的長期保存》《文書類電子文件形成辦理系統(tǒng)通用功能要求》以及國家檔案局發(fā)布的《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》《歸檔電子文件整理規(guī)則》《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》等規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)中涉及的標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)要求。文檔一體化與數(shù)字檔案室建設(shè)只有共同遵循和應(yīng)用這些標(biāo)準(zhǔn)，才會更好地實現(xiàn)數(shù)字檔案信息流轉(zhuǎn)的交互性和可長期保存性，使檔案信息不受異構(gòu)信息存儲平臺的影響。

2.2.2 信息系統(tǒng)核心功能實現(xiàn)相一致

文檔一體化管理系統(tǒng)與數(shù)字檔案室在技術(shù)搭建上主要有兩種可能，一是將二者構(gòu)造成合二為一的管理平臺，二是根據(jù)文件生命周期的階段性特征對不同業(yè)務(wù)階段的信息系統(tǒng)平臺進(jìn)行劃分，最終通過相應(yīng)信息流轉(zhuǎn)接口互通互聯(lián)。無論采用哪種形式，文檔一體化與數(shù)字檔案室在管理和控制文檔過程中均需要對電子文件的不同流轉(zhuǎn)階段進(jìn)行有效監(jiān)控，盡管二者在業(yè)務(wù)流程、功能層和表現(xiàn)層的實現(xiàn)上有所差異，但是其中各類信息包（SIP、AIP、DIP）的規(guī)范流轉(zhuǎn)以及對于元數(shù)據(jù)的規(guī)范管理和控制是文檔一體化與數(shù)字檔案室建設(shè)過程中任何信息管理系統(tǒng)都不能忽視的必選功能。并且，文檔一體化與數(shù)字檔案室無論以何種表現(xiàn)形式出現(xiàn)，都要基本實現(xiàn)基于OAIS的六項系統(tǒng)功能，分別是電子文件形成辦理系統(tǒng)、基于XML的電子文件交換系統(tǒng)、電子文件集成管理系統(tǒng)、元數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、電子文件存儲管理系統(tǒng)以及利用訪問控制系統(tǒng)[3]。

2.3 管理目標(biāo)相統(tǒng)一

2.3.1 實現(xiàn)對數(shù)字檔案的有效管理

文檔一體化管理的主要目的之一是規(guī)范文件與檔案管理的一致性，提高機(jī)關(guān)辦公效率，便于日后檔案的管理和查看利用，對于數(shù)字檔案而言還要能夠保障其長期有效性，適應(yīng)新型載體對文件管理的需要。數(shù)字檔案室建設(shè)的主要目標(biāo)與文檔一體化這一管理宗旨基本吻合，同樣要實現(xiàn)一定的數(shù)字檔案管理效果，提高檔案服務(wù)利用效率，重視數(shù)字檔案管理的系統(tǒng)性，能夠配合不同文件業(yè)務(wù)工作的開展，保障信息記錄的有效留存。從管理文件流程的角度而言，數(shù)字檔案室與文檔一體化建設(shè)的直接目標(biāo)都在于簡化文檔管理流程，均需要對傳統(tǒng)的文件管理過程進(jìn)行重組，適應(yīng)新型載體形式和新技術(shù)變化下的文檔管理需求，將繁復(fù)的文檔管理步驟統(tǒng)一為更加科學(xué)并且易于操作的管理內(nèi)容。

2.3.2 維護(hù)數(shù)字檔案的真實可靠

文檔一體化與數(shù)字檔案室在保障檔案價值層面上均需要維護(hù)文件與檔案的原始性、真實性和可靠性，也就是確保檔案的憑證價值和情報價值長期有效。文檔一體化與數(shù)字檔案室在前端控制管理過程中都著重強(qiáng)調(diào)對于元數(shù)據(jù)的記錄和管理，體現(xiàn)了二者對于文檔真實性維護(hù)的共同目的和終極要求。

2.3.3 完善數(shù)字檔案的積累和利用

文檔一體化和數(shù)字檔案室在對數(shù)字檔案的管理上都要經(jīng)過對檔案資源的完整積累過程，其中包括及時捕獲信息和更新元數(shù)據(jù)，操作貫穿于文件的生成、流轉(zhuǎn)、管理和利用等各個流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，都要確保信息管理前后的一致性與連貫性；與此同時，二者在管理過程中還要達(dá)到將不同信息類型、信息來源的文件有機(jī)整合在一起的目的，實現(xiàn)數(shù)字檔案資源的有效積累和利用的目標(biāo)。

3 文檔一體化與數(shù)字檔案室建設(shè)的差異分析

文檔一體化與數(shù)字檔案室建設(shè)在宏觀管理原則導(dǎo)向上存在著共性，但是二者在具體管理實現(xiàn)上又存在一定的差異。

3.1 運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制不同

文檔一體化的實現(xiàn)是一種合作機(jī)制，需要業(yè)務(wù)部門、技術(shù)部門以及檔案部門的共同參與。數(shù)字檔案室僅是檔案部門在數(shù)字檔案管理過程中形成的一種新的管理模式和平臺，其中雖然也要符合文檔一體化的管理要求，并且參與文檔一體化的前端控制與全程管理，但從文檔一體化的整個管理過程來看，數(shù)字檔案室僅僅是其中的重要環(huán)節(jié)，依托在文檔一體化管理結(jié)構(gòu)的框架之下，不是文檔一體化實現(xiàn)的全部表現(xiàn)形式，不可能超越或是取代文檔一體化管理。

文檔一體化的真正應(yīng)用需要幾個階段不同業(yè)務(wù)部門共同完成，在管理上注重統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)性和不同階段的銜接性，而數(shù)字檔案室在電子文檔管理的實現(xiàn)上具有相對的獨立性。從具體管理業(yè)務(wù)活動來看，數(shù)字檔案室管理檔案需要進(jìn)行前端控制，但是由于檔案部門的職能范圍有限，對于文件的前端控制權(quán)限僅限于指導(dǎo)電子文件的生成，在文件流轉(zhuǎn)過程中對相關(guān)信息進(jìn)行監(jiān)控，或是在業(yè)務(wù)系統(tǒng)設(shè)計階段承擔(dān)一部分的需求分析任務(wù)，但不會對文書業(yè)務(wù)工作中電子文件的執(zhí)行做具體的干預(yù)和操作。數(shù)字檔案室只有在文件成為歸檔信息之后才開始對文件信息進(jìn)行實際的控制和管理，它是文檔一體化后階段管理文檔的主體。

3.2 建設(shè)重點不同

文檔一體化建設(shè)重點在于數(shù)字文檔管理過程的整體協(xié)調(diào)，數(shù)字檔案室建設(shè)則突出數(shù)字檔案管理的局部功能完整。文檔一體化管理貫穿于電子文件的生成、流轉(zhuǎn)、捕獲、歸檔、存儲、利用甚至移交等每一個步驟，管理重點不在于對每一階段的管理任務(wù)進(jìn)行參與，而是重視每一環(huán)節(jié)的規(guī)范實施和執(zhí)行，保證各環(huán)節(jié)對文件操作的有效性。

數(shù)字檔案室在建設(shè)過程中雖然增加了技術(shù)管理操作以及對文檔進(jìn)行前端控制的環(huán)節(jié)，但是數(shù)字檔案室的建設(shè)重點沒有變化。數(shù)字檔案室在前端對電子文件的監(jiān)控是為了加強(qiáng)對電子文件完整性的描述，保障歸檔后檔案信息的規(guī)范、完整和有效共享，達(dá)到對歸檔文件有效管理的目的，無論其歸檔和管理形式如何，數(shù)字檔案室功能的設(shè)定以及管理的核心是檔案業(yè)務(wù)工作的完整執(zhí)行，其中包括文件分類方案的設(shè)置、保管期限的實施、檔案刪除銷毀、元數(shù)據(jù)的管理、用戶訪問、檔案移交等具體檔案業(yè)務(wù)工作，這與文檔一體化的管理相比更為具體，更加突出檔案管理特性。

3.3 效用評價標(biāo)準(zhǔn)不同

文檔一體化在管理數(shù)字檔案信息時注重各信息管理系統(tǒng)之間接口的標(biāo)準(zhǔn)和流轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)的規(guī)范實施，并不對具體的業(yè)務(wù)功能進(jìn)行部署，也不強(qiáng)調(diào)具體的實現(xiàn)形式，而是注重從文件到檔案整個過程轉(zhuǎn)換的連續(xù)性和效率，其建設(shè)評估的著眼點在于從文件到檔案前后管理的一致性以及注重文檔管理、行政管理效率的提升。

數(shù)字檔案室的建設(shè)與管理同樣強(qiáng)調(diào)效用，但其建設(shè)評價的重點是突出檔案管理階段的效用，注重數(shù)字檔案處理數(shù)量、效率，以及對信息共享程度和利用便捷性的評價。從數(shù)字檔案室信息平臺的功能實現(xiàn)上來看，其評價的重點在于能否全面、高效地對數(shù)字檔案的管理功能及實現(xiàn)進(jìn)行設(shè)計、規(guī)劃和升級，有關(guān)電子文件的捕獲、元數(shù)據(jù)管理等功能是否已達(dá)到完整和安全的目的，系統(tǒng)能否建立與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的必然聯(lián)系，在系統(tǒng)運(yùn)行過程中有無實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)功能的獨立系統(tǒng)平臺，或是具備處理脫機(jī)檔案信息的專門系統(tǒng)。

4 結(jié)語

文檔一體化與數(shù)字檔案室建設(shè)是基層開展檔案信息化工作中兩項涉及各種業(yè)務(wù)、技術(shù)、管理等多方面因素的復(fù)雜活動，同時也是我國檔案事業(yè)發(fā)展長遠(yuǎn)規(guī)劃的重要內(nèi)容。本文僅僅對文檔一體化與數(shù)字檔案室建設(shè)在共性和差異上進(jìn)行了初步對比分析，在今后的研究中，希望有更多的學(xué)者關(guān)注、參與其中，結(jié)合理論和實踐工作更為全面、深入地探討文檔一體化與數(shù)字檔案室建設(shè)的關(guān)系，例如，數(shù)字檔案室建設(shè)中怎樣落實文件管理與檔案管理的關(guān)系；文檔一體化的平臺建設(shè)與管理模式又怎樣將數(shù)字檔案室更好地融合進(jìn)來；在宏觀規(guī)劃上如何協(xié)調(diào)二者發(fā)展，實現(xiàn)發(fā)展的可持續(xù)性、建設(shè)的合理性以及管理的效益性。

注釋與參考文獻(xiàn)：

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[3]李澤鋒.基于OAIS的數(shù)字檔案館功能模型研究[J].檔案學(xué)通訊，2010,(03):60-65.