文?杜瑩瑩 劉峰

新醫(yī)改下如何改進醫(yī)院檔案管理工作

文?杜瑩瑩 劉峰

公立醫(yī)院醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革是廣大人民群眾普遍關(guān)心的熱點問題，也是國家為保障和改善民生提出的重大舉措。新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院持續(xù)發(fā)展的重要保障，在整個醫(yī)院管理工作中發(fā)揮著越來越大的作用。在新醫(yī)改背景下醫(yī)院應(yīng)做好以下改進措施。

一、完善檔案組織機構(gòu)，建立自上而下的檔案領(lǐng)導(dǎo)機制

隨著檔案工作在醫(yī)院管理各方面發(fā)揮著越來越重要的作用，領(lǐng)導(dǎo)對檔案的重視程度也日漸加強。改變領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的管理理念成為首要工作。成立醫(yī)院主要負責(zé)人任主任，各科室主要負責(zé)人為成員的檔案管理工作委員會，搭建起主要領(lǐng)導(dǎo)負總責(zé)，分管領(lǐng)導(dǎo)親自抓，檔案人員具體管，各個科室同努力，縱向責(zé)任明、橫向有人抓的管理網(wǎng)絡(luò)。將檔案工作納入醫(yī)院22個一級科室44個二級科室的職責(zé)范疇，實現(xiàn)了全員、全方位、全過程檔案工作體系；納入督查督辦工作流程，將檔案工作目標列為年度督辦工作的重點事項。醫(yī)院分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任、專職檔案人員、兼職檔案人員均有清晰明確的職責(zé)且履職到位。

二、完善檔案工作保障制度，與其它工作制度有機銜接

（一）將檔案收集、整理、移交程序植入醫(yī)院管理等各項具體業(yè)務(wù)工作流程，實現(xiàn)了檔案工作與其他工作制度的有機銜接，為檔案工作順利開展提供了堅強保障。建立正負雙向激勵機制，實行崗位責(zé)任制，明確工作目標，出臺淄博市精神衛(wèi)生中心《檔案工作獎勵與責(zé)任追究制度》《檔案工作考評辦法》，全面形成了獎優(yōu)罰劣的檔案工作導(dǎo)向。

（二）完善檔案管理各項規(guī)章制度。立足于檔案的接收、移交、保管、鑒定、銷毀和利用等12個環(huán)節(jié)的無縫銜接，健全完善了《檔案保管制度》《檔案保密制度》《檔案鑒定和銷毀制度》《檔案借閱與利用制度》《檔案數(shù)字化信息安全管理制度》等14項檔案綜合管理制度；建立健全了文書、科技、會計、專業(yè)、聲像、照片、實物、人事、人物、圖書資料、電子等11個門類的檔案收集整理制度，切實構(gòu)建起了從形成源頭到整理歸檔，從保管利用到鑒定銷毀全過程的檔案制度體系。

（三）完善檔案的收集、整理、歸檔和復(fù)核

一是嚴把“收集關(guān)”，即嚴明收集范圍。嚴格按照文件材料分類方案和歸檔范圍收集，既收集紙質(zhì)載體，又收集照片、錄音帶、錄像帶、電子文件等具有保存價值的檔案資料。嚴明收集時間。準確把握各類檔案的形成規(guī)律，分門別類地明確收集時間，其中照片、聲像類檔案于活動結(jié)束后2個工作日內(nèi)由責(zé)任部門整理后移交檔案管理部門，實物、圖書、人物、設(shè)備檔案即時收集，基建檔案于基建項目竣工后3個月內(nèi)收集。嚴明收集紀律。運用事前提醒、事中跟進、事后督促等形式，確保應(yīng)收盡收。

二是嚴把“歸檔關(guān)”。遵循“誰形成、誰收集、誰整理、誰歸檔”原則，明確“量、質(zhì)、期、責(zé)”四點要務(wù)，嚴格執(zhí)行11個門類的檔案收集制度，《檔案分類編號方案》《文件材料歸檔范圍和保管期限表》，組織歸檔文件材料的整理、移交、編目工作，檔案完整率和歸檔率均為100%。

三是嚴把“復(fù)核關(guān)”。實行檔案管理員、辦公室主任二級復(fù)核制，對移交檔案資料的數(shù)量、類別、內(nèi)容、簽章、日期進行檢查，確保了檔案的收集齊全、歸檔合理、分類科學(xué)、排列有序、期限準確、封面合規(guī)。

三、完善檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)文檔一體化管理

現(xiàn)代信息社會日新月異，人們對各種時效性強、具有高價值的檔案信息的需求量越來越大，對利用網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案資源共享的要求越來越強，對檔案工作服務(wù)信息化的要求也相應(yīng)地越來越高，傳統(tǒng)的檔案管理模式及各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)已不斷受到新的挑戰(zhàn)。檔案信息化建設(shè)納入醫(yī)院“十三五”信息化建設(shè)總體規(guī)劃，用計算機儲存整個醫(yī)院的各種業(yè)務(wù)、行政上的檔案，將檔案管理信息平臺融入OA辦公自動化系統(tǒng)，文件在OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)完畢，經(jīng)歸檔預(yù)整理后轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)歸檔、編目，提高了工作效率，實現(xiàn)了文檔一體化，適應(yīng)醫(yī)院改革發(fā)展的需要。

高科技的廣泛應(yīng)用使檔案載體發(fā)生了質(zhì)的變化，過去以紙質(zhì)為載體的檔案較現(xiàn)在形成的以磁帶、膠片、軟盤、縮微品等為主要載體的檔案，無論從載體材料，還是保護條件、管理方式等都是不可比擬的。多媒體、光盤等技術(shù)的應(yīng)用，以及電子文件的出現(xiàn)，改變了檔案管理的信息存儲、傳遞和檢索方式，有效滿足了檔案工作需要。

圍繞文件材料收集、預(yù)整理、移交接收、整理歸檔、庫房管理、檔案查詢等模塊，建立了符合國家要求的電子檔案管理系統(tǒng)。各兼職檔案員對各類文件材料進行收集并預(yù)整理，將預(yù)整理后的文件材料移交檔案管理員，檔案管理員進行整理歸檔，整理歸檔后封號入庫；庫房管理模塊，可查詢庫房內(nèi)各年度各類入庫檔案的情況。

建立《非紙質(zhì)載體檔案資料抽查記錄表》《非紙質(zhì)載體定期備份情況表》，對室存的電子化文件實行硬盤、光盤異質(zhì)備份，對OA辦公系統(tǒng)數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)、內(nèi)（外）網(wǎng)站數(shù)據(jù)的文書、專業(yè)、聲像、照片、實物等檔案執(zhí)行即時硬盤異地備份，并建立了數(shù)據(jù)恢復(fù)機制，在服務(wù)器出現(xiàn)異常情況下，可即時實現(xiàn)異機系統(tǒng)搭建及數(shù)據(jù)恢復(fù)，確保了檔案數(shù)字信息的安全完整。

四、完善檔案安全保障設(shè)施，維護檔案的完整

做好檔案的安全保管工作，及時發(fā)現(xiàn)檔案破損情況，并采取相應(yīng)保護措施，對于延長檔案的使用壽命具有十分重要的意義。隨著科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案的保管條件逐步改善，我院嚴格按照“九防”要求，安裝了高清紅外線自動感應(yīng)監(jiān)控系統(tǒng)、煙感自動消防報警系統(tǒng)、溫濕度電子監(jiān)控系統(tǒng)、空調(diào)器等設(shè)備，配備了低壓二氧化碳滅火器、消毒滅菌機、聲像檔案防磁柜、吸塵器、除濕機、防蟲藥品、遮光阻燃窗簾等設(shè)施，配置了計算機、復(fù)印機、高拍儀、掃描儀等辦公設(shè)備。

建立《年度檔案出入登記表》和《年度庫房溫濕度記錄表》，庫房溫度控制在20℃左右，濕度控制在50%左右，記錄完整規(guī)范，確保無安全隱患。

為預(yù)防、控制、消除突發(fā)事件對檔案造成的危害，按照檔案優(yōu)先、預(yù)防為主、以人為本、分級負責(zé)的原則，制定出臺了《檔案災(zāi)害應(yīng)急處理預(yù)案》，并組織全員培訓(xùn)和開展全體演練，切實提升了救災(zāi)抗災(zāi)能力和檔案室的安全保障系數(shù)，最大限度地消除各種可能損壞檔案的不利因素。

五、完善檔案的查詢借閱，提高檔案利用效果

開發(fā)檔案信息，搞好利用服務(wù)是醫(yī)院檔案管理工作的最終目的，也是做活檔案工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。嚴格借閱登記和利用效果反饋登記，編制檔案利用效果實例匯編。制定《檔案保密制度》《檔案借閱與利用制度》等檔案安全管理制度，建立《檔案借閱登記表》《檔案利用效果反饋登記表》，嚴格檔案保管、借閱手續(xù)、審批程序，做好痕跡化記錄，形象生動地體現(xiàn)了檔案對醫(yī)院管理的支撐和佐證價值。

全面推行網(wǎng)上查詢、借閱，各科室可在檔案管理信息平臺實現(xiàn)遠程利用，實現(xiàn)了檔案信息資源共享?；诰W(wǎng)上借閱查詢快捷、高效的出發(fā)點，圍繞借閱事由、查詢方式、借閱期限等要素，設(shè)計了借閱申請、二級審批、借閱利用、效果反饋的網(wǎng)絡(luò)借閱流程，經(jīng)過工作實踐，起到了良好成效，減少了實體檔案的利用頻率，保障了檔案實體的安全完整。

總之，隨著醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的不斷深化，檔案管理工作要從觀念上更新并采取有效措施，積極探索新醫(yī)改背景下檔案現(xiàn)代管理模式，通過有效措施的實施，使我院檔案工作逐步實現(xiàn)制度化、規(guī)范化、科學(xué)化、信息化和人才化。通過利用檔案為大眾的心身健康提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，同時為打造我市精神衛(wèi)生服務(wù)行業(yè)典范做出更加積極的貢獻。

（作者單位：淄博市精神衛(wèi)生中心）