圓桌趣談

按照“存量數(shù)字化、增量電子化”的要求，推動各級檔案館（室）實現(xiàn)由傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代管理轉(zhuǎn)型升級，已經(jīng)是擺在我們檔案人面前的一個重要課題。本期“圓桌趣談”，我們邀請了幾位市檔案局局長對這個話題進行探討。

潘積仁

青島市檔案局局長青島市檔案館館長

檔案館從傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)型升級，涉及多個方面，但主要體現(xiàn)在信息技術(shù)的應(yīng)用上，已經(jīng)影響到檔案館收、管、存、用各個環(huán)節(jié)。

首先，檔案收集的轉(zhuǎn)型升級。信息技術(shù)已經(jīng)滲透到社會各個領(lǐng)域和環(huán)節(jié)，電子文件已經(jīng)不是什么新鮮事物，將對國家和社會有價值的電子檔案收集進館，目前還有很多問題需要解決。一是我們必須具備接收電子檔案的客觀條件，就像接收紙質(zhì)檔案要有檔案館庫和裝具一樣，接收電子檔案也必須具備必要的管理條件，如數(shù)字檔案館系統(tǒng)平臺等。二是要為電子檔案的有效形成創(chuàng)造條件，如為電子文件歸檔提供必要的軟件和技術(shù)服務(wù)。三是進行積極引導(dǎo)、依法監(jiān)督，促使各個單位建立起電子檔案收集、管理、移交的機制，確保電子檔案接收落到實處。四是堅持循序漸進的政策，電子檔案管理是新事物，檔案部門和各單位都不可避免受認(rèn)識和客觀條件的局限，所以電子檔案形成、收集、管理、移交必然有個逐步完善的過程。五是在電子檔案存儲安全尚存在不確定因素的情況下，堅持走雙軌制路子，紙質(zhì)檔案和電子檔案收集同時并存，逐步走向單軌制。

其次，檔案管理的轉(zhuǎn)型升級。一方面運用信息技術(shù)管理傳統(tǒng)檔案，提高傳統(tǒng)檔案管理水平，例如采用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，可以有效提高管理效率和科學(xué)性。二是將傳統(tǒng)檔案數(shù)字化，既可以滿足在線查閱的需求，又保護了檔案實體安全。三是保證電子檔案長久可用。這應(yīng)是我們關(guān)注的重點之一，也是目前國際檔案界關(guān)注的重點。電子檔案管理，除了安全存儲、系統(tǒng)化備份外，檔案館的重要任務(wù)是能夠保證所管理的電子檔案始終可以被利用，這是我們區(qū)別于其他機構(gòu)的重要職責(zé)，凡是檔案館保存的各種格式或者各種存儲介質(zhì)的檔案，當(dāng)前及若干年后直至永遠能夠讀取或轉(zhuǎn)換，這是新形勢下賦予我們的職責(zé)，我們應(yīng)該有這個自覺和行動。

再次，檔案利用的轉(zhuǎn)型升級。在信息技術(shù)條件下，檔案利用轉(zhuǎn)型升級更為迫切，讓利用者查閱檔案更加便利和快捷，是我們義不容辭的責(zé)任。一是查閱檔案的效率和準(zhǔn)確性要大大提高，從過去翻閱紙質(zhì)目錄到通過計算機檢索、從案卷級檢索到文件級檢索、從題名檢索到全文檢索，我們還有很長的路要走。二是在線查閱，包括遠程在線查閱和走進檔案館在線查閱，隨著檔案數(shù)字化和電子檔案接收，在線查閱的比例會大大提高，即使涉及隱私、保密安全必須走進檔案館，通過網(wǎng)絡(luò)直接檢索和閱讀全文，對利用者帶來的方便也是不可忽視的。目前青島已經(jīng)實現(xiàn)市域各檔案館、黨政機關(guān)部分檔案遠程利用，實現(xiàn)與省檔案館實施遠程查閱，相信今后遠程查閱的比例會進一步擴大。四是資源共享，通過各種網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)開放檔案在一定范圍內(nèi)和全社會共享。

信息技術(shù)的應(yīng)用導(dǎo)致檔案館轉(zhuǎn)型升級是全方位的，除了上述內(nèi)容外，諸如檔案鑒定理論、監(jiān)督指導(dǎo)方法、甚至內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置、檔案館的職能等，都需要重新認(rèn)識。信息技術(shù)給我們的機遇與挑戰(zhàn)同在，我們既要學(xué)會適應(yīng)它、又要充分利用它、引導(dǎo)它，并接受其檢驗。

耿濤

威海市檔案局局長威海市檔案館館長

隨著云計算、互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)的發(fā)展，智慧城市建設(shè)已成為城市建設(shè)的新模式。作為城市記憶信息庫的檔案館，實現(xiàn)由傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代化管理模式的轉(zhuǎn)變，主動融入到智慧城市建設(shè)當(dāng)中，建設(shè)現(xiàn)代化的智慧檔案館，是時代發(fā)展的必然趨勢。現(xiàn)代化智慧檔案館建設(shè)，將對智慧城市建設(shè)、文明城市建設(shè)、公共服務(wù)建設(shè)、檔案事業(yè)建設(shè)產(chǎn)生重大的意義，將會極大地推動政治、經(jīng)濟、文化、社會環(huán)境的快速健康發(fā)展。

一是為智慧城市建設(shè)增添新的亮點。檔案館是重要的信息資源庫，其中蘊藏的檔案信息是不可再生的寶貴資源。智慧檔案館作為智慧城市建設(shè)的一部分，通過對檔案這一重要資源的智慧化管理，必將為智慧城市建設(shè)書寫濃墨重彩的篇章。

二是成為城市文明程度提升的重要標(biāo)志。檔案館作為城市歷史文化積淀和為市民提供公共文化服務(wù)的場所，是一個城市文明的窗口。智慧檔案館建設(shè)，將大大提升檔案館公共服務(wù)水平，改善政府服務(wù)形象，推動城市文化建設(shè)，為城市增加一張靚麗的新名片。

三是代表著檔案館建設(shè)的發(fā)展方向。智慧檔案館建設(shè)是落實中央兩辦《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作》要求的重要舉措，它使一流的檔案建筑擁有一流的工作內(nèi)涵，將大大提高檔案館現(xiàn)代化管理水平，確保檔案安全萬無一失，推動檔案資源有效利用，降低工作人員勞動強度和行政運行成本，有效提升檔案管理和公共服務(wù)效率，代表著現(xiàn)代新型檔案館的發(fā)展方向。

四是將產(chǎn)生巨大的社會效益。檔案館的基本職能是記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會、造福人民。智慧檔案館建成后，將利用現(xiàn)代化手段更好地記錄和留存城市獨特的歷史文化，更好地挖掘檔案中蘊藏的經(jīng)濟信息和文化資源奉獻社會，為領(lǐng)導(dǎo)決策和各機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位利用檔案開通“直通車”，為市民利用檔案提供“一站式”服務(wù)平臺和客戶端服務(wù)，使領(lǐng)導(dǎo)層、社會各界和人民群眾利用檔案資源更為方便快捷，必將在推動城市的經(jīng)濟建設(shè)、政治建設(shè)、文化建設(shè)、社會建設(shè)和生態(tài)文明建設(shè)中發(fā)揮巨大作用。

成希琴

東營市檔案局黨組書記、局長

《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》明確了“十三五”時期我國檔案事業(yè)發(fā)展的總體目標(biāo)，即到2020年，初步實現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化，建成與全面建成小康社會奮斗目標(biāo)相適應(yīng)的、有效服務(wù)和支撐國家治理的檔案事業(yè)發(fā)展體系。習(xí)近平同志在浙江省檔案局館考察時提出的由封閉向開放轉(zhuǎn)變、由重保管向重服務(wù)轉(zhuǎn)變、由行政管理向依法管理轉(zhuǎn)變的“三個轉(zhuǎn)變”，也為檔案管理轉(zhuǎn)型升級指明了方向。

推動檔案管理轉(zhuǎn)型升級，目的就是突破傳統(tǒng)模式，真正實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。近年來，隨著經(jīng)濟社會事業(yè)的不斷發(fā)展，人民群眾對檔案的公共需求越來越突出，檔案工作社會化、專業(yè)化特點越來越明顯，檔案的資政作用越來越顯著。落后的檔案管理模式與社會各界和人民群眾對檔案工作日益增長的利用需求已成為檔案工作中的一個重要矛盾。從這個意義上說，實現(xiàn)檔案管理轉(zhuǎn)型升級關(guān)乎經(jīng)濟社會發(fā)展，關(guān)乎老百姓切身利益，更與人民群眾的重大民生休戚相關(guān)。

實現(xiàn)檔案管理轉(zhuǎn)型升級，并非全部推倒重來，而是前仆后繼，升級換代。實踐中，絕大多數(shù)成功轉(zhuǎn)型升級的傳統(tǒng)制造企業(yè)，就是通過不斷更新?lián)Q代、產(chǎn)品升級完成了艱難的轉(zhuǎn)身，小到螺絲釘、打火機，大到電視機、洗衣機等，競爭十分激烈，但是笑到最后的，往往是在傳統(tǒng)產(chǎn)品中不斷融入科技含量、謀求技術(shù)轉(zhuǎn)型升級的頂尖高手。同樣，按照社會各界和人民群眾需求，把檔案這個產(chǎn)品做到極致和完美，真正實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，為利用者提供更加優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的服務(wù)，是檔案部門和廣大檔案工作者義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。

“升”的方向是什么？“轉(zhuǎn)”的關(guān)鍵點在哪里？檔案工作要適應(yīng)時代的新發(fā)展、適應(yīng)黨委政府的新要求、適應(yīng)人民群眾的新期待，既要圍繞中心、服務(wù)大局，又要著力推進自身的科學(xué)發(fā)展、跨越發(fā)展；既要收集好保管好各種檔案信息資源，又要成為交流信息和傳播檔案文化的中心。當(dāng)前，以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)特別是互聯(lián)網(wǎng)+為主體的現(xiàn)代技術(shù)在檔案中的應(yīng)用，使傳統(tǒng)的檔案工作模式、工作手段和工作重心等都發(fā)生了重大轉(zhuǎn)變，利用現(xiàn)代信息技術(shù)，為廣大檔案信息用戶構(gòu)建服務(wù)平臺，使檔案館能夠?qū)崿F(xiàn)各種服務(wù)目標(biāo)，理應(yīng)成為檔案管理轉(zhuǎn)型升級的方向和關(guān)鍵點。“升”與“轉(zhuǎn)”，都離不開一個“新”字，把握這個“新”，就要把實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化作為轉(zhuǎn)型升級的重要抓手，促進檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、科學(xué)化發(fā)展，打造推動檔案事業(yè)發(fā)展的新引擎；把握這個“新”，就要發(fā)揮好大數(shù)據(jù)時代的電子檔案歸檔工作的良好基礎(chǔ)和已有技術(shù)優(yōu)勢，敢于求新，勇于創(chuàng)新，真正推進檔案管理模式的轉(zhuǎn)型升級。