■張華為

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新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下失業(yè)職工檔案的管理與利用——以青州市為例

■張華為

失業(yè)職工檔案真實(shí)地記錄和反映著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下失業(yè)人員工作變動(dòng)情況，是考察了解失就業(yè)人員、維護(hù)其合法權(quán)益的歷史依據(jù)。對(duì)于勞動(dòng)保障部門來說，成立專門機(jī)構(gòu)，做好這部分人員的檔案管理工作責(zé)無旁貸，管理并利用好這部分人員的檔案工作對(duì)于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，維護(hù)好他們的切身利益至關(guān)重要。

一、失業(yè)職工檔案管理現(xiàn)狀及存在的主要問題

1.信息記錄不全現(xiàn)象比較突出。原先的國有企業(yè)，由于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在檔案方面存在誤區(qū)，檔案管理人員缺乏檔案管理這方面的意識(shí)，表現(xiàn)在一是個(gè)人檔案材料不完整。缺少招工手續(xù)、勞動(dòng)合同、轉(zhuǎn)正定級(jí)手續(xù)，工資表等資料，類似的重要材料沒有裝入檔案的情況較為常見。有的復(fù)轉(zhuǎn)軍人部隊(duì)檔案一直存放在武裝部或當(dāng)?shù)孛裾块T，高校畢業(yè)生檔案一直存放在人社部門的人才交流中心，到企業(yè)工作后一直沒有并入職工個(gè)人檔案，影響到了連續(xù)工齡的計(jì)算，造成了失業(yè)職工經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金與失業(yè)保險(xiǎn)金的少領(lǐng)現(xiàn)象，損害了他們的切身利益。二是檔案記錄前后不一。由于原先對(duì)檔案工作的嚴(yán)肅性缺乏必要的認(rèn)識(shí)，招錄工人時(shí)勞資人員代填職工個(gè)人信息現(xiàn)象較為普遍，檔案中出現(xiàn)的職工姓名同音不同字、出生年月與身份證信息不符、參加工作時(shí)間前后不一致、從事特殊工種時(shí)間記錄不清等，導(dǎo)致下崗失業(yè)人員不能按期辦理退休，直接侵害了職工的切身利益。

2.多部門交叉管理檔案，不利于工作的開展。在青州市，目前企業(yè)破產(chǎn)改制后絕大部分檔案歸入青州市勞動(dòng)事務(wù)代理中心托管，另外部分單位比如種子公司、市府第一招待所等原屬事業(yè)單位，這幾家單位改制后其檔案歸人社局干部科管理，還有一些國企業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)檔案歸組織部管理，但辦理失業(yè)手續(xù)后，這部分人員的保險(xiǎn)續(xù)繳、退休申報(bào)還得由勞動(dòng)事務(wù)代理中心負(fù)責(zé)，這種按單位性質(zhì)、人員身份劃分的檔案管理辦法，造成失業(yè)人員檔案管理混亂，查找困難，給失業(yè)人員落實(shí)相關(guān)待遇，辦理退休手續(xù)帶來極大不便。

3.檔案管理制度不健全，檔案從業(yè)人員整體素質(zhì)偏低。

由于制度不夠健全，一是在檔案的分類、期限設(shè)置、歸檔和檔案資源的收集、存儲(chǔ)、傳輸、查詢、管理、應(yīng)用等環(huán)節(jié)缺少必要的依據(jù)；二是在檔案生成、轉(zhuǎn)遞、查閱過程中，沒有統(tǒng)一的管理規(guī)范，造成職工檔案記錄不全、流失，對(duì)于職工尤為重要的招工手續(xù)、亦工亦農(nóng)輪換合同、工資審批表、上山下鄉(xiāng)證明材料沒有及時(shí)歸檔，導(dǎo)致檔案利用價(jià)值降低。三是部分企業(yè)檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和文化素質(zhì)較低,且缺乏培訓(xùn),不能保證檔案材料的正常收集和整理。有的從業(yè)人員缺少檔案管理業(yè)務(wù)工作基本知識(shí)，對(duì)職工檔案內(nèi)應(yīng)有的項(xiàng)目不清楚,為檔案收集后再利用工作帶來很大麻煩。

二、加強(qiáng)失業(yè)人員檔案管理工作的對(duì)策及建議

1.加大宣傳力度，提高企業(yè)對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案管理取得成效的關(guān)鍵，充分利用各種宣傳手段，宣傳檔案在企業(yè)改革與發(fā)展、企業(yè)及職工權(quán)益維護(hù)等方面的重要作用，深刻認(rèn)識(shí)檔案對(duì)于職工權(quán)益的維護(hù)與企業(yè)文化的建設(shè)具有的重要意義，投入資金、人才健全完善檔案室建設(shè)，安排高素質(zhì)人才從事檔案管理工作，做好檔案收集、整理、歸檔、利用工作，從源頭上樹立起檔案民生地位的重要意義，為檔案的管理利用打下良好基礎(chǔ)。

2健全完善檔案管理制度，為檔案工作開展提供依據(jù)。完善的檔案管理制度是失業(yè)職工檔案收集、整理、歸檔、利用的前提基礎(chǔ)，依據(jù)制度建立起職工檔案的立卷、歸檔、保管、轉(zhuǎn)遞、使用、登記、統(tǒng)計(jì)和保密等項(xiàng)制度，確保檔案信息的準(zhǔn)確，資料的完整，杜絕因管理制度不完善導(dǎo)致的檔案流失、資料不全、信息不實(shí)、流轉(zhuǎn)不暢、保險(xiǎn)續(xù)繳不便問題。

3.解決檔案歸屬問題，為后續(xù)管理提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。 徹底解決檔案多頭管理局面，只要是失業(yè)職工、自由職業(yè)者、沒有檔案保管能力的個(gè)體私營企業(yè)檔案一律由縣級(jí)以上勞動(dòng)保障部門的職業(yè)介紹機(jī)構(gòu)代理保管。代理機(jī)構(gòu)須具備檔案保管的硬件條件與安全措施，配備專職檔案保管人員，并經(jīng)檢查驗(yàn)收合格后，由同級(jí)勞動(dòng)保障行政主管部門認(rèn)定，方可開展失業(yè)職工檔案托管并開展一系列后續(xù)服務(wù)工作。企業(yè)破產(chǎn)、改制、重組后的人員不再以干部或工人身份、領(lǐng)導(dǎo)級(jí)別劃分檔案歸屬，破產(chǎn)企業(yè)生成的檔案一率歸勞動(dòng)事務(wù)代理機(jī)構(gòu)保管，負(fù)責(zé)其后續(xù)保險(xiǎn)的代繳、檔案查詢、證明材料的出據(jù)、退休手續(xù)的申辦、檔案的轉(zhuǎn)移等服務(wù)工作。

4.做好入庫檔案的數(shù)字化管理，為檔案的高效利用提供便利。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，過去傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)新形勢(shì)的需要，改變傳統(tǒng)的管理模式，把計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用在管理失業(yè)職工檔案之中，是管理好、利用好失業(yè)職工檔案的必由之路。在失業(yè)職工檔案移交過程中，要求檔案托管機(jī)構(gòu)即時(shí)將職工檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，錄入檔案托管系統(tǒng)，建立準(zhǔn)確和完備的職工信息數(shù)據(jù)庫，依托辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，快捷準(zhǔn)確地為相關(guān)部門提供人員基本情況及綜合信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)無紙檔案與原始檔案的雙重管理模式，切實(shí)提高檔案利用效率，比如青州檔案托管機(jī)構(gòu)現(xiàn)存失業(yè)職工、自由職業(yè)者、小微企業(yè)者檔案6萬余份，每天繳納保險(xiǎn)、政審、退休、調(diào)動(dòng)等使用檔案上百次，如果不進(jìn)行檔案的數(shù)字化管理，現(xiàn)有的工作人員難以應(yīng)付如此巨大的工作量。檔案的信息化管理是提高檔案利用效率的必由之路。

5.加強(qiáng)檔案托管機(jī)構(gòu)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為檔案保管利用提供有效載體?；A(chǔ)設(shè)施主要包括檔案信息管理的軟硬件設(shè)備，硬件主要指為檔案系統(tǒng)運(yùn)行所必須的計(jì)算機(jī)、交換機(jī)設(shè)備以及數(shù)碼相機(jī)、掃描儀、高拍儀等必要設(shè)備。這是檔案數(shù)據(jù)信息傳輸、交換和資源共享的前提基礎(chǔ)，軟件方面一是檔案網(wǎng)站的建設(shè)，網(wǎng)站是檔案信息化建設(shè)的重要步驟，它是檔案托管部門聯(lián)系社會(huì)、溝通交流的窗口。二是檔案信息化管理系統(tǒng)的研發(fā)和應(yīng)用，它是信息化檔案管理的有效載體，通過這個(gè)系統(tǒng)較好的實(shí)現(xiàn)失業(yè)職工檔案信息的收集、管理和有效利用，有效發(fā)揮檔案最終為人民服務(wù)的宗旨。

（作者單位：青州市人力資源管理服務(wù)中心）