郝瑞秀

（南寧鐵路局檔案館，館員，廣西　南寧　530029）

鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案電子文件的歸檔及管理利用

郝瑞秀

（南寧鐵路局檔案館，館員，廣西南寧530029）

本文從順應(yīng)信息化技術(shù)快速發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)廣泛運(yùn)用帶來(lái)檔案管理的新變化著眼，對(duì)鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案電子文件歸檔和利用的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，在此基礎(chǔ)上，提出要明確電子文件歸檔的質(zhì)量要求、加強(qiáng)電子文件的歸檔管理、充分提升電子文件利用效率和效益，進(jìn)一步提高鐵路檔案電子文件管理的科學(xué)化水平。

鐵路；建設(shè)項(xiàng)目；電子文件；歸檔；管理；利用

10.13572/j.cnki.tdyy.2016.04.016

隨著電子技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛普及，電子文件的數(shù)量在檔案資料中的比重顯著增大，已經(jīng)成為檔案管理中又一新的重點(diǎn)。為了探索做好這項(xiàng)工作的方法和途徑，本文著重就如何加強(qiáng)鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案電子文件（以下簡(jiǎn)稱檔案電子文件）的歸檔及利用略陳管見。

1　檔案電子文件特點(diǎn)與利用現(xiàn)狀

要做好檔案電子文件的管理工作，首先就必須對(duì)其特點(diǎn)及利用的現(xiàn)狀有全面、客觀地把握，這樣，才能順勢(shì)而為、有的放矢地推動(dòng)此項(xiàng)工作不斷取得扎扎實(shí)實(shí)的效果。

1.1電子文件特點(diǎn)電子文件可以實(shí)現(xiàn)快速檢索查詢、提供重復(fù)利用，減輕檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提供網(wǎng)絡(luò)利用，若給予一定的授權(quán)，如復(fù)制、打印即可大大節(jié)約檔案利用人員的時(shí)間和利用成本，提高檔案管理的效率和效益；同時(shí)電子文件的利用也可以減少對(duì)紙質(zhì)檔案造成的磨損，有利于保護(hù)紙質(zhì)檔案。但是電子文件也有需要注意的問題。一是電子文件所依賴的計(jì)算機(jī)軟、硬件系統(tǒng)更新?lián)Q代快，電子文件存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)也需要隨之轉(zhuǎn)換升級(jí)；二是電子文件存儲(chǔ)載體從磁帶到磁盤到光盤不斷發(fā)生變化，有的存儲(chǔ)載體壽命較短，不易長(zhǎng)久保存；三是電子文件具有可改性，一經(jīng)更改可能與紙質(zhì)原文不符，也就失去了檔案資料客觀、真實(shí)的特質(zhì)。四是容易受環(huán)境影響而損壞，如碰撞、電磁干擾等都容易造成文件數(shù)據(jù)無(wú)法使用的損失。

1.2電子文件利用現(xiàn)狀鐵路建設(shè)項(xiàng)目點(diǎn)多線長(zhǎng)，運(yùn)營(yíng)管理和維護(hù)設(shè)備需要頻繁利用部分檔案，通過網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程利用將極大方便現(xiàn)場(chǎng)，而前提是電子文件的歸檔要有明確的規(guī)定和規(guī)范的管理。

由于目前有關(guān)主管部門對(duì)鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理、利用，多是僅對(duì)紙質(zhì)文件類的移交和歸檔作出明確規(guī)定和要求，而對(duì)電子文件的管理和移交除《中國(guó)鐵路總公司關(guān)于印發(fā)鐵路建設(shè)項(xiàng)目勘察設(shè)計(jì)管理單位施工圖評(píng)價(jià)辦法的通知》（鐵總建設(shè)〔2014〕125號(hào)）第十四條規(guī)定“勘察設(shè)計(jì)單位應(yīng)按照勘察設(shè)計(jì)合同和供圖協(xié)議約定，及時(shí)提供建設(shè)項(xiàng)目施工圖電子文件，要求電子文件一式兩份，分別提交給建設(shè)單位和總公司信息技術(shù)中心”外，其余現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、規(guī)范性文件對(duì)電子文件的管理和移交都沒有明確規(guī)定。因此，不僅容易導(dǎo)致鐵路建設(shè)項(xiàng)目單位的電子文件缺失甚至流失，影響檔案管理部門對(duì)鐵路建設(shè)項(xiàng)目電子文件的收集和歸檔，制約檔案信息化管理進(jìn)程，降低檔案管理、利用的效率和效益，也增加了有關(guān)單位參閱、利用電子文件的難度。

2　檔案電子文件歸檔利用的建議

對(duì)鐵路建設(shè)項(xiàng)目竣工電子文件進(jìn)行歸檔管理是當(dāng)務(wù)之急，參建的建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位應(yīng)將電子版工程文件及時(shí)保存下來(lái)，以便充分發(fā)揮其在檢索、利用、傳輸、存儲(chǔ)等方面具有的特殊作用。鐵路主管部門也應(yīng)從標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范層面明確電子文件的歸檔和利用制度。

2.1明確電子文件歸檔的質(zhì)量要求根據(jù)《電子檔案移交與接收辦法》（國(guó)家檔案局檔發(fā)〔2012〕7號(hào)），移交與接收的電子文件應(yīng)當(dāng)真實(shí)可靠、齊全完整和安全可用。要做到真實(shí)可靠、齊全完整和安全可用，必須從電子文件的格式、存儲(chǔ)介質(zhì)入手。

2.1.1統(tǒng)一電子文件保存格式鐵路建設(shè)項(xiàng)目的電子檔案包括文書文件、工程文件、音像文件、照片文件、設(shè)備文件等。文書文件、工程文件所形成的文件基本上為微軟辦公系統(tǒng)的WORD、EXCEL文件，圖像文件主要用數(shù)碼相機(jī)拍攝的現(xiàn)場(chǎng)實(shí)物照片，形成文件為JPEG格式，圖形文件主要為工程的設(shè)計(jì)圖紙、竣工圖紙等，為AutoCAD軟件所產(chǎn)生的DWG、DWF文件格式，影像文件一般為AVI格式。為使電子公文文件能夠超越操作平臺(tái)、超越軟件系統(tǒng)而被準(zhǔn)確地識(shí)讀，使其不依賴于原來(lái)的設(shè)備和軟件更新的影響，降低對(duì)設(shè)備的依賴性，從目前看，制定以XML語(yǔ)言為基礎(chǔ)的字處理文件的格式是比較好的選擇。而ADOBE PDF文件具有跨平臺(tái)傳送和共享、高壓縮、適合電子屏幕閱覽及網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)奶攸c(diǎn)，可作為電子文件歸檔的保存格式標(biāo)準(zhǔn)。

2.1.2明確電子文件存儲(chǔ)要求根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB/T18894-2002的要求，特殊格式的電子文件，應(yīng)在存儲(chǔ)載體中同時(shí)存有相應(yīng)的查看軟件。

2.1.3比選確定電子文件存儲(chǔ)載體電子文件推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。由于光盤具備大容量和低成本的優(yōu)點(diǎn)，同時(shí)又是一種可以移動(dòng)的存儲(chǔ)介質(zhì)，應(yīng)優(yōu)先使用。

2.2電子文件的歸檔根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB/T18894-2002，鐵路建設(shè)項(xiàng)目電子文件的邏輯歸檔可實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)在工程竣工后同竣工紙質(zhì)文件一并向各級(jí)檔案部門移交，確保文件的齊全完整。在電子文件歸檔過程中，各歸檔單位要按電子文件移交目錄及有關(guān)說明歸檔，填寫電子文件登記表、電子文件元數(shù)據(jù)表，主要內(nèi)容有：工程名稱、文件編號(hào)、題名、形成時(shí)間、操作系統(tǒng)名稱、應(yīng)用軟件名稱及版本號(hào)。要求各歸檔單位歸檔時(shí)以項(xiàng)目為單位進(jìn)行組盤，即一個(gè)項(xiàng)目應(yīng)刻錄在一張或多張光盤上，但不能1張光盤刻錄2個(gè)及以上的項(xiàng)目電子文件。光盤刻錄后，應(yīng)在每張光盤上貼上標(biāo)簽作好標(biāo)識(shí)。

2.3電子文件的管理和利用

2.3.1加強(qiáng)電子文件保管根據(jù)電子文件歸檔與管理的規(guī)范要求，“把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存，確保萬(wàn)無(wú)一失。歸檔電子文件在形成單位和檔案館的保管，除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)符合下列條件：一是歸檔載體應(yīng)作防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層；二是單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓；三是存放時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離；四是環(huán)境溫度選定范圍：17℃～20℃，相對(duì)濕度選定范圍：35%～45%。

2.3.2注重電子文件利用隨著電子技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛運(yùn)用，各級(jí)檔案部門的職能應(yīng)從重保管輕利用的管理模式轉(zhuǎn)移到重視開發(fā)利用信息上來(lái)，將檔案信息通過檔案管理人員開發(fā)挖掘出來(lái)，發(fā)揮電子文件可供快速檢索、查詢、傳輸利用的特點(diǎn)，及時(shí)在網(wǎng)絡(luò)上提供利用，更好地體現(xiàn)檔案的價(jià)值。同時(shí)信息技術(shù)條件下，信息的共享性、開放性也決定了檔案信息安全的脆弱性，為保證檔案信息的安全，必須采取有力措施，加強(qiáng)對(duì)電子檔案信息安全的管理，通過設(shè)置防火墻、對(duì)不同的檔案利用單位和人員設(shè)置利用權(quán)限密鑰等措施，既能夠保證檔案信息的利用，又可以確保電子文件管理的安全。

3　結(jié)束語(yǔ)

檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)企業(yè)已經(jīng)普遍建立電子檔案的新形勢(shì)下，加強(qiáng)對(duì)電子文件的收集、歸檔和利用，十分重要和迫切。尤其是當(dāng)前鐵路正處于大建設(shè)、大發(fā)展時(shí)期，及時(shí)地、規(guī)范地、質(zhì)量良好地做好鐵路建設(shè)項(xiàng)目電子文件的歸檔和管理，才能更好地實(shí)現(xiàn)信息的安全快捷傳送，進(jìn)一步提高檔案的利用價(jià)值，在鐵路建設(shè)和企業(yè)管理中發(fā)揮更好的作用。

F272.7

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1006-8686（2016）04-0045-02