張文念，傅啟華

（上海交通大學(xué)醫(yī)學(xué)院附屬上海兒童醫(yī)學(xué)中心，上海 200127）

淺談醫(yī)院科研經(jīng)費管理系統(tǒng)的建立

張文念，傅啟華

（上海交通大學(xué)醫(yī)學(xué)院附屬上海兒童醫(yī)學(xué)中心，上海 200127）

近年來，國家對于醫(yī)藥衛(wèi)生領(lǐng)域科研事業(yè)的投入不斷增加，醫(yī)院的科研經(jīng)費也水漲船高，而各類縱向經(jīng)費的資助部門對科研經(jīng)費的使用有著嚴格的要求，這使得醫(yī)院科研經(jīng)費管理的難度激增。在這樣的形勢下，建立醫(yī)院科研經(jīng)費管理系統(tǒng)成為必然。本文以上海交通大學(xué)醫(yī)學(xué)院附屬上海兒童醫(yī)學(xué)中心為例，介紹建立醫(yī)院科研經(jīng)費管理系統(tǒng)的經(jīng)驗，以期為醫(yī)院科研管理工作者提供一些依據(jù)。

醫(yī)院；科研經(jīng)費；信息系統(tǒng)

0 引言

隨著國家對科研事業(yè)的投入不斷增多，醫(yī)院尤其是大學(xué)附屬的研究型醫(yī)院科研經(jīng)費也越來越多，隨之而來的是監(jiān)管力度的日益增加。2014年，先后印發(fā)《國務(wù)院關(guān)于改進加強中央財政科研項目和基金管理的若干意見》（國發(fā)[2014]11文）、《國務(wù)院印發(fā)關(guān)于深化財政科技計劃（專項、基金等）管理改革方案的通知》（國發(fā)[2014]64號文）兩個文件規(guī)范科研經(jīng)費的管理和使用，向科研單位、科研項目負責(zé)人提出了更高的要求[1]。上海市科委也隨之出臺《上海市科研計劃專項經(jīng)費管理辦法》（滬財教[2015]95號文），對科研專項經(jīng)費的預(yù)算編制、執(zhí)行、開支范圍和監(jiān)督管理等提出了更明確、嚴格的要求。

這些文件的出臺和政府管理部門的嚴格把控，使得之前科研課題“重申報，輕結(jié)題”的狀況得以極大改善，在課題中期檢查和結(jié)題驗收過程中，財務(wù)指標比重的增加對課題負責(zé)人和管理人員提出了更高的要求。政府部門引入科研項目的結(jié)題審計對項目預(yù)算執(zhí)行的范圍、進度等進行詳細的評估，違規(guī)者輕者驗收不通過并追回下?lián)芙?jīng)費，重者將追究法律責(zé)任。在這樣的背景下，對于臨床任務(wù)繁重的醫(yī)院，如何兼顧臨床和科研同時還能保證科研經(jīng)費的合理使用，是醫(yī)院科研管理人員急需正視的重要問題。

1 醫(yī)院科研經(jīng)費管理現(xiàn)狀

目前，我國醫(yī)院科研經(jīng)費的來源主要有三種途徑：一是國家、地方政府有關(guān)部門下達的科研課題經(jīng)費；二是企、事業(yè)單位所提供的橫向科研經(jīng)費；三是國際合作課題經(jīng)費和醫(yī)院配套的課題經(jīng)費[2]。無論是哪一類經(jīng)費來源，基本都遵循項目立項、預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行、結(jié)題驗收等環(huán)節(jié)。國家、地方政府下?lián)艿目蒲薪?jīng)費是占比最多同時也是對經(jīng)費使用要求最嚴格的。

對于大部分醫(yī)院的科研人員來說，項目成功立項后，課題的主要負責(zé)人會將研究的重點鎖定在項目研究的關(guān)鍵技術(shù)問題上，研究小組的成員也會更多地關(guān)注解決主要困難與障礙的有效路徑，而少有科研人員負責(zé)與關(guān)心科研經(jīng)費的使用情況和效益[3]。目前醫(yī)院科研經(jīng)費管理主要存在幾個問題。

1.1 預(yù)算編制不合理

不少醫(yī)務(wù)人員在課題申請?zhí)顖箜椖可暾垥鴷r，往往將重點放在如何中標、將精力花在研究內(nèi)容的撰寫上。在編制預(yù)算時，項目負責(zé)人更多關(guān)注如何獲批更多的經(jīng)費而不是根據(jù)研究內(nèi)容和實際需要進行預(yù)估，從而導(dǎo)致預(yù)算批復(fù)后執(zhí)行遇到困難。另一種普遍的情況是一項課題研究周期往往跨越3-5年，期間隨著研究的進行內(nèi)容會進行調(diào)整和變化，在項目申報時期就預(yù)估整個研究過程所需要的花費較為困難，執(zhí)行時不符合的情況時有發(fā)生。

1.2 預(yù)算執(zhí)行不嚴格

除了上述預(yù)算編制時的不合理導(dǎo)致執(zhí)行與預(yù)算不符的情況外，由于在研究過程中項目負責(zé)人缺乏對預(yù)算的把控、管理部門缺乏對執(zhí)行的監(jiān)督，會導(dǎo)致預(yù)算執(zhí)行時存在問題。比如單項支出超預(yù)算，常見于勞務(wù)費、差旅費等；或者部分預(yù)算執(zhí)行過少甚至不執(zhí)行，如燃料動力費、版面費等。這一問題的出現(xiàn)很大程度上是由于項目負責(zé)人和科研管理部門對預(yù)算執(zhí)行過程的信息缺乏掌控，無法了解目前經(jīng)費的使用情況，從而導(dǎo)致與預(yù)算的脫節(jié)。

2 建立醫(yī)院科研經(jīng)費信息管理系統(tǒng)的必要性

針對以上問題，加上醫(yī)院科研經(jīng)費日益龐大的現(xiàn)狀，對于數(shù)量巨大、分類復(fù)雜的科研經(jīng)費來說，人管不如系統(tǒng)管。

2.1 信息系統(tǒng)建立使信息更透明

通過科研經(jīng)費信息化建設(shè)，使得科研項目資金申請流程簡單透明，實現(xiàn)項目負責(zé)人、科研科、財務(wù)科的協(xié)同交流，打破信息不通暢的局面[4]。項目負責(zé)人可隨時通過聯(lián)動的信息系統(tǒng)了解課題的預(yù)算編制和執(zhí)行情況，及時根據(jù)研究進度和經(jīng)費執(zhí)行情況規(guī)劃剩余經(jīng)費的使用。科研管理部門可以根據(jù)系統(tǒng)化的數(shù)據(jù)對全院科研課題的過程進行監(jiān)督和管理，對執(zhí)行進度慢與研究進度的項目進行提醒、對執(zhí)行不合理的項目及時掌控并糾正；財務(wù)部門則可通過財務(wù)系統(tǒng)和科研經(jīng)費管理系統(tǒng)的聯(lián)動更為有效、快速地進行報銷和財務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計。

2.2 信息系統(tǒng)建立使預(yù)算執(zhí)行更嚴格

醫(yī)院科研經(jīng)費信息系統(tǒng)建立的前提是立項的課題，一般包括四項要素：課題組子系統(tǒng)、科研管理部門子系統(tǒng)、財務(wù)管理部門子系統(tǒng)和審計部門子系統(tǒng)[5]。通過預(yù)算編制時對于各分類中預(yù)算的控制，使得系統(tǒng)內(nèi)預(yù)算嚴格按照項目任務(wù)書編制，科研、財務(wù)等管理部門在執(zhí)行過程中共同進行監(jiān)督與管理，在系統(tǒng)上保證科研經(jīng)費嚴格按照預(yù)算執(zhí)行，從而杜絕經(jīng)費濫用和使用不當?shù)惹闆r的發(fā)生。

2.3 信息系統(tǒng)建立使科研管理得以優(yōu)化

醫(yī)院科研經(jīng)費信息系統(tǒng)的建立讓項目負責(zé)人、科研管理部門和財務(wù)部門三方合作無縫對接。信息系統(tǒng)覆蓋課題立項、預(yù)算編制、報銷、結(jié)算、結(jié)題驗收等全環(huán)節(jié)，信息化的管理也讓每一方第一時間掌握經(jīng)費的使用情況和報銷進度，使得科研管理的廣度和深度都得以提升?？蒲薪?jīng)費管理系統(tǒng)中的大數(shù)據(jù)為精細化管理奠基了重要基礎(chǔ)，為醫(yī)院管理者優(yōu)化科研管理提供客觀依據(jù)。

3 我院科研經(jīng)費管理系統(tǒng)的建立

上海交通大學(xué)醫(yī)學(xué)院附屬上海兒童醫(yī)學(xué)中心以建立全面信息化為契機，根據(jù)自身實際情況和管理需求建立了科教管理系統(tǒng)，其中一個重要的子系統(tǒng)即是科研經(jīng)費管理系統(tǒng)。我院科研經(jīng)費管理系統(tǒng)覆蓋課題研究活動和管理的整個過程，并且與財務(wù)科專業(yè)財務(wù)系統(tǒng)對接，從而實現(xiàn)信息的交互和聯(lián)動。

3.1 科研項目信息錄入

科研經(jīng)費使用的前提是課題的立項，作為我院科研管理部門的科研部，在課題立項的第一時間將包括課題編號、課題名稱、起止時間、批準經(jīng)費、負責(zé)人、參與人、經(jīng)費來源等相關(guān)信息錄入至科研經(jīng)費管理系統(tǒng)中。負責(zé)人信息與醫(yī)院OA系統(tǒng)聯(lián)動，只要登錄本人賬號就可以在科研經(jīng)費管理系統(tǒng)中看到自己負責(zé)或被授權(quán)的所有項目的信息和經(jīng)費使用情況。由于醫(yī)院科研工作者往往具有醫(yī)生與科學(xué)家雙重身份，由項目負責(zé)人完全單獨管理經(jīng)費并非最為合適，該系統(tǒng)開發(fā)一定權(quán)限給項目負責(zé)人指定的授權(quán)人如參與人、研究生、科研秘書等進行預(yù)算編制和經(jīng)費使用的代管理。

3.2 科研項目預(yù)算編制

在我院科研經(jīng)費管理系統(tǒng)中，根據(jù)各類課題經(jīng)費預(yù)算的特點制定了適用性強的統(tǒng)一模板，由直接經(jīng)費和間接經(jīng)費兩部分組成。其中直接經(jīng)費為課題實施過程中發(fā)生的與之直接相關(guān)的費用，主要包括設(shè)備費、材料費、測試化驗加工費、燃料動力費、差旅費、會議費、國際合作交流費、出版文獻知識產(chǎn)權(quán)事務(wù)費、勞務(wù)費、專家咨詢費和協(xié)作費等；間接經(jīng)費為醫(yī)院在組織實施項目過程中發(fā)生的無法直接列支的費用，包括管理費和績效支出。模板可以根據(jù)未來可能發(fā)生的變化進行調(diào)整與修改，并且所有分類都可以在縱向分為上級批準和醫(yī)院自籌兩部分，從而滿足有匹配資金的課題填寫。課題負責(zé)人需根據(jù)立項的任務(wù)書如實填寫預(yù)算，并由科研部進行審核，一旦通過審核后經(jīng)費的使用必須在每一類預(yù)算的限定中，如有特殊情況需要調(diào)整必須向科研部提出申請獲批后方能在系統(tǒng)中進行修改。

這一系統(tǒng)化的設(shè)定使得課題任務(wù)書中的預(yù)算表不再是一紙空文，并且時刻提醒項目負責(zé)人在課題申報編制預(yù)算時必須慎重考慮和預(yù)估，在經(jīng)費使用時也必須嚴格按照預(yù)算執(zhí)行，為科研經(jīng)費合理使用打下堅實基礎(chǔ)。同時，為了避免過于機械化的管理，在不違反各類課題規(guī)范文件的前提下，對于材料費、測試化驗加工費等直接與研究內(nèi)容掛鉤的預(yù)算允許一定比例的超支，而勞務(wù)費、差旅費等一律不得超支。

3.3 科研經(jīng)費的使用

在科研項目預(yù)算通過審核后將于財務(wù)信息系統(tǒng)中的專項賬戶掛鉤并產(chǎn)生唯一的預(yù)算編號，便于管理和查詢。項目負責(zé)人或課題組成員需要使用經(jīng)費時先通過負責(zé)人或授權(quán)人OA賬戶登錄系統(tǒng)，在需要報銷的分類中提出申請并填寫發(fā)票內(nèi)容、金額等信息，科研部對分類是否合理、信息是否完成等進行審核；審核通過后申請人在線打印“科研經(jīng)費使用申請表”，由負責(zé)人和經(jīng)手簽字確認后與發(fā)票或單據(jù)一同交至醫(yī)院科研部，科研部對紙質(zhì)票據(jù)進行審核無誤后根據(jù)醫(yī)院規(guī)定進行簽字流程；完成流程后申請人將在科研經(jīng)費管理系統(tǒng)和OA系統(tǒng)中收到電子通知，取回紙質(zhì)票據(jù)后交由財務(wù)部門審核，之后便可進行報銷或轉(zhuǎn)賬，同時收到財務(wù)信息反饋。

在這樣一個完成的流程中，銜接了網(wǎng)上審批和紙質(zhì)審批兩方面，并且每一個環(huán)節(jié)均能針對經(jīng)費使用的合理性、票據(jù)的合規(guī)性等進行再三審核，從而幫助項目負責(zé)人、科研管理部門和財務(wù)部各方嚴格把控科研經(jīng)費預(yù)算的執(zhí)行。每個審核環(huán)節(jié)的結(jié)果都會第一時間通過OA系統(tǒng)推送至相關(guān)負責(zé)人，減少了管理中等候的時間使得整個報銷流程更為透明、暢通、有序。

3.4 科研經(jīng)費的查詢與統(tǒng)計

項目負責(zé)人和科研管理人員可以通過醫(yī)院科研經(jīng)費管理系統(tǒng)查詢每一個課題中每一筆報銷的流程進度、剩余經(jīng)費情況等信息，并且可以將單獨課題的所有使用明細清單進行查詢與EXCEL導(dǎo)出，便于課題中期檢查和結(jié)題驗收時經(jīng)費使用情況的填報。同時，系統(tǒng)可以根據(jù)不同需要對經(jīng)費使用的百分比進行統(tǒng)計，方便課題負責(zé)人對經(jīng)費執(zhí)行的全局進行把控。

4 總結(jié)與思考

在醫(yī)院科研經(jīng)費管理需求的不斷提升和信息化高速發(fā)展的雙向引導(dǎo)下，越來越要求醫(yī)院通過建立合適的科研經(jīng)費管理系統(tǒng)來減輕項目負責(zé)人、科研管理部門和財務(wù)部門的管理壓力，提升經(jīng)費使用效率的同時對預(yù)算的把控更加嚴格、準確。通過對上海交通大學(xué)醫(yī)學(xué)院附屬上海兒童醫(yī)學(xué)中心科研經(jīng)費管理系統(tǒng)建立的介紹與探討，可以發(fā)現(xiàn)利用信息化、系統(tǒng)化建設(shè)來管理醫(yī)院科研經(jīng)費的預(yù)算和使用，不僅減輕了項目組和職能部門的工作量，更促進了各方之間的信息溝通與合作，幫助課題負責(zé)人精確了解經(jīng)費使用情況從而更好地完成科學(xué)研究；幫助科研管理部門和財務(wù)部門實現(xiàn)全程管理與監(jiān)控，對每一個環(huán)節(jié)的風(fēng)險點都能進行有序、規(guī)范的管理，減少可能出現(xiàn)的錯誤和紕漏，提升管理效果和效率。

隨著醫(yī)院信息化進程的高速發(fā)展，將會有更多符合醫(yī)院科研特色的科研經(jīng)費管理系統(tǒng)出現(xiàn)，以全面預(yù)算管理的眼光減少科研經(jīng)費管理中的風(fēng)險點，通過便捷的系統(tǒng)建設(shè)幫助醫(yī)院更簡單規(guī)范地使用科研經(jīng)費、產(chǎn)出更多造福于社會的科研成果，是所有醫(yī)院科研管理工作不斷努力的方向。

[1]王愛青,關(guān)婷,畢春梅等.公立醫(yī)院科研經(jīng)費高效管理和使用[J].中國醫(yī)院,2016,20(6):76-78.

[2]況景勤,郭文博.基于科研經(jīng)費驗收角度的醫(yī)療機構(gòu)科研經(jīng)費管理分析[J].實用醫(yī)院臨床雜志,2015,(3):204-205,206.

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[4]陳豪,張冉.公立醫(yī)院科研經(jīng)費信息系統(tǒng)建設(shè)的財務(wù)視角[J].中國鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)會計,2016,(4):249-250.

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Discussion on the Establishment of the Management System of Hospital Scientific Research Funds

ZHANG Wen-nian, FU Qi-hua
(Shanghai Children's Medical Center, Shanghai Jiao Tong University School of Medicine,Shanghai,200127)

In recent years, the state investment into the research field of medicine and health care continues to increase, resulting in the increase of research funding in the hospitals. Since all kinds of the longitudinal funding departments have strict requirements on the use of the scientific research funding, it is really difficult for the hospitals' Research Department to manage the funding. Under such circumstances, the establishment of management system of hospital scientific research funding becomes inevitable. The present study takes Shanghai Children's Medical Center affiliated to Shanghai Jiaotong University School of Medicine as an example to introduce the experience in the set up of the hospital scientific research management system, in order to provide some basic information for the hospital scientific research management staffs.

Hospitals; Scientific research funding; Information system