文/韓理 煙臺(tái)市中立房產(chǎn)測(cè)繪有限公司 山東煙臺(tái) 264000

房產(chǎn)測(cè)繪檔案信息化管理

文/韓理 煙臺(tái)市中立房產(chǎn)測(cè)繪有限公司 山東煙臺(tái) 264000

房產(chǎn)測(cè)繪檔案可以說是保障城市所有房地產(chǎn)權(quán)屬相關(guān)登記管理工作真實(shí)性的重要依據(jù)，當(dāng)然也是城市建設(shè)檔案的一個(gè)重要組成部分。現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展極大地改變著房產(chǎn)測(cè)繪檔案的管理方式，使之慢慢從純手工的管理方式向信息化的管理方式轉(zhuǎn)變。而如何對(duì)房產(chǎn)測(cè)繪檔案進(jìn)行信息化的管理又成為了房屋管理人員所面對(duì)的一個(gè)新難題。本文首先對(duì)我國(guó)房產(chǎn)測(cè)繪檔案當(dāng)前的管理現(xiàn)狀作了簡(jiǎn)要分析，并指出了我國(guó)當(dāng)前在房產(chǎn)測(cè)繪檔案管理中所存在的一些普遍問題，然后再針對(duì)這些問題，提出了相應(yīng)的解決策略。

房產(chǎn)；測(cè)繪檔案；信息化管理

房產(chǎn)測(cè)繪這一工作的重要性隨著我國(guó)房地產(chǎn)市場(chǎng)的迅猛發(fā)展而日益凸顯出來。所謂的房產(chǎn)測(cè)繪，就是運(yùn)用相應(yīng)的測(cè)繪儀器、技術(shù)與手段來對(duì)房屋以及房產(chǎn)的權(quán)屬或自然狀況、數(shù)量、質(zhì)量、利用狀況以及位置等進(jìn)行專業(yè)的測(cè)繪，其主要目的是通過對(duì)房屋自然狀況、相關(guān)產(chǎn)權(quán)等的測(cè)繪，再在有關(guān)房屋法律和法規(guī)的規(guī)定指引下，公平、完整地進(jìn)行房地產(chǎn)交易。房產(chǎn)測(cè)繪檔案是房產(chǎn)檔案過程的一個(gè)記錄，是房地產(chǎn)管理部門開展房產(chǎn)管理工作的最基礎(chǔ)圖件與最原始資料。所以，加強(qiáng)對(duì)房產(chǎn)測(cè)繪檔案的信息化管理勢(shì)在必行。

1、我國(guó)房產(chǎn)測(cè)繪檔案當(dāng)前的管理現(xiàn)狀

我國(guó)的不少地方都成立了專業(yè)的房產(chǎn)測(cè)繪機(jī)構(gòu)，大多數(shù)的房產(chǎn)測(cè)繪檔案大多都集中存放在各市局和各區(qū)縣的房管局的房產(chǎn)測(cè)繪以及檔案管理這兩大部門當(dāng)中。由房產(chǎn)測(cè)繪部門移交到檔案管理部門的這些檔案便由檔案管理部門來保管。而如果是測(cè)繪部門還未移交的檔案，就由測(cè)繪部門來自行保管。由此也可以看出，并沒有明確地規(guī)劃需要交由哪個(gè)部門來進(jìn)行統(tǒng)一化管理，所以自然也就沒有統(tǒng)一的管理要求。從目前的狀況來看，市局測(cè)繪檔案大多移交至當(dāng)?shù)氐臋n案管理部門了，但是很大一部分區(qū)縣則還是由測(cè)繪機(jī)構(gòu)保留相應(yīng)的測(cè)繪檔案。

2、我國(guó)的房產(chǎn)測(cè)繪檔案在當(dāng)前管理中存在的問題

2.1 紙質(zhì)檔案的管理較為分散

房產(chǎn)測(cè)繪檔案相對(duì)其它檔案而言，專業(yè)性更強(qiáng)，再加上其所采用的是上文所述的屬地化管理方式，這就造成了其紙質(zhì)檔案被散存在各個(gè)區(qū)縣的相關(guān)管理部門，總體上呈現(xiàn)出一個(gè)較為分散的模式。而這種分散管理模式的弊端也比較明顯，比如說某些單位在檔案管理方面，并沒有一個(gè)整體性的規(guī)劃，當(dāng)一些跨類別的或者新型的檔案出現(xiàn)時(shí)，就難免會(huì)出現(xiàn)管理空白或者管理較差的狀況，極不利于房屋測(cè)繪相關(guān)檔案資料的有效利用，當(dāng)然檔案的安全性也在這一過程中被降低了。與此同時(shí)，這樣的分散管理方式還極大地浪費(fèi)了檔案管理資源，直接影響到了房產(chǎn)測(cè)繪信息這一總體的利用與管理。

2.2 缺乏健全的管理機(jī)制

從當(dāng)前管理模式來看，尚還沒有一套完善的房產(chǎn)測(cè)繪管理機(jī)制，各項(xiàng)規(guī)章制度較為缺乏，并且大部分的業(yè)務(wù)部門更注重的是業(yè)務(wù)的方便性，很少主動(dòng)地去進(jìn)行規(guī)范管理，大多停留在“保管好相關(guān)檔案，以便需要時(shí)能夠?qū)⒃紮n案找到就好”這樣的一個(gè)傳統(tǒng)的意識(shí)層面上。另外，無論是從市級(jí)，還是區(qū)縣來看，房產(chǎn)測(cè)繪檔案的管理都是各自為政，沒有建立起一個(gè)統(tǒng)一管理機(jī)制來進(jìn)行管理，與之相關(guān)的制度也還不夠完善。

2.3 管理手段仍舊比較落后

除了管理機(jī)制不夠完善，檔案管理的手段也相對(duì)較為落后，仍舊還是以手工管理作為主要的方式，簡(jiǎn)單地對(duì)檔案進(jìn)行圖片查詢與數(shù)字化處理。而要想解決當(dāng)前房產(chǎn)測(cè)繪檔案管理中的問題，除了要建立健全相關(guān)管理機(jī)制外，更新和優(yōu)化管理手段和方式也同樣重要。

3、房產(chǎn)測(cè)繪檔案的信息化管理策略

3.1 著力夯實(shí)紙質(zhì)檔案的管理基礎(chǔ)

紙質(zhì)檔案管理可以說是房產(chǎn)測(cè)繪檔案信息化管理的最重要基礎(chǔ)，而要對(duì)這些檔案進(jìn)行信息化管理，就必須要要不斷夯實(shí)紙質(zhì)檔案的管理基礎(chǔ)，具體可從如下幾個(gè)方面入手：首先，加強(qiáng)對(duì)房產(chǎn)測(cè)繪檔案相關(guān)的信息的收集、整理與保管工作，再分別從整理方法、制度建設(shè)與庫房建設(shè)這些方面是著手，逐步地讓房產(chǎn)測(cè)繪檔案的管理工作走向科學(xué)化、系統(tǒng)化和規(guī)范化。其次，要將檔案的歸檔管理作為一項(xiàng)重點(diǎn)工作來狠抓，認(rèn)真把好“歸檔關(guān)”，嚴(yán)格規(guī)范測(cè)繪檔案相關(guān)的分類、整理與立卷、保管等操作，切實(shí)做到規(guī)范整理、科學(xué)編號(hào)和安全保管。

3.2 建立起信息化的管理機(jī)制

在建立和規(guī)范信息化管理機(jī)制時(shí)，既不能脫離國(guó)家有關(guān)信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)，又需要聯(lián)系相關(guān)部門的自身實(shí)際情況來進(jìn)行。首先，在信息化地建設(shè)前端，可參照《電子文檔歸檔與管理規(guī)范》以及檔案法的相關(guān)法律法規(guī)，并結(jié)合自身檔案的實(shí)際情況來制定實(shí)施細(xì)則；其次，在優(yōu)化信息化方案的設(shè)計(jì)時(shí)，則需要全面綜合地考慮到文件的產(chǎn)生、辦理、流轉(zhuǎn)、整理、接收、查詢、錄入、統(tǒng)計(jì)以及移交等各個(gè)環(huán)節(jié)，尤其是在檔案的利用方面，要利用新進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)手段將一些重要的圖片信息直接或間接地轉(zhuǎn)化成為相應(yīng)的數(shù)字信息，并使之能夠在對(duì)應(yīng)的地籍圖上選實(shí)處相應(yīng)的測(cè)繪信息數(shù)據(jù)，以使所建立的信息化管理機(jī)制更加符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)要求和更便于實(shí)際操作。

3.3 分步驟地進(jìn)行信息化建設(shè)

房產(chǎn)測(cè)繪檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，除了要夯實(shí)紙質(zhì)檔案的管理基礎(chǔ)與建立起信息化管理機(jī)制這兩個(gè)環(huán)節(jié)之外，分步驟地進(jìn)行信息化建設(shè)也必不可少，只有當(dāng)三個(gè)環(huán)節(jié)都完成之后，信息化建設(shè)才能夠?qū)崿F(xiàn)。信息化建設(shè)可以具體分如下步驟來進(jìn)行：首先，要做好需求分析工作，要在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上來推行房產(chǎn)測(cè)繪檔案的數(shù)字化試點(diǎn)這一工作，不斷地去規(guī)范其數(shù)字化流程與標(biāo)準(zhǔn)，建立以初步的基礎(chǔ)檔案數(shù)據(jù)庫，再逐步完善相應(yīng)的檔案信息系統(tǒng)，進(jìn)而優(yōu)化其工作流，在全市范圍內(nèi)建立起統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)與相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫，以此來推進(jìn)統(tǒng)一管理。其次，以“云架構(gòu)”為基礎(chǔ)，搭建起相應(yīng)的檔案管理服務(wù)平臺(tái)，旨在用虛擬化技術(shù)來實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一存儲(chǔ)與資源的共享利用等。

結(jié)語：

在龐大的房地產(chǎn)管理專業(yè)檔案當(dāng)中，房產(chǎn)測(cè)繪檔案所占的比例其實(shí)并不算大，在《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》當(dāng)中，也只是提到了“測(cè)繪檔案包含在權(quán)屬檔案當(dāng)中”這一內(nèi)容。所以，雖然房屋管理部門有在重視房產(chǎn)測(cè)繪工作，但與此同時(shí)，也在不經(jīng)意間就忽視了對(duì)房產(chǎn)檔案的管理問題，并沒有建立起相對(duì)較為完善的、專門的檔案管理機(jī)制，大多都是通過對(duì)其他類別的方案專業(yè)檔案管理的機(jī)制的參考和借鑒來進(jìn)行管理的，所以其管理水平并不高。而要想提高管理質(zhì)量，則必須要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，緊跟信息化的腳步，加強(qiáng)信息化建設(shè)，用現(xiàn)代技術(shù)來提高房產(chǎn)測(cè)繪檔案的管理工作效率與質(zhì)量。

[1]許春龍.關(guān)于房產(chǎn)測(cè)繪檔案數(shù)字化管理的幾點(diǎn)思考[J].中國(guó)房地產(chǎn),2015,07:41-42.

[2]宋麗華.企事業(yè)單位房產(chǎn)檔案信息化管理之我見[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息,2009,06:153.

[3]葉長(zhǎng)如.新時(shí)期應(yīng)如何做好房產(chǎn)檔案的信息化管理工作[J].科技創(chuàng)業(yè)家,2013,11:250.