沈榮

新疆農(nóng)業(yè)科學(xué)院組織人事處，烏魯木齊830091

淺析農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理

沈榮

新疆農(nóng)業(yè)科學(xué)院組織人事處，烏魯木齊830091

農(nóng)業(yè)科研單位做為我國(guó)重要的事業(yè)單位之一，檔案管理是一項(xiàng)重要的管理工作，是農(nóng)業(yè)人才管理、科研活動(dòng)的重要環(huán)節(jié),如何使科研單位的檔案工作緊跟事業(yè)單位發(fā)展步伐；加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案收集、歸檔、流向等管理工作；為單位選拔人才和錄用人才的最佳信息，是檔案工作人員義不容辭的責(zé)任。分析了當(dāng)前農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理中存在的問題及其原因，并提出了檔案管理的對(duì)策。

科研單位；檔案管理；問題；對(duì)策

中國(guó)自古以來就是一個(gè)農(nóng)業(yè)大國(guó)，中國(guó)用占全世界的7.2%的土地，養(yǎng)活著全世界20%的人口，農(nóng)業(yè)發(fā)展的與否，直接關(guān)系著社會(huì)的穩(wěn)定和發(fā)展。農(nóng)業(yè)科研單位做為我國(guó)重要的事業(yè)單位之一，主要以農(nóng)業(yè)科學(xué)研究為主，是我國(guó)農(nóng)業(yè)科學(xué)研究人才比較集中的地方。農(nóng)業(yè)研究單位的檔案管理工作涉及到兩個(gè)方面，一方面是農(nóng)業(yè)科技檔案管理，是科技人員在科研活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像等形態(tài)的科技材料。其反映了農(nóng)業(yè)管理經(jīng)驗(yàn)、科研技術(shù)開發(fā)推廣軌跡、農(nóng)作物生長(zhǎng)規(guī)律研究成果、優(yōu)良品種試驗(yàn)研究及推廣普及情況等，是科技工作者辛勤勞動(dòng)的成果，是科技檔案的重要組成部分。充分開發(fā)和利用檔案資料信息，為使用者提供健全、完善的檔案資料，能更好的為科技興農(nóng)服務(wù)，是當(dāng)前做好科研檔案管理工作的重要任務(wù)，也是農(nóng)業(yè)科研檔案管理的重要職責(zé)。二方面是科研人員的人事檔案管理，人事檔案中收集了科研人員的個(gè)人經(jīng)歷和工作表現(xiàn)；是發(fā)現(xiàn)人才、挖掘人才、使用人才的強(qiáng)有力的保證；是單位了解人員的重要依據(jù)。隨著我國(guó)檔案管理制度力度的不斷加大，農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的重要性日漸突出，因此，筆者結(jié)合自身工作的實(shí)際，談?wù)勣r(nóng)業(yè)科研單位檔案管理的問題及對(duì)策。

1 農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 對(duì)檔案管理的意識(shí)薄弱，重要性認(rèn)識(shí)不夠

由于對(duì)科研檔案在農(nóng)業(yè)科研工作中的重視力度不足使得農(nóng)業(yè)科研檔案管理意識(shí)薄弱。部分科研單位認(rèn)為檔案保存不出錯(cuò)，檢查時(shí)可以過關(guān)就行。并沒有將檔案工作計(jì)入年底考核范圍內(nèi)，無法調(diào)動(dòng)起科研人員對(duì)于檔案工作的重視。

農(nóng)業(yè)科研單位對(duì)人事檔案管理上意識(shí)薄弱，一方面是部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，重視度不夠，認(rèn)為人事檔案管理工作無非就是撰寫、保管、查找等的事務(wù)性工作，做到不丟失、不泄密，能隨時(shí)應(yīng)付外調(diào)、查找即可。人事檔案管理工作不能擺在應(yīng)有位置上，人員不按規(guī)定配備，導(dǎo)致人事檔案管理工作長(zhǎng)期處于被動(dòng)應(yīng)付的狀態(tài)，難以高質(zhì)量地為干部隊(duì)伍建設(shè)服務(wù)。另外一個(gè)方面是檔案管理者工作人員責(zé)任心不強(qiáng)，不能正確對(duì)待人事檔案工作，材料不及時(shí)歸檔。

在科技檔案管理意識(shí)薄弱，部分科技檔案缺乏系統(tǒng)性、完整性和準(zhǔn)確性。農(nóng)業(yè)科研單位的科研人員對(duì)檔案共走的重要性認(rèn)識(shí)不夠，缺乏資料歸檔的主動(dòng)性和自覺性，對(duì)歸檔的要求、范圍等不甚了解。甚至部分科技人員對(duì)檔案工作人員不信任，一些應(yīng)該歸檔的材料自行保管，很多珍貴的原始數(shù)據(jù)材料任然保留在個(gè)人手中或遺失。有的單位沒有明確歸檔歸檔的要求和范圍，致使科研材料不齊全或者歸檔質(zhì)量低，普遍存在著檔案管理與科學(xué)研究脫節(jié)的問題。

1.2 檔案管理收集力度不夠，人員素質(zhì)有待提高

大多數(shù)科研單位沒有既懂科研知識(shí)又具備檔案專業(yè)知識(shí)的專職檔案管理人員，農(nóng)業(yè)科研單位的檔案人員大多兼職，甚至由其他工作人員兼任，專業(yè)知識(shí)不足，導(dǎo)致檔案管理人員的工作熱情不高，力量薄弱。由于業(yè)務(wù)水平不高，大多為“坐等服務(wù)”，再加上收集歸檔工作制度不健全，導(dǎo)致檔案管理人員執(zhí)行不嚴(yán)格，檔案收集歸檔工作被動(dòng)、不及時(shí)，收集歸檔的材料不全面，使很多與科研技術(shù)有關(guān)的信息沒有存檔，一定程度上也阻礙了科研檔案的有效利用。

1.3 檔案保護(hù)工作不細(xì)致

農(nóng)業(yè)科研單位的檔案保存和利用是一個(gè)非常復(fù)雜的過程，現(xiàn)在大多數(shù)科研單位沒有對(duì)檔案的利用及使用場(chǎng)所制定相應(yīng)的規(guī)章制度。一些科研檔案被外借到不適于檔案保護(hù)或保存的環(huán)境中，造成檔案的缺失或損壞，這對(duì)于科研檔案的保存載體沒有做到專業(yè)性的保護(hù)，長(zhǎng)期這樣，勢(shì)必會(huì)影響科研檔案的保存期限和利用率。

1.4 管理任務(wù)越來越繁重

隨著我國(guó)農(nóng)業(yè)科研的大力投入，農(nóng)業(yè)科研事業(yè)迅速發(fā)展，農(nóng)業(yè)科研單位的科研經(jīng)費(fèi)加速增長(zhǎng)，各類橫向、縱向的課題的逐年增加，新的學(xué)科領(lǐng)域不斷出現(xiàn)，大量的新購(gòu)的科學(xué)實(shí)驗(yàn)類儀器設(shè)備、研究中心、實(shí)驗(yàn)室、實(shí)驗(yàn)示范基地的不斷增加，國(guó)內(nèi)國(guó)際合作交流不斷加大，項(xiàng)目研究成果成倍增加，所有這些增加的農(nóng)業(yè)科技檔案的歸檔工作日益繁重，增加了檔案管理工作者的管理任務(wù)。而且隨著電子檔案的大量出現(xiàn)，國(guó)家對(duì)檔案管理工作要求日益規(guī)范化，使得農(nóng)業(yè)科研檔案的管理工作越來越大，工作壓力日趨繁重。

2 農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理中存在的主要問題

2.1 管理設(shè)施條件有待改善

隨著檔案工作信息化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，對(duì)檔案管理工作軟件及硬件要求的不斷提高，包括辦公電腦及輔助硬件設(shè)備的升級(jí)，配套軟件系列的更新等。由于農(nóng)業(yè)科研單位資金大多為科研經(jīng)費(fèi)，檔案管理方面的經(jīng)費(fèi)較少，無法滿足購(gòu)置必備儀器設(shè)備的資金，大多單位仍在使用紙質(zhì)檔案盒。檔案管理手段陳舊，查找檔案比較繁瑣，查找職工資料需要在檔案中逐頁(yè)翻找，反復(fù)調(diào)取原件，容易造成紙張發(fā)黃、變脆、字跡褪色等問題，直接影響到檔案的完整性，部分檔案材料紙質(zhì)很差甚至用圓珠筆記載，字跡模糊，難以辨認(rèn)，給檔案整理工作無形中增加了很多工作。

2.2 農(nóng)業(yè)科技檔案形成周期長(zhǎng)，缺乏連續(xù)性和完整性

受農(nóng)業(yè)自身特點(diǎn)的限制，科研周期長(zhǎng)、歷時(shí)幾年甚至?xí)r間更長(zhǎng)，加上多單位聯(lián)合項(xiàng)目，科技人員穩(wěn)定性差，檔案材料隨之流失的情況時(shí)有發(fā)生，使科研檔案材料常處于分散狀態(tài)，在一定程度上影響了其連續(xù)性和完整性。

隨著國(guó)家對(duì)農(nóng)業(yè)的重視，對(duì)占具有較大的市場(chǎng)份額的親本材料、育種材料、生物技術(shù)材料，因?yàn)榻?jīng)濟(jì)效益，科技人員不愿意交出其核心內(nèi)容，導(dǎo)致檔案完整性、系統(tǒng)性、真實(shí)性下降，形成無價(jià)值檔案。

2.3 檔案管理的科學(xué)化、信息化、利用率低

隨著科技手段的不斷更新，檔案管理系統(tǒng)已得到普遍應(yīng)用，計(jì)算機(jī)信息化的普及也不斷提高，但是某些農(nóng)業(yè)科研單位先進(jìn)的科研技術(shù)手段還沒有得到充分的發(fā)揮和挖掘。雖然有的單位是把個(gè)人檔案信息輸入計(jì)算機(jī)，但是在查閱檔案、資料檢索等仍習(xí)慣用手工操作，無紙化辦公基本沒有實(shí)施。這樣不利于檔案的管理和保管，有影響查檔效率。

對(duì)于人事檔案管理工作來說，無論是檔案的收集整理、鑒別保管、檢索查閱等都是為了提供完整的檔案信息，服務(wù)于組織人事工作，為人事部門決策提供參考依據(jù)。目前人事檔案工作還存在著重保密，輕使用的現(xiàn)象。查閱的大部分內(nèi)容是自然情況、簡(jiǎn)歷、工資、職稱等，且利用方式單一，只有需要著上門來提供利用，工作處于被動(dòng)服務(wù)的狀態(tài)?？萍紮n案管理的最終目的是提供利用，使科技檔案由保管狀態(tài)轉(zhuǎn)為利用狀態(tài)，發(fā)揮它的技術(shù)效用和社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益，充分體現(xiàn)科技檔案的使用價(jià)值?？萍紮n案管理人員必須變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，同時(shí)解決好安全性與保密性的問題。

3 提高農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理能力的對(duì)策

《中華人名共和國(guó)檔案法》的第十三條“各級(jí)各類檔案館，機(jī)關(guān)團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度，便于檔案的利用，配置必要的設(shè)施，確保檔案的安全，采用先進(jìn)的技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化”。

3.1 加強(qiáng)宣傳、提高認(rèn)識(shí)、增強(qiáng)檔案管理意識(shí)

為做好檔案管理工作。一是單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視，放在單位與干部隊(duì)伍建設(shè)的相同高度來對(duì)待，要定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查、發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，

推進(jìn)認(rèn)識(shí)檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化、制度化建設(shè)。二是宣傳學(xué)習(xí)貫徹《檔案法》，提高全員檔案意識(shí)。員工是檔案的直接形成著，是保證檔案完整的基礎(chǔ)。要加強(qiáng)宣傳工作，提高大家對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，為了自己，也是為了單位。尤其我們檔案工作人員，要時(shí)刻注意單位的人事變動(dòng)情況，耐心做準(zhǔn)備離職員工的思想工作，向其講明檔案對(duì)于一個(gè)人前途發(fā)展的重要性。把檔案工作落實(shí)好，避免人檔分離現(xiàn)象的出現(xiàn)，確保檔案信息合法、真實(shí)、準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，維護(hù)檔案的嚴(yán)肅性、科學(xué)性和完整性。

3.2 加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員培訓(xùn)、提高素質(zhì)、精通業(yè)務(wù)做好服務(wù)工作

檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，要求檔案人員除了應(yīng)具備正確的理想信念還要具備一定的理論功底，一定必要的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能。農(nóng)業(yè)科研單位所需要的人才及科研項(xiàng)目向多樣化的趨勢(shì)發(fā)展，檔案涉及的科研人員及干部以及科技成果的儲(chǔ)存庫(kù)，所以科研單位的檔案管理更需要一批具有工作態(tài)度端正、政治素養(yǎng)高、綜合素質(zhì)高、熟練的掌握檔案管理的相關(guān)規(guī)定、有高度責(zé)任心的檔案管理工作人員。同時(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員培訓(xùn)力度，并采取走出去，請(qǐng)進(jìn)來的辦法，使檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)更新業(yè)務(wù)知識(shí)，提高操作能力。保證了農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理工作的順利開展。

3.3 爭(zhēng)取經(jīng)費(fèi)，完善檔案工作的基礎(chǔ)條件

農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理部門要積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的支持，做好人事檔案管理設(shè)施的更新。

首先要配備先進(jìn)的硬件管理設(shè)施，如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等一些硬件設(shè)備；其次要及時(shí)準(zhǔn)確的更換干部檔案盒，使用的舊式檔案盒已經(jīng)跟不上規(guī)范化的管理進(jìn)程，要積極努力向上級(jí)財(cái)政部門爭(zhēng)取資金，更換新式檔案卷盒；再次要建立堅(jiān)固的防火、防潮的專用檔案庫(kù)房，配置規(guī)范的鐵質(zhì)檔案柜，庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配置空調(diào)、滅火、去濕等設(shè)備；最后做到檔案、庫(kù)房、閱檔室和辦公室分開。

3.4 檔案管理人員遵守職責(zé)，保守秘密

保守國(guó)家機(jī)密是每個(gè)公民的義務(wù)，更是檔案管理人員的神圣職責(zé)。嚴(yán)格遵守《人事檔案管理制度》的規(guī)定和人事工作紀(jì)律，不能私自向外界提供或泄露檔案的信息，嚴(yán)格遵循查看、借閱檔案的批準(zhǔn)程序，要頂住人情。

3.5 建立科技干部檔案，完善人事檔案管理

針對(duì)農(nóng)業(yè)科研單位的實(shí)際情況和科技干部人事檔案的復(fù)雜情況，建議建立專用的科技干部檔案，將科技干部的成果、新品種培育、發(fā)明專利、著作論文、職稱晉升、學(xué)術(shù)帶頭人、專業(yè)技術(shù)頂尖人才等信息建立一個(gè)專用檔案。在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間，可以選擇對(duì)外公開閱覽，這不僅是對(duì)科技干部本人的一種宣傳，而且對(duì)科研單位也是一種宣傳。這樣農(nóng)業(yè)科研人員在需要檔案時(shí)，既可以保證科技檔案的系統(tǒng)、完整性，又能夠充分發(fā)揮農(nóng)業(yè)科研單位的人事檔案作用。

3.6 進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化、現(xiàn)代化建設(shè)

檔案信息化建設(shè)是提升檔案現(xiàn)代化管理和服務(wù)水平的重要環(huán)節(jié)，最終目的是為利用者提供便捷服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。檔案信息化建設(shè)是以網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)與信息技術(shù)為手段，以檔案信息資源為核心，開展檔案的收集、整理、保管、開發(fā)和利用的現(xiàn)代化管理綜合過程。根據(jù)農(nóng)業(yè)科研單位的實(shí)際情況，人事檔案中有些信息可以對(duì)外公開，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行宣傳，這既有利于推廣農(nóng)業(yè)科技成果與技術(shù)，更好地服務(wù)社會(huì)，同時(shí)，又起到檔案為社會(huì)服務(wù)的功能。農(nóng)業(yè)科技檔案要大力發(fā)揮其作用，提高利用效率，必須解決檔案信息網(wǎng)絡(luò)化問題。只有實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)科技檔案規(guī)范化、數(shù)字化管理，建立完善的服務(wù)反饋機(jī)制，才能使農(nóng)業(yè)科技檔案更有效地被利用，發(fā)揮其應(yīng)有效能，為農(nóng)業(yè)服務(wù)。

[1]國(guó)家檔案局中央檔案館關(guān)于印發(fā)《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》的通知．2010/08/16.

[2]岳曉歷，農(nóng)業(yè)科研單位科技檔案管理存在的問題和利用對(duì)策[J].河北農(nóng)業(yè)科學(xué)，2010，14（5）：171-172.

[3]姜慧琳，對(duì)加強(qiáng)人事檔案管理的幾點(diǎn)思考[J]．黑龍江史志，2015(11):184.

[4]張艷菊．農(nóng)業(yè)科研單位人事檔案管理問題及對(duì)策[J]．山東檔案，2012(5):50-51.

[5]關(guān)麗萍．淺析人事檔案管理面臨的問題與解決對(duì)策[J]．蘭臺(tái)世界，2014(3):129-130.

[6]楊虹.對(duì)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路的探討[J].企業(yè)管理，2010（34）：125-127.

[7]張艷．人事檔案信息化管理研究—以廣東為例[D]．中國(guó)學(xué)位論文全文數(shù)據(jù)庫(kù)，華南理工大學(xué)，2011.

沈榮（1982年—），碩士學(xué)歷，經(jīng)濟(jì)師，主要從事人力資源管理和研究工作。

2016-08-18