王春科（陜西省公路局路政執(zhí)法總隊(duì) 陜西西安 710068）

淺析財(cái)務(wù)共享服務(wù)在行政事業(yè)單位的應(yīng)用

王春科（陜西省公路局路政執(zhí)法總隊(duì) 陜西西安 710068）

20世紀(jì)80年代，福特公司建立了世界上第一個(gè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，共享服務(wù)的理念開(kāi)始生根、發(fā)芽到逐步成長(zhǎng)壯大。在國(guó)內(nèi)，中興通訊最早將這一先進(jìn)管理模式引入并建立了自己的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。目前，財(cái)務(wù)共享服務(wù)的管理模式在國(guó)內(nèi)外很多大型集團(tuán)公司已經(jīng)廣泛應(yīng)用。本文通過(guò)對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)的介紹，淺談了財(cái)務(wù)共享服務(wù)的在行政事業(yè)單位的適用范圍、財(cái)務(wù)共享服務(wù)的優(yōu)點(diǎn)及積極作用、基本構(gòu)架以及如何在規(guī)模以上行政事業(yè)單位應(yīng)用財(cái)務(wù)共享服務(wù)等，為規(guī)模以上行政事業(yè)單位應(yīng)用財(cái)務(wù)共享服務(wù)提供可供參考的信息。

行政事業(yè)單位；財(cái)務(wù)共享服務(wù)；優(yōu)點(diǎn)；應(yīng)用

【DOI】10．19312/j．cnki．61-1499/c．2016．07．037

財(cái)務(wù)共享服務(wù)是近年來(lái)發(fā)展起來(lái)的會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)報(bào)告業(yè)務(wù)管理的新方式。隨著市場(chǎng)的不斷發(fā)展，許多企業(yè)的規(guī)模日益擴(kuò)大、業(yè)務(wù)類(lèi)型不斷增加、企業(yè)分公司或子公司不斷增多，財(cái)務(wù)人員數(shù)量也隨之越來(lái)越多，管理費(fèi)用增大，因此，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心管理模式應(yīng)運(yùn)而生。它是將不同地點(diǎn)的分支機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)報(bào)告業(yè)務(wù)集中到共享服務(wù)中心來(lái)處里，這樣既保證了會(huì)計(jì)記錄和報(bào)告的內(nèi)容規(guī)范、結(jié)構(gòu)統(tǒng)一，而且由于不需要在各個(gè)分支機(jī)構(gòu)都設(shè)會(huì)計(jì)崗位，節(jié)省人工等成本。目前，這種管理模式在許多跨國(guó)公司和國(guó)內(nèi)大型集團(tuán)公司中已經(jīng)推廣和發(fā)展，給傳統(tǒng)的管理模式也帶來(lái)了不少?zèng)_擊。筆者認(rèn)為，財(cái)務(wù)共享服務(wù)同樣適用于我國(guó)規(guī)模以上行政事業(yè)單位。

一、財(cái)務(wù)共享服務(wù)的在行政事業(yè)單位應(yīng)用范圍

財(cái)務(wù)共享服務(wù)適用于規(guī)模以上事業(yè)單位，所謂規(guī)模以上行政事業(yè)單位是指履行某一特定的行政或公共管理職能且分支機(jī)構(gòu)多、空間分布分散的行政事業(yè)單位。具體分為

1．全國(guó)范圍內(nèi)垂直管理的行政事業(yè)單位，比如：人民銀行、證監(jiān)會(huì)、保監(jiān)會(huì)、電監(jiān)會(huì)、海關(guān)、鐵道、能源局、海洋局、民航局、外匯管理局、郵政局、國(guó)家稅務(wù)局等單位。

2．省以下垂直管理的行政事業(yè)單位，比如：地稅、工商、質(zhì)監(jiān)、氣象、藥監(jiān)局、煤礦安全監(jiān)察局等單位。

二、行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)共享服務(wù)的優(yōu)點(diǎn)以及積極作用

1.提升組織核心價(jià)值，支持單位發(fā)展規(guī)劃

規(guī)模以上行政事業(yè)單位按照編制部門(mén)的批復(fù)在不同地區(qū)成立分支機(jī)構(gòu)，例如：國(guó)家稅務(wù)系統(tǒng)在中央設(shè)立國(guó)家稅務(wù)總局、各?。ㄖ陛犑校?、計(jì)劃單列市設(shè)立省級(jí)（市級(jí)）國(guó)家稅務(wù)局、各地級(jí)市（州）設(shè)立市（州）級(jí)國(guó)家稅務(wù)局、各縣設(shè)立縣級(jí)國(guó)家稅務(wù)局等。像國(guó)家稅務(wù)局全國(guó)垂直管理或地方稅務(wù)局省以下垂直管理的單位可以將日常重復(fù)性的工作通過(guò)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心提供的服務(wù)完成。這樣可以使更多地財(cái)務(wù)人員從會(huì)計(jì)核算中解放出來(lái)，把主要精力放在為單位的高效運(yùn)轉(zhuǎn)和高層領(lǐng)導(dǎo)的戰(zhàn)略決策提供高質(zhì)量的財(cái)務(wù)決策支持。業(yè)務(wù)部門(mén)的人員也能夠把主要精力集中在單位中心工作上，促進(jìn)單位中心業(yè)務(wù)的發(fā)展。另外一方面，當(dāng)新的分支機(jī)構(gòu)設(shè)立的時(shí)候，共享中心還能快速、有效的為新設(shè)立的分支機(jī)構(gòu)提供財(cái)務(wù)服務(wù)，提高資源整合的速度，達(dá)到資源最有配置。

2.提高單位財(cái)務(wù)管理水平和工作效率

通過(guò)建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，可以統(tǒng)一分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程以及業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、可以監(jiān)控各分支機(jī)構(gòu)的所有財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)指標(biāo)，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的匯總、分析不再費(fèi)時(shí)費(fèi)力。而且財(cái)務(wù)共享中心具有一定的流程審批權(quán)限，這樣既可以及時(shí)將跨地區(qū)、跨部門(mén)的數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，又可以起到單位內(nèi)部權(quán)力制衡的作用。同時(shí)，財(cái)務(wù)人員相對(duì)集中，便于單位提供相關(guān)知識(shí)培訓(xùn)，培訓(xùn)費(fèi)用會(huì)大幅度降低、培訓(xùn)效果也會(huì)顯著提高。財(cái)務(wù)信息以網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺(tái)傳遞更加迅速、準(zhǔn)確，提高了財(cái)務(wù)管理的水平和效率。

3.降低單位運(yùn)行成本

通過(guò)建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，原來(lái)各分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)部門(mén)將被取消或者人員縮減，僅保留一小部分人員負(fù)責(zé)單據(jù)收集整理錄入等工作。財(cái)務(wù)管理的絕大部分工作將被轉(zhuǎn)移至財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。在單位整體業(yè)務(wù)量不變的情況下，運(yùn)用財(cái)務(wù)共享信息平臺(tái)，可以減少財(cái)務(wù)人員和中間管理層的數(shù)量。同時(shí)，在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建立新型的組織結(jié)構(gòu)和制定合理的激勵(lì)制度，可以顯著地提高財(cái)務(wù)核算的效率，減少各單位的工作量，節(jié)約人工成本，形成一個(gè)良性的發(fā)展態(tài)勢(shì)。

4.再造會(huì)計(jì)核算流程

財(cái)務(wù)共享服務(wù)通過(guò)會(huì)計(jì)流程再造，實(shí)現(xiàn)了單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的共享，減少數(shù)據(jù)處理的重復(fù)性環(huán)節(jié)，打破現(xiàn)有的信息孤島；滿(mǎn)足單位“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理”模式的要求，通過(guò)信息化平臺(tái)強(qiáng)化了財(cái)務(wù)集中管理，拓展了會(huì)計(jì)管理職能，實(shí)現(xiàn)由核算型會(huì)計(jì)向管理型會(huì)計(jì)的過(guò)渡，增強(qiáng)財(cái)務(wù)決策能力；確保了財(cái)務(wù)信息與業(yè)務(wù)信息輸出同源，提高了財(cái)務(wù)信息的有用性，可以為單位決策提供支持。

5.創(chuàng)新了會(huì)計(jì)隊(duì)伍建設(shè)理念

傳統(tǒng)模式下，會(huì)計(jì)人員只需要懂會(huì)計(jì)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，將個(gè)人主要精力投入繁重的會(huì)計(jì)核算中。隨著財(cái)務(wù)共享服務(wù)的實(shí)施，所有財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)分工更細(xì)，工作簡(jiǎn)單化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化，基礎(chǔ)工作不再需要具備會(huì)計(jì)知識(shí)，所有工作都是在流程化和信息化過(guò)程中執(zhí)行，只需要按標(biāo)準(zhǔn)的流程操作。這促使會(huì)計(jì)隊(duì)伍的建設(shè)在理念上要?jiǎng)?chuàng)新，培養(yǎng)全局的視角組織策劃能力、專(zhuān)業(yè)判斷和綜合決策能力、環(huán)境適應(yīng)能力和協(xié)作能力等復(fù)合型會(huì)計(jì)人才成為必然。同時(shí)，還要有宣講的技能，溝通的技巧，使得會(huì)計(jì)人員職業(yè)道路將會(huì)更加寬廣。

6.建立價(jià)值創(chuàng)造型財(cái)務(wù)管理模式

財(cái)務(wù)工作不僅僅以提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量為主，財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型應(yīng)該朝向更具價(jià)值的方向邁進(jìn)，即價(jià)值創(chuàng)造型財(cái)務(wù)管理模式，價(jià)值創(chuàng)造意味著提供更多支持決策的信息。通過(guò)財(cái)務(wù)共享服務(wù)，將更多地財(cái)務(wù)資源(會(huì)計(jì)人員資源)與其他部門(mén)結(jié)合起來(lái)，將單位財(cái)務(wù)管理職能中的“服務(wù)”職能通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化、流程化來(lái)實(shí)現(xiàn)，將重心向“管理”傾斜，為單位創(chuàng)造更多地價(jià)值。

三、行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)共享服務(wù)的基本架構(gòu)

1.構(gòu)建基于全面精細(xì)化預(yù)算管理的財(cái)務(wù)管理體系

以全面預(yù)算管理的信息化為源頭，構(gòu)建財(cái)務(wù)信息化管理體系，收入預(yù)算、經(jīng)費(fèi)支出預(yù)算、科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算、國(guó)庫(kù)資金計(jì)劃預(yù)算、基建修購(gòu)預(yù)算、資產(chǎn)購(gòu)置預(yù)算等申報(bào)、執(zhí)行、監(jiān)控等環(huán)節(jié)的信息化管理，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化財(cái)務(wù)管理。

2.構(gòu)建基于OA網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的財(cái)務(wù)辦公體系

通過(guò)OA網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)替代傳統(tǒng)的手工紙質(zhì)（存貯介質(zhì)）信息傳遞處理財(cái)務(wù)信息。實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)、勞務(wù)發(fā)放網(wǎng)上申報(bào)、設(shè)備網(wǎng)上申購(gòu)及入賬、科研預(yù)算申報(bào)、結(jié)題等網(wǎng)上服務(wù)平臺(tái)。

3.構(gòu)建單位與銀行實(shí)時(shí)互聯(lián)的支付體系

傳統(tǒng)的支付方式，比如現(xiàn)金、支票和匯票業(yè)務(wù)工作效率很低，人工占用大。通過(guò)“銀企互聯(lián)”模式，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)無(wú)現(xiàn)金報(bào)賬和網(wǎng)上收款，提升銀行信息反饋質(zhì)量和工作效率。

4.構(gòu)建與單位各業(yè)務(wù)系統(tǒng)互聯(lián)互通的信息傳遞體系

財(cái)務(wù)部門(mén)和單位其他部門(mén)的信息交互越來(lái)緊密，交互的信息量越來(lái)越大，為了提高信息交互的質(zhì)量，需要在單位數(shù)據(jù)化平臺(tái)上建立財(cái)務(wù)管理信息交互平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)人事、科研、資產(chǎn)、后勤等財(cái)務(wù)信息實(shí)時(shí)交互，旨在實(shí)現(xiàn)單位財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的集成和共享，解決單位財(cái)務(wù)管理中信息孤島現(xiàn)象。

5.構(gòu)建為單位各部門(mén)實(shí)時(shí)提供信息服務(wù)的財(cái)務(wù)發(fā)布信息體系

財(cái)務(wù)信息化平臺(tái)的一個(gè)重要方面，就是要給單位各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和員工提供準(zhǔn)確、即時(shí)的財(cái)務(wù)信息，為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)管理提供決策依據(jù)。主要提供信息包括：財(cái)務(wù)信息網(wǎng)站發(fā)布的各類(lèi)信息，通過(guò)手機(jī)、微信或各種智能終端發(fā)布的文字信息、語(yǔ)音信息等各類(lèi)信息。

四、如何構(gòu)建行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心

1.建立完善的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)以及單位信息系統(tǒng)作為IT平臺(tái)

共享服務(wù)的本質(zhì)是由信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)推動(dòng)的單位管理模式的變革與創(chuàng)新。在財(cái)務(wù)領(lǐng)域，它是基于統(tǒng)一的系統(tǒng)平臺(tái)、統(tǒng)一的OA系統(tǒng)、統(tǒng)一的會(huì)計(jì)核算方法、統(tǒng)一的操作流程來(lái)實(shí)現(xiàn)的。只有通過(guò)信息技術(shù)平臺(tái)來(lái)強(qiáng)化內(nèi)部控制、提高效率，實(shí)現(xiàn)集中管理。所有的原始單據(jù)的影像掃描件都要通過(guò)該平臺(tái)傳遞到財(cái)務(wù)共享中心，統(tǒng)一的OA系統(tǒng)是財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)搭建成功的必要條件，它將所有的財(cái)務(wù)制度統(tǒng)一鑲嵌在數(shù)據(jù)庫(kù)中，由信息系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一的設(shè)定，保證總部戰(zhàn)略規(guī)劃得到貫徹落實(shí)。

所以必須建立一個(gè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)的信息平臺(tái)，分支機(jī)構(gòu)把數(shù)據(jù)導(dǎo)入系統(tǒng)，就能做到事前提示、事中控制、事后評(píng)價(jià)；在平臺(tái)上建立財(cái)務(wù)模版，盡可能地取消人工作業(yè)，既可以通過(guò)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)自動(dòng)生成有用的財(cái)務(wù)信息；按照既定財(cái)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，減少偏差及各部門(mén)可能的暗箱操作，降低各種隱含風(fēng)險(xiǎn)；通過(guò)設(shè)置讓系統(tǒng)自動(dòng)提示例外和預(yù)警；利用數(shù)據(jù)的開(kāi)放性建立各種數(shù)據(jù)共享借口和平臺(tái)，滿(mǎn)足各方面不同需求；通過(guò)系統(tǒng)定期生成不同要求的報(bào)表及特殊報(bào)表等。

2.需要單位主要領(lǐng)導(dǎo)改變思維觀念并堅(jiān)定的支持

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建立實(shí)質(zhì)就是一種改革，改革勢(shì)必帶來(lái)對(duì)原有管理模式和部分人員固化利益的沖擊。它并非由財(cái)務(wù)部門(mén)主動(dòng)發(fā)起，而是由于單位進(jìn)一步深化管理改革而產(chǎn)生。隨著單位規(guī)模日益擴(kuò)大、業(yè)務(wù)的增加，各個(gè)財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)人員及管理費(fèi)用也快速增加。由此導(dǎo)致財(cái)務(wù)效率低、設(shè)備投資重復(fù)、內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)激增，總部統(tǒng)一協(xié)調(diào)財(cái)務(wù)越來(lái)越困難。當(dāng)這些問(wèn)題嚴(yán)重阻礙單位發(fā)展時(shí)，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式與單位的發(fā)展要求不相適應(yīng)。

實(shí)施財(cái)務(wù)共享成功的最重要因素是有效的管理創(chuàng)新和思維方式的改變，這需要高層管理人員及員工強(qiáng)有力的支持。需要對(duì)現(xiàn)有財(cái)務(wù)管理組織架構(gòu)、操作流程、財(cái)務(wù)制度等方面進(jìn)行較大的調(diào)整，不可避免地會(huì)觸及現(xiàn)有內(nèi)部利益格局。

財(cái)務(wù)共享服務(wù)也帶來(lái)思想觀念上的變革，需要打破一些傳統(tǒng)的習(xí)慣和認(rèn)識(shí)：一是打破我國(guó)行政事業(yè)單位組織體系中“大而全、小而全”的傳統(tǒng)觀念，按照專(zhuān)業(yè)化、流程化、集約化的標(biāo)準(zhǔn)調(diào)整內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)，實(shí)施流程再造；二是打破依賴(lài)手工操作、紙質(zhì)文件簽名審批的傳統(tǒng)習(xí)慣，大力推行電子化審批，并以嚴(yán)密的安全措施，增強(qiáng)電子化操作的可信度和可靠性；三是打破害怕公開(kāi)、透明、習(xí)慣遮遮掩掩的落后心里，大力宣傳正確的財(cái)務(wù)理念，加強(qiáng)陽(yáng)光財(cái)務(wù)建設(shè)。

3.構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心工作體系，必需進(jìn)行系統(tǒng)范圍內(nèi)的財(cái)務(wù)制度統(tǒng)一和財(cái)務(wù)處理流程梳理工作

如果沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的制度政策，即使進(jìn)行組織架構(gòu)改革，仍然會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題。所以必須要有統(tǒng)一規(guī)范的財(cái)務(wù)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和流程，通過(guò)有效整合后，把制度政策配套起來(lái)植入到系統(tǒng)中去，保證單位業(yè)務(wù)部門(mén)按照制度和政策去運(yùn)轉(zhuǎn)，并根據(jù)外部環(huán)境和內(nèi)部管理的需要不斷完善與改進(jìn)。制訂財(cái)務(wù)報(bào)賬管理辦法等規(guī)章制度和操作手冊(cè)，對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的工作職責(zé)、報(bào)賬流程、審批權(quán)限、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理等進(jìn)行明確規(guī)定，確保有章可循，規(guī)范操作。

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建立的過(guò)程，實(shí)質(zhì)就是財(cái)務(wù)流程再造。共享服務(wù)中心流程管理的主要思路是建立流程管理機(jī)制，進(jìn)而規(guī)劃、衡量、優(yōu)化這個(gè)機(jī)制，使之真正實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定高效。因此需要進(jìn)一步優(yōu)化財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)審批流程，按照電子化報(bào)賬的要求，在OA系統(tǒng)設(shè)置財(cái)務(wù)報(bào)賬模塊，設(shè)計(jì)電子化和手工審批相結(jié)合的流程；通過(guò)培訓(xùn)和宣講，使全體員工知曉和掌握財(cái)務(wù)報(bào)賬要求，提高財(cái)務(wù)事由審批的效率。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心實(shí)施最為普遍的業(yè)務(wù)流程包括應(yīng)付賬款、應(yīng)收賬款、總賬管理、資產(chǎn)管理、現(xiàn)金管理、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)等。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心最核心的管理就是對(duì)流程的管理。

目前，財(cái)務(wù)共享服務(wù)在世界500強(qiáng)企業(yè)以及國(guó)內(nèi)大型國(guó)有企業(yè)集團(tuán)已經(jīng)廣泛使用并取得公認(rèn)的好評(píng)。我們也期待該服務(wù)能在規(guī)模以上行政事業(yè)單位得到應(yīng)用，進(jìn)一步發(fā)揮財(cái)務(wù)共享服務(wù)降低成本、提高效率的作用，把規(guī)模以上行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)處理能力、管理水平、管理效率提升到一個(gè)新的平臺(tái)。

[1]陳虎 孫彥叢．《財(cái)務(wù)共享服務(wù)》ISBN 978-7-5095-5582-8

[2]何瑛．《企業(yè)財(cái)務(wù)流程再造新趨勢(shì)：財(cái)務(wù)共享服務(wù)》[J] 財(cái)會(huì)通訊2010年第06期

[3]張君瑞等．《財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式研究與實(shí)踐》[J]管理案例研究與評(píng)論2008年6月

[4]劉婷媛．《企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)管理模式探討》[J]財(cái)會(huì)研究2007年第2期

王春科（1973--）男，陜西扶風(fēng)人，高級(jí)會(huì)計(jì)師、審計(jì)師，陜西省會(huì)計(jì)領(lǐng)軍（后備）人才；陜西省路政執(zhí)法總隊(duì)財(cái)務(wù)審計(jì)處負(fù)責(zé)人、商洛路政執(zhí)法支隊(duì)副支隊(duì)長(zhǎng)。