張華

內(nèi)蒙古氣象信息中心

淺談建立氣象虛擬檔案館意義

張華

內(nèi)蒙古氣象信息中心

建立虛擬氣象科技檔案館，提高氣象檔案服務(wù)水平。在飛速發(fā)展的今天，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)氣象虛擬檔案館，加強(qiáng)現(xiàn)代化氣象科技檔案管理，促進(jìn)檔案規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化。利用虛擬技術(shù)擺脫時(shí)空的制約，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

虛擬檔案館管理

隨著氣象事業(yè)的飛速發(fā)展，氣象科技檔案提供利用的模式也在不斷改變。高新技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中突起，檔案信息網(wǎng)絡(luò)化將成為今后氣象檔案信息存在的主要方式，氣象科技檔案管理工作引入計(jì)算機(jī)虛擬技術(shù)勢(shì)在必行，虛擬檔案資源的網(wǎng)絡(luò)發(fā)布和傳遞，必將極大地提高氣象科技檔案利用的效率，氣象檔案提供利用網(wǎng)絡(luò)化將成為今后氣象科技檔案提供利用的主要方式之一。由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)自身的缺陷，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行氣象科技檔案的利用不可避免受到影響。因此，加強(qiáng)虛擬氣象科技檔案的管理，特別是網(wǎng)絡(luò)提供利用過程中虛擬檔案館與氣象科技檔案現(xiàn)代化管理是關(guān)鍵因素。實(shí)現(xiàn)氣象虛擬檔案館加強(qiáng)現(xiàn)代化氣象科技檔案管理，促進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化，提高氣象科技檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為政府，為社會(huì)，為人民提供更有力的氣象科技服務(wù)。

一、虛擬檔案館與檔案利用

虛擬檔案館是利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案文件信息的一種方式，其實(shí)質(zhì)對(duì)分布于各地的各類檔案信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)搜尋，在虛擬檔案環(huán)境下，用戶可以方便地開發(fā)利用檔案信息資源。因此，虛擬檔案館是一種無形的檔案館，是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將分布于不同電子檔案館中的數(shù)字化檔案信息，以網(wǎng)絡(luò)化方式加以互相連接，形成一個(gè)有序的信息空間和資源共享的信息環(huán)境，是一種無形的信息組織與利用環(huán)境。“虛擬檔案館”是網(wǎng)上檔案館的別稱，具有無實(shí)體，便于利用的特征。

虛擬檔案館的機(jī)構(gòu)應(yīng)與現(xiàn)實(shí)檔案館相同。虛擬檔案館主要包括檔案館本部管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)交流平臺(tái)和上網(wǎng)工具窗口。虛擬檔案館本部管理系統(tǒng)主要包括檔案館工作模式、計(jì)算機(jī)軟硬件配置、人員機(jī)構(gòu)、文件歸檔、借閱利用、組織編碼等；網(wǎng)上交流平臺(tái)，是利用文字或聲音進(jìn)行交流的一種方式；上網(wǎng)工具，是用于檔案用戶編輯文字、畫圖，以提高檔案信息交流效率。傳統(tǒng)檔案館收集、存儲(chǔ)并重新組織紙質(zhì)檔案信息，使檔案用戶能方便地查到所需的檔案信息，提高社會(huì)服務(wù)效益。虛擬檔案館不需接收大量電子文件檔案實(shí)體，只要在邏輯上進(jìn)行檔案全過程的組織管理。從虛擬檔案館角度看，利用各種數(shù)字化技術(shù)，把各種文件轉(zhuǎn)換成計(jì)算機(jī)二進(jìn)制識(shí)別碼系統(tǒng)圖像，在安全保護(hù)完善的權(quán)限之下，進(jìn)行用戶訪問和記賬服務(wù)，信息擁有者利用因特網(wǎng)的發(fā)布技術(shù)，實(shí)現(xiàn)全球信息共享。

二、實(shí)現(xiàn)資料檔案一體化管理

虛擬檔案館的建立與檔案的利用，首先要實(shí)現(xiàn)檔案一體化管理。隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，在檔案管理中，大量的電子文件出現(xiàn)，傳統(tǒng)的檔案管理方式已難以適應(yīng)人們對(duì)信息檢索的要求和不同載體檔案的存儲(chǔ)。因此，檔案管理實(shí)現(xiàn)一體化，是經(jīng)濟(jì)建設(shè)和檔案提供利用網(wǎng)絡(luò)化傳遞發(fā)展的必然趨勢(shì)。在工作中，氣象資料處理和氣象科技檔案管理是互相銜接的兩個(gè)流程，資料是檔案的前身，氣象資料在整理后具備一定條件即可轉(zhuǎn)化為檔案，檔案一體化，是將氣象資料文件管理與檔案管理組成一個(gè)科學(xué)的大系統(tǒng)。利用計(jì)算機(jī)虛擬技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案一體化管理，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)量大、快速檢索的優(yōu)勢(shì)，可極大地提高工作效率。調(diào)整傳統(tǒng)的資料文檔流程，把每份文件資料的各種數(shù)據(jù)信息都輸入到數(shù)據(jù)庫內(nèi)。該數(shù)據(jù)庫具有提供日常查詢、傳（借）閱登記、打印等功能。這樣就可以使辦理完畢的文件資料直接進(jìn)入電子檔案整理環(huán)節(jié)，使歸檔文件資料整理成為一項(xiàng)日常工作。在檢索目錄時(shí)，電子文件資料歸檔工作更接近業(yè)務(wù)人員的實(shí)際工作，避免檔案管理環(huán)節(jié)中再做大量重復(fù)的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作。工作完畢后，立即將與之相關(guān)的文件資料進(jìn)行判斷、排列、編號(hào)、通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行電子歸檔。

依靠檔案一體化管理，在快速可靠的信息傳輸網(wǎng)絡(luò)中，使不同地點(diǎn)、不同內(nèi)容的檔案信息按照大眾需求，實(shí)現(xiàn)快速流通。檔案征集工作，只需輕敲鍵盤，文件資料信息材料瞬間征集進(jìn)館，電子檔案隨即產(chǎn)生，用戶根據(jù)需要，在不同時(shí)間、地點(diǎn)組合成所需文件資料，即可隨機(jī)利用。這種檔案管理模式，使文件資料從產(chǎn)生、傳遞、歸檔、進(jìn)館、利用，全部在網(wǎng)上進(jìn)行。真正實(shí)現(xiàn)檔案一體化管理。

三、虛擬關(guān)聯(lián)歸檔文件資料檢索

實(shí)現(xiàn)虛擬檔案館，必須建立歸檔文件資料檢索的虛擬關(guān)聯(lián)。在實(shí)現(xiàn)檔案計(jì)算機(jī)管理?xiàng)l件下，歸檔文件資料以件為單位進(jìn)行整理，在利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索時(shí)，應(yīng)該對(duì)已錄入計(jì)算機(jī)的歸檔文件資料建立事由虛擬關(guān)聯(lián)，就是建立若干個(gè)歸檔文件資料屬于同一事由的特定標(biāo)志，這是計(jì)算機(jī)進(jìn)行歸檔文件資料整理工作中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。建立歸檔文件資料事由虛擬關(guān)聯(lián)的目的，是保持歸檔文件資料之間的歷史聯(lián)系，保證文件資料查的全、查的準(zhǔn)、效率高，速度快。歸檔文件資料之間建立事由虛擬關(guān)聯(lián)必須由歸檔文件資料的整理者來完成，使用檔案一體化管理進(jìn)行歸檔文件資料的排序，并將同一事由的文件資料加上虛擬關(guān)聯(lián)標(biāo)記，以保證用戶在檢索到所需檔案后，其他相關(guān)聯(lián)檔案就能同時(shí)被檢索到。由此可見，虛擬關(guān)聯(lián)的建立可以跨越分類界限，無論歸檔文件資料是否屬于同一保管期限、同一年代、同一組織機(jī)構(gòu)等，都可以建立事由關(guān)聯(lián)或其他虛擬關(guān)聯(lián)，以最大限度地保證用戶檢索檔案的完整性與準(zhǔn)確性。

四、結(jié)語

虛擬技術(shù)能夠處理適合于人們特性的多維信息的應(yīng)用技術(shù)，是當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)電子時(shí)代向傳統(tǒng)檔案提供利用的挑戰(zhàn)，同時(shí)是傳統(tǒng)檔案提供利用方式轉(zhuǎn)變的契機(jī)。虛擬技術(shù)所支持的信息空間將提供一種能使人進(jìn)出自如、交互作用的環(huán)境。面對(duì)這一挑戰(zhàn)，通過多種手段在加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息安全的前提下，利用這一契機(jī)，做好虛擬檔案提供利用工作，改變以往檔案提供利用方法和手段，打破傳統(tǒng)的檔案管理模式，利用虛擬技術(shù)擺脫時(shí)空的制約，從而為人類認(rèn)識(shí)世界和改造世界提供強(qiáng)大的資源。充分開發(fā)各類檔案信息資源，使檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。

［1］傅榮校．關(guān)于數(shù)字檔案館的思考［J］．檔案學(xué)通訊，2001，（5）：26-28．

［2］漢中市檔案局．檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)的應(yīng)用［J］．陜西檔案，2001，（3）：34-35．