李媛媛

（遼寧省交通高等專(zhuān)科學(xué)校 110122）

淺析高校檔案信息化建設(shè)

李媛媛

（遼寧省交通高等專(zhuān)科學(xué)校 110122）

隨著現(xiàn)代社會(huì)中信息化的高速發(fā)展，高校應(yīng)該積極的推進(jìn)檔案的信息化建設(shè)，這也是高校檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)。在高校檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中可能會(huì)遇到各種各樣的問(wèn)題，這些問(wèn)題也嚴(yán)重影響了高校檔案信息化建設(shè)的發(fā)展進(jìn)程以及發(fā)展水平。檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題與應(yīng)對(duì)的措施是高校檔案工作者在現(xiàn)在和未來(lái)中勢(shì)必要關(guān)注的問(wèn)題，本文主要討論了在檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀以及對(duì)策。

高等院校 檔案信息化 建設(shè)

高校檔案是指高等院校在進(jìn)行招生、教學(xué)、科研工作、管理工作等活動(dòng)之中直接形成的對(duì)于學(xué)校、學(xué)生、社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、聲像、圖標(biāo)等以不同形式或是載體的歷史記錄。

一、高校檔案信息化建設(shè)的背景

高校檔案信息化建設(shè)就是利用現(xiàn)代信息技術(shù)開(kāi)發(fā)檔案的信息資源，保護(hù)檔案資料，做好檔案的管理工作，提高檔案在當(dāng)今這個(gè)信息化時(shí)代的利用率，高校檔案的重要意義不言而喻，它在多方面都起著不可替代的作用。

在當(dāng)今不斷發(fā)展的社會(huì)之中，高校的檔案工作也應(yīng)隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展而做出不斷的相應(yīng)的調(diào)整，高校檔案信息化建設(shè)是國(guó)家信息化建設(shè)的最為重要的組成部分之一，也是高校檔案適應(yīng)于新社會(huì)發(fā)展需求的表現(xiàn)。高校檔案信息化建設(shè)將用戶的需求作為導(dǎo)向，將校園網(wǎng)絡(luò)作為平臺(tái)，將檔案數(shù)字化和電子文件管理作為信息化建設(shè)工作的重點(diǎn)，以便能夠促進(jìn)高校檔案事業(yè)的發(fā)展以及信息資源共享為目標(biāo)的系統(tǒng)性的建設(shè)。當(dāng)前高校檔案管理部門(mén)正在積極的利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)提高信息化建設(shè)以及檔案管理工作的自動(dòng)化，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)促進(jìn)信息資源的共享，積極的尋找和開(kāi)拓檔案信息服務(wù)的創(chuàng)新模式。

二、高校檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

1.在理解上存在偏差

在社會(huì)進(jìn)行發(fā)展的過(guò)程中傳統(tǒng)的檔案管理工作、整理工作、紙質(zhì)檔案的保存方法以及人工查詢等一系列的工作已經(jīng)被信息化逐漸的取代了，這不僅節(jié)約了存儲(chǔ)空間還更加易于工作人員的操作，所以高校檔案信息化建設(shè)的價(jià)值是非常高的。在信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題就是高校檔案管理人員對(duì)于檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)程度不夠，對(duì)于信息化建設(shè)必要性的認(rèn)識(shí)也不夠明確，在工作中也缺乏積極性和熱情，并沒(méi)有將高校檔案信息化建設(shè)放入日常的工作計(jì)劃之中，并且在檔案管理人員之中缺乏具有高校檔案信息化建設(shè)基本理論的人員，直接阻礙了高校檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

2.高校檔案的利用效率低下

在高校檔案信息化建設(shè)中出現(xiàn)的比較嚴(yán)重的問(wèn)題就是資源的投入與使用產(chǎn)出之間不平衡，高校檔案館中保存的一些檔案的保存成本以及遠(yuǎn)遠(yuǎn)地超過(guò)其自身的使用價(jià)值，利用檔案的人員也是比較少。正是因?yàn)槿绱烁咝８且浞值淖⒁庠诟咝n案信息化建設(shè)中的投入與利用不平衡的問(wèn)題，不能夠消極應(yīng)對(duì)，或者不進(jìn)行高校檔案的信息化建設(shè)。

3.設(shè)備比較落后

高校檔案信息化建設(shè)是由互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及電子技術(shù)設(shè)備支撐起來(lái)的，但是高校中存在一些硬件跟不上、軟件技術(shù)落后的問(wèn)題。在高校檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中是需要多數(shù)網(wǎng)絡(luò)連接、快速訪問(wèn)、能盡快的傳輸文件，但是硬件設(shè)備跟不上的話就不能滿足大量的電子文件的傳輸速度一信息量大的要求，另外在信息化之中為了檔案安全著想，需要建立使用者身份證系統(tǒng)。管理工作人員的工作系統(tǒng)。查詢系統(tǒng)、各個(gè)單位之間的互相聯(lián)絡(luò)等，但是如果軟件技術(shù)落后可能會(huì)制約高校檔案信息化建設(shè)或阻礙高校檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

三、高校檔案信息化建設(shè)的應(yīng)對(duì)措施

1.完善高校檔案信息化建設(shè)的思路

完善高校檔案信息化建設(shè)主要應(yīng)該從三方面進(jìn)行：第一，就是要加大高校檔案信息化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入，以此保障高校檔案信息化建設(shè)因?yàn)橘Y金不足而停止，想要加大經(jīng)費(fèi)的投入，檔案館自身也應(yīng)該增加收入，讓高校領(lǐng)導(dǎo)能夠充分的認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，就更應(yīng)該聽(tīng)過(guò)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)檔案館，增添高校檔案信息化建設(shè)所必須的設(shè)備。第二，就是應(yīng)該積極地開(kāi)展技術(shù)競(jìng)賽，這樣能夠有效地提高高校檔案管理人員對(duì)于檔案信息化建設(shè)的基本理論和知識(shí)，拓展檔案館信息化的途徑。當(dāng)然想要增強(qiáng)現(xiàn)代化高校檔案信息化的建設(shè)就應(yīng)該對(duì)于紙質(zhì)檔案的保存方法進(jìn)行創(chuàng)新和研究，積極的開(kāi)展電子文件的保存和轉(zhuǎn)化，將一些紙質(zhì)的文字以及檔案、照片、圖像、音頻等轉(zhuǎn)化為電子的文件，并且通過(guò)定期的知識(shí)競(jìng)賽促進(jìn)高校檔案館內(nèi)部積極活躍的學(xué)習(xí)氛圍，更好更快的實(shí)現(xiàn)檔案資源的網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展。第三，就是應(yīng)該加強(qiáng)高校檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，經(jīng)過(guò)對(duì)于管理人員的培訓(xùn)，讓管理人員掌握更多更先進(jìn)的文件保存方法以及正確的管理步驟，改變長(zhǎng)期以來(lái)高校檔案管理人員習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工管理對(duì)于檔案工作的專(zhuān)業(yè)要求并不高的問(wèn)題，經(jīng)過(guò)培訓(xùn)，讓檔案管理業(yè)成為高校管理中的一個(gè)部分，進(jìn)而逐漸的養(yǎng)成良好的合理的專(zhuān)業(yè)化管理隊(duì)伍，培養(yǎng)高校信息化建設(shè)的骨干力量，確保高校檔案信息化建設(shè)工作更好更快的進(jìn)行。

2.建立高校數(shù)字，變被動(dòng)為主動(dòng)

高校檔案信息化建設(shè)中的焦點(diǎn)話題就是檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，在一定程度上來(lái)講，現(xiàn)在的檔案用戶利用高效檔案的情況與以前相比來(lái)說(shuō)發(fā)生了很大的改變，但是還存在有待改進(jìn)的地方。在數(shù)據(jù)庫(kù)建立的過(guò)程中，高校檔案館應(yīng)該積極主動(dòng)的向用戶提供檔案，在高校檔案的開(kāi)發(fā)以及利用之中，高校檔案館也應(yīng)該使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)分析并且實(shí)現(xiàn)用戶的需求，這樣才能夠?yàn)楦咝n案信息化的建設(shè)提供支持和導(dǎo)向作用。在高校檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，檔案館惡意建立高校數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并且將數(shù)字檔案進(jìn)行共享，并且通過(guò)用戶權(quán)限設(shè)置來(lái)科學(xué)合理的分配數(shù)據(jù)庫(kù)中的各種信息。另外在建立數(shù)據(jù)共享的同時(shí)還需要針對(duì)于用戶的各種不同的續(xù)期定制不同的檔案服務(wù)，滿足用戶的各種需求，最后，還應(yīng)該建立高校檔案服務(wù)中心，為用戶提供幫助，這樣節(jié)約了檔案館中的服務(wù)成本還簡(jiǎn)化了檔案利用的手續(xù)，方便了用戶的檔案利用，提高了檔案的用效率，同時(shí)也節(jié)約了社會(huì)成本。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，高校檔案的信息化建設(shè)是一項(xiàng)以非常煩瑣復(fù)雜的工作過(guò)程，我們不能僅僅只是簡(jiǎn)單地對(duì)檔案進(jìn)行詮釋?zhuān)且跈n案信息化建設(shè)的過(guò)程中不斷發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，直至問(wèn)題解決，不斷的提高高校檔案信息化建設(shè)的建設(shè)水平，實(shí)現(xiàn)高校檔案的利用效率最大化。

［1］徐潔《論高校檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題及改進(jìn)思路》，［J］辦公室業(yè)務(wù)，2012.08.05

［2］邱艷《高校檔案信息化建設(shè)的問(wèn)題及對(duì)策探析》，［J］宿主學(xué)院學(xué)報(bào)，2009.12.15

［3］李澤玉《論高校檔案信息化現(xiàn)狀及對(duì)策分析》，［J］南昌教學(xué)學(xué)院學(xué)報(bào)，2012.01.30