張君
摘 要:收集管理創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)活動(dòng)資料進(jìn)檔案,對(duì)于促進(jìn)活動(dòng)開(kāi)展、推進(jìn)整體工作以及今后編史修志有著重要作用。收集管理創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)活動(dòng)檔案要做到及時(shí)、規(guī)范,并切實(shí)明確收集管理的具體范圍,確保收集管理工作的科學(xué)開(kāi)展。
關(guān)鍵詞:檔案員工;收集和管理;創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu);資料
檔案是人們各項(xiàng)活動(dòng)的知識(shí)和信息的真實(shí)記載,通過(guò)對(duì)檔案的收集,人們可能得到各種各樣的知識(shí)和信息,既可以獲得新知識(shí)和技術(shù)信息,又可以得到精神的熏陶和激勵(lì),對(duì)于自身及后人著書(shū)立訓(xùn)、撰寫(xiě)文章、從事研究、傳承文明、提高個(gè)人的文化品位都起到重要作用。
一、創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)活動(dòng)檔案收集管理的重要意義
“檔案能起到保護(hù)歷史、服務(wù)現(xiàn)實(shí)、啟示未來(lái)的作用,是相當(dāng)珍貴的信息資源?!惫P者認(rèn)為,做好創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)活動(dòng)檔案收集與整理工作具有以下重要意義:
一是有利于促進(jìn)該活動(dòng)的健康有序開(kāi)展。創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)活動(dòng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的活動(dòng)。活動(dòng)中產(chǎn)生大量的資料,包括文件、講話(huà)、總結(jié)、聲像、圖片、媒體發(fā)稿等,是記錄活動(dòng)軌跡的有效載體。確保創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)活動(dòng)檔案材料齊全,做好檔案資料的收集與管理是創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)活動(dòng)的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作,能夠全面、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地反映各單位開(kāi)展活動(dòng)的成效和過(guò)程,對(duì)指導(dǎo)、檢查和驗(yàn)收各單位創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)活動(dòng),促進(jìn)活動(dòng)健康有序開(kāi)展起著重要作用;
二是有利于為整體工作發(fā)展提供決策服務(wù)。作為一項(xiàng)主題實(shí)踐活動(dòng),創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)活動(dòng)為我們的工作科學(xué)務(wù)實(shí)發(fā)展提供了有力的載體支撐?;顒?dòng)的許多經(jīng)驗(yàn)都可以為整體工作提供決策支持。由此來(lái)看,在做好創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)活動(dòng)檔案收集與整理工作的基礎(chǔ)上,進(jìn)一步挖掘檔案中所反映出的信息,進(jìn)一步提煉出對(duì)整體工作科學(xué)發(fā)展有參考性的建議,作用很大;
三是有利于為編史修志打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。對(duì)于編史修志來(lái)說(shuō),首先要具備資料全面和真實(shí)這兩個(gè)條件,才能滿(mǎn)足要求。而檔案工作的基本要求也是要全面和真實(shí)。因此,切實(shí)做好創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)活動(dòng)檔案資料收集、整理、歸檔工作,杜絕虛假材料進(jìn)檔,保證歸檔材料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性,對(duì)于以后的編史修志具有十分重要的意義。
二、創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)活動(dòng)檔案收集管理的基本要求
檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié),也是檔案收集管理的基本要求之一。加強(qiáng)創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)活動(dòng)活動(dòng)檔案收集管理必須領(lǐng)導(dǎo)高度重視,狠抓落實(shí),專(zhuān)兼聯(lián)手,跟蹤服務(wù),努力推進(jìn)檔案收集管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。具體到工作中應(yīng)該努力做好以下兩個(gè)方面:一方面,要及時(shí)。要求強(qiáng)化檔案管理意識(shí),及時(shí)收集創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)活動(dòng)中產(chǎn)生的文件資料,做到隨辦隨歸,歸檔的文件應(yīng)字跡清晰、真實(shí)準(zhǔn)確、齊全完整,影像資料要保證載體的有效性;另一方面,要規(guī)范。由于創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)活動(dòng)內(nèi)容相對(duì)獨(dú)立完整,檔案應(yīng)以單獨(dú)類(lèi)別進(jìn)行管理,這樣可以客觀地反映活動(dòng)的發(fā)生、發(fā)展、結(jié)束的全過(guò)程。一些與其他類(lèi)別交叉、密不可分的,應(yīng)視具體情況,靈活處理。應(yīng)按階段步驟進(jìn)行歸檔整理,努力實(shí)現(xiàn)規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)、真實(shí)準(zhǔn)確、完整有序。重要活動(dòng)要一事一卷。同一活動(dòng)歸檔文件的排列,最簡(jiǎn)單的方法是按形成活動(dòng)的先后時(shí)間排序或是按文件的重要程序排列,對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi)保存。應(yīng)寫(xiě)好歸檔文件的編號(hào),編制歸檔文件目錄,包括發(fā)文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注,及文件的保管期限,將文件裝入專(zhuān)門(mén)的檔案盒飯內(nèi)保管,填好檔案盒脊。存放檔案必須科學(xué)編排,排列整齊便于查找,關(guān)于活動(dòng)的文字材料、照片、錄像等要分類(lèi)歸檔。為進(jìn)一步確保創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)活動(dòng)檔案的完整規(guī)范,檔案整理初步完成后,還要做好檢查工作:首先,應(yīng)檢查全宗材料,看是否齊全完整,防止裝錯(cuò)、裝漏現(xiàn)象;其次,應(yīng)檢查明細(xì)分類(lèi),防止混淆;再次,應(yīng)檢查頁(yè)碼填寫(xiě)是否與目錄相符,防止掉頁(yè)或多、漏寫(xiě)頁(yè)碼。
三、創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)活動(dòng)檔案的收集管理的基本內(nèi)容
創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)活動(dòng)中產(chǎn)生的材料很多,為確保材料收集工作到位,應(yīng)確定歸檔管理的內(nèi)容。按照用途不同,可以納入歸檔范圍的資料有:一是上級(jí)下發(fā)的關(guān)于深入開(kāi)展創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)活動(dòng)的各類(lèi)文件,本單位創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)活動(dòng)實(shí)施方案、成立領(lǐng)導(dǎo)小組及各種活動(dòng)文件;二是階段性總結(jié)、匯報(bào)材料,制定的創(chuàng)爭(zhēng)目標(biāo),整改落實(shí)方案、設(shè)崗定責(zé)、公開(kāi)承諾等活動(dòng)資料;三是開(kāi)展創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)活動(dòng)的各種會(huì)議材料,包括貫徹執(zhí)行上級(jí)文件精神會(huì)議及動(dòng)員會(huì)、民主生活會(huì)、座談會(huì)等相關(guān)記錄;四是單位開(kāi)展創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)活動(dòng)的信息、典型材料,通過(guò)簡(jiǎn)報(bào)、媒體宣傳的材料等;五是對(duì)本活動(dòng)開(kāi)展的調(diào)查問(wèn)卷、征求意見(jiàn)表、工作臺(tái)帳、滿(mǎn)意度測(cè)評(píng)表等;六是黨員個(gè)人的學(xué)習(xí)筆記、心得體會(huì),在民主生活會(huì)上發(fā)言材料等;七是創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)活動(dòng)的學(xué)習(xí)材料、黨員必讀篇目和有關(guān)書(shū)籍等;八是有關(guān)活動(dòng)的錄像、照片等影像材料。除此之外,其他一些有特色的創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)活動(dòng)材料也應(yīng)該收入檔案、妥善管理。
檔案收集工作是一個(gè)具有連續(xù)性的、管理基礎(chǔ)性的、信息資源性的工作,我們應(yīng)有對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)的精神,扎實(shí)有效地開(kāi)展收集管理工作,使檔案資料信息資源建設(shè)與時(shí)俱進(jìn),確保完整,不斷豐富,為各項(xiàng)工作的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
收集管理創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)活動(dòng)資料進(jìn)檔案,對(duì)于促進(jìn)活動(dòng)開(kāi)展、推進(jìn)整體工作以及今后編史修志有著重要作用。收集管理創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)活動(dòng)檔案要做到及時(shí)、規(guī)范,并切實(shí)明確收集管理的具體范圍,確保收集管理工作的科學(xué)開(kāi)展。
參考文獻(xiàn):
[1]譚麗云.基層檔案館(室)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用[J].廣西師范學(xué)院學(xué)報(bào)(哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版),2005.2.
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