闕衍盛

摘 要：企業(yè)組織結(jié)構(gòu)重建背景下，眾多企業(yè)在編制崗位說明書時存在著不少的問題。企業(yè)崗位說明書修訂應(yīng)當首先做好修訂前的準備工作，確定組織結(jié)構(gòu)與業(yè)務(wù)流程，修訂部門職責(zé)；然后收集崗位信息，擬定崗位說明書初稿；最后對崗位說明書初稿進行審查與修訂。

關(guān)鍵詞：崗位說明書；組織結(jié)構(gòu)調(diào)整；工作分析

在激烈的市場競爭中，許多大型企業(yè)需要轉(zhuǎn)變管理方式， 調(diào)整組織結(jié)構(gòu)，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，以實現(xiàn)組織結(jié)構(gòu)集約化、扁平化管理。在組織結(jié)構(gòu)調(diào)整背景下，對公司原有崗位設(shè)置及每個崗位的職責(zé)進行科學(xué)梳理，修訂崗位說明書成為當務(wù)之急。本文將以公司F為例，探析企業(yè)組織結(jié)構(gòu)調(diào)整中，如何高質(zhì)量地完成崗位說明書的修訂。

一、崗位說明書的定義

首先我們先說明一下工作分析，工作分析（job analysis） 是一種系統(tǒng)地收集與崗位有關(guān)信息的過程，包括工作職責(zé)、任職資格、工作環(huán)境、工作強度以及工作的其他特征。工作分析的直接結(jié)果是崗位說明書，就是客觀地給崗位（Job）畫像。

崗位說明書也叫工作說明書或職位說明書，它說明了任職者應(yīng)該做什么，如何去做，在什么樣的條件下工作，這些工作對任職者的要求是什么等等。

二、修訂崗位說明書的意義和原因

（一）企業(yè)組織結(jié)構(gòu)調(diào)整必然帶來業(yè)務(wù)流程和人員配置的巨大變化，修訂崗位說明書是適應(yīng)企業(yè)改革需要的重要工作。首先，修訂崗位說明書有助于員工明確工作職責(zé)、清晰績效標準、知曉任職要求、找準學(xué)習(xí)資源、明確努力方向；有助于管理者更好地了解組織結(jié)構(gòu)調(diào)整后員工應(yīng)當承擔(dān)的工作，認清自己的管理職責(zé)和權(quán)限，從而考核更清晰、輔導(dǎo)更有效，并且更易達成共識，避免責(zé)任推諉、相互扯皮。其次，崗位說明書是一切人力資源管理工作的基礎(chǔ)，可以為企業(yè)有效開展招聘、培訓(xùn)和員工能力提升等工作提供依據(jù)；同時崗位說明書將為職位價值評估、構(gòu)建全員績效管理體系和提煉員工關(guān)鍵業(yè)績指標提供便利。

（二）隨著企業(yè)組織機構(gòu)調(diào)整，F(xiàn)公司原版崗位說明書存在不少問題，如許多部門設(shè)置與崗位分工發(fā)生變化；部分職責(zé)描述不清晰；工作內(nèi)容沒有呈現(xiàn)績效標準與要求，缺乏工作好壞評價標準；對崗位知識技能要求不明確，任職資格過于籠統(tǒng)等。為適應(yīng)F公司發(fā)展的需要，進一步明確和細化崗位職責(zé)，優(yōu)化崗位管理體系，提升崗位分析結(jié)果對績效考核的指導(dǎo)，細化任職資格，明確培訓(xùn)方向的目的；公司從管理基礎(chǔ)抓起，開展崗位說明書的梳理修訂。

三、修訂崗位說明書中遵循的原則和問題分析

（一）遵循原則

1.功能最優(yōu)原則。修訂后的崗位說明書能夠客觀、真實反映各崗位信息，不遺漏重要內(nèi)容，能滿足公司人力資源管理需要。

2.規(guī)范性原則。文字表述力求簡潔明了，使用規(guī)范用語，避免使用籠統(tǒng)且含糊不清的語句。

3.結(jié)合實際原則。結(jié)合公司實際，在充分調(diào)查基礎(chǔ)上修訂崗位說明書。

4.遵循法律法規(guī)原則。遵循勞動法、勞動合同法等相關(guān)法規(guī)規(guī)定，保障職工合法權(quán)益。

（二）可能存在問題分析

1.編制工作說明書的準備工作不足。一是沒有做好修訂崗位說明書的宣傳動員工作，公司員工沒有認識到工作說明書的重要性，在工作分析過程中敷衍了事。二是修訂崗位說明書通常被認為是人力資源管理部門的事情，其他部門配合不力。三是沒有事先結(jié)合公司實際情況確定崗位說明書的模板，給最后形成崗位說明書初稿帶來很多不必要的麻煩。四是缺乏對參與編寫崗位說明書的員工培訓(xùn)。

2.跨部門業(yè)務(wù)接口關(guān)系不明確，職責(zé)交叉與遺漏問題突出。在沒有清晰界定部門職能之前便收集工作信息編寫說明書，容易造成職責(zé)的交叉與遺漏，為日后部門之間以及崗位之間的互相扯皮與推諉留下隱患。

3.崗位信息的收集方法選擇不當。收集崗位信息最常用的方法是問卷調(diào)查法，此外還有訪談法、觀察法、關(guān)鍵事件法、工作日志法、資料分析法等，各種方法都有其適用性。企業(yè)在工作分析時，沒有考慮自身的實際情況，并未從當前管理水平、員工素質(zhì)和崗位性質(zhì)等差別去決定采取哪種信息收集方法，沒有科學(xué)的工作分析，企業(yè)無法理順各部門的職責(zé)和權(quán)限。

4.工作說明書的審查修訂工作不到位。企業(yè)對崗位說明書的初稿審查工作做得比較粗淺，只是局限于格式、用語是否統(tǒng)一規(guī)范，沒有依據(jù)業(yè)務(wù)流程圖、部門職能說明書審查，更沒有與相關(guān)部門主管進行討論，以致雖然花費不少精力但編制出的說明書并不能用在實處。

四、F公司崗位說明書的修訂

F公司成立于上世紀90 年代，近年來，隨著F公司的不斷發(fā)展，公司進行了部分的機構(gòu)調(diào)整和流程再造，過程中增加了不少的崗位，原有崗位的職能也發(fā)生了變化。在組織結(jié)構(gòu)和人員配置上進行了比較大的調(diào)整前，公司下設(shè)職能部門18個， 長期職工4120 人、外包人員865人。根據(jù)上級公司對F公司定員編制情況的規(guī)定，F(xiàn)公司對機構(gòu)、人員進行了調(diào)整，職能部門精簡為15個，相應(yīng)的人員調(diào)整配置工作已完成。本著適合本企業(yè)、趨利避害、高效科學(xué)的編制原則，本文嘗試為A 公司編制工作說明書提供總體思路和具體操作步驟。

1.工作說明書修訂前的準備工作。該項工作獲得F公司領(lǐng)導(dǎo)層的支持和推動，并由人力資源主管、其他職能部門主管和外部聘請的工作分析專家組成工作分析小組。該小組確定崗位說明書的模板，編制工作說明書編寫標準、培訓(xùn)撰寫工作說明書初稿的崗位任職者和牽頭組織相關(guān)部門共同審核工作說明書初稿并修訂發(fā)布。

2.確定組織結(jié)構(gòu)與業(yè)務(wù)流程。編制好部門職責(zé)，明確組織結(jié)構(gòu)，與經(jīng)理和部門主管進行溝通等方式來加深對公司業(yè)務(wù)流程的理解，梳理業(yè)務(wù)流程，防止職責(zé)的交叉與遺漏。

3.收集崗位信息，擬定工作說明書初稿。F公司采用目標管理的思路，在參照部門職責(zé)和梳理部門業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上，讓各部門召開討論會，對本部門的職責(zé)進行分解，明確崗位職責(zé)，并按照本部門的崗位設(shè)置情況選定本崗位的崗位說明書擬稿人。

4.對工作說明書初稿進行審查與修訂。工作分析小組主要對崗位說明書初稿存在的問題、基本格式進行審查，并分析匯總崗位說明書存在的問題，提出修改建議。在初步審查并修改后，工作分析小組要對崗位說明書進行第二次審查，重點是依據(jù)公司業(yè)務(wù)流程圖、部門職責(zé)進行修訂，對于有問題的地方做好記錄。

5.管理層進行訪談，全面審查與修訂崗位說明書。定稿之前，還需要和部門主管進行具體訪談。訪談的內(nèi)容主要是對部門內(nèi)外流程接口所涉及的工作職責(zé)進行訪談，討論與流程規(guī)定相矛盾之處，確定崗位的職責(zé)范圍和職責(zé)描述。與部門主管完成訪談后，工作分析小組應(yīng)對有跨部門職責(zé)的崗位按流程進行歸類。為了保證審查歸類的科學(xué)性，還必須與總經(jīng)理召開討論會，對歸類的崗位職責(zé)進行討論和確認，隨后工作分析小組再對所有的工作說明書進行全面審查與修訂。

6.崗位說明書修訂內(nèi)容及成果。F公司主要改進了崗位設(shè)置目的和任職資格要求等內(nèi)容，增加了工作職責(zé)的績效標準、崗位績效指標和主要制度流程等內(nèi)容，其中主要有以下改進內(nèi)容及成果：

（1）梳理部門組織結(jié)構(gòu)和崗位職責(zé)。項目組通過對各部門主管和員工的訪談，對部門組織結(jié)構(gòu)和崗位職責(zé)的進行重新梳理，不少部門還利用此項目開展的契機重新梳理的處室內(nèi)部的職責(zé)分工。員工明確了企業(yè)要自己“做什么”的問題，也避免了崗位說明書中與員工的做的不一致的形式化問題。

（2）梳理崗位績效指標和工作職責(zé)的績效標準。為了促進企業(yè)所有員工的行動與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略保持一致，項目組還對崗位的主要績效指標和工作職責(zé)的績效標準進行的梳理，明確了員工對工作“怎么做”“做到什么標準”的問題，強化員工為企業(yè)敢擔(dān)當，勇奮斗的品質(zhì)。

（3）梳理崗位素質(zhì)能力和知識課程體系。項目組擴展崗位素質(zhì)能力和知識課程體系，梳理了各崗位的學(xué)習(xí)資源。通過學(xué)習(xí)資源需求調(diào)研，全面收集與部門、崗位相關(guān)的各種學(xué)習(xí)資源需求，并通過進一步的溝通與驗證，建立與職業(yè)生涯發(fā)展相一致的分層級的學(xué)習(xí)資源庫，給員工指明了學(xué)習(xí)的方向，為企業(yè)發(fā)展提供源源動力。

五、結(jié)語

崗位說明書的編制是一項枯燥乏味、繁瑣而具體的工作，但如果能將上述方面的工作很好地落到實處，緊緊結(jié)合公司發(fā)展戰(zhàn)略，爭取修訂時所需的多種資源，抓住工作分析的重點，便能得到相對滿意的效果。希望本文能為其他的組織編制工作說明書提供參考。

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