林惠玲

（廣東省地質(zhì)科學(xué)研究所，廣東廣州　510080）

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地質(zhì)檔案的數(shù)字化利用與保密方法探討

林惠玲

（廣東省地質(zhì)科學(xué)研究所，廣東廣州510080）

摘要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的不斷提高，地質(zhì)檔案建設(shè)工作取得了顯著成就，隨著信息技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步，地質(zhì)檔案建設(shè)的數(shù)字化與信息化程度明顯增強(qiáng)，極大地促進(jìn)了檔案建設(shè)的科學(xué)化與高效化，為我國(guó)地質(zhì)勘探與開發(fā)有序進(jìn)行創(chuàng)造了條件。本文將對(duì)地質(zhì)檔案的數(shù)字化利用與保密方法進(jìn)行分析，從而表現(xiàn)新時(shí)期做好檔案數(shù)字化建設(shè)與利用的重要性。

關(guān)鍵詞：地質(zhì)檔案；數(shù)字化利用；保密方法

0　前言

通常來(lái)說(shuō)，地質(zhì)檔案的利用與保密都是有檔案管理人員負(fù)責(zé)的。鑒于地質(zhì)檔案數(shù)量大、種類多、涉及的范圍廣，將關(guān)系到國(guó)家與社會(huì)穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展，具有明顯的戰(zhàn)略性與目標(biāo)性。當(dāng)前，信息化已經(jīng)是時(shí)代發(fā)展的一個(gè)必然趨勢(shì)，加強(qiáng)地質(zhì)檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理能夠真正順應(yīng)地質(zhì)檔案建設(shè)需求，提高了檔案利用效率。

1　地質(zhì)檔案管理現(xiàn)狀

隨著我國(guó)地質(zhì)檔案建設(shè)的有序進(jìn)行，我國(guó)地質(zhì)檔案資料得到了長(zhǎng)期積累，在漫長(zhǎng)的歲月中形成了非常多的科研報(bào)告資料、地質(zhì)勘探資料以及各種豐富多樣的檔案信息資料，為人們認(rèn)識(shí)資源、開采資源提供了信息與資料支持，對(duì)于推進(jìn)我國(guó)資源利用、開采起到了積極作用，更對(duì)我國(guó)資源研究、資源規(guī)劃提供了資料，在降低勘察成本、優(yōu)化投資、環(huán)境保護(hù)上起到了重要作用。

我國(guó)在上世紀(jì)80年代末，對(duì)所管轄的地質(zhì)檔案進(jìn)行整理與優(yōu)化，推動(dòng)我國(guó)地質(zhì)檔案管理與建設(shè)的規(guī)范化、制度化。但是，大部分的檔案信息都是以紙質(zhì)形態(tài)存在，這些紙質(zhì)的地質(zhì)檔案資料代表著那個(gè)年代地質(zhì)檔案建設(shè)的成果。到了20世紀(jì)，開始轉(zhuǎn)變檔案存放形式，嘗試使用光盤存放檔案資料。鑒于檔案存放期限與檔案使用壽命的制約，很多檔案在被人翻閱時(shí)，會(huì)受到人為損傷或破壞，并且環(huán)境變化也會(huì)使檔案遭到不同程度的損傷。比如，頻繁的復(fù)印、摘抄、調(diào)整位置或者翻閱，會(huì)使紙質(zhì)檔案逐漸變薄，這些都是人為損傷的體現(xiàn)；溫度、濕度條件變化，灰塵堆積等都會(huì)縮短地質(zhì)檔案的使用壽命。還有一方面，隨著時(shí)間延長(zhǎng)，紙質(zhì)檔案出現(xiàn)變質(zhì)是不可避免的，會(huì)出現(xiàn)紙質(zhì)發(fā)黃、變脆、老化［1］。而使用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行管理則可以對(duì)溫度、濕度進(jìn)行自動(dòng)調(diào)節(jié)與控制，確保檔案適應(yīng)環(huán)境的能力增強(qiáng)，進(jìn)而使檔案的利用率提高，防止出現(xiàn)檔案遭到損傷，使檔案原件得到完好保存。

2　地質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)思路

2.1對(duì)數(shù)字化基礎(chǔ)工作進(jìn)行規(guī)范

地質(zhì)檔案數(shù)字化就是指應(yīng)用計(jì)算機(jī)、數(shù)碼相機(jī)設(shè)備、掃描儀等數(shù)字化設(shè)備對(duì)地質(zhì)檔案中的圖片、文字、膠片等進(jìn)行加工與處理，可以將聲音、圖像轉(zhuǎn)換為數(shù)字形式，將其存入到磁盤、光盤當(dāng)中，能夠隨時(shí)使用計(jì)算機(jī)對(duì)圖像進(jìn)行處理加工。

2.1.1構(gòu)建其數(shù)字化地質(zhì)檔案工作管理體系

（1）建立健全數(shù)字化工作機(jī)構(gòu)。

在進(jìn)行檔案的數(shù)字化建設(shè)當(dāng)中，要結(jié)合地質(zhì)工作部門的實(shí)際情況，從數(shù)字檔案的特征出發(fā)，建立其檔案管理機(jī)構(gòu)，在機(jī)構(gòu)中做好對(duì)人員、設(shè)施的配備，保持資金、設(shè)施的齊全，為檔案的數(shù)字化利用奠定基礎(chǔ)，同時(shí)也是做好檔案數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵一步［2］。

（2）對(duì)運(yùn)行環(huán)境進(jìn)行規(guī)范。

要制定出符合地質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)要求的工作體系與制度，比如，數(shù)字化檔案管理制度、檔案?jìng)浞莨芾碇贫?、?shù)字化檔案利用制度、檔案利用的身份確認(rèn)制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度等，切實(shí)保障數(shù)字化檔案建設(shè)有序開展，實(shí)現(xiàn)檔案的建設(shè)的高效、健全、有序，使各項(xiàng)制度運(yùn)行符合規(guī)范。

在檔案數(shù)字化建設(shè)中，還要建立起數(shù)字化利用平臺(tái)，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)軟件的配置與管理，可以使用數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，能夠?qū)⑾嗷リP(guān)聯(lián)的地質(zhì)檔案信息結(jié)合起來(lái)，提高了檔案的利用效率［3］。

鑒于數(shù)字檔案存放方式都是光盤、磁盤形式的，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保存有本質(zhì)區(qū)別，對(duì)檔案存放環(huán)境提出了更高要求：在專用的防磁柜中可以存放光盤、磁盤，防磁柜具有防潮、防電功能，能夠防止出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失。此外，檔案存放方式也有所改變，由過去的紙質(zhì)儲(chǔ)存變?yōu)榱斯獗P儲(chǔ)存，極大縮小了存放空間，在檔案?jìng)浞萆弦哺臃奖恪⒓皶r(shí)，可以定期對(duì)整體磁盤進(jìn)行檢查，進(jìn)一步確保檔案信息安全。

2.2利用信息網(wǎng)絡(luò)對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)地質(zhì)成果信息進(jìn)行發(fā)布

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠?qū)⒎稚⒌男畔⒓欣茫軌驅(qū)⒉煌d體中、不同位置的信息資源整合起來(lái)，再使用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行連接，確保能夠及時(shí)存儲(chǔ)與利用。地質(zhì)成果發(fā)布將不受時(shí)間、空間的限制，只需要使用電腦就能夠查閱到所有相關(guān)檔案信息。

局域網(wǎng)：在地質(zhì)檔案管理當(dāng)中，局域網(wǎng)的利用優(yōu)勢(shì)較多，通過網(wǎng)絡(luò)能夠及時(shí)發(fā)布或者共享檔案信息，完成對(duì)檔案信息的公布與移交［4］。管理人員還能夠按照實(shí)際情況自由添加新的項(xiàng)目，自行制作統(tǒng)計(jì)表或者統(tǒng)計(jì)圖，對(duì)檔案數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，使檔案利用效率提高，共享功能增強(qiáng)，檔案資源得到優(yōu)化利用。

因特網(wǎng)：完成檔案數(shù)據(jù)的拷貝以后，可直接傳輸?shù)椒?wù)器終端上，再通過身份確認(rèn)，獲得瀏覽資格的用戶能夠隨時(shí)在網(wǎng)頁(yè)上查看檔案信息，對(duì)于檔案數(shù)字化利用與開發(fā)有劃時(shí)代的意義。

3　地質(zhì)檔案保密方法

3.1做好檔案室的檔案保密工作

首先，要按照地質(zhì)檔案資料的密級(jí)程度分級(jí)管理檔案資料；在檔案資料打印、復(fù)制、領(lǐng)域過程中要進(jìn)行嚴(yán)格審批、登記；打印完密級(jí)文件以后要加密保存；按照檔案資料的權(quán)限查閱，查閱的合同要將復(fù)印件或印章去掉。其次，在辦理各種事宜的時(shí)候，要攜帶檔案原件辦理，并要有檔案室工作人員的陪同；檔案室要按照統(tǒng)一手續(xù)辦理文件資料，確保文件資料不外泄。最后，定期對(duì)各部門的文件資料進(jìn)行分類與檢查。

3.2定期對(duì)各部門的文件資料進(jìn)行保密檢查

各部門要確保不在私人通信中涉及到較多的秘密檔案；不要使用非保密本記錄秘密；不在非保密場(chǎng)所談?wù)摍n案秘密；不私自向無(wú)關(guān)部門泄露秘密；禁止使用公用電話或者明碼電報(bào)辦理密級(jí)事務(wù)；禁止攜帶秘密檔案游玩或者到共同場(chǎng)所探親訪友。最后，工作人員要加強(qiáng)對(duì)檔案保密知識(shí)的學(xué)習(xí)，掌握檔案輕重緩解的分類方法。不斷提升自身業(yè)務(wù)素養(yǎng)，利用閑暇時(shí)間多去學(xué)習(xí)檔案保密管理方面的知識(shí)，使知識(shí)能夠轉(zhuǎn)化為實(shí)踐，收獲到實(shí)踐成果；部門領(lǐng)導(dǎo)要定期組織人員培養(yǎng)，加強(qiáng)與其他部門的合作與交流。定期對(duì)檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)考核，使其認(rèn)識(shí)到自己的業(yè)務(wù)能力，掌握未來(lái)學(xué)習(xí)方向。各級(jí)部門負(fù)責(zé)人要不斷提高領(lǐng)導(dǎo)能力，將“一把手”負(fù)責(zé)制落實(shí)到位，始終堅(jiān)持“誰(shuí)負(fù)責(zé)、誰(shuí)管理”的原則，對(duì)各崗位職責(zé)有明確認(rèn)識(shí)，始終將安全責(zé)任制作為檔案安全保密工作的出發(fā)點(diǎn)，并要將這一工作制度貫徹到檔案收集、存儲(chǔ)、利用、編制研究的各個(gè)領(lǐng)域［5］。最后，要遵循“安全第一、預(yù)防為輔”的工作原則，防微杜漸，杜絕出現(xiàn)違規(guī)利用、私自更改、故意損毀等不良現(xiàn)象。要加強(qiáng)對(duì)各級(jí)人員的安全教育，及時(shí)開展安全講座與教育培訓(xùn)，讓各級(jí)人員都了解檔案安全保密工作的重要性，向各級(jí)人員講解檔案泄露的危險(xiǎn)性，使安全意識(shí)深入人心，將檔案安全責(zé)任落實(shí)到位。加強(qiáng)日常管理與監(jiān)督檢查的結(jié)合，可以定期組織管理人員對(duì)檔案工作進(jìn)行統(tǒng)一檢查，檢查檔案數(shù)量、存儲(chǔ)環(huán)境、檔案利用方式等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)安全隱患，檔案管理與保密工作的薄弱環(huán)節(jié)要重點(diǎn)檢查，對(duì)現(xiàn)場(chǎng)發(fā)現(xiàn)的隱患進(jìn)行排查，防止隱患的進(jìn)一步惡化［5］。

3.3加強(qiáng)地質(zhì)原始資料的安全保密措施

原始地質(zhì)資料對(duì)地質(zhì)研究具有珍貴價(jià)值，是不可重復(fù)利用的珍貴資源，更是國(guó)家耗費(fèi)巨資、地質(zhì)勘探人員付出辛勤勞動(dòng)獲取的珍貴成果，因此，加強(qiáng)對(duì)地質(zhì)資料的保密顯得至關(guān)重要。首先，在開展野外工作過程中，收集的資料要及時(shí)整理、認(rèn)真保存、防止出現(xiàn)成果流失。

3.4加強(qiáng)地質(zhì)資料電子文檔安全保密的方法

對(duì)于驗(yàn)收合格的電子文檔，可以按照資料保管規(guī)定，對(duì)電子文檔進(jìn)行整理與填寫，進(jìn)而生成電子文檔登記表，對(duì)高標(biāo)準(zhǔn)或者高質(zhì)量的文檔進(jìn)行存儲(chǔ)。完成了電子文檔的質(zhì)量檢查以后，合格的文檔可以錄入、存儲(chǔ)，沒有用的電子文件可以全部銷毀，確保電子資料的完整有序。在對(duì)電腦完成體檢與優(yōu)化以后，確保

沒有病毒以后，可以使用兼容方式實(shí)現(xiàn)檔案的錄制，確保電子檔案的清晰、完整、可讀取。在檔案掃描過程中，要隨時(shí)利用隨時(shí)掃描，掃描完以后要及時(shí)保存好，防止檔案外泄。

4　結(jié)束語(yǔ)

總之，地質(zhì)檔案保密與數(shù)字化利用是確保地質(zhì)檔案建設(shè)更為科學(xué)、合理的關(guān)鍵，必須提高對(duì)地質(zhì)檔案數(shù)字化利用效率，加強(qiáng)檔案保密工作的管理。

參考文獻(xiàn)：

［1］張春艷.基層檔案信息化工作離數(shù)字檔案館有多遠(yuǎn)——以隆回縣為例［J］.檔案時(shí)空，2014（2）：28-30.

［2］北京市檔案館檔案原件調(diào)閱率大幅下降數(shù)字化檔案成為利用主角［J］.云南檔案，2011（9）：12-12.

［3］李揚(yáng)新.“數(shù)字化檔案信息利用效益”的研究——數(shù)字化檔案信息特點(diǎn)及其利用效益特征［J］.蘭臺(tái)世界，2011（20）：2-3.

［4］潘玉民，何宏甲.論電子時(shí)代檔案信息資源利用的新特點(diǎn)——利用者的視角

［5］張靜.校園數(shù)字化建設(shè)系統(tǒng)架構(gòu)的檔案數(shù)字化服務(wù)平臺(tái)建設(shè)［J］.現(xiàn)代情報(bào)，2010，30（11）：59-61，64.

作者簡(jiǎn)介：林惠玲（1967-），女，經(jīng)濟(jì)師，大專，從事檔案工作。