崔鴻燕

(吉林市豐滿區(qū)國庫集中支付中心，吉林 吉林 132013)

?

淺談財務(wù)會計電子檔案管理與再使用

崔鴻燕

(吉林市豐滿區(qū)國庫集中支付中心，吉林 吉林 132013)

財務(wù)會計電子檔案是企業(yè)以及事業(yè)單位檔案管理工作的關(guān)鍵組成部分，對提高企業(yè)財務(wù)水平、會計能力、信息化水平具有積極意義。針對財務(wù)會計電子檔案管理與再使用進(jìn)行分析和闡述，希望給予我國企業(yè)事業(yè)單位以參考和借鑒。

財務(wù)會計；電子檔案；管理；再使用

財務(wù)會計電子檔案主要是指通過磁性介質(zhì)儲存的關(guān)于企業(yè)事業(yè)單位的財務(wù)材料，是反映、記錄單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的關(guān)鍵證據(jù)和重要資料，主要包括核算資料、電子報表、電子賬簿、電子憑證等。對財務(wù)會計電子檔案進(jìn)行科學(xué)有效的管理，不僅是單位實現(xiàn)財務(wù)管理的重要工作，還是單位檔案管理工作的關(guān)鍵組成環(huán)節(jié)。因此，做好財務(wù)電子檔案管理，可以提高其利用價值和經(jīng)濟價值，充分反映單位的經(jīng)濟狀況，對實現(xiàn)單位的健康及良性運轉(zhuǎn)具有積極作用。

1 財務(wù)會計電子檔案管理與再使用的主要內(nèi)容

電子檔案主要是指通過磁性介質(zhì)儲存的相關(guān)財務(wù)、會計數(shù)據(jù)，以及各種軟件編制的相關(guān)資料和文檔程序。因此，企業(yè)及事業(yè)單位對財務(wù)電子檔案進(jìn)行管理的任務(wù)主要包括：保證、監(jiān)督相關(guān)會計檔案的準(zhǔn)確性，確保相關(guān)會計檔案的保密性和安全性，確保相關(guān)電子檔案被有效、合理利用，確保其儲存的安全性。

2 財務(wù)會計電子檔案的主要特點

以往的財務(wù)檔案主要包括核算資料、會計報告、會計賬簿、記賬憑證等資料，其主要反映、記錄單位的財務(wù)狀況及經(jīng)濟業(yè)務(wù)，這些證據(jù)和資料具有不可更改、時間連續(xù)、勾稽關(guān)系及數(shù)據(jù)嚴(yán)格等性質(zhì)。當(dāng)前，隨著我國各個企事業(yè)單位逐漸實現(xiàn)電子化辦公后，財務(wù)會計在工作中也產(chǎn)生了很多電子文件和數(shù)據(jù)，查閱相關(guān)資料、進(jìn)行財務(wù)核算基本都是通過計算機進(jìn)行。同以往的財務(wù)檔案相比，電子檔案具有以下主要特點：

2.1 儲存、保存形式呈現(xiàn)多樣化

電子檔案是通過磁性介質(zhì)途徑保存，磁性介質(zhì)主要包括U盤、移動硬盤、光盤、磁帶及其他介質(zhì)。因此，電子檔案的儲存及保存形式呈現(xiàn)多樣化。

2.2 再使用的要求呈現(xiàn)特殊化

以往的紙質(zhì)檔案更加直觀，而傳統(tǒng)的電子文件基本都是準(zhǔn)文本或文本文件。但是，財務(wù)電子檔案由于會計管理及核算的特殊性，導(dǎo)致其電子檔案需要在特定的軟件系統(tǒng)及計算機硬件中實現(xiàn)再使用，因此再使用要求呈現(xiàn)特殊化。

2.3 儲存、保存要求較高

電子檔案容易損壞，且難留痕跡，同時，電子檔案受到儲存有效期、存放環(huán)境及載體材質(zhì)等因素的影響，容易出現(xiàn)損壞和丟失。因此，其對儲存和保存的要求比較高。

2.4 管理呈現(xiàn)復(fù)雜化

當(dāng)前，隨著我國信息科技的不斷發(fā)展，財務(wù)軟件及電子檔案的版本不斷增加，在面對眾多電子文檔和軟件的時候，要實行分類管理。因此，其管理呈現(xiàn)復(fù)雜化。

3 財務(wù)會計電子檔案管理及再使用的積極意義

3.1 提高工作效率

在以往手工記賬階段，會計人員將精力主要用于編制報表、登記賬簿等工作中，工作職能主要體現(xiàn)在會計核算，管理、監(jiān)督職能并沒有得到充分體現(xiàn)，而監(jiān)督形式也主要采用被動監(jiān)督和事后監(jiān)督的形式。

在財務(wù)會計實現(xiàn)電算化后，能夠?qū)嬋藛T從以往繁重的工作中解脫，讓工作人員有更多的時間去履行其他職能，強化財務(wù)分析、財務(wù)監(jiān)督、會計審核等工作質(zhì)量。同時，財務(wù)會計實現(xiàn)電算化，可以對單位或公司的經(jīng)濟活動進(jìn)行動態(tài)監(jiān)控和與預(yù)算控制，確保單位的財務(wù)狀況健康穩(wěn)定。同時，對電子檔案進(jìn)行科學(xué)管理，還可以避免以往查閱資料的煩瑣程序，突破時間和空間的跨度，快捷、方便地實現(xiàn)會計信息查閱，可以對會計資料進(jìn)行快速分析，協(xié)助會計工作人員對單位的財務(wù)狀況進(jìn)行監(jiān)督、控制、預(yù)測。

3.2 方便領(lǐng)導(dǎo)決策

相關(guān)會計工作人員將以往的財務(wù)資料進(jìn)行分析、加工、比較，將其提交給單位領(lǐng)導(dǎo)，可以幫助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策，同時還可以快捷、方便地查閱單位及公司的財務(wù)具體情況與發(fā)展趨勢。方便決策者在遵守市場經(jīng)濟規(guī)律、國家宏觀政策的基礎(chǔ)上，制定科學(xué)合理的發(fā)展規(guī)劃，進(jìn)而實現(xiàn)單位的健康運行，提高其社會效益和經(jīng)濟效益。會計人員也可以通過對相關(guān)信息資料的分析和處理，制定出有利于領(lǐng)導(dǎo)決策和單位管理的數(shù)據(jù)模型，通過建立科學(xué)有效的決策支持體系，提高財務(wù)電子檔案的利用價值和經(jīng)濟價值。

4 提高財務(wù)會計電子檔案管理及再使用水平的相關(guān)措施

企事業(yè)單位想要提高其電子檔案管理及再使用工作的水平，一定要根據(jù)電子檔案的特點，做好再利用、保存、整理及歸納工作。

4.1 檔案整理和歸集

電子檔案的整理和歸集主要是指在規(guī)定的時間周期內(nèi)，將單位財務(wù)軟件中的所有相關(guān)數(shù)據(jù)，統(tǒng)一儲存和備份到專用硬盤、移動硬盤或光盤上。通常備份主要采用多介質(zhì)及多份數(shù)的形式進(jìn)行備份，經(jīng)過備份的財務(wù)數(shù)據(jù)、會計信息就形成了單位的財務(wù)電子檔案。財務(wù)部門要設(shè)置專業(yè)人員對電子檔案進(jìn)行管理和保存，以保障單位的計算機或財務(wù)軟件出現(xiàn)故障后，可以在最短時間、最小損失內(nèi)恢復(fù)會計電算工作。同時，檔案管理人員要對單位的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、服務(wù)器系統(tǒng)、計算機系統(tǒng)、計算機硬件進(jìn)行動態(tài)監(jiān)控，保證其安全運行，還要對財務(wù)軟件的售后服務(wù)情況、系統(tǒng)使用情況、軟件的版本和名稱進(jìn)行詳細(xì)記錄。單位還要根據(jù)會計軟件系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、計算機操作系統(tǒng)、硬件的變化而做出相應(yīng)的變化，對電子數(shù)據(jù)進(jìn)行封存、備份和歸檔。

4.2 檔案的使用和保存

根據(jù)當(dāng)前我國主要的技術(shù)手段，可以實現(xiàn)電子檔案保存的磁性介質(zhì)主要包括U盤、硬盤、移動硬盤、光盤等。因此，在進(jìn)行電子檔案的保存過程中，一定要根據(jù)不同磁性介質(zhì)的相關(guān)特性進(jìn)行針對性保存，在形成檔案后，一定要多介質(zhì)、多份數(shù)地進(jìn)行備份，保證檔案不丟失。例如，在保存單位年度會計信息的時候，要通過硬盤及光盤的雙備份，在備份后注明標(biāo)簽，標(biāo)簽要顯示備份的人員、時間、內(nèi)容等信息，存放在不同的地點。同時，保存地點要防盜、防塵、防潮，遠(yuǎn)離磁場，單位在選擇保存地點的時候，還要充分考慮火災(zāi)、洪水、地震等自然災(zāi)害的影響。由于磁性介質(zhì)具有一定的特殊性，相關(guān)單位要對其進(jìn)行定期備份、翻錄及檢查工作，防止檔案丟失。電子檔案在使用過程中，要嚴(yán)格規(guī)定查閱程序、查閱方式，防止由于使用形式不當(dāng)而造成檔案的損壞和丟失。

5 結(jié)語

財務(wù)會計電子檔案對單位及公司的健康運行具有重要意義，其也是單位檔案管理的關(guān)鍵組成環(huán)節(jié)。因此，為了適應(yīng)當(dāng)前社會及經(jīng)濟的發(fā)展趨勢，企事業(yè)單位一定要做好電子檔案的管理及再使用工作，根據(jù)自身的實際情況制定科學(xué)的管理和再使用制度。提高電子檔案的管理水平，發(fā)揮電子檔案的積極意義，進(jìn)而促進(jìn)企事業(yè)單位的健康、良性運轉(zhuǎn)，提高其社會效益和經(jīng)濟效益。

[1] 鄧萍. 淺談財務(wù)集中核算模式下會計檔案的管理[J]. 行政事業(yè)資產(chǎn)與財務(wù)，2013，(12)：186-187.

[2] 李曄潔. 淺談財務(wù)會計電子檔案管理與再使用[J]. 合作經(jīng)濟與科技，2013，(22)：88-89.

[3] 楊茜雅.會計檔案電子化 助力財務(wù)管理轉(zhuǎn)型——中國聯(lián)通在全國率先推行會計檔案電子化管理試點工作[J]. 中國檔案，2015，(02)：25-27.

[4] 韓曉茜.淺述會計電子檔案的管理與再使用[J]. 時代金融，2015，(15)：337-338.

[5] 張淑琴.淺談加強財務(wù)集中制下會計檔案管理[J]. 經(jīng)營管理者，2009，(08)：157.

[6] 仵立敏.淺談企業(yè)會計電算化后財務(wù)檔案管理[J]. 當(dāng)代經(jīng)濟，2009，(17)：72-74.

[7] 謝智莉. 淺談會計電算化財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)[J]. 中國管理信息化，2016，(07)：62.

[8] 劉陽，劉雪晶.會計信息化下電子檔案的管理[J].商業(yè)經(jīng)濟，2011，(08)：105-106.

Discussion on management and reuse of financial accounting electronic archives

CUI Hong-yan

(Jilin National Treasury Centralized Payment Center of Fengman District, Jilin 132013, China)

The electronic archives of financial accounting is a key component of the file management of enterprises and public institutions, which is of great significance to improve enterprise′s financial level, accounting ability and information level. The management and reuse of financial accounting electronic archives were analyzed in this paper, hoping to provide a reference for enterprises and public institutions.

Financial accounting; Electronic archives; Management; Reuse

2016-09-16

崔鴻燕(1977-)，女，助理館員。

F275；G

A