陳錦芳（福建省地質(zhì)探礦機(jī)械設(shè)備服務(wù)中心）

做好基層單位辦公室工作的幾點(diǎn)思考

陳錦芳（福建省地質(zhì)探礦機(jī)械設(shè)備服務(wù)中心）

基層單位辦公室職能的本質(zhì)與核心都是服務(wù)，因此對于辦公流程的優(yōu)化便顯得至關(guān)重要。而流程的優(yōu)化不僅對工作效率與質(zhì)量有著直接的影響，還關(guān)系到了領(lǐng)導(dǎo)層的決策落實(shí)程度以及力度。本文就如何做好基層單位的辦公室工作進(jìn)行了簡要分析。

基層單位；辦公室工作

基層單位的辦公室承擔(dān)著聯(lián)系上下與協(xié)調(diào)內(nèi)外的重大責(zé)任，因此對于基層單位而言，只有充分的做好辦公室工作，才能夠有效的落實(shí)整個單位的重大決策部署，并且能很好的發(fā)揮中樞部門的作用。這就要求辦公室必須圍繞整個單位的工作中心來服務(wù)大局，并且能夠統(tǒng)一協(xié)調(diào)基層單位的各項(xiàng)工作，從而進(jìn)一步的增強(qiáng)該基層單位的執(zhí)行能力。而本文就如何做好基層單位的辦公室工作進(jìn)行了深入的研究。

1　強(qiáng)化辦公室工作的優(yōu)質(zhì)服務(wù)

辦公室的職能在于服務(wù)，因此想要做好基層單位的辦公室工作，就必須充分的把握服務(wù)的本質(zhì)。對于基層單位的辦公室來講，不管是事務(wù)服務(wù)還是政務(wù)服務(wù)，雖然服務(wù)的內(nèi)容與方式不盡相同，但是其本質(zhì)都是為了努力的完成各項(xiàng)服務(wù)工作。辦公室一般都是領(lǐng)導(dǎo)的智囊團(tuán)，因此想要做好辦公室工作，就必須要善于謀事，從而當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)們的優(yōu)質(zhì)助手，并且能夠圍繞著該基層單位的中心任務(wù)以及總體的工作要求來多元化的死牢問題，從而給領(lǐng)導(dǎo)們提供優(yōu)質(zhì)的智能服務(wù)。而基層單位的中心工作能否順利推進(jìn)落實(shí)，以及能否圓滿完成各級領(lǐng)導(dǎo)所交代的重點(diǎn)任務(wù)，都需要基層辦公室工作人員的努力。而基層辦公室的工作人員在工作工程中無論遇到什么困難，都需要努力的去克服這些困難，并且在解決問題的過程中要充分的注意解決方法的原則性和靈活性，做到既關(guān)注了細(xì)節(jié)，有把握住每一項(xiàng)工作的實(shí)際流程，同時還要突出工作的推進(jìn)落實(shí)，來確保每一項(xiàng)工作都能夠達(dá)到預(yù)期的目的。而在推行工作的過程中，要善于領(lǐng)會到領(lǐng)導(dǎo)們的意圖，并且努力順應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的節(jié)奏進(jìn)行工作，并且對自己之前的工作總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，查找出不足之處并加以改正。而在面對個別部門在工作過程中出現(xiàn)的一些偏差時，需要基層單位的辦公室工作人員進(jìn)行靈活的應(yīng)對，并對這些誤差進(jìn)行及時彌補(bǔ)，并且盡可能消除因誤差而導(dǎo)致的各種影響。這樣才能夠提供更到位和更有效的服務(wù)。

而在基層單位辦公室的工作過程中，應(yīng)當(dāng)充分的保證服務(wù)過程的及時性，并對企業(yè)的重要決策來及時的貫徹、推進(jìn)到位，并且保證各項(xiàng)工作的扎實(shí)開展。在面對領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)是要及時的跟進(jìn)并且確認(rèn)任務(wù)的完成落實(shí)到位，并且不管大事小事都應(yīng)當(dāng)在當(dāng)天落實(shí)，并及時的像領(lǐng)導(dǎo)反饋任務(wù)完成效果。對與需要一段時間才能夠完成的任務(wù)，需要能夠及時的把握住任務(wù)的進(jìn)展?fàn)顩r，并及時的對任務(wù)進(jìn)行推進(jìn)與協(xié)調(diào)工作。而在重大緊急事件發(fā)生后，要充分的做好急事急傳，來及時的為領(lǐng)導(dǎo)做好各種服務(wù)。

2　優(yōu)化辦公室的辦公流程

基層單位的辦公室工作其事務(wù)往往比較龐雜。但是辦公室的工作要求必須要使所有事務(wù)井然有序，因此，對于基層單位的辦公室工作流程的優(yōu)化便顯得至關(guān)重要，它不僅僅直接影響著辦公室的辦公質(zhì)量以及效率，還關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)決策的落實(shí)程度與力度。這就要求辦公室工作流程中必須講究高標(biāo)準(zhǔn)，高質(zhì)量和高效率的進(jìn)行工作的開展。

要想做好辦公室工作的辦公流程優(yōu)化，就必須先理順整個辦公流程，并形成一個健全完善的工作規(guī)則和工作流程方面的制度措施。在文件的批辦過程中，應(yīng)當(dāng)從文件的源頭抓起，來分類確定各項(xiàng)文件的急緩程度，并且對文件中有著具體要求的主體進(jìn)行登記，來及時的為領(lǐng)導(dǎo)們提供決策支持。在這一過程中也應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步的提升文件的運(yùn)行質(zhì)量，并且依舊領(lǐng)導(dǎo)的意見將文件及時的下發(fā)到相關(guān)部門和單位。在進(jìn)行會議的組織上，要簡要、精準(zhǔn)的做好相應(yīng)的會議準(zhǔn)備，并對有關(guān)參會領(lǐng)導(dǎo)和參會人員進(jìn)行及時的通知提醒，并且能夠按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行會議會場的布置，根據(jù)該會議的性質(zhì)來落實(shí)好警衛(wèi)安排與記者招待等各項(xiàng)工作，在進(jìn)行會議的過程中要始終保持有著專人的現(xiàn)場服務(wù)，并能夠有效的把控會議的進(jìn)展情況，從而保證整項(xiàng)會議的順利進(jìn)行。而且在日常的工作過程中基礎(chǔ)單位辦公室的相關(guān)工作人員需要充分的提升自身的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，來保證能夠?qū)⑸霞夘I(lǐng)導(dǎo)的決策及時的傳達(dá)給相關(guān)單位。

3　培育優(yōu)良的作風(fēng)

基層單位的辦公室是展示整個單位形象的窗口，而辦公室的每個工作人員都代表著整個單位的形象。因此，辦公室的隊(duì)伍作風(fēng)以及人員素質(zhì)往往會影響著整個單位的聲譽(yù)，并且關(guān)系到各項(xiàng)工作的落實(shí)情況。這就需要充分的落實(shí)好辦公室的作風(fēng)建設(shè)工作，并且充分的培育出一個優(yōu)良的辦公室作風(fēng)。

辦公室的工作人員往往處于整個單位的中樞，并且涉及到了諸多的要害崗位和涉密領(lǐng)域，這種特殊的工作性質(zhì)就要求辦公室工作人員們必須能夠誠實(shí)可靠、敬業(yè)敬職。因此，在進(jìn)行辦公室工作時，必須要對上級保持足夠的忠誠，并且不斷的加強(qiáng)自身的事業(yè)心與責(zé)任感，誠實(shí)做人，來讓領(lǐng)導(dǎo)們能夠充分的信任自己。辦公室在開展任何工作的過程中都需要保持一個嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，并且不管承擔(dān)的是什么任務(wù)，都應(yīng)當(dāng)踏踏實(shí)實(shí)、保質(zhì)保量的完成。比如說在進(jìn)行公文的上報(bào)工作時，就應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格的按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與要求進(jìn)行認(rèn)真審核；起草文稿、下發(fā)簡報(bào)，并對每一句話每一個字都要反復(fù)推敲，確保整個文稿沒有任何問題的情況下，再進(jìn)行公文的上報(bào)工作。對于辦公室來言，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，不僅僅是工作性質(zhì)的要求，也是基層單位辦公室工作人員所應(yīng)具有的工作態(tài)度。基層單位的辦公室工作人員在進(jìn)行工作的過程中，要充分的體現(xiàn)出敬業(yè)與奉獻(xiàn)的精神，并在日常的工作中必須保持和發(fā)揚(yáng)能打硬仗、該打硬仗、善打硬仗的作風(fēng)，并用自己的言行舉動彰顯出整個辦公室的良好形象。并在日常的工作中要樹立一個正確的目標(biāo)導(dǎo)向，來引導(dǎo)辦公室工作人員將自身的熱情與精力都投入辦公室事業(yè)中，從而讓每個基層單位的辦公室工作人員的積極性都能夠得到充分的發(fā)揮，來形成一種團(tuán)結(jié)協(xié)作、奮發(fā)向上的辦公室文化，并使得辦公室能夠始終充滿生機(jī)與活力。

4　打造優(yōu)質(zhì)的辦公室隊(duì)伍

要想適應(yīng)基層單位辦公室的工作要求，就必須建立起一支有著堅(jiān)定政治觀念、高效精干、勤勉自律和團(tuán)結(jié)和諧的優(yōu)秀隊(duì)伍。這也是當(dāng)今基層單位的辦公室所需著力做好的目標(biāo)。

只有著眼大局，才能夠積極的做好各項(xiàng)服務(wù)工作。而辦公室工作的方方面面都與整個單位的大局密切相關(guān)，這就要求辦公室工作人員能夠站在服務(wù)全局的角度上進(jìn)行思考，這樣才能夠使自身的謀策具備戰(zhàn)略眼光，并且能夠更好的抓住要害，這樣才能夠有效的為領(lǐng)導(dǎo)們提供建議服務(wù)。而辦公室相關(guān)工作人員在平時的工作中，不能僅僅停留在忙于應(yīng)付領(lǐng)導(dǎo)人物這一水平上，而應(yīng)當(dāng)自覺的從整個單位的發(fā)展大局來進(jìn)行思考，并努力的跟上領(lǐng)導(dǎo)們的思路以及節(jié)奏，這樣，辦公室才能夠充分的發(fā)揮出自身的職能作用。而辦公室工作人員應(yīng)當(dāng)充分的開闊自身的事業(yè)，并且要具有開放性的思維以及開闊的眼界，這樣才能夠?qū)φ麄€單位所面臨的形式進(jìn)行爭取的認(rèn)知與把握，而辦公室工作人員也應(yīng)當(dāng)積極的去接觸和學(xué)習(xí)一些新鮮事物，并借此來不斷促進(jìn)自身觀念的更新以及認(rèn)知能力的提升。而且辦公室所需要協(xié)調(diào)處理的事情往往比較繁復(fù)，而隨便一個小的閃失都有可能導(dǎo)致整項(xiàng)工作都無法正常進(jìn)行。因此辦公室工作人員不僅需要積極的進(jìn)行各項(xiàng)工作，還應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)自身的積極思考能力，并在日常的匯報(bào)工作或者協(xié)調(diào)相關(guān)事宜時，不能僅僅簡單的提出一些問題，而應(yīng)當(dāng)拿出能夠有效解決問題的建議和對策。而只有充分的培養(yǎng)基層單位辦公室工作人員的戰(zhàn)略目光、開放性思維以及善于思考的能力，才能夠打造出一個優(yōu)質(zhì)的辦公室隊(duì)伍，才能夠更好的發(fā)揮出辦公室這一部門的職能。

5　結(jié)束語

辦公室的相關(guān)工作即是一種學(xué)問，也是一種成長和歷練。而做好基層單位的辦公室工作，能夠有效的協(xié)調(diào)好上下層的各種關(guān)系，從而保證基層單位各項(xiàng)任務(wù)的順利進(jìn)行，這就能夠在一定程度上促進(jìn)整個基層單位的發(fā)展與進(jìn)步。因此這就需要辦公室的相關(guān)工作人員能夠用飽滿的認(rèn)清和過硬的作風(fēng)，來全面的提升自身的辦公效率以及服務(wù)質(zhì)量。從而最大限度的發(fā)揮出辦公室工作的職能。

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