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電子文件檔案化管理的新思維

2016-03-21 08:21:28楊?lèi)?/span>
卷宗 2016年1期
關(guān)鍵詞:新穎計(jì)算機(jī)技術(shù)

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摘 要:從世界的角度上看,第三次工業(yè)革命后,電子計(jì)算機(jī)技術(shù)開(kāi)始進(jìn)入人們的生活中,從我國(guó)的角度看,改革開(kāi)放以后,計(jì)算機(jī)相關(guān)行業(yè)發(fā)展開(kāi)始快速發(fā)展,計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到各種行業(yè),計(jì)算機(jī)的逐漸普及,使辦公室實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙辦公,傳送文件或者檔案直接使用電子化,管理模式新穎,方面快捷。電子文件的檔案化管理是在信息時(shí)代大背景下產(chǎn)生的,一種新型的管理模式,它對(duì)于我國(guó)的檔案管理工作起著至關(guān)重要的作用。

關(guān)鍵詞:計(jì)算機(jī)技術(shù);文件檔案電子化;新穎

辦公室是各單位處理事務(wù)的場(chǎng)所,辦公室工作協(xié)調(diào)和管理個(gè)部門(mén)并執(zhí)行決策,是行政事務(wù)管理工作的起始,所有事務(wù)管理都需要通過(guò)辦公室系列化來(lái)完成。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展,是我國(guó)辦公室實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公,人們開(kāi)始逐漸適應(yīng)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)辦公,同時(shí)減輕了辦公負(fù)擔(dān),在傳統(tǒng)的辦公中,很多事務(wù)需要人工處理,任務(wù)繁雜,流程多,而現(xiàn)在的電子化辦公減少人力負(fù)擔(dān),傳送文件依靠計(jì)算機(jī),這就產(chǎn)生了數(shù)量龐大的電子文件,而這些電子文件如何管理就需要我們解決,本文主要描述了電子文件的一些特點(diǎn)和問(wèn)題,以及運(yùn)用新思維的方式進(jìn)行電子文件檔案化管理。

1 電子文件的特點(diǎn)與問(wèn)題

1.1 電子文件和傳統(tǒng)文件的相同點(diǎn)

在實(shí)際意義上來(lái)講,電子文件和普通文件一樣,都是辦公中需要的文件,電子文件在形成的過(guò)程中和普通文件也是一樣的,都是經(jīng)過(guò)編寫(xiě)形成,管理,儲(chǔ)存三個(gè)階段,都是由專(zhuān)門(mén)的管理部門(mén)進(jìn)行管理。

2 電子文件和傳統(tǒng)文件的不同點(diǎn)

2.1電子文件是依靠計(jì)算機(jī)編寫(xiě)完成,普通文件依靠紙張完成。

2.2 在查閱文件上看,電子文件查閱方便,速度快,時(shí)間少,傳統(tǒng)文件查閱不便,需要很長(zhǎng)時(shí)間才能查閱

2.3電子問(wèn)價(jià)在存儲(chǔ)和查閱的過(guò)程中都需要編碼解碼,傳統(tǒng)文件不需要。

1.2 電子文件管理問(wèn)題

電子文件數(shù)量大,增長(zhǎng)速度快,雖然計(jì)算機(jī)功能齊全,但是很難保存全部的文件,生成文件的軟件樣式多,且更新速度快,這樣會(huì)造成保存的文件和文件生成軟件不兼容,也直接導(dǎo)致文件無(wú)法讀取,這也加重了文件管理工作負(fù)擔(dān),工作人員要尋找格式和文件想兼容的軟件,并對(duì)無(wú)法讀取的電子文件重新編輯,這也消耗了大量的人力和物力,因此,為了解決問(wèn)題,把電子文件交給正規(guī)的保存管理部門(mén)是有必要的。

2 電子文件檔案化管理的新思維

電子文件的出現(xiàn)是一場(chǎng)文化革命,它意味著現(xiàn)代檔案工作正在發(fā)生根本性的變革, 我國(guó)長(zhǎng)期以來(lái)檔案管理是以紙質(zhì)文件為基礎(chǔ),建立的思想、管理原則、管理體制、管理方法,電子檔案的出現(xiàn),給這一局面帶來(lái)了挑戰(zhàn),電子文件的變革是通過(guò)科學(xué)技術(shù)對(duì)文件進(jìn)行保存 處理 傳播 搜索,加快文件利用效率,但是不改變文件的本質(zhì),是電子文件具有傳統(tǒng)文件同樣的功能,實(shí)現(xiàn)檔案信息合理利用和開(kāi)發(fā)。在電子計(jì)算機(jī)發(fā)展的大環(huán)境下,傳統(tǒng)文件面對(duì)這樣的挑戰(zhàn),因此,檔案管理通過(guò)形式,技術(shù),管理,體制,理論等進(jìn)行創(chuàng)新,在檔案管理的發(fā)展下也要有新的思維方式。

1、戰(zhàn)略性思維

每一件事情在開(kāi)展前都會(huì)有一定的規(guī)劃,制定目標(biāo),方法和發(fā)展過(guò)程,檔案管理也一樣,對(duì)于電子檔案而言,他在記錄歷史,傳遞信息等方面有著巨大優(yōu)勢(shì),方面快捷簡(jiǎn)單,是現(xiàn)代信息化的產(chǎn)物,適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展,但是電子檔案管理的戰(zhàn)略性思維還有不足,人們的關(guān)注點(diǎn)有局限,在檔案信息的電子文件有關(guān)注,并出書(shū)搞學(xué)術(shù)研究,其他方面如電子商務(wù)以及電子政務(wù)等方面發(fā)展空間少,因此要拓展思維。

2、策略性思維

策略思維是思考怎么能把目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的更快更好,策略正確,目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的快,策略錯(cuò)誤,目標(biāo)不能實(shí)現(xiàn),電子文件管理內(nèi)容復(fù)雜,涉及范圍廣,國(guó)外電子文件檔案發(fā)展早,規(guī)模以及方式基本成型,而我國(guó)還停留在探索階段,因此,我國(guó)的電子文件檔案不能只靠自身的熱情和想象,而是把理論和實(shí)際結(jié)合起來(lái),講究策略使發(fā)展目標(biāo)更具有可行性,注重思維創(chuàng)新。

2.1 向外“突圍”的策略

從檔案工作“收集”、“保管”、“利用”三個(gè)環(huán)節(jié)看,歸檔電子文件的來(lái)源和服務(wù)對(duì)象都是社會(huì)各領(lǐng)域的信息化系統(tǒng),可謂“兩頭在外,中間在內(nèi)”。而傳統(tǒng)的檔案管理觀念和模式封閉性強(qiáng),開(kāi)放性弱,檔案工作與外界溝通交流渠道不暢,這是長(zhǎng)期來(lái)檔案工作收集難、利用率低的主要原因。信息化技術(shù)為檔案工作的開(kāi)放提供得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì),然而,沖破長(zhǎng)期封閉的格局,需要有強(qiáng)烈的“突圍”意識(shí)和務(wù)實(shí)的“突圍”策略。

2.1.1 爭(zhēng)取知情權(quán)。努力做到對(duì)電子文件信息資源的來(lái)源和流轉(zhuǎn)情況知情;對(duì)各領(lǐng)域信息化系統(tǒng)建設(shè)情況知情;對(duì)社會(huì)信息資源開(kāi)發(fā)和利用需求知情,努力將社會(huì)信息化中遇到的數(shù)字鴻溝、信息孤島、資源不足、質(zhì)量欠缺等難點(diǎn)作為檔案科研工作的重點(diǎn),由此更好地發(fā)揮檔案專(zhuān)業(yè)優(yōu)勢(shì),為社會(huì)信息化工作排憂解難,保駕護(hù)航。

2.1.2 爭(zhēng)取話語(yǔ)權(quán)。努力建立和拓寬與各領(lǐng)域信息化專(zhuān)業(yè)部門(mén)的溝通渠道,充分表達(dá)檔案專(zhuān)業(yè)對(duì)電子文件管理的目標(biāo)、和要求,增強(qiáng)社會(huì)對(duì)這項(xiàng)工作的理解和支持。表達(dá)要善于設(shè)身處地、換位思考,善于使用有關(guān)管理和技術(shù)的專(zhuān)業(yè)語(yǔ)言,并講究表達(dá)方式,使外界心悅誠(chéng)服地理解和支持我們的工作。

2.1.3 爭(zhēng)取參與權(quán)。在方案規(guī)劃以及制定法規(guī)的時(shí)候積極參與,把檔案管理滲透到各領(lǐng)域中去,通過(guò)建設(shè)社會(huì)信息化中,是檔案管理的工作人員能合法,合理的工作。

2.1.4 爭(zhēng)取監(jiān)督權(quán)。在參與過(guò)程中,各領(lǐng)域人員要相互溝通交流,爭(zhēng)取檔案電子化管理建設(shè)中的爭(zhēng)取監(jiān)督權(quán),通過(guò)監(jiān)督電子文件信息的來(lái)源、整理、歸檔、控制質(zhì)量,真正落實(shí)電子文件管理工作。

2.2 對(duì)內(nèi)“整合”的策略

在信息化環(huán)境下形成的電子文件,由于其來(lái)源的廣泛、內(nèi)容的豐富、聯(lián)系的復(fù)雜,給資源整合帶來(lái)棘手的難題。電子文件管理之道就是整合之道,所謂“整合”就是通過(guò)行政、法制、技術(shù)等手段將電子文件信息進(jìn)行科學(xué)的整理和組合,實(shí)現(xiàn)信息資源結(jié)構(gòu)和配置的優(yōu)化,以滿(mǎn)足信息資源開(kāi)發(fā)利用的需要。為此,檔案專(zhuān)業(yè)要強(qiáng)化資源整合的意識(shí),明確資源整合的目標(biāo),掌握資源整合的技術(shù)和方法,使歸檔電子文件真正成為跨越時(shí)空,經(jīng)得起歷史檢驗(yàn)的優(yōu)質(zhì)資源,使人類(lèi)的數(shù)字化記憶得到有效的延續(xù)。

3 結(jié)語(yǔ)

電子文件的檔案化對(duì)電子文件的生成部門(mén)還是對(duì)檔案的管理部門(mén)來(lái)說(shuō),都有現(xiàn)實(shí)意義。檔案部門(mén)在進(jìn)行電子文件檔案化的相關(guān)工作時(shí)不能孤立進(jìn)行,文件生成部門(mén)、信息技術(shù)部門(mén)、法律咨詢(xún)部門(mén)的配合都是至關(guān)重要的,只有對(duì)檔案的法制管理意識(shí)增強(qiáng)了,電子文件檔案化管理才能得到普及,電子文件的自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、社會(huì)化和網(wǎng)絡(luò)化才能實(shí)現(xiàn)。建立完善的電子文件檔案化管理機(jī)制,令電子信息資源的使用更安全、更高效,這是已經(jīng)到來(lái)的電子信息時(shí)代的必然發(fā)展方向,是電子信息專(zhuān)業(yè)化與大眾化的必然結(jié)果。

參考文獻(xiàn)

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