宋彥玲

摘 要：在社會的進(jìn)步和科技的發(fā)展之下，電子技術(shù)的應(yīng)用日臻廣泛，并逐步滲透到各行業(yè)、各領(lǐng)域之中，開啟了數(shù)字化工作的新紀(jì)元，也在傳統(tǒng)的工作模式外開創(chuàng)了新的工作路徑。但縱觀單位檔案管理現(xiàn)狀，其仍未從人工管理的桎梏中走出，檔案的收集、分類、整理、歸檔、查詢等大多延續(xù)了傳統(tǒng)的人工模式。對于此，有必要通過信息化的引入，將勞動力從檔案管理中解放出來，實現(xiàn)檔案管理的信息化。本文立足于單位檔案信息化管理的現(xiàn)狀，就如何強(qiáng)化管理提出可行對策，以期為推動和實現(xiàn)單位檔案管理的信息化建設(shè)提供借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；路徑

作為一種新型的管理手段，檔案管理的信息化為單位提供了便捷的網(wǎng)絡(luò)查詢和檔案歸置服務(wù)，實現(xiàn)了檔案管理的信息化。在計算機(jī)的普及的發(fā)展下，單位形成了大量的電子檔案，檔案的信息化管理在單位的重要性也日臻突出。但實踐中，觀念、制度以及操作規(guī)程方面的不盡完善之處限制了單位檔案管理信息化的發(fā)展，必須予以破解。

1 單位檔案管信息化建設(shè)中存在的問題

（一）管理意識淡薄

受技術(shù)、設(shè)備等條件制約，許多單位的檔案管理工作尚未完全實現(xiàn)信息化，在較長的一段時間內(nèi)，檔案工作將處于電子文件與紙質(zhì)文件并存的階段，檔案管理工作也大多延續(xù)傳統(tǒng)的人工管理模式，耗費(fèi)了大量的人力、物力。但在傳統(tǒng)思想觀念中，工作人員往往認(rèn)為各類紅頭文件以及具有實體載體的文件資料值得保存，將電子檔案管理置于無關(guān)緊要的地位，從而忽視了對電子檔案的收集管理，致使大量重要的檔案、工作經(jīng)驗以及財務(wù)數(shù)據(jù)等流失。在淡薄的意識之下，檔案管理的信息化建設(shè)工作任重而道遠(yuǎn)。

（二）檔案信息化管理的制度不健全

檔案信息化管理作為一種新興的管理手段興起時間較短，還不能十分普及，許多技術(shù)性的問題亟待破解。這就使得許多單位很難做到對其特性的完全了解和精準(zhǔn)把握，對于管理和利用中的一系列問題不能及時解決或無法解決，從而直接影響了單位檔案管理信息化的制度體系建設(shè)，造成了檔案信息化管理和利用制度的不健全，缺乏專門的信息收集、整理、歸檔、保管等制度，電子檔案的管理、利用難以與各職能部門有效銜接和協(xié)調(diào)，制約了單位檔案管理工作的信息化水平。

（三）歸檔程序不規(guī)范

在實際操作中，單位對于電子文件的歸檔大多還停留在由紙質(zhì)文件發(fā)文而產(chǎn)生的各類電子文件，做法上通常是對其進(jìn)行簡單分類處理，抑或是將計算機(jī)上的文件存儲到光盤上了事。專門化的電子檔案管理系統(tǒng)在單位尚未引入，正規(guī)化的電子文件規(guī)范程序極其缺乏。與此同時，電子文件鑒定環(huán)節(jié)的缺失也使得大量具有保存價值的檔案散落在各部門，一旦需要則很難再次尋找和收集，從而貽誤了正常的使用，給單位的長遠(yuǎn)工作帶來不利。

（四）人員素質(zhì)不高

由于對檔案管理信息化建設(shè)工作的不甚重視，單位現(xiàn)有的電子檔案管理人員大多來自傳統(tǒng)的管理部門，人員以抽調(diào)為主，且不少身兼數(shù)職。這就使得檔案管理人員無法將所有精力置于檔案管理的信息化建設(shè)之上，且對待現(xiàn)有的檔案管理工作缺乏學(xué)習(xí)和鉆研精神。面對新興的電子檔案管理工作，為數(shù)眾多的工作人員在計算機(jī)水平和專業(yè)技能方面極為欠缺，影響了電子檔案管理和利用工作的正常開展，滯緩了檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展進(jìn)程。

2 單位檔案管理信息化建設(shè)的路徑

（一）提高對檔案管理信息化建設(shè)的重視程度

隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展和計算機(jī)的普及，各行業(yè)的信息化程度都與日俱增。與傳統(tǒng)的檔案管理工作相比，電子檔案不僅極大地減輕了工作人員的勞動強(qiáng)度，還有效地提升了工作效率。

因而，各單位要高度重視這一新興的管理模式，制定科學(xué)的管理和利用制度，通過強(qiáng)化工作人員責(zé)任意識、提升其業(yè)務(wù)水平等途徑實現(xiàn)對檔案管理信息化建設(shè)的重視。與此同時，要在經(jīng)費(fèi)方面予以保障，完善硬件設(shè)施，加大對人員培訓(xùn)的投入，并以此推動檔案管理信息化建設(shè)的科學(xué)化和有序化。

（二）建立健全電子檔案管理和利用制度

健全的制度是規(guī)范管理和科學(xué)利用的前提，針對單位檔案管理信息化建設(shè)制度不完善的種種弊端，各單位要結(jié)合實際，制定詳盡的電子檔案收集、整理和歸檔制度，對電子檔案管理和利用的各環(huán)節(jié)實行嚴(yán)格的約束和監(jiān)督，確保有價值的電子檔案能得到及時的收集和有效的保存，避免重要文件的散落而給正常工作開展帶來的一系列消極影響。

與此同時，單位要將有關(guān)電子檔案管理和利用的制度下發(fā)至各部門，將規(guī)范化管理和科學(xué)化使用的觸角延伸到文件的形成、收集等環(huán)節(jié)，保證電子檔案的真實性和完整性，實現(xiàn)對電子文件的全過程管理。

（三）實行文檔一體化管理

對現(xiàn)代檔案管理而言，文檔一體化是大勢所趨，它對于便捷文件傳輸、快速實現(xiàn)資源共享有著深刻的意義。在單位的電子檔案管理中，為了最大化發(fā)揮檔案的資源優(yōu)勢，可以在檔案系統(tǒng)與單位的局域網(wǎng)系統(tǒng)之間搭建共享平臺，借助信息化網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)構(gòu)筑完備的信息網(wǎng)絡(luò)體系，在不同的軟件環(huán)境下進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，從而達(dá)到共享資源、共享便利的目的。

但需注意的是，在實施一體化管理過程中，要強(qiáng)化對電子檔案的安全防護(hù)，注重對原始信息的收集、保護(hù)，同時，要根據(jù)檔案信息種類的不同設(shè)置不同的歸檔級別，采取不同的技術(shù)手段，使檔案的信息化管理工作更具針對性，保證文件一體化管理的效果。

（四）提升檔案工作人員的整體素質(zhì)

要強(qiáng)化檔案管理工作人員的整體素質(zhì)，在加深其專業(yè)知識的同時注重對其計算機(jī)理論和操作能力的提升，使得其能夠靈活適應(yīng)這一新興的管理形式。一方面，各單位要保證檔案管理人員隊伍建設(shè)的穩(wěn)定性，采取適宜的人員選拔措施，避免人員流動造成的電子檔案信息中斷和缺失；另一方面，各單位還需加強(qiáng)對檔案工作人員的業(yè)務(wù)培養(yǎng)和能力拓展，通過聘請教師授課、開展講座以及組織進(jìn)修學(xué)習(xí)等形式及時更新工作人員的知識結(jié)構(gòu)，定期安排考核，使其能夠快速掌握管理和使用技巧，大力推動電子檔案管理工作的發(fā)展向前。

3 結(jié)語

隨著信息化社會進(jìn)程的不斷加快，加大對檔案信息資源的開發(fā)、提高檔案利用的信息化水平已迫在眉睫。要充分發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢，各單位就必須認(rèn)識到當(dāng)前在檔案信息化管理中的一系列誤區(qū)，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的信息化意識，建立健全管理和使用制度，不斷提升檔案工作者的整體素質(zhì)，以此實現(xiàn)單位電子檔案管理和利用的科學(xué)化、規(guī)范化、縱深化。

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