陳見花　金菊梅　金少陽(yáng)

摘 要：檔案因其具有重大參考價(jià)值，在社會(huì)生活中發(fā)揮著日益重要的作用。在醫(yī)院檔案管理工作中，為了進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案的利用效率，需要對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行實(shí)體分類。本文通過介紹檔案實(shí)體分類的相關(guān)概念，對(duì)醫(yī)院檔案實(shí)體分類基本要求和原則進(jìn)行分析，從而對(duì)醫(yī)院檔案實(shí)體分類方法進(jìn)行具體的管理。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；實(shí)體分類；具體管理

醫(yī)院檔案管理工作的有效開展對(duì)于提高醫(yī)院的管理水平具有重大指導(dǎo)意義。為了加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作，必須要對(duì)檔案進(jìn)行實(shí)體分類，而且還要保證檔案實(shí)體分類的有效性。當(dāng)今社會(huì)快速發(fā)展，在檔案管理工作過程中，形成了多種類型的檔案資料，因此檔案管理工作面臨著更大的挑戰(zhàn)。

1 檔案實(shí)體分類的概念

檔案實(shí)體分類是按照一定標(biāo)準(zhǔn)，依據(jù)檔案的內(nèi)容、時(shí)間和形成方式等特征對(duì)檔案資料進(jìn)行分類整理，從而將各種資料進(jìn)行分門別類形成系統(tǒng)的檔案庫(kù)。檔案實(shí)體分類一般分為三個(gè)層次，即國(guó)家檔案綜合分類、檔案館館藏分類以及全宗內(nèi)檔案分類[1]。

國(guó)家檔案綜合分類是指對(duì)國(guó)家檔案依據(jù)檔案的不同形式，采用一定的分類手段將國(guó)家檔案細(xì)化分類，形成不同的檔案類別，國(guó)家檔案綜合分類是全國(guó)各社會(huì)部門檔案的設(shè)置依據(jù)。

檔案館館藏分類是根據(jù)檔案館館藏的具體情況，對(duì)不同的檔案進(jìn)行系統(tǒng)化地分類，這種分類方式為全國(guó)個(gè)地區(qū)檔案館的檔案管理和利用起到了一定的指導(dǎo)作用。

全宗內(nèi)檔案分類是對(duì)全部宗類的檔案按照形成時(shí)間、具體內(nèi)容、表現(xiàn)形式等特征進(jìn)行特定的分類。

2 醫(yī)院檔案實(shí)體分類基本要求和原則

醫(yī)院檔案在進(jìn)行實(shí)體分類過程中，要符合客觀事實(shí)的要求，對(duì)類目的分類范圍要有合理的依據(jù)，避免盲目性，而且需制訂科學(xué)合理有效的分類規(guī)則，保證實(shí)體分類的正確性和完整性，保持檔案實(shí)體分類體系的長(zhǎng)期穩(wěn)定性。

醫(yī)院檔案實(shí)體分類要遵循一定的分類原則，將醫(yī)院所有的檔案作為一個(gè)有機(jī)整體，對(duì)所有資料進(jìn)行集中規(guī)劃與整理，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際管理特點(diǎn)將不同檔案之間進(jìn)行有效地連接，從而保證各種不同檔案的相關(guān)性。

3 醫(yī)院檔案的實(shí)體分類方式

（一）一級(jí)類目分類方式

醫(yī)院各項(xiàng)管理活動(dòng)中不同職能特點(diǎn)為檔案一級(jí)類目實(shí)體分類提供了基礎(chǔ)分類條件。各大醫(yī)院中的管理部門，如醫(yī)療、人事、財(cái)務(wù)、黨務(wù)、法律等職能部門，醫(yī)院檔案根據(jù)各職能部門的特點(diǎn)進(jìn)行實(shí)體分類。

一級(jí)分類對(duì)不同的對(duì)象全面進(jìn)行分類，從而對(duì)各類對(duì)象進(jìn)行有效地劃分。例如醫(yī)院職工食堂是獨(dú)立的職能部門，不能對(duì)其形成的檔案劃分為一級(jí)類目。

針對(duì)重要性程度不同的書籍資料要統(tǒng)一進(jìn)行集中匯編，與其他各類檔案嚴(yán)格區(qū)分開，獨(dú)立成檔，并且專門進(jìn)行分類編號(hào)排序，單獨(dú)存放，便于查閱和使用。

對(duì)于具有特殊音像形式的實(shí)物檔案進(jìn)行一級(jí)分類，因其無法通過其他方式存放且形式獨(dú)特，所以采用一級(jí)類目進(jìn)行單獨(dú)分類存放。

（二）二級(jí)及二級(jí)以下類目設(shè)置

醫(yī)院結(jié)合具體實(shí)際情況，根據(jù)醫(yī)院檔案管理資料的特點(diǎn)和發(fā)展進(jìn)度，設(shè)置過多的分類層次，而且只設(shè)定二級(jí)類目為止。其主要設(shè)置方法有：依據(jù)問題分類有醫(yī)療工作類、黨務(wù)工作類、行政人事工作類；依據(jù)問題結(jié)合項(xiàng)目分類有科研工作教學(xué)類；依據(jù)工程項(xiàng)目分類有基本建設(shè)類；依據(jù)形式或名稱分類有會(huì)計(jì)類檔案資料、病歷類檔案資料、音像實(shí)物類資料；依據(jù)型號(hào)或種類分類有設(shè)備儀器類。

4 醫(yī)院檔案實(shí)體分類具體內(nèi)容和管理

（一）醫(yī)院醫(yī)院文書檔案

醫(yī)院文書檔案為一級(jí)類目，其下屬的二級(jí)類目中設(shè)有醫(yī)療類、黨務(wù)類、人事類、財(cái)務(wù)類以及綜合類等。醫(yī)院文書檔案是醫(yī)院的管理性檔案，其保存?zhèn)洳閮r(jià)值較高。醫(yī)院文書檔案的形成過程包括收集、整理、鑒定等環(huán)節(jié)。

醫(yī)院文書檔案收集工作是醫(yī)院文書檔案管理工作的起始環(huán)節(jié)，在其工作過程中將各種相關(guān)資料進(jìn)行集中歸集存放，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理。在工作過程中，要對(duì)歸檔的文件材料的完整性進(jìn)行審核，對(duì)其精煉準(zhǔn)確度要進(jìn)行測(cè)量，檔案部門要加強(qiáng)收集工作的調(diào)查，確保檔案的質(zhì)量。針對(duì)其中存在的相關(guān)問題，首先醫(yī)院文書檔案收集人員嚴(yán)格按照本單位的制度規(guī)定進(jìn)行收集歸檔；其次檔案部門要建立健全相關(guān)制度，加強(qiáng)對(duì)零散文件的收集力度；最后各工作人員要明確自己的職責(zé)，保證檔案資料的完整性。

醫(yī)院文書檔案整理工作的內(nèi)容包括醫(yī)院文書檔案的分類、案卷的排列、檔號(hào)的編制等系統(tǒng)化操作。在整理過程中要充分利用原有的整理基礎(chǔ)，保持文件之間的歷史聯(lián)系，加強(qiáng)文件的保管和利用。醫(yī)院文書檔案的分類有年度分類法、組織機(jī)構(gòu)分類法、復(fù)式結(jié)構(gòu)分類法等；案卷排列是根據(jù)一定的方法，對(duì)每類案卷的擺放次序和存放位置保持相應(yīng)的聯(lián)系；檔號(hào)的編制要遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、簡(jiǎn)要性等原則。

醫(yī)院文書檔案的鑒定是將醫(yī)院文書檔案的價(jià)值進(jìn)行鑒別，將有價(jià)值的檔案繼續(xù)保管，沒有價(jià)值的檔案進(jìn)行剔除并銷毀。在其工作過程中，不僅要鑒定醫(yī)院文書檔案價(jià)值，而且要對(duì)檔案的真?zhèn)芜M(jìn)行鑒別。醫(yī)院文書檔案的保管期限分為永久保存和定期保存兩種，定期保存分為10年、30年。

（二）醫(yī)院科技檔案

醫(yī)院科技檔案種類多樣、內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)復(fù)雜且使用率較高[2]。醫(yī)院科技檔案一級(jí)類目有科研教育、醫(yī)療工作、基本建設(shè)和儀器設(shè)備等。科研教育二級(jí)類目有基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)研究、臨床醫(yī)學(xué)研究、醫(yī)學(xué)技術(shù)研究、護(hù)士班、培訓(xùn)進(jìn)修班、訓(xùn)練班等；醫(yī)療工作二級(jí)類目有醫(yī)療技術(shù)總結(jié)、醫(yī)療計(jì)劃總結(jié)、醫(yī)療操作管理規(guī)范等；基本建設(shè)二級(jí)類目有醫(yī)療建筑、綜合建筑、其他建筑等；儀器設(shè)備二級(jí)類目有科研設(shè)備、治療設(shè)備、辦公設(shè)備、輔助設(shè)備等。根據(jù)醫(yī)院具體情況不同，醫(yī)院科技檔案的分類也不同，但是大部分醫(yī)院的分類都是基于此類目基礎(chǔ)之上，因此在實(shí)際分類工作中，根據(jù)醫(yī)院綜合特點(diǎn)來進(jìn)行科技檔案有效分類，從而滿足醫(yī)院科技檔案管理的實(shí)際需求。

（三）醫(yī)院實(shí)物檔案

醫(yī)院實(shí)物檔案是以物質(zhì)為載體，在實(shí)際作過程中直接形成的原始資料。實(shí)物檔案可以包括：醫(yī)院中個(gè)人或集體在各種活動(dòng)中獲得的獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、證書等榮譽(yù)；各界人士向醫(yī)院贈(zèng)與的字畫等；醫(yī)院的各種印章、宣傳作品和其他有價(jià)值的實(shí)物。

醫(yī)院實(shí)物檔案按照實(shí)踐順序進(jìn)行整理排列，而且對(duì)于存放地點(diǎn)和環(huán)境有較高要求，對(duì)于影響實(shí)物檔案保存壽命的自然因素要利用相關(guān)技術(shù)進(jìn)行妥善處理，保障醫(yī)院實(shí)物檔案的長(zhǎng)久有效。

（四）醫(yī)院音像檔案

醫(yī)院音像檔案分為照片、錄音、視頻等形式的資料。音像檔案主要是對(duì)醫(yī)院管理部門活動(dòng)、重大事件事故和各種實(shí)踐活動(dòng)中形成的材料。照片保管年限分為永久和定期，定期有10年和30年的期限，將不同的年度照片實(shí)行相應(yīng)的保管年限；醫(yī)院的錄音、視頻等檔案內(nèi)容單一，不需特別分類，但是其對(duì)于存放地點(diǎn)的溫度和濕度有相應(yīng)的要求：室內(nèi)溫度一般保持在15℃—25℃之間，濕度則保持在45%—60%的范圍之內(nèi)。

（五）醫(yī)院電子檔案

醫(yī)院電子檔案是通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對(duì)各類檔案進(jìn)行網(wǎng)上備份，其采用的存放媒介有光盤、U盤、磁帶等。但是在保存過程中不能對(duì)醫(yī)院有保存價(jià)值的資料進(jìn)行光盤保存，不利于資料的機(jī)密性。

綜上，醫(yī)院檔案實(shí)體分類及其管理對(duì)醫(yī)院各部門進(jìn)行管理活動(dòng)具有重大意義，為醫(yī)院的有效發(fā)展提供了基礎(chǔ)條件。

參考文獻(xiàn)

[1]胡冰.探討分析醫(yī)院檔案實(shí)體分類及其管理[J].臨床醫(yī)藥文獻(xiàn)電子雜志，2015，（26）：5545-5546.

[2]李偉，謝娟.醫(yī)院檔案分類管理芻議[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015，（13）：84-85.