苑小丹

摘 要：檔案做為單位的資源庫(kù)和第一信息資源，可為單位的建設(shè)發(fā)展提供有價(jià)值的信息資源。從整體和戰(zhàn)略的高度出發(fā)，整合單位的這一信息資源，加強(qiáng)檔案資源的開發(fā)和利用，是檔案信息資源的價(jià)值所在。充分發(fā)揮檔案的基本功能，不斷拓展其社會(huì)功能，是檔案信息資源開發(fā)利用與整合重要?jiǎng)?chuàng)新點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：檔案；信息資源；開發(fā)利用；整合

1 檔案信息資源的開發(fā)利用

1.1 檔案信息資源開發(fā)利用的主體

檔案信息資源開發(fā)利用工作的主體是檔案工作者，他們處于開發(fā)利用的主導(dǎo)地位，是決定開發(fā)利用工作成敗的關(guān)鍵。

1.2 檔案信息資源開發(fā)利用的對(duì)象

檔案信息資源開發(fā)利用的對(duì)象是檔案室所藏資料，這些資料是開發(fā)利用的物質(zhì)基礎(chǔ)。包括檔案原件，以及對(duì)原件內(nèi)容進(jìn)行篩選、加工、轉(zhuǎn)化而來的各種文獻(xiàn)和資料。

1.3 檔案信息資源開發(fā)利用的客體

檔案信息資源開發(fā)利用的客體是本單位或社會(huì)上檔案信息的使用者，他們即是檔案信息開發(fā)利用的受益者，也是開發(fā)利用活動(dòng)的檢驗(yàn)者。

1.4 檔案信息資源開發(fā)利用工作借助的工具和手段

首先，檔案管理者必須借助工具和手段對(duì)所提供的信息進(jìn)行科學(xué)加工和處理。其次，管理者必須運(yùn)用各種檢索工具來準(zhǔn)確地選擇、發(fā)現(xiàn)、定位使用者所需的信息，及時(shí)將信息定向或多向傳遞給使用者。

1.5 檔案信息資源開發(fā)利用的任務(wù)

檔案信息資源開發(fā)利用的任務(wù)是檔案管理者把所藏檔案，通過多種渠道和方式進(jìn)行傳播，使之流動(dòng)和共享，實(shí)現(xiàn)檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。

1.6 檔案信息資源開發(fā)利用的目的

檔案信息資源開發(fā)利用的目的是最大限度的激活檔案中蘊(yùn)藏的知識(shí)和信息，滿足檔案使用者對(duì)檔案信息需求，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

2 檔案信息資源開發(fā)利用的基本原則

2.1 服務(wù)原則

檔案信息資源開發(fā)利用的實(shí)質(zhì)在于提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)，因此，服務(wù)是檔案管理的根本目的和總的指導(dǎo)思想。貫徹服務(wù)原則，首先，檔案管理者必須樹立服務(wù)的思想，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，千方百計(jì)地為利用者提供方便。其次，檔案管理者必須明確服務(wù)方向，其工作重心應(yīng)隨著黨和國(guó)家工作重心的轉(zhuǎn)移而轉(zhuǎn)移，要適應(yīng)社會(huì)多方面對(duì)檔案信息利用的需求。

2.2 開放原則

開放原則要求檔案工作者，在遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)的前提下，最大限度地解放思想，根據(jù)社會(huì)需求提供檔案信息，實(shí)現(xiàn)資源共享，保障使用者使用檔案的基本權(quán)利。檔案信息的開放，符合檔案信息發(fā)揮作用的根本規(guī)律，是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是檔案管理部門的職責(zé)所在。

2.3 法制原則

檔案信息具有一定的機(jī)密性，因此，在檔案信息資源開發(fā)利用中必須設(shè)定必要的限制，不是任何人對(duì)任何檔案都可隨意利用。遵循法制原則，要求檔案工作者在開發(fā)利用工作中以法律為準(zhǔn)繩，既要做到進(jìn)一步開放檔案，促進(jìn)檔案信息的充分合理利用，又要嚴(yán)格堅(jiān)持保密，保障黨、國(guó)家和人民的利益不受損害。

2.4 效益原則

效益原則，就是檔案在開發(fā)利用工作中要講求實(shí)效，為社會(huì)提供更多有價(jià)值的檔案信息。檔案管理部門在實(shí)際工作中要強(qiáng)調(diào)開發(fā)利用工作與效益的統(tǒng)一，不能為開發(fā)而開發(fā)，而是以它作為實(shí)現(xiàn)效益的手段和途徑，創(chuàng)造性地、有針對(duì)性地開展檔案信息資源開發(fā)利用工作。

上述四個(gè)原則是一個(gè)統(tǒng)一的、不可分割的整體。同時(shí)，檔案信息資源開發(fā)利用的過程，就是檔案資源整合的過程。

3 檔案資源的整合

3.1 檔案資源整合的含義

檔案信息資源整合就是對(duì)分散在各系統(tǒng)、各部門和各單位的檔案通過科學(xué)分類整理編目和數(shù)字化處理，將檔案實(shí)體和數(shù)字信息及查詢系統(tǒng)資源通過實(shí)體收集或虛擬歸檔方式收集，集中保管利用，達(dá)到檔案的物理資源整合、數(shù)據(jù)資源整合和查閱利用系統(tǒng)的整合，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的工作。

3.2 檔案資源整合的理論基礎(chǔ)

整合檔案信息資源的理論依據(jù)是全宗理論，就是說一個(gè)全宗的檔案不能分散，它是一個(gè)有機(jī)整體。為了保證檔案全宗的完整性，必須堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理的基本原則，整合檔案資源，維護(hù)全宗的完整與安全，還原歷史真實(shí)面貌。

4 檔案資源整合的現(xiàn)實(shí)意義

4.1 是社會(huì)發(fā)展的需要

整合檔案資源是檔案管理部門為社會(huì)提供利用檔案信息而儲(chǔ)備的物質(zhì)保證和條件。檔案部門只有通過檔案信息資源的整合，才能最大限度地滿足了人們利用檔案信息的需求。

4.2 是檔案部門固本強(qiáng)身的需要

整合檔案資源是檔案管理工作的物質(zhì)準(zhǔn)備，是檔案館固本強(qiáng)身的基礎(chǔ)性工作。檔案資料的整合，一方面只有將分散的檔案資源和現(xiàn)行文件進(jìn)行集中，才能完善檔案館實(shí)現(xiàn)基本功能的基礎(chǔ)條件；另一方面對(duì)檔案資源進(jìn)行優(yōu)化配備和開發(fā)利用，才能變多頭管理為集中管理，變檔案分散為集中，由無序到有序，從紙質(zhì)到電子；才能變被動(dòng)為主動(dòng)，依法向社會(huì)開放利用檔案，增強(qiáng)服務(wù)功能，提升服務(wù)質(zhì)量。

5 檔案信息資源整合的方法和途徑

5.1 確立整合檔案資源的目標(biāo)

檔案管理部門要明確檔案管理的主體地位，加大檔案接收、征集力度，將重大改革、重大活動(dòng)和重點(diǎn)項(xiàng)目檔案文件進(jìn)行整合，夯實(shí)檔案資源基礎(chǔ)；對(duì)檔案工作實(shí)行有效監(jiān)管，理順檔案的歸屬與流向，同時(shí)，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，將開放的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化加工，上傳到網(wǎng)上，以利在線查詢和辦公專網(wǎng)查閱。

5.2 科學(xué)的檔案信息資源整合方法

檔案資源整合是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，必須要有先進(jìn)的理念、先進(jìn)的設(shè)備和科學(xué)方法，才能實(shí)現(xiàn)既定的目標(biāo)。在理念上要堅(jiān)持“三高”，高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)、高效率；設(shè)備配置“三機(jī)”，計(jì)算機(jī)、復(fù)印打印機(jī)和掃描儀；收集方法上三種途徑，檔案實(shí)體整合、檔案數(shù)據(jù)整合和檔案利用系統(tǒng)整合；傳輸上三個(gè)網(wǎng)絡(luò)，局域網(wǎng)、辦公專網(wǎng)和英特網(wǎng)；利用上三種方式，檔案可實(shí)現(xiàn)現(xiàn)場(chǎng)查閱，辦公專網(wǎng)查閱和網(wǎng)上在線查閱。

6 檔案信息網(wǎng)站的功能

6.1 服務(wù)功能

建立檔案網(wǎng)站的主要目的是向社會(huì)公眾提供檔案信息服務(wù)，使檔案用戶借助于網(wǎng)絡(luò)可以實(shí)現(xiàn)快速方便的檔案信息查詢，并通過網(wǎng)絡(luò)完成檔案信息的傳輸服務(wù)。為此，檔案網(wǎng)站應(yīng)該提供盡可能豐富的檔案信息資源和在線查詢服務(wù)。

6.2 宣傳功能

檔案網(wǎng)站的宣傳功能，一方面，可以成為檔案工作、檔案機(jī)構(gòu)和檔案職業(yè)形象宣傳的有效工具，可以利用所藏檔案資源進(jìn)行宣傳；另一方面，通過網(wǎng)上檔案展覽、檔案公布等形式，開展形式多樣的教育活動(dòng)，發(fā)揮檔案網(wǎng)站的宣傳教育功能。

6.3 網(wǎng)上辦事功能

檔案信息服務(wù)是公眾單向的從檔案部門接收信息，利用者無法向檔案部門提出要求。因此，檔案網(wǎng)站還需要在檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上，增加動(dòng)態(tài)咨詢服務(wù)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦事，達(dá)到檔案部門與公眾之間的雙向互動(dòng)。

6.4 交流功能

通過網(wǎng)上對(duì)話、留言板與網(wǎng)上調(diào)查、網(wǎng)上投訴、電子信箱等方式，和使用者進(jìn)行網(wǎng)上互動(dòng)交流，檔案網(wǎng)站可以充到檔案管理部門與公眾之間交流的信息橋梁。

7 結(jié)語(yǔ)

檔案信息資源的開發(fā)利用與整合，強(qiáng)化了檔案資源集中統(tǒng)一管理的原則，實(shí)現(xiàn)了檔案的完整性，安全性，利用有效性，為建立檔案工作的資源體系、安全體系和利用體系創(chuàng)造了基礎(chǔ)條件，實(shí)現(xiàn)了檔案工作由封閉型向開放型轉(zhuǎn)變，強(qiáng)化了檔案信息的服務(wù)功能。檔案資源整合是一項(xiàng)管理體制和服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新，但也存在著不同程度地對(duì)檔案室工作的削弱現(xiàn)象，需要在今后工作中不斷改進(jìn)完善，實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案信息資源的開發(fā)利用與整合。