王守梅

摘 要：在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代發(fā)展的今天，檔案館的工作越來(lái)越被社會(huì)所重視，而在檔案館諸多工作中，存在問(wèn)題最多的就是檔案的利用和公布過(guò)程的相關(guān)工作，由于我國(guó)相關(guān)的法律法規(guī)并不完善，同時(shí)在使用和公布權(quán)限的劃定方面還不是十分的明確，而在實(shí)際的工作中，如果無(wú)法解決這些問(wèn)題就會(huì)給整個(gè)檔案工作的發(fā)展帶來(lái)一定的影響，因此，我們必須要采取一定的措施對(duì)其進(jìn)行完善和優(yōu)化，確保檔案利用和公布具有較高的規(guī)范性。

關(guān)鍵詞：檔案利用；檔案公布；檔案館

隨著近幾年的發(fā)展，我國(guó)政府越來(lái)越重視服務(wù)方面的職能，并且已經(jīng)逐步在行政工作中轉(zhuǎn)變其原來(lái)的角色，而各個(gè)綜合檔案館是隸屬于政府的部門，所以檔案館更要注重自身的服務(wù)職能，在實(shí)際工作中，我們需要明白在檔案利用和公布的過(guò)程中是存在很多問(wèn)題的，這些問(wèn)題如果不加以解決，那么將會(huì)對(duì)我們?nèi)蘸蟮墓ぷ鲙?lái)很大的影響。

1 檔案利用和公布過(guò)程中存在的問(wèn)題

1.1 檔案利用與公布的法律建設(shè)不完善

由于檔案館的穩(wěn)定存在，我國(guó)針對(duì)于檔案利用的法律法規(guī)一直以曾經(jīng)頒布的為主，沒(méi)有新的法律條文進(jìn)行約束，導(dǎo)致當(dāng)前的法律條文中很多內(nèi)容已經(jīng)不符合時(shí)代的需要。最為典型的就是中外有別的規(guī)定、檔案利用和檔案公布的制度，前者與國(guó)民待遇相關(guān)規(guī)定之間有極大的沖突，而后兩者與如今數(shù)字化檔案館理念和建設(shè)存在著分歧。大數(shù)據(jù)時(shí)代要求的是信息共享，而在檔案工作中對(duì)于檔案的公開公布、傳播利用等問(wèn)題并沒(méi)有很明確的加以規(guī)定，因此，檔案的法律法規(guī)模糊，檔案利用和公布方面的沖突等問(wèn)題就需要檔案工作者對(duì)其進(jìn)行全面的思考和分析。

1.2 檔案利用公布的人員的權(quán)利范圍不明確

一份檔案的利用和公布過(guò)程一般要涉及三個(gè)主體，檔案創(chuàng)造者、檔案館以及檔案利用者，三者間的權(quán)利范圍并沒(méi)有很合理的進(jìn)行明確劃分，其所承擔(dān)的責(zé)任也模棱兩可，十分不清晰。第一，綜合檔案館所能夠?yàn)橛脩籼峁┑臋n案相關(guān)的利用服務(wù)的權(quán)利以及其對(duì)檔案開放利用和公布過(guò)程的審查具有很強(qiáng)的集中性，在檔案館的日常工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)執(zhí)行者說(shuō)了算的情況；第二，作為檔案的利用者，其并不明確自己所擁有的公開公布的權(quán)限范圍，因此檔案公布過(guò)程中很多涉及到利用者權(quán)限的問(wèn)題都不能很好地解決，例如利用者是否可以對(duì)他人公開所利用的檔案、利用者是否可以直接將檔案進(jìn)行出版等等。第三，作為檔案的創(chuàng)造者在檔案創(chuàng)造過(guò)程中都是依照個(gè)人的意愿去履行其所擁有的權(quán)利，而不去考慮檔案創(chuàng)造者理論上應(yīng)有的意愿和權(quán)利。這些問(wèn)題都為檔案館的工作增加了很多負(fù)擔(dān)，為檔案利用和公布設(shè)置了很多的困難和阻礙。

1.3 檔案的開放和鑒定制約了檔案的利用

在多年的檔案工作過(guò)程中，大部分綜合檔案館都會(huì)把工作重心放在檔案資源的收集和整理上，忽視了檔案開放和鑒定方面的工作，導(dǎo)致很多價(jià)值珍貴的檔案資源由于缺少開放和鑒定方面的工作而變成了垃圾一樣永遠(yuǎn)不能被人們所利用的檔案。除此之外，也有很多檔案館十分重視檔案資料的保密性，將鑒定的工作流程和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的十分復(fù)雜，導(dǎo)致鑒定工作不能完全依照其標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行，可操作性很低。在綜合檔案館的檔案工作中，檔案工作并沒(méi)有體現(xiàn)其積極的一面，相反的在鑒定過(guò)程的工作中，檔案工作的工作量很大，檔案工作者的數(shù)量和硬件支持方面的投入也不是很充足，很多檔案館的硬件支持方面已經(jīng)不能夠滿足實(shí)際工作的最基本的需求，而由于傳統(tǒng)的檔案管理要求的工作人員的能力并不是很高，因此很多檔案館的工作人員并沒(méi)有足夠的素質(zhì)來(lái)勝任大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案工作，而高素質(zhì)人才的流動(dòng)性很大，導(dǎo)致整個(gè)檔案工作者的團(tuán)隊(duì)在專業(yè)技能和理論知識(shí)等方面都存在著很多的不足之處，所以間接的導(dǎo)致了檔案利用和公布方面的工作質(zhì)量不能得到發(fā)展和提高。

2 針對(duì)于檔案利用和公布過(guò)程中問(wèn)題的對(duì)策

2.1 完善檔案利用和公布的法律約束

檔案的利用是體現(xiàn)檔案價(jià)值的重點(diǎn)，這就要求檔案工作要在一定的范圍內(nèi)最大限度的減少檔案利用過(guò)程中一些不必要的程序，把檔案的利用過(guò)程變得簡(jiǎn)單，發(fā)揮檔案資料本身最大的價(jià)值。目前，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)蓬勃發(fā)展，信息化建設(shè)的水平也隨之提高，而檔案利用和公布過(guò)程需要在一個(gè)平衡的狀態(tài)下進(jìn)行，最大限度的保障公眾的利益；而對(duì)于檔案參與的三個(gè)主體，檔案創(chuàng)造者、檔案館以及檔案利用者之間的關(guān)系加以梳理和簡(jiǎn)化，最終形成只要是有合理的理由，針對(duì)于一旦被確認(rèn)為開放的檔案或者確認(rèn)為向社會(huì)開放的檔案，那么就允許任何自然人和社會(huì)組織都可以依照自身的需求加以利用，而對(duì)于非開放的檔案而言，有需要的利用者可以根據(jù)申請(qǐng)流程進(jìn)行申請(qǐng)使用并在有關(guān)部門審批后方可對(duì)未開放檔案進(jìn)行利用。由于檔案的內(nèi)容是檔案利用的主體，因此只要是符合國(guó)家法律規(guī)定范圍內(nèi)，利用、公布和出版等任何方式都應(yīng)當(dāng)屬于合法途徑。

2.2 對(duì)檔案利用和公布工作的參與者進(jìn)行權(quán)責(zé)劃分

由于檔案利用和公布的參與者的權(quán)責(zé)不明確嚴(yán)重制約了檔案工作的發(fā)展，因此要建立專門的機(jī)構(gòu)對(duì)檔案的利用和公布制定專業(yè)化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，即在檔案創(chuàng)造后移交到檔案館的過(guò)程中，要對(duì)檔案的開放程度和檔案利用的相關(guān)條件加以說(shuō)明。例如限制檔案利用的年限、檔案利用的用途范圍和使用條件等。還可以通過(guò)對(duì)其利用到達(dá)期限后加以限制，例如到達(dá)期限后不能再次開放利用，通過(guò)檔案館保存多少年后方可重新被利用等，如果檔案相關(guān)部門不能保障檔案的鑒定和審查的科學(xué)性，那么檔案館就可以進(jìn)行自主進(jìn)行鑒定并對(duì)檔案進(jìn)行開放利用。此外取消不必要的檔案相關(guān)的限制開放的一系列制度，并建立檔案資料的標(biāo)識(shí)的相關(guān)制度、檔案鑒定的專業(yè)化規(guī)范化委員會(huì)的審查的相關(guān)制度等，換句話說(shuō)，檔案創(chuàng)造的機(jī)構(gòu)必須對(duì)進(jìn)入綜合檔案館的每一份檔案資料的開放利用的要求加以說(shuō)明，有序規(guī)范的對(duì)檔案館進(jìn)行移交工作。反過(guò)來(lái)檔案館也要依據(jù)檔案創(chuàng)造機(jī)構(gòu)的要求最大限度的保存檔案并對(duì)其開放利用，對(duì)于限制期滿的檔案資料一般是通過(guò)綜合檔案館和檔案創(chuàng)造機(jī)關(guān)進(jìn)行審查無(wú)誤后才能夠開放使用，一旦雙方存在分歧，就必須交由專業(yè)的檔案鑒定委員會(huì)進(jìn)行科學(xué)的鑒定處理。而鑒定委員會(huì)的成員必須是資深的檔案工作者才能勝任，可以從檔案館、檔案創(chuàng)造部門、檔案管理機(jī)構(gòu)中招募專家來(lái)構(gòu)成。

2.3 對(duì)檔案開放和利用的基礎(chǔ)工作進(jìn)行加強(qiáng)

第一，當(dāng)前的時(shí)代要求檔案館要以服務(wù)為第一目標(biāo)，因此檔案資源的精益化要作為檔案館的基石，而使用者的真正需求應(yīng)當(dāng)是檔案館發(fā)展的方向，在這些基礎(chǔ)上對(duì)檔案館的業(yè)務(wù)進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)。這就要求檔案館的檔案資源的收集和組織、檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)、檔案查找系統(tǒng)的優(yōu)化都應(yīng)當(dāng)在此基礎(chǔ)上重新開發(fā)和編寫，最終達(dá)到其目的，而檔案服務(wù)除了為人服務(wù)之外，還可以對(duì)人們的需求加以收集整理并形成需求報(bào)告反饋給檔案管理者，這樣可以使檔案管理著及時(shí)對(duì)檔案服務(wù)工作加以調(diào)整，使檔案服務(wù)更好的滿足檔案利用者的需求。此外，檔案工作者要運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)思維改變傳統(tǒng)的檔案管理思維，在日常工作中多思考如何能夠?qū)n案工作進(jìn)行優(yōu)化和完善，如何能夠把檔案工作做的盡善盡美等問(wèn)題，檔案館同時(shí)要加大員工培訓(xùn)和硬件支撐方面的資金投入，所謂工玉成其事必先利其器，必要的投入必然會(huì)換來(lái)檔案管理工作更好的發(fā)展。這些相關(guān)的措施和建議都可以在一定程度上對(duì)檔案開放和利用加以完善。

3 結(jié)論

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代發(fā)展的今天，綜合檔案館檔案利用與公布中的問(wèn)題越來(lái)越明顯，而作為檔案工作者這些問(wèn)題既是困難也是機(jī)遇，本文通過(guò)對(duì)綜合檔案館檔案利用與公布中的問(wèn)題的分析，提出了幾點(diǎn)建議和措施，希望能為檔案工作者提供一些幫助。

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