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運(yùn)用數(shù)據(jù)分析方法縮短科技期刊論文發(fā)表周期

2016-03-26 01:09孫云志
中國(guó)科技期刊研究 2016年4期
關(guān)鍵詞:編委科技期刊學(xué)報(bào)

■龍 靜 孫云志

中國(guó)科學(xué)院數(shù)學(xué)與系統(tǒng)科學(xué)研究院期刊學(xué)會(huì)部,《數(shù)學(xué)學(xué)報(bào)》編輯部,北京市海淀區(qū)中關(guān)村東路55號(hào) 100190

1 引言

大數(shù)據(jù)時(shí)代,數(shù)據(jù)的重要作用更加凸顯。期刊在運(yùn)行過程中會(huì)產(chǎn)生各種各樣的數(shù)據(jù):投稿量、錄用率、審稿周期、編輯加工周期、被引頻次、下載量等。這些數(shù)據(jù)都基于事實(shí),告知信息但不解釋信息。基于合理的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和分析能為期刊發(fā)展提供確切的依據(jù),并更有預(yù)見性、更有目標(biāo)地指引期刊發(fā)展方向。如果缺乏數(shù)據(jù)支持,期刊發(fā)展更多依靠經(jīng)驗(yàn),要么頭痛醫(yī)頭、腳痛醫(yī)腳,要么仿效他人、人云亦云,解決問題的同時(shí)可能會(huì)帶來新的問題。例如,為了解決期刊稿件積壓,簡(jiǎn)單地通過增加刊期或載文量,在緩解稿件積壓的同時(shí)可能會(huì)導(dǎo)致編輯工作量驟然增加、影響因子下降等問題。事實(shí)上,通過數(shù)據(jù)分析方法,期刊編輯可以深入了解稿件積壓的原因。針對(duì)投稿量增多,或錄用率增多等不同的情形,采取不同的解決方法。

期刊在運(yùn)行過程中會(huì)遇到很多問題,如稿件積壓,審稿周期過長(zhǎng),期刊影響力指標(biāo)下降等。這些問題產(chǎn)生的原因不盡相同且多種多樣,通過數(shù)據(jù)分析方法可以理清頭緒,分清主次,有的放矢地找到有效的解決方案。事實(shí)上,很多學(xué)者和期刊編輯已經(jīng)應(yīng)用數(shù)據(jù)分析方法解決了期刊發(fā)展中的一些問題,例如通過分析Web of Science數(shù)據(jù),探索一些提高期刊影響力指標(biāo)可行的解決方案[1];文[2]指出制定期刊決策如變更刊期要以數(shù)據(jù)分析論證為前提,不宜盲目跟風(fēng)等。

期刊論文發(fā)表周期是指稿件從投稿到紙版發(fā)表的時(shí)間,這是期刊運(yùn)行的一個(gè)重要指標(biāo)??刂坪冒l(fā)表周期能提高論文時(shí)效性,從而吸引優(yōu)質(zhì)稿源,這是期刊的一項(xiàng)重要工作,一直以來受到絕大多數(shù)期刊的重視。很多期刊編輯都探討了這個(gè)問題,并提出了一些解決措施,比如加大初審?fù)烁辶Χ?、把控審稿周期、?yōu)化編校流程、增加刊期和載文量等[3-6]。本文的目的不僅僅是提出措施,更是通過精細(xì)分析期刊各環(huán)節(jié)的運(yùn)行數(shù)據(jù),以及各項(xiàng)措施的分析比較,提出了控制論文發(fā)表周期的合理方案。另一方面,方案的實(shí)施需要主編、編委和編輯的相互配合,利用數(shù)據(jù)分析方法,充分調(diào)動(dòng)了各個(gè)環(huán)節(jié)工作的協(xié)調(diào)性,提高工作效率并保障方案的落實(shí)。相比較而言,本文更側(cè)重于利用數(shù)據(jù)來論證分析解決措施的有效性,并通過定期監(jiān)控各環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)保障措施的進(jìn)一步落實(shí)。本文將從縮短審稿周期、控制稿件錄用率以及縮短編輯加工周期這幾個(gè)方面來展開。

2 縮短審稿周期

審稿是稿件處理的一個(gè)重要環(huán)節(jié),審稿周期是指從投稿到稿件錄用或退稿的時(shí)間,是影響發(fā)表周期最重要的因素,實(shí)際工作中也不易控制。特別地,對(duì)于數(shù)學(xué)學(xué)術(shù)期刊而言,由于學(xué)科的多樣性和專業(yè)性,往往不容易找到合適的審稿人,并且審稿工作需要大量的公式推導(dǎo),演算驗(yàn)證等,因此審稿周期普遍較長(zhǎng),例如數(shù)學(xué)頂尖期刊Invent Math和Ann of Math的平均審稿周期分別約為480天和780天??s短審稿周期比較容易想到的方法是盡量縮短審稿人的審稿時(shí)間,即縮短審稿期限。但是這樣可能會(huì)導(dǎo)致新的問題:審稿人要么拒絕審稿,要么在限定時(shí)間內(nèi)草草了事,難以保證審稿質(zhì)量??s短審稿周期不能以犧牲審稿質(zhì)量為代價(jià),必須從根源上找原因。審稿周期不僅與審稿人的審稿時(shí)間有關(guān),還與稿件送審的數(shù)量以及送審的效率有關(guān)。本節(jié)將從優(yōu)化稿件送審結(jié)構(gòu)和提高稿件送審效率這兩個(gè)方面來尋找解決方案。

2.1 優(yōu)化稿件送審結(jié)構(gòu)

稿件在送審之前需要經(jīng)過初審篩選,如果不經(jīng)篩選將所有稿件全部送外審專家審稿,一方面,外審專家工作量大,極易出現(xiàn)退審的情況,導(dǎo)致同一篇稿件需多次送審,延長(zhǎng)了送審的時(shí)間;另一方面,稿件質(zhì)量良莠不齊,如果經(jīng)常收到大量質(zhì)量不高的稿件,外審專家會(huì)認(rèn)為期刊水平較低,從而在審稿過程中也會(huì)相應(yīng)地降低審稿標(biāo)準(zhǔn),長(zhǎng)此以往,期刊質(zhì)量和影響力都將大打折扣。因此,優(yōu)化稿件送審的結(jié)構(gòu)是十分必要的。

有的期刊的初審篩選工作主要由編輯來完成,有的期刊則主要由編委來完成,這需要視期刊自身特點(diǎn)來定。以《數(shù)學(xué)學(xué)報(bào)》為例,它是一個(gè)綜合性數(shù)學(xué)學(xué)術(shù)期刊,范圍涵蓋基礎(chǔ)數(shù)學(xué)和應(yīng)用數(shù)學(xué)多達(dá)十幾個(gè)學(xué)科,初審分為編輯初審和編委初審兩個(gè)環(huán)節(jié)。編輯初審作為初審的第一道關(guān),主要審查如下幾個(gè)方面:稿件內(nèi)容是否符合刊登范圍;編排質(zhì)量是否能達(dá)到基本要求;語言表達(dá)是否通順流暢。編委初審主要審查稿件選題是否有意義,所做的工作是否具有一定的創(chuàng)新性。只有通過了編輯初審和編委初審,稿件才能送外審專家進(jìn)行同行評(píng)議,進(jìn)一步核實(shí)創(chuàng)新性和證明的細(xì)節(jié)。

以《數(shù)學(xué)學(xué)報(bào)》為例,每年投稿約900篇,其中約100篇經(jīng)編輯初審直接退稿(退稿周期約3天),剩下約800篇稿件提交給各學(xué)科編委處理(注:提交給編委的稿件記為有效稿件,下文的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)均以有效稿件為對(duì)象)。近幾年通過加大初審力度,編委初審?fù)烁迓拭黠@上升,從2009年31%上升到2015年54%(退稿周期也由63天下降到30天,見表1)。相應(yīng)地,送外審比例從69%下降到46%。大部分稿件在初審階段被篩除,剩下的部分送外審專家審稿,這樣,外審專家的退審情況明顯好轉(zhuǎn),減少了稿件在審稿環(huán)節(jié)的反復(fù)送審。與此同時(shí),外審專家的審稿質(zhì)量也得到了保證。雖然初審?fù)烁迓拭黠@上升,但是由于編輯初審和編委初審分工合理,退稿更準(zhǔn)確并且退稿速度更快,因此絕大部分作者都比較滿意且認(rèn)可退稿決定。

合理的稿件送審結(jié)構(gòu)是保證審稿質(zhì)量、縮短審稿周期的一個(gè)有效手段。初審?fù)烁迓手苯記Q定了稿件送審結(jié)構(gòu)的合理性,過低的初審?fù)烁迓蕰?huì)造成送審的盲目性,過高的初審?fù)烁迓视挚赡軐?dǎo)致稿源不足。因此,優(yōu)化稿件送審結(jié)構(gòu)首先要確定好稿件初審?fù)烁迓省J紫?,我們需要明確如下幾個(gè)概念:

例如收稿100篇,經(jīng)初審?fù)烁?0篇,則初審?fù)烁迓蕿?0%,送外審50篇,其中退稿30篇,錄用20篇,則終審?fù)烁迓蕿?0/50=60%,稿件錄用率為20/100=20%。

稿件錄用率a,初審?fù)烁迓蔮及終審?fù)烁迓蔯有如下的關(guān)系式:

一般來說,稿件錄用率與期刊發(fā)文量有關(guān),期刊在運(yùn)行平穩(wěn)的情況下,當(dāng)年稿件錄用量應(yīng)與當(dāng)年的發(fā)文量相當(dāng)。因此,在期刊發(fā)文量不變的情況下,理想的稿件錄用率是可以確定的。初審環(huán)節(jié)一般由編輯部和編委進(jìn)行初步的篩選,并未進(jìn)入外審環(huán)節(jié)更進(jìn)一步的驗(yàn)證和評(píng)估,這些往往要由外審專家來完成,經(jīng)過外審專家評(píng)審后才能全面評(píng)估稿件的學(xué)術(shù)質(zhì)量。為保證退稿準(zhǔn)確性,初審?fù)烁迓蕬?yīng)小于或等于終審?fù)烁迓剩布碽≤c。那么可以得到如下關(guān)系式:

表1 編委初審?fù)烁迩闆r

也即

若a=30%,則b≤45%≤c

若a=20%,則b≤55%≤c

若a=15%,則b≤61%≤c

由此可見,在稿件錄用率確定的情況下,可以確定合適的初審?fù)烁迓史秶?。例如《?shù)學(xué)學(xué)報(bào)》目前的稿件錄用率為15%,終審?fù)烁迓蕿?0%~70%,初審?fù)烁迓蕿?4%,這樣的稿件送審結(jié)構(gòu)是合適的。

2.2 提高稿件送審效率

稿件送審時(shí)經(jīng)常會(huì)遇到選擇的審稿專家與稿件研究領(lǐng)域不符,或者審稿專家擔(dān)任較多社會(huì)職務(wù)沒有時(shí)間審稿等情形,以致于需要重新挑選審稿專家。審稿專家的選擇是否合適會(huì)影響審稿周期。通過詳細(xì)記錄審稿專家研究領(lǐng)域、研究興趣,社會(huì)職務(wù)等信息并及時(shí)更新,不斷完善審稿專家數(shù)據(jù)庫,可以提高稿件送審準(zhǔn)確性。

對(duì)于實(shí)行編委負(fù)責(zé)制的期刊,編委負(fù)責(zé)選擇外審專家送審(編委本人也可以作為審稿專家),并決定稿件錄用與否。編委的工作效率,如送審是否及時(shí),直接影響審稿周期。提高編委工作效率,縮短編委處理周期,相比較而言比縮短審稿專家審稿周期更具可控性和可操作性。考察編委工作情況需要數(shù)據(jù)支持,不僅要統(tǒng)計(jì)分析編委處理稿件篇數(shù)(包括錄用、退稿、處理中)這樣的基本數(shù)據(jù),還要考慮編委處理稿件所需時(shí)間。

編委處理周期包括錄用周期、退稿周期。利用數(shù)據(jù)分析方法,定期統(tǒng)計(jì)每個(gè)編委的處理周期并制作成圖表(見圖1,其中粗橫線表示目標(biāo)值,分別表示200天和100天,字母a—l表示各學(xué)科編委)。對(duì)于處理周期超目標(biāo)值的編委,我們逐一通過郵件提醒,要求他們將處理周期控制在目標(biāo)值以內(nèi)。經(jīng)多次提醒處理周期仍然過長(zhǎng)的,提交給主編,請(qǐng)主編協(xié)調(diào)解決。對(duì)于處理周期過長(zhǎng)的原因,還可以作進(jìn)一步的分析,如結(jié)合編委處理稿件篇數(shù)等,與主編、編委溝通找出原因。如果由于稿件過多導(dǎo)致該編委處理速度慢,可以考慮增加編委。

編委工作效率的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析,一方面,可以有針對(duì)性地推動(dòng)編委工作;另一方面,可以為編委的退出機(jī)制提供數(shù)據(jù)支持。

通過優(yōu)化稿件送審結(jié)構(gòu),提高稿件送審效率能有效地縮短稿件審稿周期。圖2表示《數(shù)學(xué)學(xué)報(bào)》近五年審稿周期變化情況,其中平均錄用周期已經(jīng)下降了近一半。

圖1 編委處理周期(2015年度)

圖2 近五年審稿周期變化情況

編委錄用的稿件數(shù)量直接影響接下來的編輯加工周期和排隊(duì)等候發(fā)表時(shí)間。因此控制稿件錄用率也是控制發(fā)表周期的一個(gè)重要手段。

3 控制稿件錄用率

稿件錄用率是衡量期刊質(zhì)量的一個(gè)重要指標(biāo)。一般來說,優(yōu)秀期刊的錄用率<20%,頂尖期刊錄用率<10%,如國(guó)際頂尖數(shù)學(xué)期刊Ann ofMath錄用率約為4%。有關(guān)稿件錄用率與期刊質(zhì)量、發(fā)表周期之間的關(guān)系的研究,請(qǐng)參見[8-10]。

例如,2009年《數(shù)學(xué)學(xué)報(bào)》稿件積壓嚴(yán)重(大約有一年半的存量),當(dāng)時(shí)的錄用率為32%(249篇),不僅大于20%的優(yōu)秀期刊錄用標(biāo)準(zhǔn),也遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了當(dāng)年發(fā)表的論文量(167篇),進(jìn)一步加重了稿件積壓??紤]到稿源很充足且穩(wěn)定,編輯部在編委會(huì)上提出要提高錄用標(biāo)準(zhǔn),降低稿件錄用率。但是2010年稿件錄用率不降反升,為33%。這說明僅有明確的解決措施是不夠的,還需要定期監(jiān)控相關(guān)數(shù)據(jù)保障措施的進(jìn)一步落實(shí)。

考慮到編委處理稿件時(shí),只關(guān)注稿件質(zhì)量,往往沒有數(shù)量的概念,記不清錄用多少篇,退稿多少篇,因此有必要將更詳實(shí)的數(shù)據(jù)呈現(xiàn)給編委。我們定期統(tǒng)計(jì)每個(gè)編委的稿件錄用率,以及所有編委的平均錄用率,設(shè)定短期目標(biāo)值。對(duì)于超目標(biāo)值的編委,我們發(fā)郵件告知其處理稿件的詳細(xì)數(shù)據(jù),并提醒他將錄用率控制在目標(biāo)值以下。經(jīng)過一段時(shí)間的實(shí)施,取得了明顯的效果。

通過定期監(jiān)控編委處理稿件的數(shù)據(jù),《數(shù)學(xué)學(xué)報(bào)》逐步有效地控制了錄用率,近幾年錄用率變化情況和完成目標(biāo)情況請(qǐng)見表2和圖3。目前稿件錄用率為15%,稿件約有5個(gè)月的存量(月刊),運(yùn)行狀況良好。稿件錄用率的控制范圍需根據(jù)期刊的實(shí)際情況,以不造成稿件積壓,又能保證正常出刊為宜。在稿源穩(wěn)定且存稿量合適的情況下,當(dāng)年的稿件錄用量應(yīng)與發(fā)文量相當(dāng)。

表2 稿件錄用率變化情況

圖3 控制錄用率完成目標(biāo)情況

4 縮短編輯加工周期

錄用的稿件需經(jīng)過編輯加工方能出版,一般來說,編輯加工主要包括使用期刊的模板編排(初排),校對(duì)(通常兩?;蛉#薷男?duì),給作者發(fā)校樣這四個(gè)環(huán)節(jié)??s短編輯加工周期一般采取的方式是加快每個(gè)環(huán)節(jié)的加工周期,如果人力充足,做到這一點(diǎn)不難。但是目前很多編輯部人手相對(duì)不足,只能通過提高工作效率來縮短編輯加工周期。既要提高單個(gè)環(huán)節(jié)的工作效率,也要充分利用各個(gè)環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)配合來縮短加工周期。

拿“初排”這單個(gè)環(huán)節(jié)來說,這是編輯加工的第一道關(guān),初排的質(zhì)量和效率直接關(guān)系到后面的校對(duì)和修改校對(duì)等環(huán)節(jié)。數(shù)學(xué)、物理等領(lǐng)域科技期刊一般使用LaTeX排版,一個(gè)簡(jiǎn)單高效的LaTeX模版就能提高初排的質(zhì)量和效率?!稊?shù)學(xué)學(xué)報(bào)》設(shè)計(jì)了一個(gè)新的LaTeX模版(關(guān)于模版設(shè)計(jì)的理念和方法,請(qǐng)參見文[7]),新模版的使用減少了很多格式調(diào)整,甚至誤改等問題,專業(yè)編輯過去平均需要40分鐘才能完成一篇稿件的初排工作,現(xiàn)在不到10分鐘即可輕松完成,工作效率是原來的4倍多。按每年加工200篇稿件來算,僅初排環(huán)節(jié)就能節(jié)省100多個(gè)小時(shí)。另外,新模板不僅提高了初排質(zhì)量和效率,對(duì)接下來的校對(duì)和修改等環(huán)節(jié)的效率也同樣有所提高。

各個(gè)環(huán)節(jié)之間的協(xié)調(diào)配合能有效地縮短編輯加工周期。大多數(shù)期刊編輯恐怕都有這樣的經(jīng)歷:有時(shí)案頭堆滿了稿件,加班加點(diǎn)都做不完,有時(shí)好幾天都沒有一篇稿件,又無事可做。這就說明編輯加工各環(huán)節(jié)之間的配合不夠協(xié)調(diào)。我們來看一個(gè)簡(jiǎn)單的例子,有20篇稿件需要進(jìn)行兩遍校對(duì)(一校和二校),假設(shè)編輯A和B一天校一篇,如果編輯A將20篇稿件全部校完再交給編輯B校對(duì),那么整個(gè)校對(duì)過程需40天;如果編輯A和B同時(shí)進(jìn)行校對(duì),校對(duì)完成后立即提交給對(duì)方進(jìn)入下一校,則只需20天即可完成。這個(gè)例子說的是一校和二校之間的配合問題,編輯加工其它環(huán)節(jié)的配合亦同此理。

判斷各個(gè)環(huán)節(jié)之間的配合是否協(xié)調(diào),一個(gè)簡(jiǎn)單有效的方法是數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和分析,可以根據(jù)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分配每人的工作量,并按均勻化的原則進(jìn)行更細(xì)致的協(xié)調(diào)。如表3統(tǒng)計(jì)了編輯加工的各個(gè)流程,同時(shí)也反映每個(gè)月新錄用和新組版稿件量。編輯加工中初排、校對(duì)、修改校對(duì)、發(fā)校樣這幾個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)應(yīng)比較均勻,若某個(gè)環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)特別大或特別小,則說明進(jìn)度不合理,配合不夠協(xié)調(diào)。

表3 統(tǒng)計(jì)每月編輯加工狀況

縮短編輯加工周期,還需要加強(qiáng)時(shí)間控制,初排(3 天)、校對(duì)(5 天,兩校)、修改校對(duì)(5 天)、給作者發(fā)校樣(3天)這幾個(gè)主要環(huán)節(jié)可控制在16個(gè)工作日內(nèi),加上與作者的郵件來往,以及作者修改論文(2-3周)的時(shí)間,一篇稿件的編輯加工周期約45天。

表3同時(shí)統(tǒng)計(jì)了每月存稿量,這也是期刊運(yùn)行的一個(gè)重要數(shù)據(jù)。第3節(jié)中控制稿件錄用率就需要以存稿量數(shù)據(jù)為依據(jù)。期刊作為連續(xù)出版物,需要一定的存量以保證正常出版。但是如果存量過多,排隊(duì)等候需半年,甚至1年,2年,就會(huì)造成稿件積壓,發(fā)表周期過長(zhǎng)。從表3可以看出,2012年10月存稿量為152篇,按當(dāng)時(shí)每期發(fā)表16篇(每月1期)來計(jì)算,這相當(dāng)于9.5個(gè)月的存稿,即發(fā)表周期需多加9.5個(gè)月。依此類推,2015年9月有5個(gè)月的存稿。

5 結(jié)語

基于合理的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和分析能為期刊發(fā)展提供確切的依據(jù),找到有效的解決方案。我們提出了縮短科技期刊論文發(fā)表周期的解決措施,利用數(shù)據(jù)論證解決措施的有效性,并通過定期監(jiān)控各環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)保障措施的進(jìn)一步落實(shí)。例如,《數(shù)學(xué)學(xué)報(bào)》的論文發(fā)表周期自2011年至今縮短了近一半,由814天逐步縮短到461天。

進(jìn)一步細(xì)分發(fā)表周期可知,發(fā)表周期=審稿周期+存稿量對(duì)應(yīng)的時(shí)間+編輯加工周期+其它時(shí)間(送印刷廠等)。以《數(shù)學(xué)學(xué)報(bào)》的數(shù)據(jù)為例,2015年平均發(fā)表周期約為460天,其中平均錄用周期約為240天,存稿量對(duì)應(yīng)的時(shí)間約150天,編輯加工周期約45天。通過本文所述各項(xiàng)方法和實(shí)踐,從上面這些數(shù)據(jù),讀者可以發(fā)現(xiàn)《數(shù)學(xué)學(xué)報(bào)》的各環(huán)節(jié)的處理周期已經(jīng)初步達(dá)到了一個(gè)合理和平穩(wěn)的狀態(tài)。

事實(shí)上,數(shù)據(jù)分析方法可以應(yīng)用到期刊運(yùn)行的方方面面,如期刊影響力,期刊宣傳等。本文因篇幅所限,不便展開,將在后續(xù)工作中與各編輯同仁共同探討。

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