張友舜

PDCA循環(huán)在醫(yī)院固定資產(chǎn)賬實(shí)管理中的應(yīng)用

張友舜

針對(duì)固定資產(chǎn)管理中出現(xiàn)的賬實(shí)不符狀況，文章探討運(yùn)用PDCA循環(huán)持續(xù)改進(jìn)固定資產(chǎn)管理、降低賬實(shí)不符率、提升醫(yī)院固定資產(chǎn)管理質(zhì)量的思路和體會(huì)。

PDCA;管理;固定資產(chǎn);賬實(shí)

【Author's address】 Subei People's Hospital of Jiangsu Province，Yangzhou，225001，China

我院是一所大型綜合性三級(jí)甲等醫(yī)院。近年來，隨著醫(yī)院的發(fā)展，醫(yī)院固定資產(chǎn)的規(guī)模和價(jià)值也不斷擴(kuò)大。固定資產(chǎn)數(shù)量多、分布散的特點(diǎn)，給管理帶來一定的難度。規(guī)范有序地管理固定資產(chǎn)，對(duì)實(shí)現(xiàn)其賬實(shí)相符、提升固定資產(chǎn)管理質(zhì)量、促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。

1 PDCA模式

PDCA循環(huán)模式，分為:計(jì)劃(Plan);實(shí)施(Design);檢查(Check);處理(Act)階段，對(duì)總結(jié)檢查的結(jié)果進(jìn)行處理，成功的經(jīng)驗(yàn)加以肯定并適當(dāng)推廣、標(biāo)準(zhǔn)化;失敗的教訓(xùn)加以總結(jié)，未解決的問題放到下一個(gè)PDCA循環(huán)里，是大環(huán)套小環(huán)階梯式上升的過程。其特點(diǎn)注重的是細(xì)節(jié)量化、環(huán)節(jié)監(jiān)控、全程互動(dòng)［1］。是一個(gè)質(zhì)量持續(xù)改進(jìn)的循環(huán)模型，也是提升全面質(zhì)量管理所應(yīng)遵循的科學(xué)程序。

2 PDCA模式應(yīng)用

醫(yī)院在固定資產(chǎn)管理中，應(yīng)用PDCA模式，通過質(zhì)量管理計(jì)劃制定、組織實(shí)現(xiàn)、自我評(píng)價(jià)并不斷改進(jìn)，實(shí)現(xiàn)質(zhì)量與安全的持續(xù)改進(jìn)［2］，以期實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)賬賬、賬實(shí)相符，促進(jìn)醫(yī)院固定資產(chǎn)管理質(zhì)量的提升。

2.1 P階段

2.1.1 賬實(shí)現(xiàn)狀

1月初，醫(yī)院對(duì)全院固定資產(chǎn)進(jìn)行了一次全面清查。35798項(xiàng)固定資產(chǎn)中，賬實(shí)不符1350項(xiàng)，幾乎每個(gè)部門都不同程度地存在賬實(shí)不符狀況。全院固定資產(chǎn)賬實(shí)不符率達(dá)4%。

2.1.2 原因分析

醫(yī)院固定資產(chǎn)賬實(shí)不符存在多方面原因，主要表現(xiàn)在:

2.1.2.1 組織架構(gòu)不合理 醫(yī)院財(cái)務(wù)、醫(yī)療、后勤等相關(guān)部門因缺乏相互溝通與協(xié)調(diào)，在管理過程中，時(shí)常出現(xiàn)管理上的脫節(jié)，后續(xù)管理缺乏協(xié)調(diào)性。加之使用部門管理意識(shí)淡薄，不設(shè)專人對(duì)賬實(shí)實(shí)行管理。

2.1.2.2 信息系統(tǒng)初始數(shù)據(jù)錄入失真 系統(tǒng)在初始設(shè)置時(shí)，相關(guān)人員缺乏責(zé)任心，未對(duì)照資產(chǎn)原始數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入，造成錄入系統(tǒng)臺(tái)賬與原有數(shù)據(jù)出現(xiàn)偏差，出現(xiàn)失真。

2.1.2.3 系統(tǒng)信息化管理不強(qiáng) 系統(tǒng)僅應(yīng)用于資產(chǎn)的出入庫(kù)管理，資產(chǎn)的記賬、報(bào)表的生成還無法直接從資產(chǎn)信息系統(tǒng)獲得相關(guān)數(shù)據(jù)支持，與財(cái)務(wù)無相關(guān)接口，信息資源交換與共享性差;動(dòng)態(tài)管理醫(yī)院固定資產(chǎn)的程度不高。

2.1.3 設(shè)定目標(biāo)

2.1.3.1 統(tǒng)籌協(xié)調(diào) 院領(lǐng)導(dǎo)親自參與相關(guān)部門的溝通和交流，宣傳全員參與固定資產(chǎn)管理的重要性，為固定資產(chǎn)管理營(yíng)造良好環(huán)境。

2.1.3.2 多方參與 財(cái)務(wù)、醫(yī)療設(shè)備、總務(wù)后勤、信息相關(guān)部門根據(jù)在固定資產(chǎn)管理過程中出現(xiàn)的問題，多次進(jìn)行分析，找尋對(duì)策，制定流程。

2.1.3.3 設(shè)定目標(biāo) 制定方案，設(shè)定相應(yīng)的目標(biāo)，將賬實(shí)不符率降低至1.5%。

2.2 D階段

根據(jù)前期分析和設(shè)定的目標(biāo)，各部門明確責(zé)職，依據(jù)流程，實(shí)施管理。

2.2.1 全方位多部門協(xié)調(diào)管理 醫(yī)院設(shè)立資產(chǎn)管理科，完善制度，優(yōu)化流程，協(xié)調(diào)各部門，全過程對(duì)醫(yī)院固定資產(chǎn)實(shí)行統(tǒng)一管理［3］。

2.2.2 提升系統(tǒng)功能 信息部門規(guī)范建立固定資產(chǎn)信息臺(tái)帳核算單元字典，對(duì)固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)，增加固定資產(chǎn)內(nèi)涵使用功能，提升固定資產(chǎn)動(dòng)態(tài)信息管理平臺(tái)。

圖1 賬實(shí)不符原因魚骨圖分析

2.2.3 加強(qiáng)日常管理 使用部門設(shè)立固定固定資產(chǎn)管理人員，明確科室負(fù)責(zé)人為設(shè)備管理第一責(zé)任人。規(guī)范設(shè)備出入庫(kù)、交接、報(bào)廢手續(xù)。不定期查看賬卡物是否一致，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查明原因并報(bào)資產(chǎn)管理部門。

2.2.4 完善管理流程 管理部門統(tǒng)一資產(chǎn)一二三級(jí)單元口徑，規(guī)范設(shè)備條碼標(biāo)識(shí)，粘貼于設(shè)備醒目位置，對(duì)固定資產(chǎn)實(shí)行分級(jí)管理。采用PDA等信息工具實(shí)地清查固定資產(chǎn)。

2.2.5 強(qiáng)化考核機(jī)制 資產(chǎn)管理科定期對(duì)賬賬、賬實(shí)進(jìn)行核對(duì)，查明賬賬、賬實(shí)不符原因，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)處理。對(duì)全院固定資產(chǎn)使用情況進(jìn)行督查、考核，根據(jù)考核內(nèi)容，賦予相應(yīng)的分值。

2.3 C階段

資產(chǎn)管理科依據(jù)醫(yī)院固定資產(chǎn)管理考核方案，對(duì)使用設(shè)備單元進(jìn)行考核、記錄與督查。遇設(shè)備變動(dòng)較多科室，尤其是搬遷科室，幫助其逐一核查變動(dòng)設(shè)備的來龍去脈。對(duì)賬實(shí)不符的設(shè)備，了解分析其不符具體原因，對(duì)督查中發(fā)現(xiàn)的問題，本著公正原則，查明原因，做到公平評(píng)價(jià)，合理賦分。

對(duì)擬調(diào)撥、報(bào)廢設(shè)備申請(qǐng)單據(jù)存在的遺漏的情況，指導(dǎo)其科室資產(chǎn)管理人員，按醫(yī)院固定資產(chǎn)管理相關(guān)規(guī)章制度及流程的規(guī)定，補(bǔ)辦理相關(guān)手續(xù)。

4月底，醫(yī)院對(duì)固定資產(chǎn)賬實(shí)相符情況進(jìn)行了一次抽查，涉及40個(gè)醫(yī)技核算單元12580項(xiàng)設(shè)備。

2.4 A階段

此環(huán)節(jié)是階段性的總結(jié)和修訂，將成功的經(jīng)驗(yàn)加以推廣，找出的差距和尚未解決的問題加以修訂，以此作為下一階段的動(dòng)力和依據(jù)［4］。

2.4.1 效果確認(rèn) 統(tǒng)計(jì)結(jié)果，12580項(xiàng)設(shè)備中，賬實(shí)不符的設(shè)備確認(rèn)為220項(xiàng)，賬實(shí)不符率占1.75%。

表1 實(shí)施前后效果比較

2.4.2 存在問題 檢查中，發(fā)現(xiàn)有部分科室設(shè)備，仍存在無人管理情況，存在不定期進(jìn)行盤點(diǎn)現(xiàn)象。個(gè)別人員不熟悉設(shè)備調(diào)撥報(bào)廢手續(xù)辦理事宜，存在資產(chǎn)隨意丟放狀況。

2.4.3 持續(xù)改進(jìn) 資產(chǎn)管理科，定期將意見和問題以表格或通知形式逐條反饋到相關(guān)職能部門和科室，進(jìn)行原因分析和改進(jìn)［5］。管理部門，對(duì)存在的問題，研究落實(shí)各環(huán)節(jié)節(jié)點(diǎn)管理人員，調(diào)整相關(guān)人員責(zé)職范圍，完善固定資產(chǎn)關(guān)鍵環(huán)節(jié)管理工作流程。

4 結(jié)論

PDCA循環(huán)運(yùn)用了科學(xué)的管理理念和處理方法，是推動(dòng)工作、發(fā)現(xiàn)問題和解決問題的有效途徑［6-7］。PDCA模式，克服了傳統(tǒng)管理固定資產(chǎn)中出現(xiàn)的盲目性、隨意性的缺點(diǎn)，促進(jìn)了醫(yī)院資產(chǎn)管理的有序性，增強(qiáng)了各部門固定資產(chǎn)管理意識(shí)，使醫(yī)院賬賬、賬實(shí)不符現(xiàn)象得到明顯改觀。一定程度上提升了醫(yī)院固定資產(chǎn)管理質(zhì)量，優(yōu)化了資產(chǎn)資源配置。

［1］張中華，劉曉斌.醫(yī)院科研工作體會(huì)［J］.實(shí)用醫(yī)藥雜志，2008，25(8):1016-1018.

［2］張艷麗，王圣友，王吉善，等.PDCA應(yīng)用于醫(yī)院管理的價(jià)值分析［J］.中國(guó)衛(wèi)生質(zhì)量管理，2015，22(3):4-5.

［3］張友舜.新會(huì)計(jì)制度下公立醫(yī)院提高固定資產(chǎn)管理質(zhì)量的實(shí)踐［J］.江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理，2012，6(23):99-101.

［4］鄧新征，楊細(xì)妹，張麗興.運(yùn)用“PDCA”循環(huán)法進(jìn)行護(hù)理績(jī)效管理的體會(huì)［J］.現(xiàn)代醫(yī)院，2012，12(12):84-85.

［5］王桂梅，周 群，秦 華，等.應(yīng)用PDCA循環(huán)管理持續(xù)改進(jìn)醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量［J］.現(xiàn)代醫(yī)院，2015，15(2):92-97.

［6］宋琳琳，馬文江.運(yùn)用PDCA循環(huán)模式促進(jìn)臨床路徑關(guān)健環(huán)節(jié)的持續(xù)改進(jìn)［J］.中國(guó)衛(wèi)生事業(yè)管理，2012，29(3):179-181.

［7］吳立英，春曉，馬敬香，等.QC活動(dòng)在降低PICU患兒補(bǔ)液外滲發(fā)生率的應(yīng)用［J］.廣州醫(yī)藥，2015，46(1):67-69.

PDCA Cycle in Hospital Fixed Assets Management of the Accounts

ZHANG Youshun

For fixed asset management account does not match the real situation，this article discusses the applying PDCA to continuous improvement of the management of fixed assets，reduce the account does not match the real rate，improve the quality of hospital fixed assets management ideas and experience.

PDCA;Management;Fixed Assets;Account Real

R197.322

:Adoi:10.3969/j.issn.1671-332X.2016.08.048

張友舜:江蘇省蘇北人民醫(yī)院 江蘇揚(yáng)州 225001