徐淑敏

摘要：會計(jì)檔案是記載一個單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生過程，能反映每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的基本情況。從當(dāng)今社會因經(jīng)濟(jì)問題而牽涉出的經(jīng)濟(jì)案件來看，會計(jì)檔案作為經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)的資料，是明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的重要材料，如何管好、用好這些資料，使會計(jì)資料不被損壞、丟失很重要。

關(guān)鍵詞：會計(jì)檔案 歸檔 整理 管理

會計(jì)檔案管理主要指在財(cái)務(wù)環(huán)節(jié)的管理和綜合檔案室的管理。在財(cái)務(wù)環(huán)節(jié)的管理是指因經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生而形成的原始票據(jù)、原始報(bào)銷單、、會計(jì)憑證，賬簿等資料；其次是通過整理裝訂成冊的資料移交綜合檔案的后期管理。會計(jì)檔案在財(cái)務(wù)部門的管理是財(cái)務(wù)管理的最后一個環(huán)節(jié)，容易忽視，引起很多問題。怎樣才能管好、用好會計(jì)檔案，結(jié)合工作實(shí)際，談?wù)勎覍?jì)檔案管理工作的認(rèn)識和解決實(shí)際問題的途徑。

一、會計(jì)資料的歸檔范圍與要求

會計(jì)檔案是指因經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生開據(jù)的原始票據(jù)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字而成的原始報(bào)銷單、財(cái)務(wù)部門填制的會計(jì)憑證，賬簿、會計(jì)報(bào)表等資料。明確會計(jì)檔案的歸檔范圍，是做好會計(jì)檔案管理工作的前提條件和重要保證。

（一）會計(jì)資料歸檔范圍主要包括以下四個方面：

1、會計(jì)憑證

它是根據(jù)審核無誤的原始憑證編制，載有反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會計(jì)分錄及簡要內(nèi)容，是直接作為記賬依據(jù)的書面文件。是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書面證明。

2、會計(jì)賬簿

會計(jì)賬簿是把分散在會計(jì)憑證上的大量核算資料，加以集中和歸類整理，用來序時(shí)分類地全面記錄一個經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生過程的會計(jì)簿籍。

3、財(cái)務(wù)報(bào)告

是正式對外表達(dá)會計(jì)信息的書面文件，由會計(jì)報(bào)表和財(cái)務(wù)情況說明書構(gòu)成，是企業(yè)向外傳遞會計(jì)信息的主要手段，是會計(jì)人員根據(jù)日常會計(jì)核算資料歸集、加工、匯總而形成的結(jié)果，是會計(jì)核算的最終產(chǎn)品。

4、其他會計(jì)核算資料

其他會計(jì)核算資料屬于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)范疇，與會計(jì)核算、會計(jì)監(jiān)督緊密相關(guān)的有關(guān)數(shù)據(jù)資料。如：經(jīng)濟(jì)合同、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)資料等。

（二）會計(jì)檔案的歸檔要求

述會計(jì)檔案歸檔范圍所提到的會計(jì)資料均應(yīng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求進(jìn)行整理、裝訂成冊，并裝入專門會計(jì)憑證盒，按要求填寫盒上各項(xiàng)內(nèi)容。裝訂成冊的憑證也要填寫裝訂人，主管會計(jì)等。

財(cái)務(wù)部門當(dāng)年形成的會計(jì)資料，經(jīng)過整理、裝訂的檔案資料可在財(cái)務(wù)部門保管一年，一年后，應(yīng)移交檔案綜合管理部門，移交時(shí)應(yīng)編制移交清冊。

二、會計(jì)檔案在管理中存在的實(shí)際問題

會計(jì)檔案管理無論在財(cái)務(wù)管理環(huán)節(jié)，還是在綜合檔案室的管理，都存在一定問題，主要有以下幾種：

（一）檔案管理人員管理制度不健全

財(cái)務(wù)部門管理會計(jì)檔案期間，負(fù)責(zé)檔案資料的真實(shí)、準(zhǔn)確與完整，移交檔案室后，會計(jì)檔案管理的責(zé)任也轉(zhuǎn)嫁給了檔案管理人員。但是有些檔案管理人員沒有把管理責(zé)任重視起來，把移交來的會計(jì)檔案放入鐵皮柜，不整理，甚至不管；根本沒有起到管理的真正職責(zé)，甚至?xí)?jì)檔案丟失都不知道丟失的具體日期和時(shí)間。沒有制度約束，放任而為之，起不到監(jiān)管的職責(zé)。

（二）會計(jì)檔案整理不規(guī)范

會計(jì)檔案是由財(cái)務(wù)人員裝訂成冊，因財(cái)務(wù)人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案整理培訓(xùn)，在裝訂過程中沒有按照有關(guān)規(guī)定裝訂憑證，裝訂的部位不正確，或裝訂方法不正確，如會計(jì)憑證裝訂后沒有封粘，沒有會計(jì)人員簽章，封皮項(xiàng)目填寫不全等等。

（三）會計(jì)檔案保管期限不規(guī)范

會計(jì)檔案保管期限不規(guī)范最大的問題：一是檔案銷毀不及時(shí)，檔案室會計(jì)檔案超過銷毀日期10年甚至更多年，會計(jì)檔案積累過多，無處存放；二是檔案保管人員沒有檔案銷毀意識，有些檔案已超過保管期限多年，不去主動請示到期檔案銷毀問題；三是領(lǐng)導(dǎo)不重視，即使檔案管理人員有意識銷毀，但領(lǐng)導(dǎo)怕?lián)?zé)任而不去銷毀。

（四）會計(jì)檔案收集、整理的案卷質(zhì)量不高

會計(jì)人員是會計(jì)檔案材料形成、收集、整理的第一責(zé)任人，沒有經(jīng)過專門培訓(xùn)，不熟悉檔案整理的規(guī)范和要求，是導(dǎo)致會計(jì)檔案整理的案卷質(zhì)量不高主要原因。

（五）會計(jì)檔案管理不規(guī)范

會計(jì)檔案未按要求歸入單位檔案部門保管，而是由會計(jì)部門自行保管，多年不移交檔案室。甚至檔案柜不夠，將會計(jì)檔案裝入紙箱中，任意堆放，沒有順序、查找不方便。

三、解決檔案管理中存在實(shí)際問題的方法

（一）建立會計(jì)檔案管理制度，加強(qiáng)檔案管理者的管理職責(zé)

會計(jì)檔案管理從財(cái)務(wù)部門開始，有關(guān)會計(jì)人員，包括單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)意識，從源頭上把握會計(jì)檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)，建立健全會計(jì)檔案管理制度，用制度制約有關(guān)人員，從而嚴(yán)格把關(guān)，堵塞漏洞，避免差錯，無論那個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都能做到有章可循或有責(zé)可究。

（二）規(guī)范會計(jì)檔案管理工作，加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員檔案管理的培訓(xùn)學(xué)習(xí)

經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生、核算是會計(jì)檔案形成的源頭，源頭控制好了，才能確保會計(jì)資料真實(shí)與完整。而財(cái)務(wù)人員是將形成的會計(jì)資料整理成會計(jì)檔案的直接責(zé)任人，會計(jì)檔案的立卷、整理、歸檔直接影響會計(jì)檔案的案卷質(zhì)量。因此，應(yīng)首先從檔案源頭上控制，加強(qiáng)對財(cái)務(wù)有關(guān)人員對檔案管理及整理的知識業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使她們熟悉檔案整理的過程及組卷要求，以提高會計(jì)檔案的卷宗質(zhì)量的質(zhì)量。

（三）規(guī)范會計(jì)檔案的保管期限，加強(qiáng)檔案管理人員的主體責(zé)任

一是會計(jì)檔案移交檔案室之前，財(cái)務(wù)部門作為會計(jì)檔案管理的主體，要嚴(yán)格按照會計(jì)檔案管理的相關(guān)要求，指定專人負(fù)責(zé)，并按照有關(guān)要求配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施，保證會計(jì)資料的準(zhǔn)確與完整。二是嚴(yán)格按照會計(jì)檔案的管理期限，對保管到期的檔案，沒有經(jīng)濟(jì)糾紛的，應(yīng)銷毀。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出另行立卷，由會計(jì)檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止。

（四）規(guī)范檔案的銷毀管理制度，加強(qiáng)會計(jì)檔案的監(jiān)管力度

會計(jì)檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行，對于保管期滿需要銷毀的會計(jì)檔案，由檔案管理人員提出申請，經(jīng)過逐級審批同意后，與單位財(cái)務(wù)科的有關(guān)人員一同監(jiān)管銷毀，所有參加銷毀的人員在銷毀清冊上簽字并加蓋公章。單位領(lǐng)導(dǎo)、會計(jì)人員、檔案管理人員，要切實(shí)負(fù)責(zé)，加大共同監(jiān)管力度，逐步規(guī)范會計(jì)檔案的銷毀制度。

四、結(jié)束語

總之，在實(shí)際工作中，無論是財(cái)務(wù)人員，還是檔案管理人員，在會計(jì)檔案的形成以及收集、整理等管理的過程中，都要高度重視，從檔案管理的基礎(chǔ)工作做起，提高會計(jì)檔案管理工作水平，提高會計(jì)人員的業(yè)務(wù)技能和自身素質(zhì)，更好地為單位服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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