陳容韶

摘 要：在社會(huì)向科學(xué)化方向發(fā)展的背景下，衛(wèi)生院在檔案管理方面有了更新、更嚴(yán)格的要求。文章探究了目前衛(wèi)生院所進(jìn)行的檔案管理工作的實(shí)際情況，初步認(rèn)為以下幾個(gè)方面是檔案管理中較為嚴(yán)重和突出的問題：沒有健全的管理機(jī)制、缺少專業(yè)的管理人才、管理設(shè)備不夠科學(xué)等。在此基礎(chǔ)上，筆者認(rèn)為衛(wèi)生院在進(jìn)行檔案管理時(shí)，一定要引進(jìn)大量的專業(yè)人才、先進(jìn)的管理設(shè)備，并制定科學(xué)、可行的管理方案，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理朝著現(xiàn)代化方向邁進(jìn)。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生院；檔案管理；問題；對(duì)策

衛(wèi)生檔案是衛(wèi)生院管理與眾多項(xiàng)醫(yī)療活動(dòng)共同形成的一些歷史資料，衛(wèi)生院能夠憑借這些資料進(jìn)行管理，與此同時(shí)，衛(wèi)生院領(lǐng)導(dǎo)也可以根據(jù)這些資料做出科學(xué)、準(zhǔn)確的管理決策，從而推動(dòng)衛(wèi)生院的全面化、現(xiàn)代化建設(shè)。在衛(wèi)生院不斷改革的過(guò)程中，衛(wèi)生院所應(yīng)用的服務(wù)模式也發(fā)生了極大改變。此時(shí)，衛(wèi)生院在檔案管理方面便出現(xiàn)了眾多的問題，怎樣應(yīng)用有效的方法促使衛(wèi)生院實(shí)際檔案管理更加規(guī)范和科學(xué)，使管理工作的效率大幅度提升，是現(xiàn)在以及未來(lái)人們都應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注與探討的問題。對(duì)此，筆者對(duì)衛(wèi)生院在檔案管理過(guò)程中存在的問題和解決對(duì)策進(jìn)行了重點(diǎn)探究，詳細(xì)探究結(jié)果如下。

1 衛(wèi)生院在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的眾多問題

（一）沒有完善的管理機(jī)制

在社會(huì)快速發(fā)展以及進(jìn)步的過(guò)程中，致使檔案管理這項(xiàng)工作的形式開始向著多樣化方向發(fā)展，與此同時(shí)，檔案的范疇也越來(lái)越大，可是有一部分衛(wèi)生院依舊未建立健全的管理模式，進(jìn)而使衛(wèi)生院的現(xiàn)代化檔案管理進(jìn)程受到了阻礙。衛(wèi)生院在通常情況下，都是應(yīng)用分散模式對(duì)大量檔案材料進(jìn)行管理，沒有建立約束制度以及考核制度，且管理體制也有所欠缺，即使是制定了管理體制，也卻沒有相應(yīng)制約機(jī)制，執(zhí)行力大大不足[1]。與此同時(shí)，檔案管理技術(shù)不夠先進(jìn)，現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)成為眾多行業(yè)重視和應(yīng)用的一種管理方式，可是很多衛(wèi)生院依舊應(yīng)用傳統(tǒng)方式進(jìn)行檔案管理，未能緊跟時(shí)代的發(fā)展腳步。

（二）沒有先進(jìn)的管理設(shè)施

現(xiàn)在我國(guó)醫(yī)療保障體系在逐漸的完善，并且醫(yī)療條件也越來(lái)越高，此背景下，前來(lái)衛(wèi)生院就醫(yī)的人員開始增多，這樣需要衛(wèi)生院管理的檔案信息量也在增加，然而衛(wèi)生院卻沒有增加檔案管理設(shè)施，且還存在管理庫(kù)房較少、管理設(shè)備陳舊等問題，這些都阻礙了衛(wèi)生院檔案管理工作的發(fā)展。特別是在信息化水平快速提升的大背景下，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)大范圍的被應(yīng)用在檔案管理工作中，檔案的信息化要求不斷升高，衛(wèi)生院的計(jì)算機(jī)設(shè)備過(guò)于落后，致使衛(wèi)生院依舊應(yīng)用手工的方式來(lái)收集以及抽取資料，嚴(yán)重影響了工作效率，無(wú)法匹配衛(wèi)生院的信息化水平[2]。與此同時(shí)，由于設(shè)施條件不先進(jìn)、存放時(shí)間太長(zhǎng)、存放檔案的庫(kù)房過(guò)于老舊等眾多因素，致使經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失和破損的情況，無(wú)法使檔案局在檔案管理方面提出的要求得到滿足。

（三）沒有眾多的檔案管理人才

專業(yè)檔案管理人員的缺失，在一定程度上也制約檔案管理工作的發(fā)展，衛(wèi)生院在進(jìn)行檔案管理時(shí)，也必須增加一些素質(zhì)高、技術(shù)能力強(qiáng)、專業(yè)知識(shí)豐厚的管理人才，可是目前衛(wèi)生院卻沒有聘用和委派專門的人員對(duì)檔案進(jìn)行管理，而是應(yīng)用其他部門的非專業(yè)人員來(lái)進(jìn)行權(quán)權(quán)負(fù)責(zé)。這不僅阻礙了檔案管理工作的進(jìn)步以及發(fā)展，還致使檔案管理不夠清晰、標(biāo)示不明確、查找非常困難，從而影響了醫(yī)院其他工作的進(jìn)行[3]。

（四）對(duì)檔案的重視程度不夠，缺乏歸檔意識(shí)

部分衛(wèi)生院認(rèn)為檔案管理工作其實(shí)就是簡(jiǎn)單的進(jìn)行保管，不是衛(wèi)生院的主要工作，并且還不會(huì)創(chuàng)造很高的經(jīng)濟(jì)效益，平常只要保證檔案不丟失就可以了，這種錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，致使衛(wèi)生院忽視檔案管理工作，缺乏歸檔意識(shí)，進(jìn)而因?yàn)闅w檔工作沒有做好，牽連了衛(wèi)生院的其他工作，最后衛(wèi)生院的發(fā)展也受到了影響。

2 管理衛(wèi)生院檔案的辦法

（一）構(gòu)建完善的管理制度

其一，衛(wèi)生院的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對(duì)檔案管理加強(qiáng)重視，并從多方面給予大力支持，為檔案管理提供眾多的便利條件，并將檔案管理歸結(jié)到衛(wèi)生院重要管理內(nèi)容之中。與此同時(shí)，衛(wèi)生院還應(yīng)該建立一支專門管理檔案的隊(duì)伍，與衛(wèi)生院的業(yè)務(wù)一同建設(shè)、一同管理、一同發(fā)展。其二，衛(wèi)生院應(yīng)該清楚意識(shí)到檔案管理對(duì)于自身的發(fā)展來(lái)說(shuō)非常重要，并應(yīng)用新理念、新方法對(duì)檔案進(jìn)行管理，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理工作持續(xù)發(fā)展[4]。其三，衛(wèi)生院應(yīng)該按照衛(wèi)生部《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》和《檔案法》等一些法律法規(guī)，再根據(jù)自身管理檔案的需求，制定與自己?jiǎn)挝幌喾系墓芾碇贫?，健全管理制度，與此同時(shí)，還應(yīng)該建立明確的監(jiān)管責(zé)任制度以及考評(píng)制度，只有這樣檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)都能做到有法可依、有章可循，進(jìn)而保證檔案管理工作有序進(jìn)行。

（二）提高管理人員的素質(zhì)

衛(wèi)生院的檔案管理工作效果以及成敗會(huì)受到管理人員的操作水平與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)所影響，所以，衛(wèi)生院想要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理目標(biāo)，就必須建立一支專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)。把檔案人員的培養(yǎng)歸結(jié)到衛(wèi)生院培養(yǎng)人才的計(jì)劃當(dāng)中，提升管理檔案人員的綜合素質(zhì)。定期開展檔案知識(shí)培訓(xùn)，組織檔案管理者參加，通過(guò)知識(shí)培訓(xùn)、知識(shí)更新、繼續(xù)教育以及進(jìn)修學(xué)習(xí)等方法提高管理檔案人員的知識(shí)水平。與此同時(shí)，對(duì)于衛(wèi)生院檔案管理所具有的特殊性質(zhì)，應(yīng)該組織管理檔案人員經(jīng)常到臨床一線進(jìn)行深入調(diào)查和學(xué)習(xí)，經(jīng)常對(duì)檔案信息需求進(jìn)行更新，深入探究和歸納與檔案管理工作相適應(yīng)的方法，進(jìn)而促進(jìn)衛(wèi)生院的檔案管理工作快速發(fā)展。

（三）引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)施

在檔案管理朝著信息化方向發(fā)展的進(jìn)程中，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用會(huì)對(duì)檔案管理造成較為嚴(yán)重的影響，衛(wèi)生院一定要此點(diǎn)加強(qiáng)重視，引進(jìn)先進(jìn)、科學(xué)的設(shè)備以及技術(shù)，能夠促進(jìn)檔案管理工作邁向社會(huì)化[5]。其一，引進(jìn)存放檔案的技術(shù)和設(shè)備，例如：檔案柜、庫(kù)房、空調(diào)與檔案盒等。其二，在社會(huì)信息化不斷發(fā)展的過(guò)程中，計(jì)算機(jī)已經(jīng)被深入的應(yīng)用在檔案管理工作中，所以，醫(yī)院一定要積極應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)管理檔案，利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)，這樣在檢索過(guò)程中不但會(huì)更加方便和快捷，還可以提升檢索效率，節(jié)省大量的人力資源。

（四）應(yīng)用信息技術(shù)，做好檔案創(chuàng)新服務(wù)工作

首先，建立完善的檔案信息網(wǎng)頁(yè)，在網(wǎng)上建立便捷的服務(wù)，這樣衛(wèi)生院中的檔案管理人員就可以通過(guò)衛(wèi)生院網(wǎng)站對(duì)網(wǎng)頁(yè)進(jìn)行制作，并讓管理檔案的服務(wù)系統(tǒng)與本衛(wèi)生院的網(wǎng)站相連接，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)檢索、管理和利用檔案信息，并為廣大人民群眾以及醫(yī)務(wù)人員提供良好的信息服務(wù)。其次，對(duì)檔案數(shù)據(jù)管理中心進(jìn)行建設(shè)。衛(wèi)生院可以聯(lián)系當(dāng)?shù)貦n案館，共同建立一個(gè)完善的檔案管理中心，我們可以應(yīng)用這個(gè)中心收集單位的眾多歸檔文件，同時(shí)在網(wǎng)站上為人們提供一些非保密或限制性文件查詢，使信息服務(wù)變得更加便捷。此外，管理檔案的工作人員還可以對(duì)挖掘技術(shù)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)加以應(yīng)用，以方便衛(wèi)生院領(lǐng)導(dǎo)以及上級(jí)部門可以準(zhǔn)確掌握醫(yī)療衛(wèi)生方面的信息。最后，自動(dòng)上傳和收集電子文件，現(xiàn)在管理檔案的工作人員在建設(shè)檔案信息時(shí)，通常都是“單兵作戰(zhàn)”，把所用的檔案信息都放置在同一臺(tái)電腦之上，這樣不但不能實(shí)現(xiàn)信息共享，還無(wú)法保證信息的安全。相比于紙質(zhì)檔案的收集，檔案信息的收集、轉(zhuǎn)存以及保存變得更加方便，所以，檔案管理部門完全可以嘗試應(yīng)用“一鍵保存”這種功能管理檔案，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)第一時(shí)間收集檔案信息目標(biāo)。

（五）讓衛(wèi)生院工作人員學(xué)習(xí)《檔案法》，進(jìn)而自覺的對(duì)檔案進(jìn)行歸檔處理

增加檔案工作的宣傳力度，讓衛(wèi)生院中的領(lǐng)導(dǎo)、職工和檔案工作人員都意識(shí)到檔案工作的重要，從而更好的投入到檔案管理工作當(dāng)中?！稒n案法》中明確規(guī)定：在進(jìn)行檔案歸檔工作時(shí)，一定要建設(shè)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和分級(jí)管理這兩項(xiàng)原則，進(jìn)而使檔案可以保持完整，以便為社會(huì)眾多領(lǐng)域提供服務(wù)。

3 結(jié)語(yǔ)

總之，衛(wèi)生院開展檔案管理工作的主要目的就是促使檔案作用得到最大發(fā)揮，衛(wèi)生院在實(shí)施檔案管理時(shí)，一定要根據(jù)衛(wèi)生院管理的各種不同需求，不斷地深入探索和發(fā)展，找尋最科學(xué)、最有效的方法來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理，進(jìn)而在保證檔案實(shí)際利用率得到進(jìn)一步提升，促進(jìn)衛(wèi)生院健康發(fā)展。

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