李慧英　馬麟

摘 要：企業(yè)文書檔案作為記錄企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的有力載體和記錄，是企業(yè)文化的重要組成部分，也是企業(yè)在運營過程中對相關(guān)問題有據(jù)可查的依據(jù)，因此，對于企業(yè)的文書檔案管理要格外重視，才能保證企業(yè)在企業(yè)文化建設(shè)完善、日常生產(chǎn)經(jīng)營中的各項工作都真實可查。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；文書檔案；管理

1 企業(yè)文書檔案管理的意義

文書檔案是機關(guān)、團體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復(fù)、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結(jié)等。企業(yè)的文書檔案是企業(yè)各項經(jīng)營活動的記錄，是對以往的真實再現(xiàn)，匯集了企業(yè)發(fā)展的大量資料和信息，不僅對企業(yè)回顧發(fā)展有著重要的作用，對于企業(yè)關(guān)于未來的發(fā)展前景提供了可借鑒的經(jīng)驗記錄。企業(yè)文書檔案的管理完善，將企業(yè)以往發(fā)展的各項工作用文字記錄下來，形成檔案并根據(jù)不同的類別分門放置，有利于企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中出現(xiàn)問題時及時、準確、快速地找到問題關(guān)鍵點，為迅速解決問題提供了可能。從企業(yè)的文書檔案中，可以找到企業(yè)過去發(fā)展的軌跡，可以為企業(yè)未來發(fā)展提供可供借鑒的資料和數(shù)據(jù)，使得企業(yè)的管理層在做決策時能夠更加有針對性和準確性。同時，企業(yè)文書檔案的建立和管理，是建立健全企業(yè)文化的一部分，對于企業(yè)宣傳和企業(yè)核心競爭力的形成具有重要作用。因此，對企業(yè)文書檔案進行有效管理，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中不可或缺的部分，也是完善企業(yè)發(fā)展機制的一個重要組成部分。

2 當前企業(yè)文書檔案管理存在的問題

（一）企業(yè)對文書檔案管理的認識不夠

由于企業(yè)文書檔案管理一般是放在企業(yè)辦公室等文職部門，不管是企業(yè)員工還是企業(yè)管理層，對企業(yè)辦公室的印象都還停留在擬定通知、收發(fā)通知等與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動沒有直接關(guān)系的層面上，所以，對要整理歸檔的企業(yè)文書檔案工作不夠重視。我國經(jīng)濟發(fā)展起步晚，但是發(fā)展速度很快，企業(yè)在發(fā)展的過程中也往往只注重效益增長等眼前能看到的利益，而對于企業(yè)的長遠發(fā)展規(guī)劃則略顯薄弱，比如企業(yè)文化的建設(shè)就不夠重視，企業(yè)文化建設(shè)機制不健全。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的注意力大部分放在如何將實際生產(chǎn)力和銷售額提上去，沒有意識到企業(yè)文化的建立健全對于企業(yè)的長遠發(fā)展具有重要作用。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層對企業(yè)文書檔案管理的不重視，就導(dǎo)致企業(yè)員工覺得處理文書檔案工作的部門無關(guān)緊要。企業(yè)對文書檔案管理的宣傳不到位，領(lǐng)導(dǎo)不重視，員工跟著感受不到文書檔案管理的重要性，就使得處理文書檔案管理工作的部門對此項工作更加不重視，那么企業(yè)的文書檔案管理就越發(fā)不能發(fā)揮其長處，導(dǎo)致惡性循環(huán)。

（二）企業(yè)對文書檔案的工作銜接機制不完善

企業(yè)文書檔案工作一般是分開進行的，由于文書與檔案的要求有時候會有不同的情況，所以在實際操作中，文書檔案管理的工作往往會出現(xiàn)文化與檔案的格式不一致，所用文種不同，編號不規(guī)范等問題，使得對文書的處理與檔案的管理銜接不上，造成文書檔案管理工作繁雜且不夠標準。同時，由于文書檔案是對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中的文書的整理，那就需要企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中的相關(guān)部門提供材料，才可以順利進行，但是企業(yè)的部門之間的工作以及所提供的資料往往不夠及時和規(guī)范，甚至出現(xiàn)資料提供不完全的情況，這就導(dǎo)致企業(yè)文書檔案管理的工作銜接不夠流暢，阻礙了企業(yè)文書檔案管理工作的順利進行。

（三）企業(yè)對文書檔案管理的現(xiàn)代化工具利用不足

互聯(lián)網(wǎng)的產(chǎn)生對社會的影響深遠，特別是人們的工作方式由此發(fā)生了很大變化。由互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)生的很多辦公工具在當下運用地十分普遍，現(xiàn)代化的辦公工具和手段使得人們的工作變得輕松了不少，但是目前還有不少企業(yè)對文書檔案管理還是將其作為紙質(zhì)化處理，而沒有采用電子化，使得企業(yè)文書檔案管理工作既費人工又費時間，工作效率低下。而有的企業(yè)在文書檔案管理中運用了電子化，但是只是將相關(guān)文書檔案制成電子文稿，而沒有根據(jù)相關(guān)的工具來進行有效的處理，使得電子版與紙質(zhì)版差別不大，只是單純地將紙質(zhì)版的文字和材料搬上了電子文檔，這樣就不太符合現(xiàn)代化的企業(yè)文書管理要求，只是機械地進行模仿，而沒有真正地將現(xiàn)代化技術(shù)與工具充分利用起來，不利于企業(yè)文書檔案管理工作的開展。

3 提高企業(yè)文書檔案管理的措施

（一）提高企業(yè)對文書檔案的重視程度

企業(yè)文書檔案就是企業(yè)文化中重要的一項，它是企業(yè)發(fā)展歷程的記錄，是將企業(yè)員工與企業(yè)發(fā)展緊密聯(lián)系起來的一個重要紐帶，通過對企業(yè)發(fā)展過程中相關(guān)文書的回顧，能迅速將企業(yè)的發(fā)展亮點以及特征展露出來，使老員工能夠通過文書檔案找到與自己共鳴的地方，也能使新員工能很快找到自己與企業(yè)的契合點，從而加強企業(yè)和員工之間的關(guān)系。因此，提高企業(yè)對文書檔案管理工作的重視程度，對企業(yè)發(fā)展具有深遠的意義。企業(yè)可以從管理層開始進行企業(yè)文書檔案重要性的宣傳和學(xué)習(xí)，使得領(lǐng)導(dǎo)認識到文書檔案管理的重要性，從而在企業(yè)的決策上能夠?qū)⒅匦纳晕⑵蛭臅鴻n案管理上來，使得企業(yè)文書檔案工作能夠順利開展。在企業(yè)將文書檔案的用途以及重要性作專題講座或是宣傳，使得企業(yè)員工對文書檔案能夠有一個充分的認識，在了解其重要性的基礎(chǔ)上，支持企業(yè)文書檔案管理工作，保證企業(yè)文書檔案工作的順利展開，打好群眾基礎(chǔ)。

（二）建立健全企業(yè)文書檔案管理機制

企業(yè)的文書檔案管理工作離不開企業(yè)各個相關(guān)部門的支持，因此，建立健全企業(yè)文書檔案管理機制，就需要企業(yè)各個相關(guān)部門的配合。將企業(yè)文書檔案管理工作作為企業(yè)文化建設(shè)的一部分去抓，制定相關(guān)的管理制度，統(tǒng)一文書檔案管理的格式、各類文件等的規(guī)范要求以及對資料的完整性也作一標準規(guī)定，使得企業(yè)其他部門在做相關(guān)工作時能夠有所參照，解決了它們在文書檔案工作中的疑慮和困惑，如此一來，它們的工作積極性和配合度就會相應(yīng)增加，也為企業(yè)文書檔案管理工作的部門解決了工作銜接不暢的問題。同時，多與相關(guān)部門進行溝通，建立部門之間的信息互通互聯(lián)機制，暢通信息渠道，提高信息利用率。企業(yè)的文書就是文書檔案的前奏，企業(yè)相關(guān)部門在擬定文書時就可以將文書檔案管理的觀念融入其中，做好材料的收集整理工作，為文書檔案管理工作掃清障礙。同時，在文書檔案工作處理中，應(yīng)該嚴格按照專業(yè)的檔案人員的要求，遵守先關(guān)法律法規(guī)，確保文件能夠收集整理完整，同時根據(jù)不同要求進行科學(xué)分類，整齊歸檔。在處理新的文書檔案時，要認真核查，發(fā)現(xiàn)不合規(guī)定的文件，及時聯(lián)系相關(guān)負責人進行核實和情況說明，按照相關(guān)要求，依據(jù)程序?qū)⑵渫诉€或要求修改。

（三）利用現(xiàn)代化工具，提高企業(yè)對文書檔案管理的利用率

企業(yè)之前的文書檔案管理的工作一般是用紙質(zhì)記錄，這樣既不便于翻閱查看也不便于保存，一旦年份過長，就會出現(xiàn)各種紙質(zhì)文書檔案堆放在一起丟也不是留也不是的尷尬場景。因此，信息化時代就要學(xué)會利用各種信息化的現(xiàn)代化辦公工具和手段，使得企業(yè)文書檔案管理方便易查而且省時省力。除了將紙質(zhì)的文書檔案制作成電子版之外，還要學(xué)會利用工具將其分門別類地排列好，甚至做成可以將其作為以后企業(yè)文化博覽的一部分。利用網(wǎng)絡(luò)檔案管理信息系統(tǒng)等平臺，將文書檔案提供給平臺，使公眾能夠通過平臺對企業(yè)的各項可以公開的事務(wù)進行監(jiān)督和查詢，拓寬了企業(yè)文書檔案管理的運用渠道，另一方面，也對企業(yè)文書檔案管理工作進行了有利宣傳，提高了企業(yè)文書檔案管理的利用率。

參考文獻

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