張國(guó)強(qiáng)

摘 要：本文借鑒國(guó)內(nèi)外檔案管理的相關(guān)理論與實(shí)踐，為加強(qiáng)和規(guī)范縣區(qū)級(jí)社保所業(yè)務(wù)檔案管理，維護(hù)民生檔案真實(shí)、完整和安全，發(fā)揮檔案服務(wù)民生作用，推進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化、制度化、信息化建設(shè)，使檔案管理工作與社保所業(yè)務(wù)工作同步發(fā)展，為經(jīng)濟(jì)新常態(tài)下，強(qiáng)化人事單位檔案管理規(guī)范與效率提升提供有益意見(jiàn)。

關(guān)鍵詞：社保業(yè)務(wù)；檔案管理；檔案文件

1 引言

經(jīng)濟(jì)的新常態(tài)下，對(duì)人事單位的檔案管理工作提出更高的要求，本文所稱(chēng)社保所業(yè)務(wù)檔案，是指社保所在辦理促進(jìn)就業(yè)和社會(huì)保障業(yè)務(wù)過(guò)程中，直接形成的具有保存和利用價(jià)值的各種文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。

為進(jìn)一步加強(qiáng)我處的檔案管理制度建設(shè)，規(guī)范文書(shū)檔案管理，近幾年以來(lái)，中國(guó)各縣級(jí)單位先后制定了有關(guān)規(guī)章制度，明確了檔案工作職責(zé)和任務(wù)，提出了歸檔范圍及整理要求，同時(shí)，將檔案管理納入相應(yīng)崗位責(zé)任范圍。在總結(jié)以往檔案管理的經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，重新修訂了部分檔案工作制度，制定了檔案接收、借查閱、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案銷(xiāo)毀等辦法，發(fā)到每個(gè)專(zhuān)兼職檔案人員手中?？h人力社保局和縣民政局共同負(fù)責(zé)全縣社保所業(yè)務(wù)檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)；縣檔案局負(fù)責(zé)全縣社保所業(yè)務(wù)檔案管理工作的協(xié)調(diào)、監(jiān)督和指導(dǎo)；縣人力社保局、縣民政局和縣檔案局應(yīng)加強(qiáng)相關(guān)工作的溝通與配合。各鎮(zhèn)應(yīng)承擔(dān)并履行對(duì)社保所檔案工作的主體責(zé)任，具體負(fù)責(zé)對(duì)社保所業(yè)務(wù)檔案管理工作的組織實(shí)施，切實(shí)保障社保所開(kāi)展檔案工作所需經(jīng)費(fèi)并將其列入年度財(cái)政預(yù)算。各社保所負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、移交等工作。

2 強(qiáng)化檔案室管理

為強(qiáng)化檔案室管理規(guī)范，首先，縣區(qū)級(jí)社保所須設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案室，配備專(zhuān)或兼職檔案管理員和必要的設(shè)施，確保檔案管理的安全與統(tǒng)一。根據(jù)需要配備適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理要求的技術(shù)設(shè)備，保證檔案工作的正常開(kāi)展。社保所應(yīng)按60平方米/萬(wàn)卷配置業(yè)務(wù)檔案庫(kù)房，有條件的社保所，檔案庫(kù)房、閱覽室、辦公室應(yīng)按要求分設(shè)。配備檔案室專(zhuān)用的計(jì)算機(jī)、激光打印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、復(fù)印機(jī)、空調(diào)、防盜門(mén)窗、加濕機(jī)、吸塵器、空氣清新器等必要設(shè)備。社保所在本鎮(zhèn)主管領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下開(kāi)展檔案工作，接受本鎮(zhèn)檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督，各業(yè)務(wù)窗口應(yīng)明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本窗口業(yè)務(wù)檔案的收集、整理和移交工作。社保所專(zhuān)職檔案員應(yīng)參加縣檔案局舉辦的檔案人員崗位培訓(xùn)，并保持人員相對(duì)穩(wěn)定。檔案員調(diào)動(dòng)或調(diào)整工作崗位時(shí)，需做好檔案交接手續(xù)，確保檔案的安全與完整。社保所應(yīng)認(rèn)真落實(shí)檔案保管、保密、利用、移交、鑒定、銷(xiāo)毀等管理規(guī)定，制定檔案管理規(guī)章制度并加強(qiáng)監(jiān)督、檢查，保證業(yè)務(wù)檔案及時(shí)收集、妥善保管、有序存放，嚴(yán)防損毀、遺失和泄密。社保所應(yīng)將辦理業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的記錄、證據(jù)、依據(jù)等文件材料，及時(shí)歸檔，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)，移交檔案室集中統(tǒng)一管理。檔案收集。各業(yè)務(wù)窗口檔案員按照“辦結(jié)完畢業(yè)務(wù)”的時(shí)間順序收集業(yè)務(wù)文件材料。社保所檔案員定期將辦結(jié)完畢的業(yè)務(wù)文件材料進(jìn)行收集匯總。業(yè)務(wù)檔案收集須做到應(yīng)收盡收，應(yīng)管盡管，確保歸檔材料齊全、完整、手續(xù)完備。

3 科學(xué)梳理檔案文件及管理

為科學(xué)梳理規(guī)范檔案整理，業(yè)務(wù)檔案需一般按年或月整理組卷，不同保管期限、不同年度的業(yè)務(wù)檔案應(yīng)單獨(dú)組卷，不得混合整理組卷。每日工作結(jié)束前，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員按當(dāng)日業(yè)務(wù)辦理時(shí)間順序?qū)Ω黝?lèi)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行分類(lèi)和初步整理。業(yè)務(wù)檔案附有金屬物的應(yīng)予剔除，破損的材料予以修復(fù)，易褪變的材料予以復(fù)制，復(fù)制件與原件一同歸檔，紙型規(guī)格一致，檔案折疊整齊美觀(guān)。歸檔材料頁(yè)碼應(yīng)按順序在有信息內(nèi)容的文件正面右上角和反面左上角用2B鉛筆標(biāo)注，不得出現(xiàn)重號(hào)、空號(hào)、錯(cuò)號(hào)。檔案裝訂。每月5日前，各業(yè)務(wù)窗口檔案員應(yīng)將上月業(yè)務(wù)檔案及時(shí)裝訂。裝訂業(yè)務(wù)檔案應(yīng)嚴(yán)格按照檔案裝訂的有關(guān)規(guī)定操作，每本檔案厚度在80頁(yè)左右。裝訂內(nèi)容應(yīng)包括檔案封皮、卷內(nèi)目錄、歸檔文件、備考表、封底等，并按此順序排列，采取左側(cè)三孔一線(xiàn)方式裝訂。檔案封皮填寫(xiě)內(nèi)容應(yīng)包括鎮(zhèn)名稱(chēng)、社保所名稱(chēng)、案卷題名、文件起止時(shí)間、保管期限、案卷號(hào)等。備考表填寫(xiě)內(nèi)容應(yīng)包括本卷情況說(shuō)明、立卷時(shí)間、立卷人、檢查人等。檔案移交方面，各業(yè)務(wù)窗口檔案整理完成后，須經(jīng)社保所檔案員審核，符合歸檔要求的，由社保所檔案員和窗口檔案員雙方簽字確認(rèn)后，移交檔案室管理。不符合要求的，退回經(jīng)辦人員限期整改，合格后方可移交。

4 業(yè)務(wù)檔案分類(lèi)管理

業(yè)務(wù)檔案分類(lèi)管理效率應(yīng)進(jìn)一步提升，根據(jù)縣區(qū)級(jí)社保所業(yè)務(wù)經(jīng)辦的規(guī)律和特點(diǎn)，以方便歸檔整理和檢索利用為原則，采用“年度--業(yè)務(wù)類(lèi)別”或“業(yè)務(wù)類(lèi)別--年度”的方法對(duì)經(jīng)辦業(yè)務(wù)材料進(jìn)行分類(lèi)、整理，并及時(shí)編制卷內(nèi)目錄、案卷目錄等。負(fù)責(zé)檔案管理的人員應(yīng)當(dāng)對(duì)接收的檔案及時(shí)進(jìn)行分類(lèi)、整理、編號(hào)、入庫(kù)保管，并及時(shí)編制索引目錄。業(yè)務(wù)檔案目錄每年6月底前移交鎮(zhèn)檔案室集中保存。業(yè)務(wù)檔案包括以下十四類(lèi)：失業(yè)管理類(lèi)、就業(yè)管理類(lèi)、無(wú)檔人員管理類(lèi)、農(nóng)村勞動(dòng)力靈活就業(yè)管理類(lèi)、外埠人員社保管理類(lèi)、城鎮(zhèn)居民醫(yī)療保險(xiǎn)管理類(lèi)、社會(huì)化退休管理類(lèi)、社會(huì)保障卡管理類(lèi)、醫(yī)藥費(fèi)報(bào)銷(xiāo)管理類(lèi)、征地轉(zhuǎn)非管理類(lèi)、勞動(dòng)監(jiān)察管理類(lèi)、公益性就業(yè)組織管理類(lèi)、死亡喪葬管理類(lèi)和低收入和低保管理類(lèi)等。

5 強(qiáng)化檔案借閱制度管理

為提高與規(guī)范檔案的安全性，縣區(qū)級(jí)社保所應(yīng)嚴(yán)格落實(shí)檔案借閱制度，內(nèi)部工作人員需查閱業(yè)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格履行檔案借閱手續(xù)。外部人員需查閱檔案時(shí)，應(yīng)向形成檔案的社保所提出申請(qǐng)，經(jīng)同意后，由業(yè)務(wù)窗口工作人員按照《檔案借閱制度》有關(guān)要求辦理借閱手續(xù)。業(yè)務(wù)檔案一般不外借。因特殊情況需要將檔案借出時(shí)，須經(jīng)鎮(zhèn)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，借出時(shí)間一般不超過(guò)十天。對(duì)已到期的業(yè)務(wù)檔案應(yīng)定期進(jìn)行鑒定。鎮(zhèn)檔案員應(yīng)組織成立由社保所相關(guān)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)人員和檔案員組成的業(yè)務(wù)檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)鑒定已到期檔案并提出意見(jiàn)、建議。對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的業(yè)務(wù)檔案逐一進(jìn)行造冊(cè)登記后，履行相關(guān)程序，予以清理銷(xiāo)毀；對(duì)尚有保存價(jià)值的業(yè)務(wù)檔案，經(jīng)審查后重新立卷，并確定保管期限。對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定可以銷(xiāo)毀的業(yè)務(wù)檔案，社保所應(yīng)編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)社保所負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后分別報(bào)鎮(zhèn)和縣人力社保局、縣民政局備案，方可銷(xiāo)毀。未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)的業(yè)務(wù)檔案，不得銷(xiāo)毀。社保所應(yīng)指派兩名以上人員監(jiān)督業(yè)務(wù)檔案銷(xiāo)毀工作。監(jiān)督人員須在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名，并注明銷(xiāo)毀方式和時(shí)間，銷(xiāo)毀清冊(cè)永久保存。

參考文獻(xiàn)

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