馬春慧

摘 要：隨著文件的發(fā)展，檔案也隨之出現(xiàn)，對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格的保管始終是檔案管理人員的重要任務(wù)之一。在檔案管理的工作中，需要具有真實(shí)性的特點(diǎn)。在各項(xiàng)活動(dòng)中，也要始終將檔案管理作為基本的工作任務(wù)來(lái)抓，本文重點(diǎn)探討了如何對(duì)檔案進(jìn)行有序的整理以及對(duì)具體保管方法的創(chuàng)新，在企業(yè)中對(duì)檔案進(jìn)行合理的保管是十分重要的一項(xiàng)工作，因此希望通過(guò)本文的論述，能夠?yàn)橄嚓P(guān)企事業(yè)單位的檔案管理工作提供一定的參考，真正的實(shí)現(xiàn)檔案有序化管理。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案；整理；保管方法

文書(shū)檔案是新時(shí)期發(fā)展過(guò)程中企業(yè)發(fā)展的重要內(nèi)容之一，通過(guò)對(duì)文書(shū)的保管，可以為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)新提供理論依據(jù)。因此企業(yè)有必要加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案的管理，以促進(jìn)企業(yè)朝著更高的水平發(fā)展。要想做好文書(shū)檔案的管理工作，保管方法是十分重要的，隨著時(shí)代的發(fā)展，文書(shū)檔案的管理手段也應(yīng)該進(jìn)行創(chuàng)新，這樣才能做到與時(shí)俱進(jìn)，確保文書(shū)檔案得到有效的保管。本文通過(guò)對(duì)保管手段的論述，希望在今后的文書(shū)檔案管理工作中可以進(jìn)一步提升工作效率，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新的發(fā)展。

1 文書(shū)檔案在管理中的范圍與期限

在對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，不同的企事業(yè)單位對(duì)于保管的范圍以及保管期限是不盡相同的，因此在保管時(shí)要事先明確企業(yè)的要求，再制定出合理的文書(shū)檔案保管計(jì)劃。在文書(shū)檔案管理的過(guò)程中，也不難發(fā)現(xiàn)其中是有規(guī)律可循的，在規(guī)律的背后實(shí)際上也存在一定的聯(lián)系，在對(duì)上級(jí)文件進(jìn)行歸檔處理的過(guò)程中，可以將文件分為兩部分，一部分文件是關(guān)于本單位的人事、經(jīng)費(fèi)、物資等相關(guān)內(nèi)容的分配，將這些文件進(jìn)行批復(fù)以及通報(bào)，然后再分為永久保存與長(zhǎng)期保存兩類(lèi)，作為今后企業(yè)的參考依據(jù)。另外一部分文件是由國(guó)家以及省市的相關(guān)部門(mén)所發(fā)布的有關(guān)法律法規(guī)等相關(guān)政策，這一文件的落實(shí)主要是企業(yè)在今后發(fā)展中需要遵循的依據(jù)，需要進(jìn)行短期的存放。

在文書(shū)檔案管理的過(guò)程中，正式發(fā)布的文件以及工作中的匯報(bào)總結(jié)等內(nèi)容都需要進(jìn)行整理與保管。如果這些文件具有一定的重要性，那么就需要進(jìn)行永久性的保管。而相對(duì)與一般性的文書(shū)檔案，則需要進(jìn)行長(zhǎng)期保管，如果是在短期內(nèi)需要應(yīng)用的文件，只做短期保管即可。各單位之間應(yīng)該做好相互之間溝通與聯(lián)系，對(duì)于參閱性的文件不需要保存，對(duì)于重要的合同以及協(xié)議等則需要予以嚴(yán)格的保留。對(duì)于下屬單位而言，也需要按照長(zhǎng)期保管與短期保管對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行劃分，按照文書(shū)類(lèi)型的不同，可以分為以下四類(lèi)歸檔內(nèi)容，分別是黨群工作、經(jīng)營(yíng)管理、行政管理以及生產(chǎn)技術(shù)管理。

2 整理文書(shū)檔案的具體方法

要想對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行有序的整理，筆者主要分為三個(gè)部分展開(kāi)了論述。

（一）首先是文書(shū)立卷的責(zé)任部門(mén)。在這一部門(mén)中，主要的工作內(nèi)容是進(jìn)行文書(shū)收集，將文字檔案收集起來(lái)，然后進(jìn)行立卷以及歸檔。在長(zhǎng)期的文書(shū)檔案管理工作中，都是通過(guò)這一形式對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行整理的。文書(shū)檔案對(duì)于企事業(yè)單位而言具有重要的意義，因此應(yīng)該建立起相應(yīng)的管理部門(mén)，專(zhuān)門(mén)對(duì)這一工作進(jìn)行管理。在規(guī)模較小的企業(yè)中沒(méi)有這樣的能力建立起完善的檔案管理部門(mén)，所以有些工作人員身兼數(shù)職，一定程度上影響了檔案管理的有效性，因此才會(huì)造成在管理過(guò)程中存在較大的隱患，在內(nèi)部聯(lián)系上缺少清晰性，并且管理的質(zhì)量不高。因此進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)立卷制度的建立相當(dāng)必要，這是文書(shū)檔案管理工作的重要任務(wù)。

（二）其次是要重視起文書(shū)立卷工作的主要手段。在管理的工作中，方式手段是十分必要的，只有正確掌握了管理的方式手段，才能完成文書(shū)檔案管理的工作任務(wù)，這就要求充分挖掘文書(shū)檔案管理中的內(nèi)在聯(lián)系，找到規(guī)律性，筆者提出了“四分四注意”的方法。一分年度，要注意的問(wèn)題是將文件按照年度的時(shí)間段進(jìn)行劃分，并且按照年度立卷，對(duì)于特殊的文件如計(jì)劃、報(bào)表等，都是按照分年度的方式立卷的。二分級(jí)別，需要注意上下級(jí)的問(wèn)題，為了保證文件的關(guān)聯(lián)性，所以將上級(jí)文件一并進(jìn)行管理，下級(jí)文件以及本級(jí)文件同樣是按照這種方式予以管理。如果遇到轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件，則將其放置在上級(jí)文件中管理。三分類(lèi)別，要注意將問(wèn)題按照專(zhuān)門(mén)性進(jìn)行分類(lèi)。在每一大類(lèi)中又分為幾個(gè)不同的小類(lèi)，實(shí)現(xiàn)由上到下的有序管理。四分保管期限，注意保持問(wèn)題的完整性。一般需要永久、長(zhǎng)期、短期保存的文件應(yīng)分別組卷，但為了保持文件間的有機(jī)聯(lián)系，少量保管期限短的文件與保管期限長(zhǎng)的文件一起組卷時(shí)，保管期限從長(zhǎng)。

（三）文書(shū)立卷的操作程序主要有以下幾點(diǎn)。

1、初步立卷：根據(jù)每年形成的材料數(shù)量，剔除不歸檔文件，按“四分四注意”的方法組成案卷。

2、擬寫(xiě)案卷題名。案卷題名應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確概括本卷文件的制發(fā)機(jī)關(guān)、內(nèi)容、文種，文字應(yīng)力求簡(jiǎn)練、明確，一般案卷題名應(yīng)具備作者、內(nèi)容、文種三要素，如涉及重要地區(qū)的要標(biāo)出地區(qū)，涉及特定時(shí)間的要標(biāo)出時(shí)間。

3、卷內(nèi)文件排列與編號(hào)

a卷內(nèi)文件排列

密不可分的文件應(yīng)當(dāng)依序排列：正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；多種文字的同一文件，中文在前，其他文字在后；處理同一問(wèn)題的文件與電報(bào)應(yīng)根據(jù)內(nèi)容和文件一起依次序排列；案件材料結(jié)論、決定、判決材料在前，依據(jù)材料在后。一般文件可按問(wèn)題或時(shí)間順序排列。

b裝訂的案卷要編頁(yè)號(hào)，

卷內(nèi)文件凡有文字、圖象等頁(yè)面都應(yīng)每頁(yè)編寫(xiě)一個(gè)號(hào)，空白頁(yè)不編號(hào)。編寫(xiě)應(yīng)該用阿拉伯?dāng)?shù)字每卷從1開(kāi)始，文書(shū)檔案在正面的右上角，背面的左上角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。不裝訂的文件編件號(hào)，要蓋檔案號(hào)章，在檔案號(hào)章內(nèi)寫(xiě)檔號(hào)、件號(hào)。

3 文書(shū)檔案的保管措施

計(jì)算機(jī)輔助確定歸檔文件保管期限的方法主要是使用的是比較抽象的方法，可以在月末或者年底進(jìn)行分批的處理，也可以及時(shí)的對(duì)特定的單獨(dú)文件進(jìn)行處理。

1.編制歸檔文件責(zé)任者、內(nèi)容、文種的報(bào)表，并按上述分支對(duì)每個(gè)詞條給分，這些詞條我們可以預(yù)先找出一部分，其他的一部分可以通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行找出。另一方面，我們可以通過(guò)對(duì)列出歸檔文件的性質(zhì)，把文件分為重要性和一般性，通過(guò)各種性質(zhì)進(jìn)行合理的歸檔。

2.根據(jù)現(xiàn)行文件的格式，確定不同的模板。如模版一：責(zé)任者、內(nèi)容、文種；模版二：內(nèi)容、文種。這樣可以為計(jì)算機(jī)的自動(dòng)抽詞提供方便。

3.編制計(jì)算機(jī)的歸檔程序。對(duì)電子文件的標(biāo)題名中各個(gè)字段進(jìn)行比較，對(duì)責(zé)任者、內(nèi)容進(jìn)行一次性的抽取，并給予相應(yīng)的分?jǐn)?shù)。它們共同組成了編制工作的核心

4.每一份文檔形成電子文件后，需要在設(shè)計(jì)好的程序中運(yùn)行，通過(guò)對(duì)運(yùn)行后的總分?jǐn)?shù)確認(rèn)可以實(shí)現(xiàn)初步的保管期限，并對(duì)其進(jìn)行人工審閱。

4 結(jié)語(yǔ)

文書(shū)檔案的整理需要檔案管理人員明確自己的職責(zé)所在，確定文書(shū)檔案的管理范圍。本文通過(guò)對(duì)文書(shū)檔案的管理的基本要求和歸檔方法的詳細(xì)闡述，提出了對(duì)檔案創(chuàng)新保管方法。做好文書(shū)檔案的管理工作要與科技的手段相結(jié)合，運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助文檔的管理，達(dá)到管理的合理性和科學(xué)性，為社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展提供完整的參考資料。

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