徐愛(ài)玲

【摘要】推進(jìn)高中檔案管理朝著網(wǎng)絡(luò)信息化發(fā)展，不僅是由于信息技術(shù)的重大推動(dòng)作用，還源于傳統(tǒng)檔案管理方式存在的諸多弊端，對(duì)于高中檔案管理的效率產(chǎn)生了諸多負(fù)面影響。因此，推進(jìn)高中檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化是適應(yīng)當(dāng)前科技的發(fā)展潮流以及能夠提升檔案管理效率的必經(jīng)之路。

【關(guān)鍵詞】高中；檔案管理；網(wǎng)絡(luò)信息化；策略探究

傳統(tǒng)高中在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，存在著保密性差、效率低下以及更新維護(hù)困難等諸多管理問(wèn)題，為高中檔案管理工作帶來(lái)了諸多不利影響。而網(wǎng)絡(luò)信息的不斷發(fā)展，使得高中檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)科學(xué)化與規(guī)范化操作，對(duì)于高中檔案管理工作提供了諸多便利之處。實(shí)現(xiàn)高中檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化可以從轉(zhuǎn)移檔案工作重心、提升檔案管理人員素質(zhì)以及加強(qiáng)檔案信息保密三個(gè)方面來(lái)落實(shí)。下面，筆者將針對(duì)高中檔案管理存在的問(wèn)題以及高中檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化實(shí)現(xiàn)路徑兩個(gè)問(wèn)題展開(kāi)詳細(xì)論述，希望能為高中檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化提供可參考意見(jiàn)。

一、傳統(tǒng)高中學(xué)校檔案管理存在的問(wèn)題

（一）安全保密性差，信息化程度亟待提高。傳統(tǒng)的檔案管理主要依靠人力實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的錄入、分析整理以及保存工作，在這種工作管理模式之下，存在著諸多安全方面的管理漏洞。由于檔案信息的錄入依靠工作人員的手工操作，很容易受到操作人員的主觀性限制，造成信息輸入錯(cuò)誤的現(xiàn)象發(fā)生。而且在高中學(xué)校，由于檔案管理工作的繁瑣性以及重要性，其主要管理人員多由學(xué)校中具有一定資質(zhì)的教師負(fù)責(zé)，這些教師由于自身對(duì)信息技術(shù)掌握程度有限，且知識(shí)結(jié)構(gòu)缺乏創(chuàng)新性，在運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案信息錄入的過(guò)程中，缺乏操作的規(guī)范性與合理性，進(jìn)而由于操作失誤造成檔案信息的缺失與錯(cuò)誤現(xiàn)象，阻礙了學(xué)校檔案信息管理工作的順利開(kāi)展。另外，紙質(zhì)檔案信息的保存也存在著安全性方面的問(wèn)題，這主要是由于紙質(zhì)檔過(guò)度的暴露性導(dǎo)致其所承載信息的安全性得不到有效保障。

（二）工作量大，效率低。對(duì)于高中來(lái)說(shuō)，檔案信息具備較強(qiáng)的變動(dòng)性，這與高中學(xué)生的流動(dòng)性具有較大關(guān)聯(lián)。高中檔案管理面臨著新生入學(xué)、老生畢業(yè)兩大重要時(shí)期，新生入學(xué)與老生畢業(yè)期間，檔案管理工作面臨著巨大的工作量，在數(shù)以千計(jì)的檔案信息中進(jìn)行建檔與退檔工作，管理人員需要在承受巨大的信息量的基礎(chǔ)上保證檔案建立與退還工作的有序性，對(duì)于管理人員來(lái)說(shuō)是一項(xiàng)重大挑戰(zhàn)。依靠人力處理檔案信息的變動(dòng)工作時(shí)，不僅需要耗費(fèi)大量人力物力，其工作效率也會(huì)大打折扣。

（三）查找檔案繁瑣，更新和維護(hù)困難。在采取傳統(tǒng)的檔案管理方式進(jìn)行高中檔案信息的管理工作時(shí)，檔案信息的更新與維護(hù)工作不僅復(fù)雜，而且往往需要耗費(fèi)大量時(shí)間與精力，造成了檔案信息維護(hù)十分困難的狀況。大量紙質(zhì)檔案在保存時(shí)會(huì)占據(jù)一定的空間，而且隨著時(shí)間的不斷累積，檔案的數(shù)量也是不斷激增的，這不僅對(duì)高中學(xué)校的檔案管理場(chǎng)地提出了較高要求，也預(yù)示著高中檔案信息的查找工作變得更為艱難，更新與維護(hù)工作也日益繁瑣復(fù)雜。

二、計(jì)算機(jī)在高中學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用

（一）檔案管理工作重心轉(zhuǎn)移。高中學(xué)校在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，應(yīng)該盡可能將檔案管理工作的核心轉(zhuǎn)移到對(duì)于檔案信息的信息化加工領(lǐng)域，而不僅僅只將檔案管理工作看作對(duì)檔案信息的保存。管理工作核心的轉(zhuǎn)移是為了確保在檔案信息管理上游實(shí)現(xiàn)檔案信息零錯(cuò)誤錄入，只有在保證了檔案信息正確性的基礎(chǔ)上，檔案信息的保存管理工作才能夠彰顯其作用與價(jià)值。檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化的實(shí)現(xiàn)，可以有效落實(shí)對(duì)檔案信息的信息化加工，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理上游工作的科學(xué)化與規(guī)范化運(yùn)行。在進(jìn)行檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)信息化的過(guò)程中應(yīng)該充分意識(shí)到計(jì)算機(jī)設(shè)備與技術(shù)的重要性，將計(jì)算機(jī)作為檔案管理的首要管理工具。例如，在進(jìn)行檔案信息的錄入時(shí)，網(wǎng)絡(luò)信息化可以避免管理人員認(rèn)為輸入時(shí)所產(chǎn)生的主觀性錯(cuò)誤，管理人員的信息錄入不再是進(jìn)行信息的謄寫(xiě)工作，而是信息的選擇，譬如學(xué)生的出生年月等信息完全可以通過(guò)計(jì)算機(jī)設(shè)置使其變?yōu)閷?duì)數(shù)字的選擇，大大減少了檔案信息的輸入錯(cuò)誤。而且信息網(wǎng)絡(luò)的智能化可以對(duì)檔案信息進(jìn)行智能化輸入結(jié)果分析，對(duì)可能存在的信息錯(cuò)誤進(jìn)行提示，實(shí)現(xiàn)了二次信息檢測(cè)；另外，檔案管理人員在進(jìn)行檔案查閱時(shí)，不需要進(jìn)入檔案保存場(chǎng)地進(jìn)行檔案原件的翻閱，只需在網(wǎng)上進(jìn)行數(shù)據(jù)資源的調(diào)取，便可實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生檔案信息的查閱與更新工作，大大減少了檔案檢索時(shí)間與精力。而且檔案信息在實(shí)現(xiàn)了信息化管理之后，使得學(xué)生檔案的完整性與連續(xù)性得到了有效保障。在此基礎(chǔ)上打印出的檔案信息的紙質(zhì)檔文件，格式實(shí)現(xiàn)了統(tǒng)一，且信息表述也更為清晰。

（二）提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案無(wú)紙辦公。當(dāng)前，隨著環(huán)保理念不斷深入人心，無(wú)紙辦公也逐漸成為當(dāng)今企業(yè)辦公的重要原則，無(wú)紙辦公的實(shí)現(xiàn)不僅需要環(huán)保意識(shí)的推進(jìn)，其真正落地實(shí)施依靠的是日益成熟的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。作為教書(shū)育人的重要場(chǎng)所，高中學(xué)校的檔案管理工作也應(yīng)該身體力行，為培養(yǎng)學(xué)生的環(huán)保理念樹(shù)立榜樣。此外，無(wú)紙辦公也是高中學(xué)校實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化的關(guān)鍵步驟，只有真正將無(wú)紙辦公作為檔案管理工作秉承的主要原則，檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化才能夠得到有效保障。在運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行學(xué)生檔案信息的錄入、更新工作時(shí)，由于擺脫了紙張限制，使得信息的錄入與更改更為便捷，不必考慮信息涂改對(duì)紙張外觀造成破壞，大大提升了檔案管理的效率。而且在使用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，省去了諸如文件打印、分類(lèi)、裝訂以及保存等一系列的管理流程，不僅節(jié)省了人力資源，且使得紙張、打印墨水以及其他辦公物件的耗費(fèi)量大大減少，實(shí)現(xiàn)了有效的成本節(jié)約。在計(jì)算機(jī)對(duì)于檔案管理所發(fā)揮的巨大的便捷性的基礎(chǔ)上，（下轉(zhuǎn)第110頁(yè)）（上接第104頁(yè)）檔案管理工作人員也需要不斷進(jìn)行知識(shí)面的擴(kuò)充，不斷增強(qiáng)自身計(jì)算機(jī)技術(shù)的專(zhuān)業(yè)性，使得自身計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠勝任檔案管理工作要求。此外，檔案管理工作人員還需要不斷進(jìn)行檔案信息管理的技術(shù)拓展，積極找尋安全便捷有效的檔案管理方式，在保證工作質(zhì)量的前提下大大提升工作效率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)高中檔案管理工作的高效性。

（三）加強(qiáng)檔案的保密，提高檔案管理工作質(zhì)量。檔案對(duì)于高中生來(lái)說(shuō)意義非凡，其承載著對(duì)高中生高中生涯學(xué)習(xí)成績(jī)、道德品德的記載作用，對(duì)于高中生今后的學(xué)習(xí)與工作會(huì)產(chǎn)生重要影響。從另一方面而言，學(xué)校為了保證對(duì)所有學(xué)生的公正平等對(duì)待，必須全力保證學(xué)生檔案信息與實(shí)際的貼切性，避免一些人員在一己私利的引導(dǎo)下利用職務(wù)之便對(duì)學(xué)生檔案信息進(jìn)行更改。因此，高中檔案管理的安全性是其實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化后面臨的重點(diǎn)實(shí)施工作。紙質(zhì)檔案由于其對(duì)于紙張的依附性，其信息的更改呈現(xiàn)出較大的顯性特點(diǎn)，這能夠在一定程度上減少不法人員對(duì)學(xué)生檔案信息的修改行為，而檔案管理在實(shí)現(xiàn)了信息化之后，對(duì)學(xué)生檔案的修改后被發(fā)現(xiàn)的幾率被大大降低，這也就預(yù)示著更改學(xué)生檔案所面臨的風(fēng)險(xiǎn)也被降低，所以，檔案信息化管理必須采取嚴(yán)格的保密措施，才能夠避免不公平現(xiàn)象的發(fā)生。因此，學(xué)校在運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，首先應(yīng)該保證檔案信息錄入環(huán)節(jié)的公正公平性，可以通過(guò)設(shè)置監(jiān)督人員的形式來(lái)減少檔案信息不符現(xiàn)象的出現(xiàn)。其次，為了保證檔案信息在保存過(guò)程中的高度安全性，學(xué)校需要設(shè)置專(zhuān)門(mén)管理人員負(fù)責(zé)對(duì)學(xué)校檔案信息的管理工作，確保專(zhuān)人負(fù)責(zé)，進(jìn)而在出現(xiàn)問(wèn)題后能夠?qū)崿F(xiàn)有效問(wèn)責(zé)。最后，在進(jìn)行學(xué)生檔案信息的更新工作時(shí)，應(yīng)該對(duì)被更新的信息以及檔案更新人員給予明示與文字記錄，方便之后對(duì)其進(jìn)行有效核查。

三、結(jié)語(yǔ)

高中檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化的實(shí)現(xiàn)，不僅是為了順應(yīng)當(dāng)前的信息技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)，更是為了實(shí)現(xiàn)檔案管理效率的提升，為學(xué)生的檔案管理提供更為便捷、科學(xué)的管理路徑，這是對(duì)學(xué)生負(fù)責(zé)的行為表現(xiàn)，也是學(xué)校履行自身管理職責(zé)的良好印證。因此，檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)應(yīng)該被高中學(xué)校所重視，在不斷的實(shí)踐過(guò)程中實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展。

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