王海霞

摘要：近些年來，隨著我國高等教育事業(yè)的發(fā)展，國家對教育事業(yè)的投入也在逐年增加，高校實驗室的建設進入了快速發(fā)展時期。所以實驗室檔案是實驗室管理和建設標準化、規(guī)范化的重要標志，真實記載了實驗室的發(fā)展，是實驗教學、科學研究和管理工作的經(jīng)驗總結，對以后的實驗室評估起到了促進作用。

關鍵詞：高校實驗室；實驗室檔案；實驗室管理

中圖分類號：TP315 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2016）04-0015-02

Based on the Archival Science Management， Study on Laboratory Management in Colleges and Universities

WANG Hai-xia

（School of Communication， Tianjin Foreign Studies University， Tianjin 300270， China）

Abstract： In recent years， with the development of Chinas higher education enterprise， state spending on education career also increased year by year， university laboratory's construction has entered a rapid development period. So laboratory archives is an important symbol of laboratory management and the construction of standardization and normalization， true record the development of the laboratory， and a summary of teaching experiments， scientific research and management， promote the laboratory evaluation on the later.

Key words： university laboratory； laboratory archives； laboratory management

1 概述

檔案學是探索檔案工作和檔案事業(yè)的發(fā)展規(guī)律，研究檔案信息資源的管理、開發(fā)的理論、原則與方法，它的應用有助于提高檔案管理的科學水平，更有效的開發(fā)利用檔案信息資源，為人類社會的進步服務。

學校實驗室在學校的實驗教學中承擔著重要的角色，是老師和學生進行教學、科研的重要基地，實驗室檔案更是實驗室重要的基礎性文件，它記載著實驗室建設和發(fā)展，是實驗室科研研究和管理工作的經(jīng)驗總結。

實驗室檔案包括文字、圖表、計算材料、報表、照片、影片等文件，科學有效的發(fā)揮實驗室檔案的主要作用，將為以后的教學科研提供重要的參考依據(jù)。

2 高校實驗室檔案建設的必要性

實驗室檔案建設是一項長期性、基礎性的工作，在高校實驗室建設與管理工作中形成的大量、寶貴的第一手資料，對于今后的工作考查、數(shù)據(jù)匯總、經(jīng)驗借鑒等具有重要的價值，為以后實驗室建立長遠的發(fā)展規(guī)劃提供有力依據(jù)，是實驗室建設標準化、規(guī)范化的重要標志。

第一，為實驗室實施科學管理與決策提供依據(jù)。信息是決策的基礎，決策是管理的核心。實驗室檔案包括實驗室儀器設備檔案、實驗教學檔案、實驗室建設檔案、實驗室人員隊伍檔案等，其設計內(nèi)容繁多。保存好這些資料將對實驗室開展各項工作，總結實踐教學經(jīng)驗，搞好科研工作有著重要的意義。

第二，促進實驗教學的改革。作為日常教學的重要場所，可以為實驗教學和科研項目的進一步深入提供了寶貴資源。記錄好這些實驗室檔案，對探索好的教學方法，促進實驗教學改革，提高學校的科研水平有著巨大的作用[1]。

第三，有利于實驗室儀器設備的合理配置。儀器設備是能保證實驗能正常開展的必須硬件條件，做好儀器設備的檔案信息，可以全面、系統(tǒng)的了解實驗室儀器設備的利用率、完好率等情況，在購置新的設備時，可以做到科學合理選擇設備及其供應商，減少浪費，節(jié)省資金，為以后的教學科研提供有利保障。

3 實驗室檔案中存在的問題

第一，實驗室檔案管理制度不完善，各個高校在實驗室檔案管理方面并沒有制定一個詳盡、具體的管理制度，無章可循，不能對實驗室檔案管理工作起到一個有效的書面作用。

第二，實驗室工作人員對檔案管理方面的意識相對薄弱，缺乏專業(yè)的檔案知識沒有經(jīng)過專門檔案管理培訓，而實驗室檔案又內(nèi)容廣泛、形式多樣，專業(yè)特點突出，不能科學規(guī)范地對相應的實驗室檔案進行收集、整理、分類、歸檔等工作[2]。

第三，實驗室檔案管理手段落后。實驗室檔案管理采用傳統(tǒng)的管理方式，操作慢且容易出錯，利用也不方便，收集起來的實驗室檔案又多數(shù)堆放在實驗室中，沒有專門的檔案保存室，很難保證檔案資料的長期性。

4對策分析

第一，提高硬件配置。實驗室每年都會有一定的經(jīng)費，應該在這批經(jīng)費里撥出一部分用于實驗室檔案工作的硬件配置，設立一些專門檔案室、購置所需的文件柜、電腦，配備相應的電腦及安全軟件，為實驗室檔案的存儲提供好的物質(zhì)保證。

第二，設立專門人員管理實驗室檔案。實驗室檔案工作是一個長期、穩(wěn)定、繁瑣的工作，應當對檔案管理人員進行專門的知識和技能的培訓，切實做好相關材料的收集和記錄、歸檔工作，以防資料丟失損毀。

第三，加強歸檔意識。由于實驗室檔案管理人員基本都是兼職人員，沒有意識到這項工作的重要性，應建立實驗室檔案管理制度，對實驗室全體人員進行檔案管理意識的普及，強調(diào)其重要性，給每位老師規(guī)定好每學期內(nèi)容，定期上繳相關材料，并有專門管理人員組織此項工作。

第四，提高檔案利用率。實驗室檔案建設工作不應當是一個擺設，建立好檔案并且要利用好檔案，才能突出這項工作的意義[3]。才能做好老師和學生的服務工作，進而為學校和學院的各項教學和科研所服務[4-5]，做有利于學校和社會的事情。

5 實驗室檔案的利用

實驗室檔案是學校的重要信息資源，管理好實驗室檔案是做好實驗室工作的重要前提，它可以為實踐教學的新探索、新成果、實踐教學改革提供客觀的科學依據(jù)，為老師和學生所利用。實驗室檔案管理人員定期都會對實驗室檔案進行整合、歸檔，建立完善各種檢索工具和途徑，方便需求者從不同層次、不同角度查找相關資料，為以后的教學科研服務。

6 實驗室檔案的保管

實驗室檔案管理人員應該根據(jù)檔案的類別分別進行保存，切實做到有條不紊、井然有序，并做好對檔案的保密和保護工作。對于電子版的檔案，應有專門電腦進行統(tǒng)一存儲，并在電腦上做好備份、設置密碼防止被修改，防止因病毒侵染造成數(shù)據(jù)的丟失和損壞。對于有重要價值的檔案，比如實驗研究、經(jīng)驗總結、工作考查、工作規(guī)劃等，應為長期保存。對于超過保存期的一些檔案，由主管領導批準后統(tǒng)一銷毀。

7 加強實驗室檔案信息化管理

近些年來，隨著信息技術和網(wǎng)絡技術的發(fā)展，高校的信息化建設也有了重大發(fā)展。所謂檔案信息化建設，是指對檔案信息資源進行數(shù)字化管理。實驗室檔案資料龐大繁多，傳統(tǒng)的人工方式管理已經(jīng)不能滿足日常發(fā)展的需求，容易造成檔案管理的混亂和人力物力的浪費。因此開發(fā)一個功能齊全、易于操作的實驗室檔案管理系統(tǒng)，使檔案管理工作進一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、現(xiàn)代化已經(jīng)成為一種必然趨勢。檔案管理現(xiàn)代化具有占有空間小、儲存信息量大、智能化等特點，可以大大提高管理人員的工作效率，減輕工作人員的負擔。

實驗室檔案管理系統(tǒng)主要包括這幾大模塊：檔案信息管理模塊、檔案信息采集模塊、檔案信息查閱模塊[6]。檔案信息管理模塊主要是對檔案資料的收集、統(tǒng)計；檔案信息采集模塊：主要是對紙質(zhì)檔案材料的采集處理功能；檔案信息查閱模塊：采用瀏覽器或服務器模式架構和安全加密方式，在校園網(wǎng)內(nèi)部進行查詢使用。

實驗室檔案管理系統(tǒng)，方便管理者能及時地收集、查詢、整理其檔案資料，為以后的實驗室評估提供更好的服務，實現(xiàn)實驗室檔案管理工作的科學化和現(xiàn)代化[7]。

8總結

實驗室作為學校重要的科研基地，會產(chǎn)生大量的珍貴資料。實驗室檔案工作細致復雜，應該制度嚴明、高度重視才能長期做好實驗室檔案工作。實驗室管理人員應不斷研究和探索，有強烈的責任心和熱愛本職工作的精神，認真、周到、細致，以滿足實驗室檔案管理的更高要求，全面為實驗室服務，使實驗室創(chuàng)造更大學術價值和經(jīng)濟利益，使實驗室檔案工作提高到一個新臺階。

參考文獻：

[1] 林芷蔭，徐國輝.高校實驗室檔案管理之我見[J].實驗技術與管理，2003，20（1）：120-122.

[2] 任蜀焱，周小鵬，趙禾.高校實驗室技術檔案規(guī)范化管理淺探[J].蘭臺世界，2007（8）：52-53.

[3] 路玲.新時期高校實驗室檔案建設與管理的思考[J].決策探索，2009（7）：48.

[4] 呂玉卓.高校實驗室檔案規(guī)范化管理研究[J].農(nóng)業(yè)基礎科學，2010，22：26-27.

[5] 陳永霞，姚蓬.高效檔案利用工作的幾點思考[J].云南檔案，2011（3）：51-52

[6] 李喜梅.淺談檔案管理現(xiàn)代化[J].中州煤炭，2007（5）.

[7] 劉淑華.檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀與對策[J].甘肅廣播大學學報，2002（12）.