江雪青

摘要：檔案數(shù)字化建設是檔案工作向現(xiàn)代化發(fā)展的必由之路，目前，我國部分地區(qū)檔案數(shù)字化建設中存在缺少統(tǒng)一標準、檔案管理人員知識不達標、軟件系統(tǒng)薄弱等問題，導致檔案管理效果不佳。文中從文化藝術檔案數(shù)字化建設的必要性入手，介紹檔案數(shù)字化的內涵及主要內容，深入分析文化藝術檔案數(shù)字化建設的重要內容，提出檔案數(shù)字化建設總體框架及主要功能，以期為更好地管理文化藝術檔案做出重要貢獻。

關鍵詞：信息化環(huán)境；文化藝術檔案；數(shù)字化建設

中圖分類號：TP315 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2016）04-0233-03

隨著信息技術的快速發(fā)展，通過計算機網(wǎng)絡對信息進行處理和共享變得方便快捷。檔案是各種實踐活動、研究成果的第一手材料，是人類社會的寶貴財富和重要的歷史文化遺產。隨著社會文明程度的提升，文化藝術檔案深入社會生活各個方面，對國家和社會的發(fā)展產生重要影響。因此，加快檔案數(shù)字化建設步伐，將文化藝術檔案數(shù)字化納入國民經濟和社會發(fā)展總體格局中，推動檔案數(shù)字化建設進程，成為檔案管理機構重點研究的課題。檔案數(shù)字化作為檔案工作向現(xiàn)代化發(fā)展的必然趨勢，文中從文化藝術檔案數(shù)字化建設的內容和重要性入手，介紹檔案數(shù)字化建設的總體格局和主要功能，以期為檔案管理信息化建設提供重要參考。

1 文化藝術檔案數(shù)字化建設的重要性

一個國家或地區(qū)信息資源開發(fā)利用程度，是判斷該地區(qū)經濟、文化、科技發(fā)展水平的重要標志。檔案信息化作為國家信息化戰(zhàn)略的重要組成部分，加強文化藝術檔案數(shù)字化建設滿足時代發(fā)展要求。文化藝術檔案就是文化藝術機構或工作者在實施藝術創(chuàng)作、演出、教育及社會文化工作形成的，記錄具有保存意義的各類文字、聲像、實物等不同載體的珍貴內容，是我國寶貴的文化遺傳。傳統(tǒng)藝術檔案主要以紙質、聲像和實物記錄等為載體，存在檔案信息利用率低、保存檔案容易受損、信息共享困難等問題。隨著多媒體技術、計算機等技術的普及應用，傳統(tǒng)的存儲方式和載體有所改變，借助計算機實施各類藝術創(chuàng)作和教學活動等方法如雨后春筍蓬勃發(fā)展，載體的形式及存儲空間產生一定的變化。如何讓文化藝術檔案資源發(fā)揮最大應用價值，有效管理新型電子檔案信息，促使這些檔案為藝術工作提供信息服務，成為建設數(shù)字化檔案重點關注的內容。

2 檔案數(shù)字化的內涵及建設內容

2.1 檔案數(shù)字化的概念

數(shù)字化是指采用0和1兩位數(shù)字進行編碼，從而表達相關信息的綜合性技術。檔案數(shù)字化換言之是指檔案信息化，使用數(shù)據(jù)庫、高速掃描等技術將聲像、紙質文件等傳統(tǒng)介質或已歸檔的電子檔案進行管理，其系統(tǒng)組成具有明顯序列的檔案信息庫。什么是檔案數(shù)字化？楊公之編制的《檔案信息化建設導論》一書認為在國家檔案管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，檔案管理活動中采用現(xiàn)代信息技術，合理管理、處理檔案信息資源。換言之：檔案數(shù)字化是指采用計算機技術、信息技術及網(wǎng)絡技術為手段，遵循現(xiàn)代管理學理念，開展一系列涉及多個學科知識交叉使用的工作模式，充分挖掘文化藝術檔案的信息，提升檔案現(xiàn)代化管理水平和效果。實施數(shù)字化處理后，文化藝術檔案能有效提升計算機檢索速度，改善檔案庫過于緊張的情況。同時，數(shù)字化檔案能降低頻繁使用檔案原件導致材料磨損的情況，有效豐富信息資源的內容及數(shù)量，加大檔案信息資源的利用效率。

2.2 文化藝術檔案數(shù)字化建設的內容包含兩個層次

①目錄數(shù)字化；②檔案全文數(shù)字化。檔案目錄主要作用是規(guī)范檔案著錄標引，并合理設計檔案目錄數(shù)據(jù)庫結構。檔案數(shù)字化根據(jù)掃描錄入方式，并為其設計合理的目錄索引或采用光學字符技術判別存儲信息的內容。進行檔案數(shù)字化建設中，根據(jù)檔案自身特點和檔實際情況，建設數(shù)字化檔案主要包括以下內容：

1）整理數(shù)字化檔案資源是指采用數(shù)字技術把館藏中各種檔案信息和接收歸檔的電子檔案，也是進行檔案數(shù)字化建設的基礎。具體途徑如下：①開發(fā)并匯集檔案館原有的紙質檔案為三次文獻信息，借助數(shù)字化方式輸入計算機網(wǎng)絡中；②借助數(shù)字照相、掃描等技術對原檔案實施數(shù)字化處理；③進行辦公自動化建設過程中組成規(guī)范的電子文件。

2）建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫主要功能是存儲、維護、處理檔案信息，該數(shù)據(jù)庫主要包括文件管理、檔案管理和數(shù)字目錄中心等管理系統(tǒng)。建立數(shù)字化檔案信息網(wǎng)絡就是在互聯(lián)網(wǎng)上發(fā)布、傳遞數(shù)字化檔案信息。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的不斷發(fā)展，各個地區(qū)的檔案館與國際互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)連接，確保各個區(qū)域的使用者均能查詢所需的檔案信息。用戶借助計算機網(wǎng)絡，能夠遠距離檢索網(wǎng)上開發(fā)的國內或國外的數(shù)字化檔案資源。

3 檔案數(shù)字化建設的重點內容

3.1 提高檔案管理人員素質水平

檔案數(shù)字化建設需要依靠大量高素質創(chuàng)新型人才，隨著一系列高新技術的快速應用和推廣，必須創(chuàng)建一種高素質、分工合理的檔案管理團隊。檔案管理員的管理水平直接影響整個檔案數(shù)字化建設成敗，檔案數(shù)字化建設涉及計算機技術、通信技術等現(xiàn)代技術，管理人員必須熟練將上述技術應用到檔案管理中。因此，文化藝術檔案檔案工作人員必須做到以下幾點：

1）熟練利用各項信息工具。文化藝術檔案管理人員要重視自身的自我完善，掌握計算機相關理論和運用技能，確保自己能熟練運用各類現(xiàn)代化信息工具，為更好地管理、利用檔案信息打下堅實基礎。

2）準確鑒定檔案信息的有效性。作為文化藝術檔案管理人員，必須將有價值的信息及時傳遞給檔案利用者，這也是用戶評判評價檔案機構信息服務的主要標準。信息化環(huán)境下，檔案信息具有份量大，內容復雜等特點，檔案工作人員應具備較強的鑒定評估能力，準確判斷、鑒選并分析檔案信息，從而為利用者篩選出有利用價值的內容，為其提供最佳的服務。同時，檔案管理人員要具有較強的信息捕捉能力，不但要快速、及時獲取檔案館存儲的信息為利用者服務，而且也充分運用網(wǎng)絡的便利和優(yōu)勢引導利用者獲取大量檔案信息。③具有嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L。檔案工作不僅服務性較強，也是一項復雜、繁瑣的工作，這要求管理人員要具有嚴謹、細致的工作作風。檔案管理人員要明確各種檔案保管期限、分類立卷、匯編等內容，確保各個環(huán)節(jié)準確無誤的落實到位。

3.2 建立檔案信息的標準規(guī)范

標準規(guī)范是進行檔案數(shù)字化建設的“交通法規(guī)”，文化藝術檔案數(shù)字化建設中必須依賴各類法律法規(guī)和規(guī)范標準的支持，根據(jù)國家檔案部門制定統(tǒng)一、規(guī)范標準設定管理目標，確保各類案卷的完整化，檢索更加方便。推行檔案館規(guī)范化管理應加強檔案管理者和領導干部的法律意識，提升檔案管理工作的科技含量。

1）規(guī)范檔案信息著錄

檔案著錄主要由著錄原則、項目、文字、來源、主要規(guī)則、標識符號等內容，檔案著錄是創(chuàng)建檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫的第一步。借助著錄把文件的內容和形式完整記錄下來，組成數(shù)據(jù)條目并將其錄入計算機，組建規(guī)范化的檔案數(shù)據(jù)庫。著錄必須遵循統(tǒng)一規(guī)范的原則，防止發(fā)生同一事物或同一人物出現(xiàn)不同名稱，不同的事物或人物卻存在同一名稱等問題，使得同一檢索條目前后不一致的情況，嚴重影響檔案檢索的效果。

2）檔案信息存儲的規(guī)范化

目錄檔案信息一般采用硬盤進行存儲，隨著檔案數(shù)量的增多，為確保檔案信息的安全，必須采用統(tǒng)一的存儲載體。如果以光盤為主要存儲內容，必須將光盤當做檔案信息保存載體展開研究，并制定一系列標準和規(guī)范。

3）選擇合理的軟件開發(fā)技術

檔案數(shù)字化建設就要采用計算機對傳統(tǒng)檔案實體信息及管理信息實施輔助管理。一個規(guī)范的檔案計算機管理軟件，應具有收集、編目、鑒定、檢索、開發(fā)利用等管理能力，這并非簡單的模擬手工作業(yè)，而要依據(jù)檔案管理的各個業(yè)務工作流程，結合計算機硬件實現(xiàn)高效率、高質量的工作模式。因此，管理人員必須時時更新已有的檔案信息管理系統(tǒng)，把原有的數(shù)據(jù)庫轉入新的信息平臺中并投入使用，為高度共享檔案資源打下良好的基礎。

4 文化藝術檔案數(shù)字化建設方案

4.1 項目建設總體原則

在數(shù)字化檔案管理建設小組領導下，統(tǒng)一規(guī)劃并建立數(shù)字化檔案管理平臺，創(chuàng)建包含紙質檔案、電子文檔為一體的綜合性檔案管理平臺。本次建設以內網(wǎng)運行為基礎，創(chuàng)建小批量紙質檔案智能歸檔管理、分級管理把紙質文檔、辦公系統(tǒng)文檔歸納為一期管理目標。借助已有的網(wǎng)絡、信息資源和業(yè)務系統(tǒng)，加強各種互聯(lián)網(wǎng)的互動，實現(xiàn)資源共享。

4.2 系統(tǒng)總體框架

文化藝術檔案管理系統(tǒng)主要包括檔案數(shù)據(jù)庫、檔案分級共享管理系統(tǒng)、安全保障及應用系統(tǒng)組成，具體框架如圖1。

1）建設檔案數(shù)據(jù)庫

數(shù)據(jù)庫建設過程中要嚴格按照國家及檔案管理系統(tǒng)制定的相關制度和規(guī)范，對詞匯、表格、數(shù)據(jù)等進行有效管理。數(shù)據(jù)庫能夠存儲綜合的檔案數(shù)據(jù)信息，管理對象主要由科技檔案、聲像檔案、實物檔案等內容，數(shù)據(jù)庫可以執(zhí)行檔案的所有管理環(huán)節(jié)，并兼容各類不同介質的檔案，如：電子檔案、圖片、光盤、紙質檔案等。目前，市場上常用的數(shù)據(jù)庫包括Oracle、DB2、Sybase等，依據(jù)檔案已有的庫存及10年內增長情況綜合分析，選擇MS SQL Server200版本即可滿足建設需求。標準檔案數(shù)據(jù)庫設置在該機構的網(wǎng)絡中心，運用原有的SQLserver2005數(shù)據(jù)庫軟件，與新時期檔案管理各項要求相互結合，組建檔案信息資源中心和數(shù)據(jù)接口中心，從而實現(xiàn)日常文化藝術類文件歸檔、查找、整理等操作需要。MS SQL Server不僅滿足檔案數(shù)據(jù)條目和原文存儲數(shù)百萬條以上的要求，也不會因數(shù)據(jù)冗余導致數(shù)據(jù)庫運行緩慢，完全滿足文化藝術檔案館發(fā)展要求。

2）建設檔案管理應用系統(tǒng)

檔案管理應用系統(tǒng)設置在檔案館專網(wǎng)中，借助C/S與B/S相互結合的方法進行開發(fā)。C/S程序借助VB、VC++，B/S程序利用ASP開發(fā)平臺，可以與主流服務設置無縫集成，達到最佳的控制和管理效果。C/S程序有利于管理人員前期分析紙質檔案信息、加密和自動入庫，有效解決歷史檔案信息和紙質檔案存在的管理問題。B/S模式為所有訪問檔案的的人提供身份認證平臺，訪問者通過瀏覽器完成歷史檔案的查詢、瀏覽等操作。

3）建設分級共享管理系統(tǒng)

檔案分級共享隸屬于系統(tǒng)內部權限控制范疇，主要用來識別訪問者身份，合理分配相應的訪問范圍、下載控制等等。

安全保障系統(tǒng)是保障檔案管理系統(tǒng)可以正常、合理使用而設計的操作規(guī)范。任何人在具體操作過程中，系統(tǒng)可以自動記錄詳細的操作步驟，主要由復制內容、打印內容等信息，防止出現(xiàn)違規(guī)使用和惡意攻擊的情況出現(xiàn)。為保障文化藝術檔案信息系統(tǒng)建設和維護的連續(xù)性，該系統(tǒng)開發(fā)主要借助主流的開發(fā)技術，使用.net和SQL數(shù)據(jù)庫進行操控。

5 結束語

總之，檔案數(shù)字化建設是指充分利用計算機、網(wǎng)絡等技術手段，對數(shù)字檔案信息進行合理的控制和管理，成為國際檔案信息管理發(fā)展的必然趨勢，符合當今社會發(fā)展對檔案管理工作的要求。文中以檔案數(shù)字化為研究依據(jù)，設計文化藝術檔案的總體框架及主要管理系統(tǒng)，以期為檔案數(shù)字化建設做出重要參考。

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