劉曉燕

（四川職業(yè)技術(shù)學(xué)院，四川 遂寧 629000）

高職院校教學(xué)部門檔案管理研討

劉曉燕

（四川職業(yè)技術(shù)學(xué)院，四川 遂寧 629000）

高職院校逐步實(shí)行二級管理，以前不被關(guān)注的教學(xué)部門的檔案管理工作提上日程，教學(xué)部門檔案管理工作是學(xué)院檔案的重要組成部分，教學(xué)部門是學(xué)院檔案的最基層、最原始的形成地，做好高職院校教學(xué)部門的檔案管理工作就顯得尤為重要。

高職院校教學(xué)部門檔案管理工作

提上了議事日程。教學(xué)部門檔案管理工作是學(xué)院檔案的重要組成部分，教學(xué)部門是學(xué)院檔案的最基層、最原始的形成地，做好高職院校教學(xué)部門的檔案管理工作就顯得尤為重要。

1 高職院校教學(xué)部門檔案管理工作的重要性

1.1 教學(xué)部門檔案管理工作是學(xué)院檔案管理的基石

高職院校實(shí)行二級管理制度，教育教學(xué)檔案逐漸下移，學(xué)生部分教育教學(xué)檔案管理不再是統(tǒng)一上交到學(xué)院，而是轉(zhuǎn)由系部歸檔進(jìn)行管理?？茖W(xué)的系部檔案管理，產(chǎn)生于系部的學(xué)習(xí)管理過程，真實(shí)的反映了系部發(fā)展、運(yùn)行的軌跡，是系部重要的信息資源。學(xué)院檔案管理工作是建立在教學(xué)部門檔案管理工作順利推進(jìn)的基礎(chǔ)上，部門檔案管理工作是學(xué)院檔案管理工作的基石，只有把各個(gè)教學(xué)部門的檔案工作做好，做踏實(shí)才能促進(jìn)和完善學(xué)院檔案管理工作。例如我們院校，實(shí)行了二級管理制度，很多工作都直接落到教學(xué)部門，包括教學(xué)工作、科研工作、支部工作、工會工作等，當(dāng)然也包括檔案管理工作，各個(gè)教學(xué)部門就成了學(xué)院檔案管理工作的基石，只有各個(gè)部門的檔案管理工作人員，按時(shí)按質(zhì)的上交系部形成的各種檔案材料，才能保證學(xué)院檔案材料的完整性，為學(xué)院發(fā)展、評估、校慶等重大事件提供最原始的依據(jù)。

1.2 教學(xué)部門檔案是學(xué)院檔案的源泉

二級管理教學(xué)部門是學(xué)院檔案形成的原始地，是第一手材料。學(xué)院教育教學(xué)的良好發(fā)展離不開有關(guān)檔案材料的收集、整理和鑒定。由二級管理部門歸檔處理的教學(xué)過程中的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、優(yōu)秀教師事跡、優(yōu)秀課堂教學(xué)材料、畢業(yè)生實(shí)習(xí)報(bào)告、期中教學(xué)檢查、支部材料、工會材料，不僅說明了高職院校的基本面貌和學(xué)校氛圍，是也是高職院校推進(jìn)教學(xué)改革、學(xué)風(fēng)建設(shè)的基礎(chǔ)材料，還是學(xué)院自身形象、優(yōu)良校風(fēng)傳承的載體。教學(xué)部門檔案是高職院校教育教學(xué)的縮影，學(xué)院檔案的源泉，只有管理好這個(gè)源泉，才能保證高職院校檔案的完整性和可持續(xù)性。

2 高職院校教學(xué)部門檔案管理工作中存在的問題

2.1 教學(xué)部門檔案材料涉及面廣、材料散亂、歸品不單一

各個(gè)教學(xué)部門雖然相對獨(dú)立，但是由于涉及事物較多，不僅涉及到學(xué)生管理、教學(xué)工作、師資隊(duì)伍建設(shè)、后勤管理等各個(gè)方面，而且還牽涉到與各個(gè)部門之間的聯(lián)系，因此目前部分系部的檔案管理較為混亂，缺乏科學(xué)的分類管理。例如：教學(xué)材料、學(xué)生材料、科研材料、支部材料、工會材料、賬務(wù)材料、機(jī)房材料等等，把眾多材料堆在一起就頭緒多、涉及面廣。這些材料哪些該移交檔案室，哪些該本部門保存，哪些永久保存，哪些該保存多久等等，作為教學(xué)部門檔案兼職管理員來說是不太清楚的，材料顯得散亂。加上各個(gè)檔案的歸口不一樣，教學(xué)檔案歸口學(xué)院教務(wù)處，學(xué)生檔案歸口學(xué)院學(xué)生工作處，支部檔案歸口學(xué)院檔案綜合辦等等，歸口不單一。

2.2 教學(xué)部門檔案管理意識相對薄弱，隨意性強(qiáng)

2.2.1 檔案管理人員缺乏專業(yè)的培訓(xùn)。

二級管理前檔案主要會歸于學(xué)院主要部門管理，二級管理制度推廣以后，系部檔案管理處于全新的狀態(tài)，由于以前未涉及到過多的檔案方面的事項(xiàng)，一方面，沒有健全的檔案機(jī)制，另一方面，做檔案管理工作的基本都是兼職人員：要么是教學(xué)干事，要么是黨務(wù)干事，要么就是黨政辦主任等等，他們大多不是檔案專業(yè)，檔案意識薄弱，缺少檔案管理方面的專業(yè)知識，對日常工作中形成的各種資料，沒有統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的意識。哪些該存檔、怎么存檔、存多久等等都沒有系統(tǒng)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。檔案管理工作顯得零亂無章，存檔的材料也少之又少，檔案質(zhì)量急需提高。

2.2.2 檔案管理人員缺乏良好的檔案意識，大大影響了檔案的時(shí)效性和保密性。

教學(xué)部門的一些領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識薄弱，他們有些為了工作方便，將一些重要文件材料私自放在自己辦公室，不愿及時(shí)拿給檔案管理員，這就影響了檔案的及時(shí)收集和日后的檔案工作的開展。特別是有些上級和其它部門的文件，部門負(fù)責(zé)人雖然參加了學(xué)習(xí)，回來后卻沒有及時(shí)和檔案管理人員交流或?qū)⑽募皶r(shí)轉(zhuǎn)交，更影響了檔案的歸檔工作。

2.3 教學(xué)部門檔案管理員缺乏專業(yè)知識，隊(duì)伍不穩(wěn)定、整體業(yè)務(wù)水平有待提高

教學(xué)部門檔案管理人員大多是兼職檔案員，他們大多是辦公室人員兼職，而他們本身都有許多雜亂無章的工作，很難全身心投入到檔案管理工作中。有的教學(xué)部門兼職檔案管理員如同虛設(shè)，根本就沒有真正履行自己的職責(zé)。正因?yàn)槭羌媛殭n案員，所以檔案工作隊(duì)伍就不穩(wěn)定，可以是黨政辦主任兼職，也可以是教學(xué)干事兼職，還可以由其它行政人員兼職，變動頻繁，新手不斷。教學(xué)部門的兼職檔案員基本都不是檔案方面的專業(yè)人才，他們大多數(shù)人也沒有接受關(guān)于檔案專業(yè)方面的培訓(xùn)，沒有檔案管理業(yè)務(wù)水平，這就影響了教學(xué)部門檔案的歸檔進(jìn)程和歸檔質(zhì)量。

2.4 教學(xué)部門檔案管理沒有優(yōu)化組合、利用率低

各個(gè)教學(xué)部門的檔案管理工作，僅僅停留在保管和保留，上交學(xué)院的層面上，或者是為了迎接學(xué)院的檢查和評估等等，沒有充分整活和優(yōu)化各個(gè)檔案，缺乏檔案資源的充分利用牛奶。比如，有些公共課程的有些老師的教案特別優(yōu)秀，那么就可以通過優(yōu)化組合，將他們的教案通過學(xué)院網(wǎng)站來共享，達(dá)到資源共享，充分利用檔案，但事實(shí)上，很多高職院校的教學(xué)部門都沒有做到這些。

3 做好教學(xué)部門檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

3.1 廣泛宣傳，增強(qiáng)教學(xué)部門領(lǐng)導(dǎo)和廣大師生的檔案意識

3.1.1 要做好教學(xué)部門的檔案管理工作，關(guān)鍵在教學(xué)部門的領(lǐng)導(dǎo)干部

教學(xué)部門領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)意識到檔案工作不僅僅會簡單的材料收集和存放工作，而是會直接影響到學(xué)院和本部門的改革、建設(shè)和發(fā)展順利進(jìn)行。教學(xué)部門的領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)主動增強(qiáng)檔案意識，重視檔案管理工作，認(rèn)真學(xué)習(xí)和執(zhí)行《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等有關(guān)檔案的法律，做好教學(xué)部門的檔案管理工作的統(tǒng)籌安排，把檔案工作提到重要工作日程上來。

3.1.2 做好培養(yǎng)廣大師生檔案意識的宣傳工作

作為教學(xué)部門的檔案管理員，應(yīng)利用各種形式、各種機(jī)會向廣大師生宣傳檔案工作的重要生，有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)。讓每一位師生員工都意識到檔案在一個(gè)人學(xué)習(xí)工作中的重要地位和作用，從而認(rèn)識到檔案工作在學(xué)院和部門中的對個(gè)人發(fā)展的重大影響，讓他們自覺的收集身邊資料并上交教學(xué)部門的檔案管理員，從而減少檔案材料的流失和檔案材料的及時(shí)歸檔。

3.2 健立健全各個(gè)教學(xué)部門的檔案管理制度

各個(gè)教學(xué)部門應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)普通高等學(xué)校檔案管理辦法，結(jié)合本院實(shí)際情況、院級檔案管理工作制度制定本教學(xué)部門的檔案建立和管理制度，使本部門檔案管理工作制度化、規(guī)范化。教學(xué)部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行本部門的檔案管理制度，加大檔案工作的宣傳力度，建立以辦公室專職檔案管理人員為主、各相關(guān)行政人員為輔的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并要求各檔案管理人員明確其工作職責(zé)，并督促他們按照本部門檔案工作的要求做好本職工作，對檔案材料進(jìn)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的分類整理、歸檔，并嚴(yán)格按照檔案制度該上交學(xué)院歸檔的上交學(xué)院，該自己保存的自己保存，并定期檢查。

同時(shí)，院系教學(xué)部門還要幫助廣大教職工明白檔案是能給學(xué)院帶來較大效益的信息資源，對廣大師生員工也應(yīng)該有相應(yīng)的檔案管理制度，要求他們及時(shí)、準(zhǔn)確的將自己在教學(xué)過程中產(chǎn)生的有價(jià)值的教學(xué)材料上交本部門檔案管理員，以保證個(gè)人檔案的完整性。學(xué)院要充分利用網(wǎng)絡(luò)化的特點(diǎn)，不斷探索、開發(fā)、利用檔案資源的有效途徑和方法，如：及時(shí)的把檔案傳遞到院系特有的網(wǎng)站上，定期公布非保密性的信息，增加檔案管理的透明化，甚至可以通過設(shè)置，讓相關(guān)的人員可根據(jù)需要在權(quán)限范圍進(jìn)行下載、打印。

3.3 提高教學(xué)部門檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

一方面，高職院校教學(xué)部門的檔案管理人員基本都是兼職員，他們沒有專業(yè)的檔案管理知識，也沒有系統(tǒng)的崗前培訓(xùn)，僅僅就是摸索著進(jìn)行收集整理，這就容易造成檔案歸檔不及時(shí)，檔案遺失、不規(guī)范等等不良后果。為了避免這些現(xiàn)象的出現(xiàn)，作為各級部門的管理團(tuán)隊(duì)，應(yīng)加強(qiáng)對本部門教學(xué)檔案管理員的全面指導(dǎo)和科學(xué)培訓(xùn)。邀請本院有一定資力的檔案專家到本部門進(jìn)行講座或現(xiàn)場指導(dǎo)；可以讓本部門檔案管理人員到一些專門檔案培訓(xùn)機(jī)構(gòu)進(jìn)行系統(tǒng)的、專業(yè)的培訓(xùn)；可以讓檔案管理員到其它高校進(jìn)行檔案方面的考察；也可以借閱一些有關(guān)檔案方面的資料給檔案管理人員進(jìn)行自學(xué)等等。使他們具有的較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)、高度的責(zé)任感和服務(wù)精神，科學(xué)全面的深入檔案管理工作，更好的為本部門的檔案管理工作服務(wù)。

另一方面，檔案管理人員要學(xué)會充分利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，提高教學(xué)部門檔案的利用率。隨著信息化的不斷演進(jìn)，電子辦公逐步取代了紙質(zhì)的材料，檔案管理不再是簡單的收集和整理，還需要順應(yīng)時(shí)代的需求，逐步走向無紙化辦公。作為教學(xué)部門的檔案管理員，應(yīng)熟練掌握計(jì)算機(jī)操作、辦公自動化和網(wǎng)絡(luò)管理等現(xiàn)代化信息技術(shù)。不但可以對已有的檔案進(jìn)行科學(xué)的歸納、整理和分類歸檔，還可以利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，將有價(jià)值的、非保密性的可以共享的檔案信息放到學(xué)院和本部門的網(wǎng)站上，讓更多的教師和學(xué)生根據(jù)自己的需要到網(wǎng)上查詢和調(diào)閱，實(shí)現(xiàn)資源共享，從面提高檔案的利用率。

[1]蔣娟.高校二級管理體制下檔案工作思考[J].重慶教育學(xué)院學(xué)報(bào)．2010，（11）.

[2]賴華紅．高校二級學(xué)院檔案管理工作亟待加強(qiáng)[J]．秘書之友．2013，（3）.

[3]黃寶春.高校二級學(xué)院檔案管理規(guī)范化的幾點(diǎn)思考[J].云南檔案．2008，（7）.

[4]岑淑兒.高校二級學(xué)院檔案管理初探[J].浙江檔案.2005，（6）.

[5]謝桂華.淺析地方本科院校二級教學(xué)部門檔案管理人員的素質(zhì)與能力培養(yǎng)[J]．大眾文藝．2015，（5）.

Discussionon Teaching Department Archives Management in Higher Vocational Colleges

LIUXiaoyan
(Sichuan Vocational and Technical Col lege,Suining Sichuan629000)

Higher vocational colleges and universities gradually implement the two level management, file management of the teaching department puts on the agenda. Teaching department archives management work is an important part of college archives, teaching department is the most basic level and the most primitive form for college archives. As a result, doing a good job teaching departments of higher vocational colleges file management work is particularly important.

Higher Vocational Colleges; Teaching Department; Archives Management Work

G27

A

1672-2094(2016)06-0155-03隨著社會的發(fā)展，高等教育的規(guī)模不斷擴(kuò)大，高校里的專業(yè)分得越來越細(xì)，向大眾化進(jìn)程推進(jìn)，不少高校實(shí)行學(xué)院宏觀調(diào)控、二級學(xué)院自主管理的院系二級管理模式，不斷壯大的高職院校也逐步實(shí)行了權(quán)利下放的二級管理，。隨著管理的事物日益增多，以前不被關(guān)注的教學(xué)部門的檔案管理工作也

責(zé)任編輯：鄧榮華

2016-10-12

劉曉燕（1973-），女，四川遂寧人，四川職業(yè)技術(shù)學(xué)院計(jì)科系副研究員。研究方向：檔案管理。