張寧熙

機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)工作中一項(xiàng)基礎(chǔ)性、全局性的工作，涵蓋了機(jī)關(guān)公文、政務(wù)、事務(wù)、會務(wù)等方方面面的工作內(nèi)容，反映了黨和政府重大決策部署和重點(diǎn)工作任務(wù)的形成及實(shí)施過程。近年來，為適應(yīng)新形勢，機(jī)關(guān)檔案開展信息化建設(shè)，

這不僅是客觀要求，更能有效保護(hù)原始檔案，優(yōu)化檔案查閱利用的信息服務(wù)功能，提高機(jī)關(guān)檔案工作管理科學(xué)化水平。

抓緊做好的幾項(xiàng)工作

機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)應(yīng)抓緊做好如下幾項(xiàng)工作：

一是做好基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)和設(shè)備配套工作。在機(jī)關(guān)辦公內(nèi)網(wǎng)基礎(chǔ)上搭建檔案專用服務(wù)器和存儲陣列設(shè)備，配套圖形工作站、高速掃描儀、聲像采集轉(zhuǎn)換工具等設(shè)備，按照安全保密的要求進(jìn)行設(shè)備軟硬件裝配、網(wǎng)絡(luò)及安防布線施工。

二是做好檔案數(shù)字化工作。按照國家標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范做好紙質(zhì)檔案的整理、掃描、OCR文字識別、圖像處理、圖像存儲、建立條目，將歷年領(lǐng)導(dǎo)講話錄音、會議活動錄像采集并轉(zhuǎn)換格式，做好檔案數(shù)字化過程中的原始檔案保護(hù)、檔案數(shù)據(jù)掛接、驗(yàn)收和備份，以及檔案數(shù)字化成果管理等工作。

三是做好檔案管理和查閱利用系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用開發(fā)。做好檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用開發(fā)，與機(jī)關(guān)辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)應(yīng)用整合，通過接口程序?qū)崿F(xiàn)電子公文及處理箋等文件的辦結(jié)歸檔，實(shí)現(xiàn)檔案的接收、保管、查詢利用和審批等工作流程網(wǎng)絡(luò)化管理，采用全文檢索技術(shù)和數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)提高檔案數(shù)字化信息資源的查閱利用效率。

需處理好的幾個問題

一是檔案信息化與機(jī)關(guān)電子政務(wù)同步建設(shè)問題。將檔案信息化作為機(jī)關(guān)電子政務(wù)建設(shè)的重要內(nèi)容，實(shí)行統(tǒng)一規(guī)劃、同步發(fā)展，是貫徹落實(shí)黨和政府加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作意見精神的重要舉措；機(jī)關(guān)電子政務(wù)各個應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)建立辦結(jié)歸檔接口，與檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化對接，提高歸檔工作效率，形成機(jī)關(guān)檔案知識庫系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)辦公業(yè)務(wù)信息資源的高效利用，提高政府決策支持服務(wù)能力。

二是檔案信息化與現(xiàn)有檔案工作制度相適應(yīng)的問題。檔案信息化必然要改變舊的檔案工作方法和管理模式。因此，要建立和完善適應(yīng)檔案信息化發(fā)展要求的機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)章制度，建立單位電子文件歸檔與管理制度、檔案數(shù)字化工作流程及規(guī)范、數(shù)字化檔案查詢利用管理制度，以及與檔案信息化相適應(yīng)的保密管理制度等，明確檔案信息化與機(jī)關(guān)檔案工作的職責(zé)，優(yōu)化檔案管理工作流程，徹底改變過去機(jī)關(guān)檔案工作的老觀念和老思想。

三是正確處理好檔案開發(fā)利用和安全保密的關(guān)系。檔案開發(fā)利用應(yīng)依法依規(guī)，尤其是檔案數(shù)字化工作，既要保證檔案數(shù)字化工作效率和成果質(zhì)量，也要防止數(shù)字化過程中檔案失泄密、檔案損壞和數(shù)字化篡改，在檔案利用工作中，要依據(jù)政府信息公開條例和檔案法的管理規(guī)定執(zhí)行，對于不屬于向社會主動公開的申請事項(xiàng)，應(yīng)嚴(yán)格審核申請人的身份和所申請利用檔案的密級與發(fā)布層次，按照國家保密管理規(guī)定嚴(yán)格控制知悉范圍，防止擴(kuò)大檔案的開放利用范圍，確保機(jī)關(guān)檔案的安全。

（作者單位：廣西自治區(qū)政府辦公廳電子政務(wù)中心）