馬麗　遲紹明

[摘 要]我國高校的持續(xù)發(fā)展離不開檔案管理工作所起的重要作用。高校檔案管理要與時俱進，不斷適應新的發(fā)展格局，并不斷提升高校各項工作的管理水平，科學和規(guī)范的檔案管理必不可少。檔案管理的電子化有助于開發(fā)和利用檔案，有助于檔案管理工作地位的提升。

[關鍵詞]檔案管理；規(guī)范科學；與時俱進

中圖分類號：TM58 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）01-0330-01

高校檔案管理工作要適應新的發(fā)展格局，就必須保持檔案管理與時俱進，選擇性使用現代文明成果。規(guī)范化和科學化是檔案管理工作改革與創(chuàng)新的重要方法[1]。在我國高校的發(fā)展進程中，檔案管理工作有其重要的作用。對我國高校檔案管理的狀況進行分析，參照國內外檔案管理成功的經驗和成果，更新觀念，創(chuàng)新工作方法，逐步提升檔案管理水平，向著檔案管理的科學化、規(guī)范化邁進，并使該工作步入法制化的進程。

1 檔案管理工作的重要意義

高校管理工作應包括檔案管理，因為檔案管理工作是提升效率和質量的必要保證。做好檔案管理工作是高校管理工作健康發(fā)展的需要，是保持和還原歷史真實性的重要舉措。評判一個高校的工作實績與管理能力的重要依據之一就是檔案管理的規(guī)范化和科學化。高校檔案是高校發(fā)展進程中優(yōu)秀成果和重大事件的記錄，是探討和分析發(fā)展進程中教學與科研情形的原始文獻，對其分析與整理，有助于總結歷史經驗和教訓，制定合適的發(fā)展方向和管理策略。做好檔案管理工作能為高校高層管理人員及時了解整體狀況，適時調整管理策略提供依據，有利于社會各方準確認定高校的管理水平及教學和科研成果，為高校橫向合作奠定堅實的基礎。高校管理層認真研究和分析檔案管理工作的成果，有助力于制定合理的管理策略，選擇合適的發(fā)展模式并合理配置該高校資源，這對于該高校立足長遠發(fā)展，不斷提升管理效率和水平有著極其重要的意義。

2 檔案管理工作的邊緣化危險

迅猛發(fā)展的計算機應用技術沒有使高校的檔案管理工作得到進一步提升，反而淡化了其重要性。檔案管理工作在高校發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義，很多高校檔案管理人員對此也是一知半解，且不具備過硬的檔案管理專業(yè)知識和廣博的其他知識，因而在檔案管理工作中缺乏良好的職業(yè)道德，更談不上任勞任怨、樂于奉獻的精神，檔案管理工作沒有取得顯著成績，不能夠引起高校領導重視。再加上，檔案管理工作人員不注重宣傳檔案管理工作的重要性，導致一些高校普遍認為檔案管理無用。高校管理層不重視、不關心檔案管理，檔案管理意識弱化，無法形成重視檔案管理的良好環(huán)境，檔案管理工作被邊緣化，與高校其他管理工作的發(fā)展不協(xié)調。

3 法制化是做好檔案管理工作的基礎

3.1 依法建立和完善管理制度

檔案管理工作需要法制化，因為法制化是做好檔案管理工作的根本保證。要做好檔案管理工作，須要依法制檔。隨著社會的不斷進步，檔案管理的措施和方法也需要不斷的改革和創(chuàng)新。針對檔案種類和載體的特點，應用新的管理技術提升檔案管理能力。檔案管理人員要適應新形勢的發(fā)展，就必須不斷學習專業(yè)知識和管理技能。檔案管理應以法為本，向著法制化方向發(fā)展。要為高校其他管理工作服務，使檔案管理工作發(fā)揮相應的作用，必須走檔案管理的法制化之路。20多年前《中華人民共和國檔案法》制定并實施，為加強檔案的收集、匯編、整理，以及管理提供了法律依據，為檔案管理工作順利發(fā)展奠定了重要基礎，有效地促進了檔案管理工作的進展。但社會總是不斷進步和發(fā)展，有必要在《中華人民共和國檔案法》的框架下，因地制宜地根據自己的實際情況，在自己的權限范圍內制定一套具有區(qū)域特色的檔案管理法規(guī)，使檔案管理依法操作。與此同時，各高校也應健全和完善相應的檔案管理制度，加強檔案管理，提升檔案管理工作效益，充分發(fā)揮檔案管理的重要作用，為高校的建設和發(fā)展做出應有的貢獻。

3.2 檔案管理應與現代技術相結合

計算機網絡技術的應用與發(fā)展為檔案管理工作提供了機遇與挑戰(zhàn)。檔案管理與先進的管理技術相結合，能實現檔案管理的電子化，使檔案管理水平得到有效地提升。檔案的收集、匯編、整理、歸檔等工作，工作強度大，應用計算機管理技術有利于提升工作效率。電子化檔案管理便于查詢和打印，可有效減少對原始文檔的損壞，又可減少手工勞動，提高檔案管理能力。檔案管理的電子化，提高了檔案管理的系統(tǒng)性和組織化，便于按照不同要求和目的進行檢索，快速得到相關的文檔信息，有利于館藏檔案的充分利用[2-4]。為維護檔案信息安全，須要制定較為嚴密的電子檔案管理措施，健全和完善電子檔案的登錄權限及管理與維護規(guī)章制度，合理配置管理人員，明確各自的職責范圍。管理軟件開發(fā)和利用應注意精心設計功能和模式，并利用先進的信息安全管理技術，有效合理地識別管理人員身份和權限。嚴格管理登錄口令，設置電子檔案使用管理的自啟操作日志，以便進行安全性或真實性核定追蹤。

3.3 檔案管理的目的在于應用

高校檔案管理是一項基礎工作，其目的在于檔案的合理有效的應用，更好地為社會經濟和政治服務，更好地為高校的生存和發(fā)展效力。檔案的合理應用，便于總結過去的經驗和教訓，有利于把握高校經濟活動的運行規(guī)律和高校發(fā)展的方向。強化高校檔案管理工作的重點是充分合理有效利用檔案，充分發(fā)揮檔案的重要作用，為建設具有區(qū)域特色的高水平的高校服務。高校檔案是高校生存和發(fā)展的重要的信息資源，高校檔案的合理應用是檔案實現自身價值的重要途徑。要充分開發(fā)和利用檔案，須要強化檔案的管理工作。檔案工作人員的日常工作通常是檔案的收集、去偽存真、整理和保管，還應注重及時編目，編制合理和快速的檢索方法和途徑。應用合理的管理系統(tǒng)，建立有效的檢索體系，提供有效的檢索工具，并適時匯編檔案文件等，以便完整、系統(tǒng)、快速提供各種檔案信息，滿足不同用戶的需要。另外，還要注重對珍貴、重要的檔案文件的管理，用現代管理技術對珍貴和重要的檔案資料及時備份，替代原件使用。當然，也應爭取領導層的支持，合理建設和使用檔案管理庫房，強化檔案管理的安全措施，盡量降低環(huán)境等自然因素及人為因素對檔案文件的損害。檔案管理工作也要更新管理思路，創(chuàng)新工作方法，以適應社會經濟、政治發(fā)展的需求，以滿足高校自身的生存和發(fā)展的需要，更好地使檔案管理工作在為社會經濟、政治及高校自身發(fā)展服務的同時，促進檔案管理工作本身的發(fā)展。因而高校檔案管理工作一定要以檔案應用促發(fā)展，以發(fā)展更好帶動和強化檔案管理工作。

總之，高校檔案管理工作要適應社會發(fā)展的需要，滿足高校自身生存和發(fā)展的需求，須要堅持科學而規(guī)范的檔案管理發(fā)展之路。要提升高校管理水平，建設具有區(qū)域特色、高水平的高校，就要使檔案管理科學化、規(guī)范化和法制化，并努力做好檔案的開發(fā)和應用，為高校的建設和發(fā)展提供必要的決策信息，充分發(fā)揮高校檔案管理工作的重要作用。

參考文獻

[1] 胡金鳳. 高校檔案管理中的可持續(xù)發(fā)展[J]. 內蒙古師范大學學報：哲學社會科學版， 2014， 43（1）：134-136.

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[3] 王慧樂. 網絡環(huán)境下創(chuàng)新高校檔案管理[J]. 檔案管理， 2014， （2）：52-52.

[4] 胥傳瑛. 淺談大數據背景下高?；n案的信息化管理[J]. 現代婦女：理論前沿， 2014， （3）：117-118.