蘭紅

檔案是一種不可再生的資源，是一種可以產(chǎn)生社會效益與經(jīng)濟效益的寶貴財富，對人類歷史文化的傳承以及人類社會的發(fā)展起著重要的作用。檔案交接是檔案管理工作中很重要的一環(huán)，是一項極為嚴(yán)肅、責(zé)任心極強的工作。做好檔案交接工作，不僅能夠保證本單位檔案的完整、準(zhǔn)確，更是對保持本單位檔案工作的延續(xù)性具有重大意義。

一、檔案交接工作存在的問題

檔案管理人員因工作調(diào)動、檔案部門內(nèi)部崗位調(diào)整、機關(guān)合并或企事業(yè)兼并重組等，都需要辦理檔案工作交接手續(xù)。但是，檔案交接的實際工作中還存在著這樣或那樣的問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）檔案交接手續(xù)不及時、不嚴(yán)密，監(jiān)交工作不嚴(yán)格甚至不進行監(jiān)交

檔案交接手續(xù)不及時、不嚴(yán)密、不監(jiān)交的情況在基層單位普遍存在，以致新任檔案人員在相當(dāng)長的時間內(nèi)，對要接手檔案工作的基本情況都不是很清楚，如不清楚各門類檔案的數(shù)量，不了解各年代檔案在庫內(nèi)、柜內(nèi)的分布，不清楚前任檔案員有多少沒有完成的工作，不知道全宗卷為何物，致使檔案工作長期不能進入正軌。更嚴(yán)重的是新任檔案人員一接手就感到一頭霧水，容易挫傷工作積極性。檔案工作前后脫節(jié)，當(dāng)出現(xiàn)工作貽誤時，將難以盡快補救。例如，檔案檢查時，發(fā)現(xiàn)檔案去向不明等嚴(yán)重問題時難以確定直接責(zé)任人員，無法追究責(zé)任。因而，當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門應(yīng)加強基層單位檔案交接工作的監(jiān)督檢查。

（二）交接流于形式，不規(guī)范

按照檔案管理規(guī)定，檔案管理人員調(diào)動工作、工作調(diào)整時，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方能離開崗位。然而在實際工作中，由于有些單位始終未建立檔案交接工作制度，一部分基層單位領(lǐng)導(dǎo)又對檔案工作不夠了解，把檔案交接當(dāng)作事務(wù)性的工作，看成是檔案人員之間的事情。從而對檔案交接準(zhǔn)備工作很少過問，由此造成一些單位檔案交接工作只是走過場，搞一把鑰匙交接。老檔案人員離了崗，新檔案人員進了崗，而檔案交接手續(xù)一直未辦妥，從而使得一部分基層單位檔案管理工作產(chǎn)生了嚴(yán)重混亂，責(zé)任不明、界限不清等問題時有發(fā)生。經(jīng)過思考不難發(fā)現(xiàn)，造成交接不力的原因來自領(lǐng)導(dǎo)和新老檔案人員等多個方面：1.領(lǐng)導(dǎo)不重視，認為檔案工作交接僅僅是新老檔案人員之間的事，往往一聲令下，檔案人員立刻調(diào)整到新的崗位，并要求兩三天內(nèi)與接管人員交接完畢，新老檔案人員只得在倉促交接，并且沒有安排專人負責(zé)監(jiān)交。2.有的領(lǐng)導(dǎo)雖然重視交接工作，但是對其專業(yè)性和復(fù)雜性不夠了解，因而沒具體要求，更沒有規(guī)定具體的交接手續(xù)。3.有的檔案人員帶著情緒離崗或轉(zhuǎn)崗，或者對“枯燥”的檔案工作早已心猿意馬，聽到調(diào)整崗位的消息急于“甩包袱”，與新任人員草草交接。4.辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)實際上是對前一階段檔案工作的全面檢驗，而一些單位的檔案工作或多或少都存在問題，檔案人員不敢或無法辦理正式交接手續(xù)。5.個別檔案人員因病或緊急抽調(diào)到其他崗位等特殊情況，無法辦理交接手續(xù)。6.一些人從心理上不愿意把自己的工作經(jīng)驗和成效與接任自己的人分享，因而交接時有意回避重要和關(guān)鍵問題。7.由于檔案人員主觀原因或單位換人過于頻繁，新任檔案人員毫無經(jīng)驗，對應(yīng)當(dāng)收什么、點什么、查什么一無所知，前人怎么交，自己就只能怎么接，看不出問題，更提不出問題，沒有能力辦理嚴(yán)謹?shù)慕唤邮掷m(xù)。

二、檔案交接工作的新舉措

實際工作中，完善檔案移交手續(xù)，建立健全檔案移交制度，是做好檔案管理工作的重要保障。認真做好檔案交接工作，明確檔案人員責(zé)任，維護檔案安全完整，是《檔案法》及《檔案法實施辦法》賦予檔案人員的職責(zé)。

（一）領(lǐng)導(dǎo)高度重視，加大宣傳力度

檔案交接是單位檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié)，各單位負責(zé)人應(yīng)引起足夠的重視，把檔案交接工作納入基層單位的議事日程、工作程序。檔案行政管理部門應(yīng)通過多種形式的宣傳，使各單位領(lǐng)導(dǎo)認識到檔案工作交接責(zé)任重大，手續(xù)繁雜，促使其為順利交接提供必要條件，保證檔案工作不出現(xiàn)“空崗”“斷檔”現(xiàn)象。將做好交接工作列入檔案人員的崗位責(zé)任，根據(jù)本單位檔案數(shù)量為交接雙方安排充足時間。對于未辦理檔案交接手續(xù)的檔案人員，不得簽發(fā)調(diào)動工作通知，不得辦理工資轉(zhuǎn)移手續(xù)，不得離開原工作崗位，對那些明知檔案交接手續(xù)未辦理妥，仍然隨意簽發(fā)調(diào)令的人員，要查明原因，分清責(zé)任。對外移出的交接，應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，做到對外移出部門有領(lǐng)導(dǎo)小組，層層落實責(zé)任。移入部門有鑒定小組，層層把關(guān)，有完善的移交手續(xù)記錄，并做好中間運輸環(huán)節(jié)。對內(nèi)，要清楚移交人、接收人移交工作步驟，職責(zé)明確。

（二）建立規(guī)章制度，規(guī)范檔案管理

制度保證是確保檔案交接工作的重要前提，逐步制定檔案有關(guān)人員的崗位職責(zé)、交接范圍、制定切實可行的檔案交接制度，才能確保檔案交接工作的順利進行。檔案行政管理部門只有通過一系列的措施，制定具體的檔案工作交接辦法，才能使進行交接工作的單位和人員都能夠在具體操作上遵循規(guī)定，做到有章可循、有法可依、手續(xù)嚴(yán)謹、責(zé)任明確，從而保證檔案工作的連續(xù)性，維護檔案的完整與安全。

（三）加強教育培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)

檔案管理部門要通過脫產(chǎn)培訓(xùn)、在崗輪訓(xùn)、短期培訓(xùn)等多種形式，進一步搞好教育培訓(xùn)，取得崗位資格證書，提高廣大檔案管理人員的整體素質(zhì)，不斷增強工作責(zé)任意識、大局意識和使命意識，增強檔案移交工作重要性的認識。另外，還要建立激勵長效機制，獎懲分明，提高檔案管理人員的積極性、主動性和自覺性，為檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展奉獻力量。

綜上所述，檔案因其具有極強的工作連續(xù)性，檔案交接工作是檔案管理中的重要環(huán)節(jié)。所以，做好檔案交接，不僅維護了各單位檔案的完整性、安全性，更確保了檔案的準(zhǔn)確性和延續(xù)性。

（作者單位為昆明經(jīng)濟技術(shù)開發(fā)區(qū)城市管理局）