溫惠玲

[摘 要]檔案管理對于任何一個單位來說都十分重要，隨著社會的不斷發(fā)展，檔案管理工作在各個領域顯得尤為重要。就現(xiàn)階段來看，很多單位采用的是傳統(tǒng)檔案管理方法，但傳統(tǒng)方法有很多弊端跟不上時代的節(jié)奏，有時候甚至會出現(xiàn)信息泄露等狀況。因此，克服檔案管理傳統(tǒng)方法的弊端，進行檔案管理的創(chuàng)新非常有必要。

[關鍵詞]建設單位；工程檔案管理；相關分析

中圖分類號：TV743 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）11-0208-02

檔案管理指的是收集與統(tǒng)計原始檔案中的實體以及檔案信息，對其提供有效管理以及各項服務的總稱，而隨著社會經濟體制以及政治體質的不斷改革，我國的高新科技建設發(fā)展也越來越快，建設單位當中的傳統(tǒng)檔案管理也就由此出現(xiàn)了重大的挑戰(zhàn)。本文將對建設單位工程檔案管理進行研究，分別從：檔案管理必要性研究、建設單位工程檔案管理現(xiàn)狀分析、促進建設單位工程檔案管理的有效措施，三個部分進行闡述。

一. 檔案管理必要性研究

檔案管理工作對建設單位發(fā)展具有重要意義，檔案記載著建設單位各類信息，這些信息有的相當重要，關系著公司機密。一般工資做重大決策之時都會參考相關檔案，檔案能夠為建設單位發(fā)展提供關鍵性的信息。如果一不小心泄露或者丟失了檔案，便會給公司帶來不可估量的損失，有的公司還可能因此負上法律責任。因此，做好檔案管理工作對建設單位本身的發(fā)展非常重要。做好檔案管理工作可以為員工提供一個相對穩(wěn)定的工作環(huán)境，還可以鍛煉管理團隊的能力，激發(fā)員工的工作熱情，對公司的人才管理也起著不可替代的作用[1]。其次，積極進行檔案管理創(chuàng)新對公司發(fā)展具有重要意義。時代在不斷發(fā)展，這也對檔案的管理工作提出了越來越高的要求，對檔案管理工作進行創(chuàng)新可以促進建設單位整體競爭力的上升，把企業(yè)的發(fā)展推向一個更高的平臺。另外，檔案管理的創(chuàng)新可以克服管理工作以往的弊病，徹底地解決檔案管理滯后問題，促進建設單位的有效發(fā)展。

二. 建設單位工程檔案管理現(xiàn)狀分析

（一） 檔案管理體制缺乏完善

建設單位檔案管理的體制并不完善。檔案管理工作是一個復雜的過程，包括很多環(huán)節(jié)，主要包括檔案的分類存檔、檔案的收藏、檔案的使用等工作。檔案的分類非常重要，這關系到檔案使用時的便捷性問題[2]。檔案的收藏也很重要，信息化時代已經到來，檔案除了收藏在檔案室外，還需要電腦存檔，以防丟失?，F(xiàn)有檔案管理出現(xiàn)了一個非常奇怪的問題，很多企業(yè)非常重視檔案的收藏，卻很少將檔案拿出來利用，這是檔案管理非常忌諱的一個問題。

（二） 檔案管理方法明顯落后

部分建設單位檔案管理方法有明顯滯后性，跟不上時代的發(fā)展。部分企業(yè)檔案管理還采用以前傳統(tǒng)的檔案室管理，沒有將信息化引入到檔案管理工作中去。信息化時代的到來決定了檔案管理向信息化發(fā)展的必然性，一些企業(yè)不順應時代的發(fā)展趨勢，一定會逐漸失去市場競爭力，被時代淘汰。

（三） 檔案管理缺乏重視

企業(yè)不重視檔案管理，沒有針對檔案的管理工作的好壞制定管理制度。有的企業(yè)沒有把檔案的管理擺在一個重要的位置，人為檔案的管理只是一項微不足道的工作，這種思維是非常不科學的[3]。還有的企業(yè)安排了工作人員進行檔案管理，但并沒有制定科學合理的工作獎懲制度，一旦檔案工作出現(xiàn)了漏洞，公司不知道應該向誰追究責任。此外，檔案管理工作做得好，公司也沒有相應的獎勵制度，嚴重打擊了管理人員工作積極性。

（四） 檔案管理人員素質水平低下

檔案管理人員素質低下。很多企業(yè)管理人員的素質沒有達到檔案管理的基本要求，例如有些管理人員分類不明確，有些管理人員不懂在電腦上進行管理，還有些管理人員沒有保密意識，隨便將公司的網站分享給外人，造成信息丟失。因此檔案的管理人員是檔案管理工作的關鍵部分，如果管理人員的素質遲遲得不到提升，對整個公司的發(fā)展都會造成不良影響。

三. 促進建設單位工程檔案管理的有效措施

（一） 充分應用激勵機制

公司應該對檔案管理工作引起重視，意識到檔案對公司發(fā)展的重要作用。另外，針對檔案的管理工作，公司應該建立科學責任制，這一點非常重要?？茖W合理的獎懲制度可以帶動員工的工作積極性，而不科學的獎懲制度直接打擊了員工的工作積極性[5]。一個公司如果沒有科學合理的獎懲制度，那么整個公司的管理工作都會亂套。另外，科學合理的獎懲制度可一維護公司的基本利益，一旦公司的檔案管理出現(xiàn)問題，公司可以依據制度將責任追究到部門或者個人，不會出現(xiàn)不知道找誰追究責任的現(xiàn)象。而且，這種做法也可以對員工起到威懾作用，讓員工對自己的工作更加的重視，促進公司更快更好地發(fā)展。此外，企業(yè)在選擇檔案的管理人員之時一定要嚴格要求，提高管理人員的整體素質。公司在正式聘用管理人員之前，要對管理人員進行專業(yè)化的培訓。培訓的內容主要包括管理工作的內容、管理工作的方法、管理工作出現(xiàn)漏洞應該才去的應急措施，只有提高管理人員的專業(yè)素質，管理工作才有可能做得更好。在管理過程當中還要能時刻貫徹保密性的原則；要想使責任感很好的加強，就需要對本職工作做到安心與專注，以此使工作的嚴謹度顯著提升；不僅如此，還要為檔案管理人員建立一個有效的培訓體系，依照崗位的不同采用不同的方式進行培訓，培訓內容中包括關于檔案管理工作中所特有的專業(yè)知識。還有包括一些其它學科種類，比如像管理學以及信息技術等學科專業(yè)的知識培訓。能讓檔案管理工作人員全面提高自身綜合素質[8]。

（二） 擺脫檔案人員的不穩(wěn)定性、流動性

為確保檔案人員穩(wěn)定性，企業(yè)應對現(xiàn)有檔案管理體制進行完善，促進檔案管理的優(yōu)化升級。首先在檔案管理的分類方面，相關工作人員一定要對檔案進行精確的分類，不能粗糙將檔案只分為幾大基本類型，相關工作人員在分類時應該在對檔案進行基本分類之后，在在大類下面分出小類[4]。不管檔案使用電腦存檔分類還是收藏在企業(yè)專用的檔案室，這個問題都非常重要。其次，在檔案管理的收藏方面，企業(yè)一定要注意檔案室的環(huán)境，謹防潮濕，并且，企業(yè)一定要將檔案輸入電腦進行加密存檔，一旦發(fā)生意外，檔案還有備份的可以調出來。最后，企業(yè)一定要注重檔案使用，檔案只收藏不使用的話，對公司來說就是一堆廢紙。實際上，檔案的使用價值是非常大的，當公司遇到難以解決的問題時，檔案上的信息可以給公司提供很多參考意見，促進公司的順利發(fā)展。

（三） 以績效管理促檔案管理

績效考核是現(xiàn)代企業(yè)管理模式的主要方式，我司采用限期定指標考核。沒有規(guī)矩，不成方圓，公司領導要制定出科學合理的績效管理制度，對員工工作績效評價系統(tǒng)進行完善，將定量考核與員工工作能力及表現(xiàn)充分結合起來，用數(shù)據說話，使績效評估工作更具透明化、公正化，績效管理者應對績效考核體系進行審視，加強與員工的深入溝通交流，保證反饋時效性，管理者還應該廣泛聽取員工意見，并及時做出調整，同時針對不同部門選擇不同的考核工具，制定出科學的考核方案，對員工工作進行有效反饋?？冃Ч芾淼囊豁椫匾瓌t是量化，檔案記錄了人員狀況、設備儀器、監(jiān)測數(shù)據、原始記錄等各種數(shù)據資料，比如各種文件、報表、設備儀器的說明書、監(jiān)測數(shù)據等，做了真實有序的保存，是績效管理過程中需要的重要依據，是績效管理有效運行的證據，為績效管理提供了重要的資料信息和有關文件。因此，檔案是績效管理工作的基礎，對績效管理體系運行產生重要影響。

檔案信息化管理必須注重以下問題：第一，構建安全的計算機網絡外在系統(tǒng)。檔案的計算機網絡設備一定要保證安全性。另外，網絡信息系統(tǒng)的中心機房選址非常重要，要對多方面的環(huán)境進行仔細的推敲，不能選擇潮濕的地方，也不能夠選擇電磁干擾性很強的地方[6]。第二，防范網絡病毒。網絡病毒給檔案管理帶來了嚴重地威脅，因此，企業(yè)的計算機須安裝殺毒軟件，使用防火墻技術。防火墻可以檢查網絡傳輸?shù)臄?shù)據的安全性，監(jiān)控計算機網絡系統(tǒng)的運行狀態(tài)。殺毒軟件可以進行病毒查殺，及時阻止危險病毒的入侵，從而確保整個網絡系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。第三，對計算機網絡系統(tǒng)及時進行維護，以防出現(xiàn)安全隱患。對計算機網絡進行定期維護可以及時地發(fā)現(xiàn)計算機網絡中存在的一些不易發(fā)現(xiàn)的問題，并立即采取有效的保護措施，延長計算機的使用壽命。

四. 結束語

檔案管理對于我國建設單位的發(fā)展至關重要，隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經無法跟上時代的發(fā)展，檔案管理人員必須及時轉變檔案管理理念，采取行之有效的措施予以解決，促進我國建設單位檔案管理工作效率的不斷提高。

參考文獻

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