文／大衛(wèi)·瑞西（David Tricky）

譯／李志民

無論從時(shí)間還是資金的投入講，國(guó)際項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)召開的面對(duì)面會(huì)議都是非常寶貴的。毫無疑問，在不久的將來，這樣的會(huì)議將不再是常規(guī)性的事情，而成為“例外”。隨著技術(shù)的進(jìn)步，召開“虛擬實(shí)況”會(huì)議的方式將越來越多，效果越來越好。不過，許多項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)者仍非常看重將核心團(tuán)隊(duì)甚至外圍人員聚在一起進(jìn)行面對(duì)面溝通與交流的價(jià)值。項(xiàng)目經(jīng)理想要將有限的“聚會(huì)”時(shí)間價(jià)值最大化，就必須確保面對(duì)面的跨文化團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)發(fā)揮“神奇”的效力，實(shí)現(xiàn)較長(zhǎng)時(shí)間的信任和協(xié)作。

1提前制訂會(huì)議計(jì)劃，避開團(tuán)隊(duì)成員的法定假期。對(duì)于國(guó)際項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)來說，面對(duì)面的會(huì)議的珍貴不僅體現(xiàn)在高昂的成本，還體現(xiàn)在團(tuán)隊(duì)的投資回報(bào)率上。由于語言和文化差異，多文化團(tuán)隊(duì)往往需要較長(zhǎng)的時(shí)間才能在深層次上聚合到一起，因此，必須要有一定的溝通時(shí)間，以平衡與建立關(guān)系相關(guān)的“軟問題”和與目標(biāo)、職責(zé)、任務(wù)相關(guān)的“硬問題”。建立第一印象的機(jī)會(huì)只有一次，而第一印象將決定之后數(shù)周的團(tuán)隊(duì)氣氛。要么面對(duì)面的會(huì)議成為一個(gè)使參與進(jìn)來的項(xiàng)目成員感到被理解，獲得認(rèn)可和參與感的場(chǎng)所，要么變成只是項(xiàng)目成員一系列單向的“輪流展示”的地方。如果是后者，采用視頻交流的形式可能效率更高，還能節(jié)省差旅費(fèi)和時(shí)間。

2我的團(tuán)隊(duì)成員最關(guān)心什么事？在啟動(dòng)會(huì)之前，至少要通過電話同關(guān)鍵成員進(jìn)行溝通。在比較注重面子文化的環(huán)境下，更要有耐心搞清楚能夠讓成員為項(xiàng)目貢獻(xiàn)最大力量的那些重要因素是什么。不要怕多問幾遍“其他還有什么”或“我該怎么支持你，才能讓你做得最好”等。通過發(fā)問，盡可能了解他們所在的地方有哪些情況可能會(huì)對(duì)他們的工作帶來影響（正面的或負(fù)面的）。尤其要注意一些特別的壓力，并盡早處理（也許要通過他們的直接上司）。務(wù)必讓團(tuán)隊(duì)成員卸下所有負(fù)能量，輕裝上陣，然后再召開啟動(dòng)會(huì)。

3應(yīng)該如何開始會(huì)議？人們?cè)趨⒓佣嘣幕臅?huì)議時(shí)，常常會(huì)“拉幫結(jié)派”，并同本來就認(rèn)識(shí)的人坐在一起。一定要讓他們輪流和不同國(guó)家的人坐到一桌，并且要安排一起討論并向所有人反饋和匯報(bào)的時(shí)間。因此，空間的安排至關(guān)重要，馬蹄形的桌椅布置會(huì)讓人們更加關(guān)注前面的發(fā)言者。安排一些即興的小范圍討論，并且要提供正式的機(jī)會(huì)，讓成員能夠探討自己所遇到的問題，例如不同的工作方式或文化偏好。要?jiǎng)?chuàng)造條件，讓大家盡可能地互相了解。每次在開始小組工作之前，演講時(shí)間最多15 - 20分鐘。不要讓每個(gè)人都很正式地做自我介紹，要知道，對(duì)于一個(gè)20人的團(tuán)隊(duì)來說，僅自我介紹就會(huì)花掉寶貴的一小時(shí)，這是非常痛苦的。應(yīng)該讓每個(gè)人都想想房間內(nèi)大多數(shù)人都不知道的事情，然后讓每個(gè)人都用大約15分鐘在房間里轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)，去接觸盡可能多的人，交換、收集并記下“個(gè)人觀點(diǎn)”。然后，大家一起依次說出每個(gè)人的名字，并說說關(guān)于這個(gè)人都了解了些什么。只需要30分鐘，每個(gè)人就都能參與進(jìn)來。在這一天中，一定要提到每個(gè)人可以貢獻(xiàn)給團(tuán)隊(duì)的特有的當(dāng)?shù)氐闹R(shí)、經(jīng)驗(yàn)和能力，使大家都感到獲得了認(rèn)可。

4應(yīng)該邀請(qǐng)誰？一定要邀請(qǐng)關(guān)鍵的發(fā)起人和利益相關(guān)方參加啟動(dòng)會(huì)——大多數(shù)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)做不到這一點(diǎn)。這些人的參與能開闊團(tuán)隊(duì)的視野，從而讓團(tuán)隊(duì)理解項(xiàng)目及每個(gè)人的職責(zé)同其他項(xiàng)目和整個(gè)組織的更大戰(zhàn)略之間的聯(lián)系。

5應(yīng)對(duì)誰特別關(guān)照？要知道，技能型的年輕人和年長(zhǎng)的專家型技術(shù)人員之間是存在潛在矛盾的。另外，還可能有一些團(tuán)隊(duì)成員會(huì)感覺自己是組織中的“二等公民”，因?yàn)楸M管大家名義上是平等的，某些成員（如果更接近總部、圈子比較大或母語是英語）仍似乎比其他人更優(yōu)越。

6應(yīng)該讓團(tuán)隊(duì)成員做什么準(zhǔn)備工作？起碼，應(yīng)該要求成員發(fā)送一份帶有照片并包含職業(yè)和個(gè)人信息的簡(jiǎn)介。如果你不想收到的是簡(jiǎn)歷，您可以根據(jù)自己的需要發(fā)給大家一份模板。在團(tuán)隊(duì)成員到達(dá)之前，就應(yīng)該將每個(gè)人的簡(jiǎn)介發(fā)給大家，以便于人們提前找到共同點(diǎn)（“哦，我發(fā)現(xiàn)您也對(duì)攝影感興趣，我是佳能粉兒，您呢？”）

7該如何管理會(huì)議的節(jié)奏？很多人都會(huì)忍不住迫不及待地討論技術(shù)問題，畢竟項(xiàng)目期限就在那里壓著。不過，我們建議，首先要將項(xiàng)目置于一個(gè)更大的組織視野中，明確共同目標(biāo)、職責(zé)、相互關(guān)系、挑戰(zhàn)和目的，然后再關(guān)注“如何做”的問題：將不同的觀點(diǎn)和對(duì)過程的理解都擺在表面。

此時(shí)，最好使用一些方便管理的工具，我們的新書《管理跨文化挑戰(zhàn)：多文化項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)工具箱》（Managing Challenges across Cultures: a multicultural project team toolbox）中的工具可以用來建立探索差異性的策略，從而讓每個(gè)人更好地表達(dá)自己的觀點(diǎn)。如果缺少這一階段，成員的忠誠(chéng)度就會(huì)降低，最終導(dǎo)致責(zé)任缺失。要知道，每個(gè)人自我表達(dá)的方式存在不同的個(gè)性，一些文化的群體容易發(fā)言或提問，而另一些人則更為謹(jǐn)慎，人格類型亦是如此（如外向/內(nèi)向性格的差異，有人先說后想，而另一些人喜歡先想后說）。你要根據(jù)情況對(duì)可能會(huì)主宰團(tuán)隊(duì)談話（思考）的人進(jìn)行適當(dāng)?shù)目刂?。多元文化的團(tuán)隊(duì)擁有高水平的潛在的集體智慧，但也需要項(xiàng)目經(jīng)理積極創(chuàng)造自由平和交流的空間。

8如何建立信任？請(qǐng)記住，信任的建立因文化的不同而異，因此務(wù)必了解團(tuán)隊(duì)成員的信任標(biāo)準(zhǔn)。如果你不知道別人需要什么才能感覺受到信任，不妨問一問他們。讓每個(gè)人都寫下他們認(rèn)為在這個(gè)項(xiàng)目中和同事建立信任關(guān)系最重要的因素，然后向大家說明這樣做的重要性及其原因，通過這一方法，你可以初步了解如何區(qū)別對(duì)待團(tuán)隊(duì)中的成員。

9是否需要“外力”？如果項(xiàng)目經(jīng)理需要充分關(guān)注技術(shù)問題和細(xì)節(jié)，管理啟動(dòng)會(huì)的各項(xiàng)事務(wù)就沒那么容易。若項(xiàng)目經(jīng)理在管理跨地域的多文化團(tuán)隊(duì)方面經(jīng)驗(yàn)有限，借助“外力”可能是有用的。特別是團(tuán)隊(duì)成員的日程有沖突時(shí)，“局外人”可能尤為有用。他們的作用不是避免問題，而是幫助團(tuán)隊(duì)優(yōu)化工作過程，實(shí)現(xiàn)高效合作，即創(chuàng)造性地處理分歧和打破僵局，讓每一位成員都有很強(qiáng)的融入感和參與感，從而確保高度的信任。

10會(huì)議結(jié)束后是否需要組織聚餐？如上文所述，在多文化團(tuán)隊(duì)的初創(chuàng)期，會(huì)存在“小群體”。經(jīng)驗(yàn)告訴我們，在一起吃飯時(shí)，人們常常會(huì)選擇坐在本來就認(rèn)識(shí)的人旁邊?！拔幕∪后w”由此形成。這完全同項(xiàng)目經(jīng)理的需要背道而馳，項(xiàng)目經(jīng)理想在相互不認(rèn)識(shí)的人之間建立聯(lián)系，并在之后開展跨區(qū)域的協(xié)作，為此必須打破“小群體”。建議組織聚餐時(shí)，每隔20分鐘要變換一下座位安排，在進(jìn)餐過程中讓每個(gè)人都相互認(rèn)識(shí)；組織社交活動(dòng)，讓大家合作完成某些事（例如餐前雞尾酒調(diào)制活動(dòng)，分成三個(gè)組分別調(diào)制原創(chuàng)雞尾酒，然后各個(gè)組派出“品酒師”進(jìn)行品鑒），或者為每一位團(tuán)隊(duì)成員提供不同問題，讓他們向所在的不同餐桌的其他人提問。例如，可以讓大家暢聊童年時(shí)代，相應(yīng)的問題有：你的性格更像父親還是母親？除去父母外，誰對(duì)成就今天的你幫助最大？你在上學(xué)時(shí)遇到的最大挑戰(zhàn)是什么？

對(duì)于全球項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)來說，欲速則不達(dá)。認(rèn)真思考要點(diǎn)可以確保您前期在面對(duì)面會(huì)議上的投資，能夠真正回報(bào)在之后的團(tuán)隊(duì)工作效率的提升上。如果你從隨身帶著的一包口香糖中取出一塊新的，很容易就可以把它弄斷。因?yàn)樗谴嗟模瑥椥孕?。但如果嚼了一?huì)兒，然后再拿出來，用手指拉長(zhǎng)數(shù)米，它都不會(huì)斷。合適的面對(duì)面啟動(dòng)會(huì)就像咀嚼過程，讓成員在合作中融合信任，從而跨越地域上的障礙，消除原始狀態(tài)的脆性。